Come archiviare tutte le email in Gmail

Se hai perso ogni speranza di organizzare la tua casella di posta di Gmail, potrebbe essere il momento di ricominciare da capo. Tuttavia, probabilmente avrai bisogno di alcune di queste e-mail in futuro, quindi eliminare l’intera casella di posta non è un’opzione. Fortunatamente, Gmail offre un’opzione di archiviazione che ti consente di eliminare tutta la posta dalla posta in arrivo ma di mantenerla accessibile.

Continua a leggere per scoprire come archiviare tutte le email in Gmail contemporaneamente.

Come archiviare tutte le email in Gmail

Se utilizzi Gmail da un po’ di tempo, probabilmente ci vorrà molto tempo per archiviare ogni email singolarmente. Fortunatamente, c’è un’opzione per archiviare tutte le e-mail contemporaneamente, indipendentemente dal fatto che tu le abbia lette o meno.

Questo metodo si basa sul potente motore di ricerca di Gmail e sulla funzione di filtro. Tieni presente che questa azione può essere eseguita solo in un browser che utilizza il client web Gmail . Ecco cosa fare:

• Fai clic sulla scheda Posta in arrivo nella barra laterale sinistra.

• Digita “in:inbox” nella barra di ricerca in alto per raccogliere email da tutte le tue categorie.

• Seleziona la casella nell’angolo in alto a sinistra della scheda “Da”.

• Fai clic sull’opzione “Seleziona tutte le conversazioni corrispondenti a questa ricerca” sopra l’elenco degli indirizzi e-mail.

• Passa all’icona “Archivio” accanto alla casella di controllo che hai selezionato nel passaggio 3.

• Fare clic su “OK” nella finestra pop-up per confermare l’azione collettiva.

A seconda del numero di email nella tua casella di posta, Gmail potrebbe richiedere del tempo per completare l’azione. Saprai che il processo è completo una volta che tutte le tue email saranno sparite dalla tua casella di posta.

Gli utenti solo mobili possono forzare il proprio browser a visualizzare la versione desktop di Gmail utilizzando la “Modalità desktop” o una sua variante nell’app del browser. Di solito si trova nella scheda delle impostazioni e delle opzioni. Tuttavia, il risultato può variare a seconda del browser e delle dimensioni dello schermo e l’utilizzo di un PC è molto più semplice.

Come archiviare tutte le vecchie email in Gmail

Forse non ti piace una casella di posta completamente vuota o vuoi tenere tutte le tue ultime email a portata di mano. In questo caso, puoi sbarazzarti delle vecchie e-mail irrilevanti mantenendo quelle nuove facilmente accessibili nella tua casella di posta. Tutto quello che devi fare è perfezionare il filtro inserendo il periodo di tempo desiderato per l’archiviazione delle email.

Segui questi passaggi per archiviare parte della tua casella di posta:

• Fai clic sulla scheda Posta in arrivo nella barra laterale sinistra.

• Digita “in:inbox” nella barra di ricerca per restituire tutte le email di diverse categorie alla tua casella di posta.

• Digita “fino a: aaaa/mm/gg” nella barra di ricerca per filtrare tutte le email prima di una data specifica. Sostituire le parti in grassetto con la data corretta.

• Seleziona la casella vuota nell’angolo in alto a sinistra della scheda “Da”.

• Fai clic su “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa query” sopra le email selezionate.

• Fare clic sull’icona “Archivio” nell’angolo in alto a sinistra (freccia giù).

• Conferma l’azione collettiva facendo clic su “OK” nella finestra pop-up.

Se desideri archiviare i messaggi per un periodo specifico, aggiungi anche il comando “dopo: aaaa/mm/gg” nel passaggio 3. Ad esempio, il taglio dei messaggi tra il 1 gennaio 2020 e il 30 giugno 2021 si presenta così: dopo: 01 /01/2020 al: 30/06/2021.

Cosa succede alle email archiviate?

Gmail non ha una cartella di archivio designata. Pertanto, quando archivi un’e-mail, questa si sposta dalla Posta in arrivo a Tutti i messaggi. In poche parole, mantieni le tue e-mail nascoste senza preoccuparti che scompaiano per sempre.

Quando un’e-mail viene eliminata, viene spostata nella cartella Cestino. Le email da questa cartella vengono eliminate definitivamente dopo 30 giorni. Non preoccuparti, questo non si applica alle email archiviate. Rimarranno nella cartella Tutti i messaggi finché non li eliminerai manualmente.

Puoi accedere alle tue email archiviate utilizzando i seguenti metodi:

• Vai alla cartella Tutti i messaggi sulla barra laterale sinistra
• Digita “in:archivio” nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
• Utilizzo della barra di ricerca per cercare un messaggio di posta elettronica archiviato specifico inserendo una parola chiave

Puoi archiviare sia le email lette che quelle non lette. Se scegli di archiviare un’e-mail senza aprirla, questa rimarrà non letta nella cartella Tutti i messaggi. Allo stesso modo, se aggiungi un’etichetta a un’e-mail prima di archiviarla, l’etichetta rimarrà. Questo può aiutarti a trovare le email di cui hai bisogno più velocemente in seguito.

Le email archiviate occupano ancora spazio nella tua memoria perché non vengono eliminate in modo permanente. Tuttavia, non contano per il numero totale di e-mail lette o non lette nella tua casella di posta.

Quando il destinatario risponde all’e-mail archiviata, tornerà alla posta in arrivo. Se non ti piace che la tua casella di posta venga di nuovo ingombra, puoi impostare l’archiviazione automatica delle email.

Come archiviare automaticamente le email in Gmail

Archiviare le tue email non impedirà l’arrivo di nuove email. Probabilmente ci sono alcune email che dovresti salvare ma non vuoi guardarle ogni volta che apri Gmail. In tal caso, puoi utilizzare la funzione di filtro per archiviare automaticamente queste e-mail all’arrivo.

• Apri l’e-mail che desideri archiviare automaticamente.

• Fare clic sull’icona dei tre punti nell’angolo in alto a destra sotto l’icona della stampante.

• Seleziona l’opzione “Filtra messaggi simili”.

• Fai clic sul pulsante “Crea filtro” nella finestra a comparsa sotto la barra di ricerca.

• Seleziona la casella “Salta posta in arrivo (archivio)”.

• Fai clic sul pulsante “Crea filtro” nell’angolo in basso a destra.

Mantieni pulita la tua casella di posta

Lo strumento di archiviazione è un modo semplice ma efficace per evitare che la tua casella di posta sia ingombra di e-mail che inducono mal di testa. Soprattutto, l’azione non è irreversibile, poiché puoi accedere alle e-mail archiviate in qualsiasi momento e persino rimandarle alla tua casella di posta, se necessario.

Hai mai avuto problemi con una casella di posta di Gmail ingombra? Come li hai risolti? Fateci sapere nei commenti qui sotto.