Perché passare da un’applicazione di lavoro all’altra è sbagliato e come risolverlo

I dipendenti sono così abituati a passare da un’app di lavoro all’altra che hanno sviluppato una memoria muscolare a lungo termine per questo. Sebbene convenienti, questi strumenti ti aiutano solo in una certa misura.

Il cambio di scheda richiede solo pochi secondi, ma si somma a diverse ore alla settimana se si eseguono più programmi contemporaneamente. E la maggior parte dei lavoratori non si rende nemmeno conto che stanno perdendo tempo. Per semplificare il flusso di lavoro, spiegheremo i pericoli dell’adozione di troppi programmi software per ufficio.

Cosa causa la necessità di passare da un’applicazione all’altra mentre si lavora?

La tecnologia semplifica i processi aziendali automatizzando varie attività lavorative. Gli strumenti di gestione dei progetti organizzano le responsabilità del team, i time tracker monitorano l’attività dei dipendenti e gli strumenti di pianificazione fissano gli appuntamenti.

Detto questo, i programmi software non possono ancora sostituire del tutto lo sforzo umano. Investire eccessivamente nell’automazione, cosa che fanno molti datori di lavoro, costringe gli utenti a destreggiarsi tra più app. Uno studio longitudinale di Okta, Inc. mostra persino che il 10% delle aziende statunitensi utilizza oltre 199 programmi software per lavoro. La maggior parte delle persone non può elaborare rapidamente così tante piattaforme.

6 effetti negativi del passaggio tra troppe applicazioni di lavoro

Alcuni sosterranno che passare da una scheda all’altra è un piccolo prezzo da pagare per l’automazione e la praticità. I nativi digitali dovrebbero adattarsi al cambiamento, dopo tutto. Sebbene le aziende possano consolidare solo funzioni specifiche, l’assunzione di troppe domande di lavoro comporta diversi inconvenienti per i lavoratori.

1. Passare da una piattaforma all’altra fa perdere tempo

Le aziende investono in strumenti di lavoro per risparmiare tempo. Sperano che i dipendenti come te realizzino di più dopo aver scaricato alcune delle loro attività quotidiane. Sì, i programmi software per ufficio accelerano i processi del flusso di lavoro. Puoi incorporarli nella tua routine e ridurre al minimo il carico di lavoro, ma un’eccessiva dipendenza produrrà il risultato opposto.

Passare frequentemente da un’applicazione all’altra fa perdere troppo tempo. Invece di ottenere tutte le piattaforme di tendenza, identifica quali app di lavoro affronteranno i peggiori perditempo sul posto di lavoro. Consiglia ai tuoi supervisori di limitarsi agli strumenti essenziali. L’acquisto eccessivo di programmi software non fa altro che sprecare risorse aziendali e sottoporre i lavoratori a uno stress inutile.

2. L’archiviazione delle informazioni su più piattaforme compromette la sicurezza

Il monitoraggio delle risorse gioca un ruolo cruciale nella sicurezza informatica. Il modo migliore per prevenire attacchi esterni e interni è tenere d’occhio gli utenti che accedono, visualizzano e modificano i file. Nessuno può dire quando si verificherà una violazione dei dati. I responsabili IT devono avere accesso in tempo reale a qualsiasi dato aziendale 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Tuttavia, l’utilizzo di più programmi software rende difficile il monitoraggio. Il monitoraggio di piattaforme diverse costa enormi risorse, quindi la maggior parte delle aziende preferirebbe ignorare del tutto le app a bassa priorità.

Tieni presente che questo approccio compromette il sistema di sicurezza generale di un’azienda. I criminali informatici al giorno d’oggi hanno le competenze e le risorse tecnologiche per utilizzare in modo improprio anche le informazioni di identificazione personale (PII) vecchie e obsolete. Non eseguire la migrazione dei file aziendali a qualsiasi app che non puoi monitorare regolarmente.

3. Passare da un’app all’altra interrompe il corso dei pensieri

L’elaborazione di nuove informazioni ti impedisce di raggiungere uno stato di flusso. Se passi da una piattaforma all’altra più volte al giorno, farai fatica a svolgere attività impegnative che richiedono più di pochi minuti di concentrazione.

Cambiare scheda richiede uno sforzo minimo, ma passare a compiti diversi provoca uno stress cognitivo significativo. I dipendenti non sono macchine che elaborano automaticamente nuove informazioni. Un rapporto di Psychreg.org mostra che i canali di memoria a breve termine possono memorizzare solo circa sette elementi per 10-60 secondi.

