Come utilizzare Power Query in Excel

Microsoft Excel offre diversi strumenti e funzionalità per la manipolazione dei dati e Power Query è uno dei migliori. Questo strumento di analisi aziendale ti consente di importare dati da varie fonti e di trasformarli e manipolarli facilmente in Excel secondo necessità. Fondamentalmente, elimina le attività ripetitive e può aiutare a ridurre lo sforzo e a risparmiare tempo.

Uno dei principali vantaggi di Power Query è che non è necessaria alcuna esperienza o conoscenza di codifica per utilizzarlo. Diamo un’occhiata a come puoi usarlo per manipolare i dati in Microsoft Excel.

Accesso a PowerQuery

Power Query è disponibile in tutte le versioni di Microsoft Excel, a partire da Excel 2010. Da Excel 2016 è stato integrato direttamente nell’applicazione.

In Excel 2016 e versioni successive

• Avvia un nuovo foglio di lavoro Excel e fai clic sulla scheda “Dati” sulla barra dei menu.

• Dalle opzioni nella scheda “Dati”, fai clic sull’opzione “Ottieni dati” in alto a sinistra sotto la barra dei menu.

• Contiene tutti gli strumenti e le opzioni di Power Query per l’importazione e la trasformazione dei dati.

In Excel 2013 e 2010

Per le versioni di Excel 2013 e 2010, Power Query è disponibile come componente aggiuntivo gratuito scaricabile dal sito Web Microsoft.

• Vai alla pagina di download di Power Query e fai clic sul pulsante “Download” per avviare il download dello strumento.

• Quando fai clic sul pulsante “Download”, vedrai alcune opzioni dalle quali puoi selezionare quella appropriata a seconda del tuo sistema.

• Dopo aver selezionato l’opzione giusta, fare clic sul pulsante “Download” per scaricare lo strumento.

Utilizzo dello strumento Power Query

Con un foglio di lavoro Excel aperto, puoi accedere allo strumento Power Query dalla scheda “Dati” e quindi dall’opzione “Ottieni dati”.

Importazione dei dati

• Quando fai clic sull’opzione “Ottieni dati”, verranno visualizzate le varie fonti da cui è possibile importare i dati. Questi includono cartelle di lavoro di Excel, file di testo o CSV, file XML e JSON . Oltre a questi, puoi importare dati da database online come SQL Server e Microsoft Access, tra gli altri. Altre fonti da cui è possibile importare dati includono Microsoft Azure e servizi online, come Salesforce e Facebook.
• Per importare i dati, fare clic su una qualsiasi delle opzioni, ad esempio “Da file”, “Da database”, “Da Azure”, “Da servizi online” e “Da altre origini”.

• Quando importi i dati, Excel ti mostrerà un popup che mostra un’anteprima dei dati che verranno caricati. Fare clic sul pulsante “Carica” ​​in basso per completare l’importazione dei dati.

• Ora vedrai i dati nel tuo foglio di lavoro Excel e potrai applicarvi diverse trasformazioni.

Componenti dell’editor di Power Query

• È necessario l’editor di Power Query per trasformare i dati importati secondo necessità. Fare clic su “Avvia editor di Power Query” dopo aver fatto clic sul pulsante “Ottieni dati”.

• Verrà avviato l'”Editor di Power Query”, composto da sei componenti principali. In alto troverai la “barra multifunzione dell’editor di query”, che contiene vari comandi in diverse schede.

• Sotto la “barra multifunzione dell’editor di query” sul lato sinistro è presente l'”Elenco delle query”, che mostra tutte le query nella cartella di lavoro. Ci sarà anche una sezione “Anteprima dati” al centro, che mostra tutte le trasformazioni applicate ai dati.

• La ‘Barra della formula’ consente di modificare il codice M della fase di trasformazione. Tutte le trasformazioni vengono registrate e visualizzate come passaggi nell’area “Passaggi applicati”.

• La sezione “Proprietà” consente di fornire query con nomi.

Applicazione delle trasformazioni

È possibile applicare varie trasformazioni ai dati importati nell’editor di Power Query. Questi includono la formazione del testo, il taglio, la trasposizione e altro ancora.

Trasformazioni del testo

Il testo può essere trasformato in maiuscolo o minuscolo dopo averlo importato nell’Editor.

• Nell’editor di Power Query, vai alla scheda “Trasforma” in alto e vedrai diverse opzioni, come “Trasponi”, “Sostituisci valori”, ecc.

• L’opzione “Formato” è presente al centro, accanto all’opzione “Colonna divisa”. Fare clic su di esso per visualizzare le opzioni di formattazione disponibili.

• Fare clic su qualsiasi opzione, ad esempio “minuscolo” o “MAIUSCOLO”, per trasformare il testo nella colonna selezionata in minuscolo o maiuscolo. Allo stesso modo, facendo clic su altre opzioni si trasformerà il testo di conseguenza.

• L’opzione ‘Formato’ ti consente anche di rimuovere tutti gli spazi bianchi utilizzando l’opzione ‘Taglia’. Quando fai clic sul pulsante “Taglia”, verranno rimossi tutti gli spazi bianchi extra dal testo.

Divisione delle colonne

Oltre a trasformare il testo, l’editor di Power Query consente di dividere le colonne in vari modi.

• Dopo aver importato i dati nell’editor di Power Query, fare clic sull’intestazione della colonna per selezionare l’intera colonna.

