Qual è la differenza tra base di cassa e base di competenza?

Qual è la differenza tra base di cassa e base di competenza?
  • La base di cassa è molto più semplice e diretta della contabilità per competenza.
  • Le aziende sostengono entrate e spese in momenti diversi in base al tipo che utilizzano.
  • La contabilità per competenza è richiesta per molte aziende.
  • Questo articolo è per imprenditori e professionisti interessati a software e pratiche contabili.

La base in contanti consente alle aziende di registrare entrate e spese solo quando il denaro viene effettivamente ricevuto o pagato. La contabilità per competenza comporta il monitoraggio delle entrate e delle spese nel momento in cui vengono sostenute (quando viene inviata una fattura o ricevuta una fattura) anziché quando il denaro passa effettivamente di mano. La contabilità di cassa è molto più semplice, ma la competenza è richiesta per alcune attività e preferibile per altre per sfruttare determinate strategie fiscali.

A causa delle differenze tra contabilità di cassa e contabilità per competenza, un metodo potrebbe essere più appropriato per la tua attività rispetto all’altro. Fortunatamente, la maggior parte dei software di contabilità semplifica il monitoraggio delle finanze della tua azienda sia con la base di cassa che con i metodi di competenza. Tieni presente, tuttavia, che devi decidere quale metodo desideri utilizzare e quindi essere coerente nel tenere traccia delle tue entrate e uscite.

Key takeaway: le aziende che iniziano utilizzando un metodo contabile e decidono di cambiare in seguito possono farlo compilando il modulo IRS 3115 e ottenendo l’approvazione dall’IRS per modificare il proprio metodo contabile (se si qualificano).

Contabilità di cassa vs. competenza

La contabilità di cassa e quella per competenza differiscono in molti modi, ma la differenza principale è quando le entrate e le spese si riflettono effettivamente nei libri contabili di un’azienda. Le aziende che possono utilizzare la contabilità di cassa preferiscono quasi sempre utilizzare tale metodo perché è più semplice e diretto.

Poiché le entrate e le spese vengono registrate in momenti diversi se un’azienda utilizza la contabilità per cassa o per competenza, ciò ha un impatto anche quando le imprese incorrono in responsabilità (o benefici) fiscali a seguito di queste transazioni.

Ad esempio, mentre le aziende che utilizzano la contabilità di cassa sono soggette a responsabilità fiscale quando i fondi di una vendita raggiungono il loro conto, le aziende che utilizzano la contabilità per competenza sono tassate sulle vendite effettuate in un determinato anno, indipendentemente dal fatto che tali vendite siano state pagate o meno.

Contanti e ratei a colpo d’occhio

Pro e contro della contabilità di cassa

La contabilità di cassa è un metodo in cui le entrate vengono registrate quando il denaro viene effettivamente ricevuto; allo stesso modo, le spese sono registrate quando sono pagate. La contabilità di cassa non riconosce né tiene traccia dei conti attivi o passivi. Per questo motivo, il metodo è il migliore per le piccole imprese che non dispongono di inventario.

Professionisti

  • Ti consente di vedere i contanti in mano. La contabilità di cassa rende facile vedere quanti soldi ha effettivamente la tua azienda in un dato momento e fornisce un’istantanea dei saldi dei conti effettivi.
  • Offre un maggiore controllo sulle transazioni. Ciò può comportare una gestione della liquidità più affidabile e vantaggi fiscali.
  • È più facile tenere traccia di entrate e uscite. Tieni traccia di quando ricevi denaro o quando esce dal tuo account. Non è necessario tenere traccia dei crediti o dei debiti (sebbene sia comunque necessario).
  • C’è meno rischio di non permettersi il pagamento delle tasse. Il reddito non è tassato fino a quando non è effettivamente nel tuo account.

Contro

  • Non mostra le passività di un’azienda. La contabilità di cassa rende difficile vedere le passività della tua azienda perché non riflette i debiti futuri.
  • Non è appropriato per tutte le aziende. L’IRS non consente alle aziende che effettuano vendite a credito o che hanno incassato $ 26 milioni di vendite lorde negli ultimi tre anni di utilizzare la contabilità di cassa.
  • È difficile passare alla contabilità per competenza. Se inizi a utilizzare la contabilità di cassa, può essere difficile passare successivamente alla contabilità per competenza, il che può portare a una cattiva gestione delle finanze aziendali.

