La tua guida al software di gestione dell’inventario

• Il software di gestione dell’inventario garantisce la visibilità del tuo stock, aiutandoti a mantenere quantità ottimali per continuare a evadere gli ordini senza tenere troppo di un determinato articolo.
• Il software di gestione dell’inventario automatizza le attività critiche e riduce la possibilità di errori umani, in particolare attraverso integrazioni con sistemi chiave come software di contabilità e soluzioni per punti vendita.
• Il tuo settore e le operazioni aziendali detteranno le funzionalità del software di gestione dell’inventario di cui avrai bisogno.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori che desiderano metodi migliori per monitorare, mantenere e ordinare le scorte automatizzando al contempo attività cruciali.

Una gestione efficace dell’inventario è vitale per qualsiasi azienda che immagazzini merci o materie prime. Mentre la gestione dell’inventario era storicamente un processo manuale, la tecnologia moderna ha eliminato la necessità di un sistema di gestione dell’inventario manuale ad alta intensità di manodopera e soggetto a errori. Oggi è disponibile un software di gestione dell’inventario per semplificare il processo, ridurre gli errori e aiutare le aziende a ottimizzare il modo in cui mantengono e ordinano i prodotti che vendono.

Esamineremo il software di gestione dell’inventario e condivideremo come scegliere la soluzione giusta per semplificare le operazioni aziendali.

Che cos’è un software di gestione dell’inventario?

Il software di gestione dell’inventario automatizza la gestione dell’inventario, semplificando le attività necessarie per tenere traccia dell’inventario in modo efficace, gestire il riordino e aggiornare i dati contabili.

“Fondamentalmente, il software [di gestione dell’inventario] dovrebbe farti sapere in qualsiasi momento cosa sta succedendo con le tue scorte”, ha affermato Mohammed Ali, responsabile dei prodotti per Delhivery. “Questo software è ciò che chiamiamo ‘mission-critical’. Se non funziona per qualche ora, sei davvero nei guai”.

Poiché il software di gestione dell’inventario è fondamentale per le operazioni quotidiane di un’azienda, è essenziale selezionare una soluzione affidabile ed efficace con le funzionalità necessarie.

Come funziona il software di gestione dell’inventario?

Oggi, la maggior parte dei software di gestione dell’inventario è basata su cloud e offre numerosi vantaggi. “Devi avere un sistema nel cloud”, ha consigliato Ali. “[Il software] dovrebbe essere basato su cloud o su un browser Web, quindi puoi verificarlo sui dispositivi mobili.”

Ecco cosa dovresti sapere sul software di gestione dell’inventario:

• La scelta di un fornitore di software di gestione dell’inventario di alta qualità è fondamentale: un fornitore di servizi cloud di terze parti gestisce il software, quindi è fondamentale scegliere un fornitore con standard di servizio elevati. Un partner fornitore eccellente ridurrà in modo significativo l’onere della gestione del software.
• In genere ti abboni al software di gestione dell’inventario: puoi aspettarti di pagare una tariffa di abbonamento mensile per l’accesso al software di gestione dell’inventario basato su cloud. Secondo Ali, queste tariffe vanno da $ 100 al mese per sistemi semplici a $ 3.000 al mese per piattaforme avanzate. Numerosi fattori influenzeranno i tuoi prezzi, tra cui le dimensioni della tua attività, il numero di sedi, il numero di ordini che ricevi e la dimensione dell’inventario che mantieni in un dato momento.
• Il software di gestione dell’inventario ha varie funzionalità: Il software di gestione dell’inventario include funzionalità che supportano il monitoraggio degli articoli man mano che entrano ed escono dalle vetrine e dalle strutture di stoccaggio, un processo noto come controllo dell’inventario. Le funzionalità di controllo dell’inventario ti aiutano a mantenere la giusta quantità di scorte. Inoltre, includono integrazioni in grado di tracciare gli ordini in tempo reale e aggiornare automaticamente il tuo software di contabilità.

