Che cos’è la frode sulle fatture e come puoi stare al sicuro?

Ovunque circola denaro su Internet, i truffatori non sono molto indietro nell’ottenere fondi illeciti. La frode sulle fatture è solo uno dei tanti modi in cui gli agenti malintenzionati possono ingannare le persone con i loro sudati guadagni.

Qui esploreremo i diversi modi di frode sulle fatture e come proteggerti.

Che cos’è la frode sulle fatture?

La frode sulle fatture è un termine generico che copre le truffe che prendono di mira il processo di fatturazione. Le truffe sulle fatture funzionano in entrambi i sensi; possono interessarti se sei un’azienda che invia una fattura a un cliente e possono influenzarti se sei il cliente pagante.

Non importa da che parte stai, il risultato è lo stesso. I truffatori manipolano o imbrogliano il sistema in modo da essere pagati. Pertanto, è importante individuare le frodi sulle fatture prima che il denaro finisca nelle mani sbagliate.

Le diverse tipologie di frode fiscale

1. Invio di una fattura falsa

Potresti rimanere sorpreso dal fatto che, a volte, un truffatore invii una fattura completamente inventata e venga pagato per questo. Ma può succedere se l’hacker invia la fattura giusta al momento giusto.

A volte, un’azienda può essere così inondata di fatture che la persona che le paga non controlla adeguatamente che le fatture in arrivo siano legittime. Se la comunicazione tra il lavoro svolto e il processo di fatturazione è debole, potrebbe non esserci un modo adeguato per verificare se il fatturante ha eseguito il lavoro dichiarato.

Alcuni truffatori particolarmente subdoli utilizzano le fatture ufficiali PayPal per truffarti. Questo è il caso della truffa sulla fattura PayPal Bitcoin , in cui i truffatori cercano di convincerti a pagare per un oggetto che non hai mai effettivamente acquistato e che il truffatore non intende mai consegnare.

2. Invio di una fattura duplicata

A volte, il truffatore ha svolto un compito per il cliente, ma troverà comunque il modo di spremere più soldi per lo stesso lavoro. Ad esempio, qualcuno potrebbe “accidentalmente” inviare la stessa fattura una seconda volta, sperando che il cliente paghi due volte per lo stesso servizio.

3. Invio di una fattura gonfiata

A volte la fattura che il truffatore invia a un cliente si basa su un servizio effettivamente reso ma non è del tutto legittima. Se un’azienda genera una fattura per un cliente, può decidere di apportare alcune modifiche alla retribuzione concordata in modo che il cliente finisca per pagare di più.

Ciò potrebbe comportare la modifica di alcuni dei servizi resi in modo che il cliente paghi leggermente di più di quanto concordato. Il truffatore potrebbe anche addebitargli un servizio che non ha mai utilizzato, sperando che il cliente non se ne accorga tra gli altri addebiti.

4. Impersonare l’azienda e chiedere la modifica delle coordinate bancarie

Se un truffatore ha un punto d’appoggio negli account dell’azienda, potrebbe avere accesso alle sue e-mail. Oppure, se sono particolarmente abili, possono creare un’e-mail dall’aspetto molto ufficiale che sembra provenire dalla persona o dall’azienda che svolge il lavoro per il cliente

Da lì, il truffatore può impersonare la persona che svolge il lavoro e informare il cliente che ha cambiato banca e reindirizzare invece i pagamenti alle coordinate bancarie fornite. Il truffatore invia quindi le proprie coordinate bancarie in sostituzione.

Quando è il momento di pagare l’attività, il cliente finisce per trasferire i fondi sulle coordinate bancarie “aggiornate”. E nel momento in cui il cliente riceve un’e-mail arrabbiata dall’azienda che gli chiede dove sono i suoi soldi, il truffatore è già scappato con i soldi.

5. Reindirizzamento e riscrittura delle fatture con i dettagli dell’account del truffatore

Se il truffatore riesce ad accedere alla fattura, può modificare personalmente i campi in modo da avvantaggiarlo. Possono farlo alterando la fattura sul computer dell’azienda o modificandola quando arriva nella casella di posta del cliente, purché vi accedano prima che venga elaborata.

Di solito, ciò comporta la modifica dei dettagli di pagamento sulla fattura in modo che il cliente paghi sul conto bancario del truffatore anziché sull’azienda. E se fatto bene, né l’azienda né il cliente sapranno che i dati bancari sono stati modificati durante il processo di fatturazione.

Come proteggersi dalle truffe sulle fatture

Come puoi vedere, le truffe sulle fatture possono colpire sia chi invia la fattura, sia chi la paga. Pertanto, i tuoi metodi di difesa dipendono da quale parte della transazione ti trovi.

Come proteggersi dalle truffe sulle fatture come azienda

Se sei tu a inviare le fatture, assicurati di ricontrollare che le fatture che invii contengano i dettagli corretti scritti su di esse. Assicurati che qualcuno non abbia modificato la destinazione del pagamento prima di inviare la fattura al cliente.

Inoltre, assicurati di proteggere i tuoi account online con una password indimenticabile e infrangibile e di abilitare l’autenticazione a due fattori, se disponibile. Se un hacker entra nei tuoi conti, può spacciarti per la persona che ti paga e chiedergli di reindirizzare i fondi.

Infine, vuoi evitare di commettere errori che potrebbero farti sembrare un truffatore agli occhi del tuo cliente. Non inviare mai la stessa fattura due volte e controlla nuovamente che i servizi che hai eseguito siano elencati correttamente. In caso contrario, il tuo cliente potrebbe credere che stai cercando di truffarlo.

Come proteggersi dalle truffe sulle fatture come cliente

Se sei tu a pagare le persone, ricontrolla ogni fattura che ricevi. Assicurati di pagare per i servizi che hai commissionato, di pagare il prezzo giusto e di non aver pagato in precedenza esattamente questa fattura.

Se si verifica uno dei casi sopra indicati, è importante ricordare che le persone che lavorano per te sono esseri umani e possono commettere errori nelle loro fatture. In ogni caso, è una buona idea prestare molta attenzione alle fatture in futuro; indipendentemente dal fatto che l’errore sia stato intenzionale o meno, puoi evitare di pagare troppo praticando la due diligence.

Devi anche proteggere i tuoi account aziendali con password e misure di sicurezza adeguate, per impedire agli hacker di causare caos nei tuoi sistemi. Se qualcun altro gestisce le tue fatture, assicurati che mantengano il proprio account al sicuro e conoscano le nozioni di base su come funziona l’ingegneria sociale , in modo che non si lascino ingannare da un’e-mail dall’aspetto ufficiale.

Rimanere al sicuro dalle frodi sulle fatture

Indipendentemente dal fatto che tu sia un commerciante individuale o un grande imprenditore, le frodi sulle fatture possono colpire quando meno te lo aspetti. Presta attenzione alla generazione e alla gestione delle fatture e assicurati che i truffatori non finiscano per ottenere il pagamento di qualcun altro.