Cos’è la gestione dei contatti?

• La gestione dei contatti è il processo di archiviazione e tracciamento dei dati su clienti e lead.
• Oltre a fornire un rapido accesso ai dati dei clienti, investire nella gestione dei contatti può aiutarti a far crescere e diversificare la tua base di clienti.
• L’aggiornamento al software di gestione delle relazioni con i clienti può fornire dati avanzati che consentono di aumentare il coinvolgimento tra la tua azienda e i suoi clienti.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori che desiderano migliorare le relazioni con i clienti utilizzando il software di gestione dei contatti.

Sono finiti i giorni in cui si scambiavano tovaglioli e biglietti da visita. Nel frenetico mondo degli affari di oggi, può essere difficile ricordare il nome di ogni cliente e le sue preferenze individuali. Ecco perché è essenziale archiviare i dati elettronicamente, condividerli con i membri del team quando necessario e raccogliere continuamente informazioni per interagire con successo con clienti e clienti.

La gestione dei contatti, un metodo digitale di archiviazione dei dati, può aiutarti a far crescere e diversificare la tua base di clienti. Man mano che la tua azienda cresce, diventerà più difficile raccogliere dati e determinare quali informazioni sono preziose per te, i tuoi dipendenti e la sostenibilità della tua azienda.

Ma chi ha il tempo di inserire manualmente tutte queste informazioni? Fortunatamente, il software di gestione dei contatti può raccogliere e analizzare automaticamente i dati di acquisti, campagne di marketing e conversazioni precedenti.

Cos’è la gestione dei contatti?

La gestione dei contatti è un mezzo per inserire i dati dei clienti e dei lead per l’archiviazione, l’accesso rapido, la modifica e il monitoraggio. La gestione dei contatti può essere semplice come un foglio di calcolo o complessa come un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Digitalizzando la gestione dei contatti, puoi dare ai tuoi dipendenti l’accesso a preziosi dati sui clienti. Tutti i reparti possono visualizzare gli stessi dati, velocizzando così la comunicazione e semplificando i processi. Quando rendi la comunicazione più efficiente, puoi concentrarti meno sulle attività aziendali e più sui tuoi clienti.

Nell’ambiente aziendale odierno, devi fare molto di più che personalizzare un’e-mail di vendita con il nome di qualcuno per effettuare una vendita. I clienti sono fedeli alle aziende che ricordano le loro preferenze specifiche e si aspettano un’esperienza eccezionale ogni volta che effettuano un ordine online o ricevono un pacco per posta. Andare oltre non solo crea vendite ripetute, ma incoraggia anche i referral, che potrebbero ridurre significativamente i costi complessivi di acquisizione dei clienti.

Key takeaway: la gestione dei contatti è il modo in cui inserisci i dati dei clienti e dei lead per l’archiviazione, l’accesso, la modifica e il monitoraggio, quindi è essenziale per far crescere e diversificare la tua base di clienti.

Cos’è un software per la gestione dei contatti?

Il software di gestione dei contatti può mantenere le informazioni sui tuoi potenziali clienti e sui clienti attuali organizzati in un formato ricercabile. Il software può gestire informazioni di base, come nomi, numeri di telefono e indirizzi e-mail. Può anche tenere traccia delle interazioni fondamentali tra l’azienda e il contatto e tenere traccia degli eventi importanti del calendario.

Software di gestione dei contatti vs. gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Sebbene il software di gestione dei contatti e il software CRM si sovrappongano in alcune aree, c’è una differenza: un sistema di gestione dei contatti offre funzionalità di base, mentre il software CRM fornisce strumenti avanzati per integrare le attività di vendita, marketing e reporting. Avere in mente gli obiettivi aziendali prima di confrontare i due tipi di sistemi ti aiuterà a decidere quale software è giusto per te.

Ad esempio, mentre un sistema di gestione dei contatti può utilizzare pochi dettagli di contatto e organizzarli per un facile accesso e interazioni essenziali, un CRM aumenta la quantità di dati che puoi raccogliere su clienti e lead e utilizza tali dati per segmentare il tuo pubblico e fornire report che possono migliorare le tue relazioni con i clienti. Mentre la gestione dei contatti consente alle aziende di archiviare le informazioni sui clienti, i CRM consentono alle aziende di fare un ulteriore passo avanti prendendo le informazioni memorizzate e creando e coltivando relazioni in tempo reale.