Lo sapevi?: First in, first out (FIFO) e last in, first out (LIFO) sono metodi di valutazione dell’inventario. FIFO valorizza l’inventario in modo che l’azienda abbia meno probabilità di perdere denaro quando i prodotti scadono o diventano obsoleti. LIFO è migliore per i beni non deperibili e utilizza i prezzi correnti per calcolare il costo dei beni venduti.

Quali sono i vantaggi del software di gestione dell’inventario?

Il software di gestione dell’inventario può semplificare il controllo dell’inventario, monitorando le merci in entrata e in uscita, indipendentemente dal fatto che tu sia un rivenditore, un produttore o un magazziniere. Un buon software di inventario, supportato da processi completi di gestione dell’inventario, viene aggiornato in tempo reale per darti una visione completa del tuo inventario esistente, anche se è sparso in più sedi.

Ecco i principali vantaggi del software di gestione dell’inventario:

• Monitoraggio dell’inventario: il software di gestione dell’inventario si integra con altri sistemi cruciali per migliorare il controllo dell’inventario monitorando il tuo inventario in tempo reale, mostrandoti dove si trova e come si muove nel tuo ecosistema. Ciò elimina l’errore umano, qualcosa per cui è noto un sistema di fogli di calcolo manuale.
• Riordino: il miglior software di gestione dell’inventario ti offre una chiara registrazione del tuo inventario completo e semplifica il riordino per assicurarti di non rimanere mai senza articoli critici. Puoi anche configurarlo per aiutarti a ordinare abbastanza articoli per continuare a evadere gli ordini senza tenere “scorte esaurite” – inventario in eccesso che potrebbe scadere o rimanere inattivo sui tuoi scaffali per un periodo prolungato.
• Integrazione della contabilità: il miglior software di contabilità si integra con i sistemi di gestione dell’inventario, prevenendo la doppia immissione dei dati ed eliminando un’altra possibilità di errore umano e confusione. Inoltre, alcuni software di gestione dell’inventario dispongono di funzionalità di contabilità autonome.

Quali sono le principali funzionalità del software di gestione dell’inventario?

Quando scegli un software di gestione dell’inventario, considera il tuo settore e le circostanze uniche delle tue operazioni commerciali. Ad esempio, alcuni software di gestione dell’inventario sono progettati specificamente per i rivenditori e mancano delle funzionalità chiave di cui le aziende manifatturiere avrebbero bisogno. Devi capire le tue esigenze prima di acquistare.

Cosa dovrebbero cercare i rivenditori nel software di gestione dell’inventario?

Secondo Bryce Bowman, consulente aziendale indipendente e fondatore di People First Planning, i rivenditori dovrebbero cercare le seguenti funzionalità nel software di gestione dell’inventario:

