Come utilizzare Copilot in Outlook

Con un abbonamento Copilot Pro, gli utenti di Microsoft 365 possono ottenere l’aiuto del compagno AI in varie app Microsoft. Outlook sembra essere una di quelle app, insieme a Word, Excel, PowerPoint e OneNote.

Non vedi Copilot in Outlook?

È possibile che tu non veda Copilot in Outlook nonostante disponga di abbonamenti Copilot Pro e Microsoft 365 Personal o Family attivi. Questo perché, a differenza di altre app, Copilot per Outlook ha alcuni prerequisiti in più.

Innanzitutto, Copilot per Outlook è disponibile solo per account aziendali o scolastici e per account Microsoft che utilizzano attualmente gli indirizzi e-mail outlook.com, hotmail.com, live.com e msn.com. Se utilizzi un provider di posta elettronica di terze parti, come Yahoo, Gmail, iCloud e così via, non avrai Copilot in Outlook.

Ora, anche se stai utilizzando uno degli account supportati e non hai ancora Copilot in Outlook, è perché devi utilizzare New Outlook su Windows e la versione più recente su Mac per utilizzarlo. La versione legacy di Outlook su Mac e Outlook classico su Windows non supporta Copilot.

Inoltre, è possibile utilizzare Copilot in Outlook sul Web.

Se ancora non riesci a vedere Copilot nell’app Outlook, prova a riavviare l’app.

Utilizzare Copilot in Outlook

Utilizzando Copilot in Outlook, puoi generare riepiloghi per i messaggi di posta elettronica, ottenere aiuto nella scrittura di bozze e persino ricevere feedback da Copilot sui messaggi di posta elettronica che hai scritto.

Le capacità di Copilot in Outlook sono alquanto limitate con Copilot Pro rispetto a Copilot in Microsoft 365; non può aiutare con la programmazione e la pianificazione degli eventi nel primo.

Redazione di email con Copilot

Con Copilot puoi ottenere aiuto nella composizione di messaggi di posta elettronica in Outlook, dalla stesura del contenuto al perfezionamento del tono.

• Apri l’app desktop o Web di Outlook.
• Fare clic sul pulsante “Nuova posta” nella scheda “Home”. Puoi anche aprire una bozza o rispondere a una conversazione in corso, a seconda di come desideri inviare l’e-mail.

• La scheda “Messaggio” diventerà attiva. Fare clic sull’icona “Copilota” dalla barra multifunzione dei messaggi.

• Dalle opzioni visualizzate, seleziona “Bozza con Copilot”.

• Si aprirà la finestra di dialogo “Bozza con Copilot”. Scrivi il messaggio, ovvero una descrizione di ciò che vuoi che l’e-mail dica.

• Per regolare i parametri di tono e lunghezza, fare clic sul pulsante “Opzioni di generazione” in basso a sinistra nella finestra di dialogo. Qui puoi selezionare vari toni come neutro, formale, casual, ecc. E la lunghezza dell’e-mail.

• Quindi, fare clic sul pulsante “Genera”.

• Copilot genererà l’e-mail in pochi secondi. È possibile fare clic sul pulsante “X” per interromperlo.

• Una volta generata l’e-mail, avrai alcune opzioni a tua disposizione.

• Se ti piace la bozza ma desideri apportarvi alcune modifiche, vai al campo di testo “Tutto ciò che vorresti cambiare”, specifica la tua richiesta e fai clic sul pulsante “Invia”. Copilot genererà una nuova bozza incorporando la tua richiesta.

• Puoi confrontare le diverse versioni utilizzando le frecce ‘<‘ e ‘>’.

• Se desideri una bozza completamente nuova, fai invece clic sul pulsante “Rigenera”.

• Ma se ti piace l’email redatta da Copilot, fai clic sul pulsante “Conserva” e fai clic sul pulsante “Elimina” se non desideri aggiungerla alla tua email.

• Facendo clic su “Conserva” l’e-mail verrà caricata nella casella di composizione. Completa la stesura dell’e-mail e inviala.

Ottieni coaching tramite e-mail da Copilot

Oltre a redigere le email da zero, Copilot può anche aiutarti con le email che hai già scritto. Con il coaching via e-mail, Copilot analizzerà la posta che hai scritto e fornirà suggerimenti che la renderanno più professionale. Ecco come funziona.

• Inizia a comporre una nuova posta nell’app Outlook e scrivi la tua email. Dovrebbe contenere almeno 100 caratteri affinché Copilot possa analizzarlo in modo efficace.
• Quindi, fai clic sul pulsante “Copilot” sulla barra multifunzione e seleziona “Coaching by Copilot” dalle opzioni a discesa.

• Copilot inizierà immediatamente ad analizzare il contenuto. Attendi fino al completamento dell’analisi. Le categorie per cui esamina l’e-mail sono “Tono”, “Sentimento del lettore” e “Chiarezza”.
• Quindi, a seconda della bozza, evidenzierà ciò che ritiene sia il problema in ciascuna categoria e fornirà un suggerimento che potrebbe aiutarti a correggerlo.

Se ti piacciono i suggerimenti, puoi includerli manualmente nella tua email.

Riepilogo dei thread di posta elettronica con Copilot

Se hai molte email da recuperare, Copilot può essere il tuo migliore alleato. Può generare rapidamente riepiloghi e punti chiave per e-mail e thread di posta elettronica, in modo da non dover esaminare individualmente ogni messaggio nella conversazione.

• Apri l’e-mail o la conversazione che desideri riepilogare in Outlook.
• Nel riquadro di lettura, fai clic sul pulsante “Riepilogo del copilota” o “Riepiloga”.

• Attendi che Copilot generi il riepilogo e i punti chiave.
• Il riepilogo verrà visualizzato nella parte superiore del thread di posta elettronica.

• Potrebbe anche includere citazioni in modo da poter andare al thread corrispondente nella conversazione direttamente dal riepilogo. In questo modo, puoi verificare le informazioni prodotte da Copilot senza fare affidamento su di esse ciecamente.

Integrando le funzionalità di intelligenza artificiale direttamente in Outlook, Microsoft sta aprendo la strada a un’esperienza di posta elettronica più intelligente e intuitiva. Che tu sia un professionista impegnato o qualcuno che desidera semplificare la propria comunicazione digitale, Copilot in Outlook offre un’avvincente suite di strumenti per migliorare la produttività e semplificare la routine della posta elettronica.