L’approccio migliore consiste nel limitare i sistemi utilizzati per attività. Diciamo che stai scrivendo un blog. Invece di saltare tra piattaforme e schede per raccogliere informazioni mentre scrivi, ricerca e raccogli i punti più critici in anticipo.

4. L’esecuzione di troppe app in background danneggia la funzionalità del dispositivo

L’esecuzione di troppi processi in background rallenta il dispositivo. Le app leggere come le piattaforme di messaggistica istantanea e gli strumenti di gestione dei progetti non consumano molta RAM. Tuttavia, l’esecuzione simultanea di sistemi pesanti come editor di foto, costruttori di siti e app di videoconferenza potrebbe causare un certo ritardo.

Dovresti conoscere i limiti del tuo dispositivo. Blocca le attività che richiedono app pesanti per la RAM in modo da poter eliminare alcuni processi in background durante quel periodo. Non solo proteggerai il tuo gadget, ma lavorerai anche più velocemente. Interruzioni esterne come il caricamento lento delle pagine e gli schermi bloccati rendono difficile concentrarsi, soprattutto se continui a riavviare app in crash.

5. L’introduzione di più piattaforme ai nuovi assunti richiede tempo

Insegnare ai nuovi assunti ad apprendere più strumenti contemporaneamente allunga il processo di onboarding. L’adozione di nuovi sistemi richiede tempo. Avrai bisogno di diverse settimane di ripetizione per incorporare efficacemente diversi strumenti nel tuo flusso di lavoro.

L’onboarding dovrebbe concentrarsi sull’acclimatazione. I modi migliori per accogliere le reclute includono presentazioni del team, formazione approfondita e spiegazione delle risorse. Ma se il tuo trainer trascorre la maggior parte del tempo a insegnarti gli strumenti per l’ufficio, potrebbe accidentalmente trascurare queste attività.

6. I lavoratori potrebbero trovare opprimente ricordare troppe piattaforme

Passare da una scheda all’altra è una cosa, ma padroneggiare le diverse piattaforme che usi quotidianamente è un’altra. Non tutti gli strumenti sono costruiti allo stesso modo. Mentre puoi imparare rapidamente piattaforme di messaggistica e app per prendere appunti, l’utilizzo di piattaforme di gestione dei progetti, costruttori di siti ed editor di video, tra le altre risorse complesse, richiede molta formazione.

Studiare troppe piattaforme è cognitivamente estenuante. Se passi ore a padroneggiare gli strumenti dell’ufficio, non avrai più energia e forza mentale per il tuo vero lavoro, ostacolando così le prestazioni.

Cosa puoi fare per ridurre al minimo la necessità di passare da un’applicazione all’altra?

Avrai più controllo sul tuo flusso di lavoro se sei un lavoratore autonomo. Valuta gli strumenti che utilizzi per automatizzare le attività di freelance e vedi quali si integrano bene tra loro. La maggior parte degli strumenti di gestione ospita app di terze parti all’interno dello stesso ecosistema.

In alternativa, avrai bisogno del supporto del tuo supervisore se lavori per un’azienda privata. Chiedi di rivedere i rapporti sulle attività del team per i colli di bottiglia del flusso di lavoro. Rimuovi gli strumenti ridondanti, controlla quali sistemi possono funzionare su una piattaforma con licenza e prova strategie efficaci di migrazione dei file. Una volta che hai una solida argomentazione, inviala al dipartimento appropriato.

Elimina le piccole cattive abitudini che ostacolano l’efficienza del flusso di lavoro

Sebbene i programmi software possano automatizzare attività specifiche, l’adozione improvvisa di più opzioni ostacola la produttività del flusso di lavoro. Non sovraccaricarti di strumenti. Oltre a passare da un’applicazione all’altra, perderai anche tempo in attività inutili come il caricamento di nuove pagine, l’avvio di programmi e la migrazione di file.

Per aumentare ulteriormente la tua produttività, continua a valutare quali piccole cattive abitudini causano colli di bottiglia nel flusso di lavoro. Ti suggeriamo di monitorare le tue attività lavorative. Quantificare le tue attività ti aiuterà a individuare gli assassini della produttività sottili ma pericolosi, come la procrastinazione, i social media e il perfezionismo.