• Integrazione del sistema POS (Point-of-sale) : i migliori sistemi POS si integrano con il software di gestione dell’inventario (o hanno le proprie funzionalità di gestione dell’inventario) per aiutare i rivenditori a monitorare automaticamente quando un prodotto viene venduto, sia in un negozio fisico che su un e-commerce piattaforma o attraverso un altro canale di vendita. Quando un prodotto viene scansionato o ritirato in un carrello online, il sistema POS aggiorna automaticamente il sistema di gestione dell’inventario, contabilizzando la vendita in tempo reale. Insieme al riordino automatico, questa funzione consente ai rivenditori di assicurarsi di avere sempre una quantità adeguata di scorte per evadere rapidamente gli ordini.
• Catalogo dell’inventario: i rivenditori devono essere in grado di catalogare l’inventario per tipo di unità e caratteristiche distintive come dimensioni, colore e altro. Ad esempio, se vendi scarpe, dovresti essere in grado di restringerle a un tipo specifico. Il tuo sistema dovrebbe identificare se hai una quantità di 10 Nike Air Jordan 1 taglia 11 in nero, cinque Nike Air Jordan 1 taglia 10 in rosso e così via.
• Riordino automatizzato: quando il livello dell’inventario è basso, è essenziale ordinarne di più con tempi di consegna sufficienti per evitare di esaurirsi, soprattutto per gli articoli più venduti. Molti sistemi di gestione dell’inventario offrono il riordino automatico. Imposta le tue quantità minime per ogni articolo. Quando viene raggiunto quel numero, il sistema genera automaticamente un ordine di acquisto da inviare al tuo fornitore per aggiornare il livello delle tue scorte. I sistemi intelligenti di gestione dell’inventario possono anche ottimizzare automaticamente i punti di riordino e le quantità di riordino per articolo in base ai dati storici di vendita per mantenere il livello di inventario alle quantità ideali.
• Integrazioni e-commerce: la maggior parte dei rivenditori ora vende attraverso tutti i canali di vendita: vetrine fisiche, siti Web di e-commerce, mercati online come Amazon Marketplace e altro ancora. Il tuo software di inventario deve tenere traccia delle vendite su tutti i canali in modo da non tentare accidentalmente di evadere più ordini di quanti ne hai in magazzino. Le integrazioni con i tuoi canali di e-commerce ti aiuteranno a non incorrere in questo problema.

Key takeaway: scegli un sistema POS con funzionalità di gestione dell’inventario per migliorare la gestione dell’inventario, guadagnare di più e migliorare la soddisfazione del cliente.

Cosa dovrebbero cercare i produttori nel software di gestione dell’inventario?

I produttori tendono ad avere esigenze più avanzate perché devono tenere traccia delle materie prime e dei prodotti finiti. Secondo Bowman, le funzionalità chiave che supportano la gestione dell’inventario di produzione includono:

• Analisi del costo del prodotto: gli strumenti di analisi del costo del prodotto tengono traccia delle materie prime e dei prodotti finiti, riordinando i componenti necessari quando raggiungono i livelli minimi. Aiutano anche a prevedere i costi operativi e di manodopera, comprese le spese di acquisto e manutenzione dei macchinari. Cerca un sistema di gestione dell’inventario in grado di generare una distinta base con le descrizioni di questi costi.
• Previsione: la previsione della domanda è una tecnica di gestione dell’inventario in cui si analizzano i dati storici di produzione e vendita per prevedere le future esigenze di gestione degli ordini. Uno strumento di previsione può aiutare a migliorare l’accuratezza di questo processo. Il software con una funzione di previsione analizzerà i tuoi dati per determinare i punti di riordino ottimali, i consigli di assunzione e persino i programmi dei turni necessari per raggiungere i tuoi obiettivi e continuare a crescere.
• Integrazioni e-commerce: gli strumenti di e-commerce non sono solo per i rivenditori. Oggi, più produttori vendono direttamente ai consumatori. Trovare un software di inventario con l’integrazione dell’e-commerce è essenziale per i produttori, anche se attualmente non vendono direttamente ai consumatori online, perché possono utilizzarlo per ottimizzare le vendite ai clienti al dettaglio. Inoltre, ti consentono di espandere i canali di vendita in futuro.

E le funzionalità del software di gestione dell’inventario di magazzino?

La gestione dell’inventario del magazzino è un sottoinsieme specifico del software di gestione dell’inventario che viene fornito con considerazioni importanti. Bowman suggerisce di cercare le seguenti funzionalità in un sistema di gestione dell’inventario di magazzino:

Lo sapevi?: I codici a barre e la tecnologia RFID sono metodi standard di tracciamento delle risorse per le aziende. Altri includono tag GPS e geofencing.

Quali sono le migliori soluzioni software per la gestione dell’inventario?

La gestione dell’inventario è un campo pieno di concorrenza. Dalle grandi aziende ai nuovi arrivati, la tua azienda ha centinaia di opzioni. La ricerca delle tue opzioni e la comprensione delle tue esigenze è fondamentale.