• Quindi fare clic sul pulsante “Dividi colonna” a sinistra del pulsante “Formato”. Questo ti darà un elenco di opzioni che consentono di dividere la colonna selezionata in diversi modi.

• Per dividere la colonna per delimitatore, fare clic sulla rispettiva opzione. Verrà visualizzato il popup diviso per delimitatore, in cui è possibile selezionare il delimitatore, ad esempio virgola, due punti, segno di uguale, ecc.

• Fai clic sul pulsante “OK” per dividere la colonna come desiderato e vedrai che la colonna è stata divisa.

Trasposizione dei dati

Con l’opzione “Trasponi”, gli utenti possono trasferire i dati dalle righe alle colonne o viceversa. A tale scopo, importare prima i dati nell’editor di Power Query, come spiegato in precedenza.

• Dopo aver caricato i dati, vai alla scheda “Trasforma” in alto, dove troverai l’opzione “Trasponi”.

• Fai clic sull’opzione “Trasponi” per convertire le righe in colonne.

Combinazione di query

Power Query ti consente di combinare facilmente più set di dati utilizzando le opzioni “Unisci” e “Aggiungi”.

Utilizzando l’opzione Unisci

L’operazione Unisci ti consente di creare una nuova query combinando le query esistenti.

• Innanzitutto, importa i dati nel foglio di lavoro Excel da un file, un database o altre fonti. In questo caso, non è necessario caricare i dati nell’editor di Power Query ma sarà necessario importare più set di dati.

• Vedrai un’altra opzione, “Combina query”, sotto le opzioni per l’importazione dei dati. Punta il cursore su questa opzione e saranno disponibili due opzioni: Aggiungi e Unisci.

• Facendo clic sul pulsante “Unisci” verrà visualizzato un nuovo popup in cui è possibile selezionare i set di dati che devono essere uniti.

• Selezionando i set di dati ti verrà mostrata un’anteprima. In basso a sinistra, puoi selezionare come desideri unire i set di dati prima di fare clic sul pulsante “OK”.

Utilizzando l’opzione Aggiungi

L’opzione ‘Aggiungi’ ti consente di creare una nuova tabella combinando le righe delle query precedenti.

• Segui la stessa procedura di cui sopra per aggiungere i set di dati al foglio di lavoro Excel e poi vai all’opzione “Aggiungi” nella sezione “Combina query”.

• Nel popup visualizzato, seleziona le tabelle per le quali i dati devono essere combinati prima di fare clic sul pulsante “OK”. Gli utenti possono combinare i dati di due tabelle o di tre o più tabelle.

• I dati combinati verranno visualizzati nella finestra dell’editor di Power Query, da dove è possibile importarli nel foglio di lavoro utilizzando il pulsante “Chiudi e carica” ​​in alto a sinistra.

Caricamento dei dati nel foglio di lavoro

Una volta completate tutte le operazioni nell’editor di Power Query, dovrai caricare i dati nel foglio di lavoro Excel.

• Esistono diversi modi per caricare i dati trasformati nel foglio di lavoro Excel, ad esempio in un grafico pivot, tabella pivot, tabella o una connessione per la query. Fai clic sull’opzione “Chiudi e carica” ​​in alto a sinistra e vedrai due opzioni: “Chiudi e carica” ​​e “Chiudi e carica su”.

• Facendo clic sulla seconda opzione verranno visualizzate le varie opzioni per caricare i dati nel foglio di lavoro.

• Excel ti consente di scegliere la posizione, ad esempio una cella in un foglio di lavoro esistente o un nuovo foglio che verrà creato automaticamente. C’è anche un’opzione “Aggiungi questi dati al modello dati”.

Utilizzo di formule e funzioni

Power Query consente inoltre l’utilizzo di formule e funzioni simili ai fogli di lavoro Excel. Ciò richiede l’aggiunta di colonne personalizzate in cui è possibile aggiungere formule e funzioni.

• Avvia l’editor di Power Query dalla scheda “Ottieni dati” e vai alla scheda “Aggiungi colonna” in alto.

• Sul lato sinistro vedrai le tue domande. Selezionane uno facendo clic su di esso e la “Colonna personalizzata” diventerà attiva. Crea una nuova colonna facendo clic sull’opzione “Colonna personalizzata”.

• Nella finestra di dialogo per creare una colonna personalizzata, fornire un nome per la colonna.

• Nella sezione “Formula colonna personalizzata”, aggiungi una formula per creare la colonna. Ad esempio, usa una formula come [First Name]&""&[Last Name]. L’editor di Power Query verificherà se sono presenti errori nella formula.

• Se non ci sono errori, fai clic sul pulsante “OK” e l’editor creerà una colonna.

• Per utilizzare una funzione, ripetere i passaggi finché non viene visualizzato il popup “Colonna personalizzata”. Nella sezione “Formula colonna personalizzata”, aggiungi una funzione, ad esempio Text.Upper([Full Name]), che creerà tutti i nomi in maiuscolo.

• Per completare l’aggiunta della colonna, fare clic sul pulsante “OK” per creare una colonna con i nomi in maiuscolo.

Questo è tutto ciò che devi sapere per iniziare con Power Query. Questo strumento semplifica incredibilmente la trasformazione dei dati in Microsoft Excel secondo necessità, in modo da poter analizzare e trarre conclusioni con il minimo sforzo. Può essere utilizzato per combinare diversi set di dati, modificarne la formattazione ed eseguire altre azioni. E puoi anche utilizzare funzioni e formule di Excel con l’editor, il che lo rende ancora più utile.