Pro e contro della contabilità per competenza

Key takeaway: la contabilità per competenza è l’ideale per le aziende più grandi e le attività basate sull’inventario che traggono vantaggio dall’ammortamento e dalle vendite a credito.

Professionisti

  • Rende facile vedere le entrate e le spese future. A differenza della contabilità di cassa, la contabilità per competenza ti consente di avere un quadro completo delle finanze della tua azienda. Questo perché tieni traccia dei crediti e dei debiti piuttosto che solo del denaro che è stato depositato o detratto dai tuoi conti.
  • Fornisce un quadro più accurato rispetto alla contabilità di cassa. La contabilità per competenza include crediti e debiti, che forniscono una visione più completa delle finanze di un’azienda.
  • Consente risparmi fiscali per l’ammortamento. Sebbene le aziende che utilizzano la contabilità per competenza incorrano in precedenza nell’obbligo fiscale per le vendite, potrebbero anche essere in grado di trarre vantaggio dall’ammortamento (di determinati beni) per risparmiare denaro sulle tasse a lungo termine.

Contro

  • Ha ampie regole e regolamenti. La contabilità per competenza è più complicata della contabilità di cassa e ci sono regole su specifici tipi di transazioni. Esistono persino regole su quali tipi di imprese devono utilizzare la contabilità per competenza.
  • Richiede più lavoro della contabilità di cassa. Se la tua azienda trarrà vantaggio dalla contabilità per competenza (o sei tenuto a utilizzarla), ma non hai il tempo di tenere i libri da solo, probabilmente dovrai assumere un contabile dedicato.
  • Non riflette il denaro effettivamente disponibile. La contabilità per competenza mostra i saldi dei conti basati su transazioni che potrebbero non essere ancora state saldate, quindi potresti non avere tanto denaro quanto i tuoi registri mostrano che hai.
  • Potrebbe richiederti di pagare le tasse sul reddito che non hai ancora ricevuto. Le vendite effettuate alla fine dell’anno saranno tassate nell’anno in cui è stata effettuata la vendita, anche se il denaro per la vendita non viene ricevuto per settimane o mesi.

Esempio di come la liquidità e la competenza incidono sui profitti

Prendiamo, ad esempio, una piccola attività di vendita al dettaglio che completa le seguenti transazioni in un mese:

  • Acquista inventario per $ 5.000
  • Paga $ 300 in utenze
  • Riceve una fattura di $ 500 per la manutenzione dell’edificio
  • Guadagna $ 8.000 in vendite
  • Invia una fattura da $ 2.000 per un ordine personalizzato che ha evaso

Come scegliere il metodo giusto per il tuo business

Il miglior metodo di contabilità per la tua attività dipende da diversi fattori. In generale, la contabilità di cassa è la soluzione migliore per le piccole imprese e le imprese che non dispongono di inventario come parte delle loro operazioni. In alternativa, le grandi imprese e le imprese basate sull’inventario dovrebbero optare per la contabilità per competenza. Le piccole imprese che dovrebbero crescere potrebbero anche voler iniziare con la contabilità per competenza in modo da essere preparate per le future esigenze contabili.

A seconda del tipo di attività che svolgi, di quanti soldi guadagni e del tipo di vendite che fai, potresti non avere scelta. L’ IRS richiede ad alcune aziende di utilizzare la contabilità per competenza .

Ad esempio, le società diverse dalle S-corps devono utilizzare la contabilità per competenza se hanno registrato una media di oltre $ 25 milioni di entrate lorde negli ultimi tre anni. Anche alcune società e paradisi fiscali, comprese quelle che effettuano vendite a credito, non possono utilizzare la contabilità di cassa.

Se hai l’opzione della contabilità di cassa o per competenza, la maggior parte dei migliori programmi software di contabilità semplifica la scelta di quello che desideri utilizzare per la tua attività; alcuni forniscono persino una guida per determinare quale ti gioverà di più.

Il miglior software di contabilità aziendale

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