In caso di dubbio, consultare altri imprenditori che la pensano allo stesso modo è sempre una buona pratica. Una regola generale seguita da alcuni proprietari di piccole e medie imprese (PMI) è quella di fidarsi di aziende affidabili e conosciute.

“Eviterei nuove società che non conosco”, ha consigliato Bowman. “Cerca altre attività nella tua zona. Cosa stanno usando? Parla con loro e chiedi come funziona per loro.

Per iniziare, considera le seguenti opzioni, che sono considerate tra le migliori soluzioni software di gestione dell’inventario.

• Lightspeed: Lightspeed è un sistema POS leggero ma efficace con un software di gestione dell’inventario integrato adatto alle piccole imprese, in particolare quelle del settore della vendita al dettaglio. Offre integrazioni e interfacce di programmazione delle applicazioni (API) con molti dei principali programmi software di contabilità. Leggi la nostra recensione approfondita di Lightspeed per saperne di più.
• Oracle NetSuite: il software di gestione dell’inventario Oracle NetSuite è il migliore per le grandi aziende, sebbene offra un pacchetto di prezzi di base. Include anche una piattaforma di contabilità unificata utile per tenere traccia dei dati finanziari. Leggi la nostra recensione completa di Oracle NetSuite per ulteriori informazioni.
• QuickBooks Online: il software di contabilità QuickBooks offre funzionalità di gestione dell’inventario relativamente limitate con i suoi piani Plus e Advanced. Per le PMI che già utilizzano QuickBooks per la loro contabilità, è una soluzione sensata. Leggi la nostra recensione completa di QuickBooks online per saperne di più.
• Acumatica: Acumatica è una piattaforma ERP (Enterprise Resource Planning) completa che include funzionalità di gestione dell’inventario e contabilità. Visita il sito di Acumatica per saperne di più.
• Cin7: il software di gestione dell’inventario Cin7 è adatto alle medie imprese e alle aziende più grandi che necessitano di un sistema intuitivo per supportare il monitoraggio, il riordino e la contabilità dell’inventario. Visita il sito di Cin7 per saperne di più.
• SAP: SAP è il software di gestione dell’inventario e la piattaforma ERP di riferimento per le grandi aziende e le società di livello aziendale. È complesso ma estremamente completo. Visita il sito Web SAP per saperne di più.
• Syspro: Syspro offre un software di gestione dell’inventario flessibile e una piattaforma ERP adatta ad aziende di tutte le dimensioni. Include un potente strumento di reporting che può essere utilizzato per tenere sotto controllo il tuo inventario e la tua contabilità. Visitare il sito Web di Syspro per ulteriori informazioni.
• Zoho Inventory: Zoho Inventory è un software di gestione dell’inventario che si integra perfettamente con altri prodotti Zoho. È la soluzione migliore per le aziende che utilizzano già la suite di soluzioni software di Zoho. Visita il sito web di Zoho Inventory per saperne di più.

Perché la gestione dell’inventario è importante

La gestione dell’inventario è un’area in cui la tecnologia ha rivoluzionato il modo in cui operano le aziende. Dall’acquisizione della visibilità dell’intero stock o inventario alla riduzione dell’errore umano automatizzando le attività critiche, la gestione dell’inventario può eliminare il lavoro di gambe dalla gestione della tua attività.

Trovare la piattaforma giusta per la tua azienda può essere difficile, soprattutto con innumerevoli opzioni che affermano di essere tutte la soluzione migliore. Concentrandoti sulle esigenze della tua azienda e abbinandole alla ricerca e alle recensioni di potenziali partner fornitori, puoi prendere la migliore decisione di gestione dell’inventario per la tua azienda.

Matt D’Angelo ha contribuito alla segnalazione e alla stesura di questo articolo. Alcune interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.