Ecco alcuni dei vantaggi del software CRM:

• Accesso ai dati in tempo reale . Scegliendo un CRM basato su cloud, puoi accedere ai dati dei clienti in tempo reale e tenere informato tutto il tuo team su eventuali dati aggiuntivi o modifiche ai contatti. Inoltre, non sei legato all’ufficio; anche i dipendenti che viaggiano o lavorano da remoto possono accedere ai dati in tempo reale.
  
• Integrazioni. I CRM hanno spesso integrazioni di terze parti che colmano automaticamente le lacune nei dati. Puoi persino utilizzare app di terze parti per analizzare i clienti sui loro account di social media. Le integrazioni possono essere utili non solo per gestire il servizio clienti, ma anche per monitorare dove i tuoi clienti trascorrono il tempo online.
• Collaborazione. Spesso negli affari, il brainstorming porta nuove idee e può aiutare a concludere una vendita complessa. I CRM rendono facile per i team di vendita e marketing collaborare e avere successo insieme, ad esempio creando un livello più elevato di personalizzazione per il cliente, campagne di test A/B e misurando il ritorno sull’investimento.

Lo sapevate? Mentre il software di gestione dei contatti e i sistemi CRM raccolgono e archiviano i dati, i CRM offrono funzionalità avanzate per le vendite, il marketing e la creazione di report.

Hai bisogno di una gestione dei contatti o di un CRM per la tua azienda?

Se sei nella fase di pianificazione aziendale o hai appena lanciato la tua attività, un CRM potrebbe non essere la soluzione giusta. Dopotutto, utilizzare prima un sistema di gestione dei contatti per sapere chi sono i tuoi clienti fedeli ti aiuterà a restringere i contatti quando sarai pronto per l’aggiornamento. Inoltre, risparmierai sui costi mensili del software, sulle integrazioni, sui dipendenti e sulla formazione mentre stai ancora costruendo le fondamenta della tua azienda.

Ma se hai un’attività consolidata o hai recentemente visto un aumento delle entrate, potresti essere pronto per passare da un sistema di gestione dei contatti a un CRM. Prima di firmare un contratto software, però, poniti queste domande:

• Quanti clienti fidelizzati hai?
• Quanti dipendenti sono disponibili per inserire e analizzare i dati?
• È necessario registrare informazioni dettagliate e interazioni con i tuoi clienti?
• Il tuo settore richiede vendite lunghe e complesse?
• Il tuo settore ha bisogno di acquisti rapidi e ripetuti?
• La tua azienda vende in una posizione geografica significativa?
• Prevede una crescita del business verso l’alto per i prossimi anni?

Rispondi con attenzione alle domande precedenti per valutare i pro e i contro dell’utilizzo di un CRM. Se hai solo pochi dipendenti (anche se è comune nel tuo settore), un CRM potrebbe costare più di quanto valga. Lo stesso vale per i clienti; una piccola base di clienti può essere più facile da mantenere tramite un sistema di gestione dei contatti, poiché un CRM può essere complesso, con dettagli che si estendono su più pagine. Inoltre, un’azienda con meno clienti avrà bisogno di più dati periodici registrati, in quanto può essere più accessibile per segmentare i clienti in base a un paio di fattori.

Se il tuo settore richiede vendite lunghe e complesse o prodotti di breve durata che impongono vendite rapide, un CRM può aiutarti a raccogliere dati per aumentare le possibilità di una vendita di successo. Un CRM può anche essere vantaggioso su scala statale, nazionale o globale. I dati avanzati possono segmentare i clienti in base alla località in modo da poter fornire i migliori prodotti e servizi per ogni territorio.

Dai un’occhiata alle nostre recensioni del miglior software CRM per le piccole imprese per trovare un’opzione che possa aiutare la tua azienda a crescere.

Come scegliere il miglior software di gestione dei contatti o CRM

Dopo aver considerato i tuoi obiettivi aziendali, è il momento di restringere le opzioni software. Poiché la maggior parte dei software aziendali ha molti concorrenti, sarà necessario ricercarli prima di sceglierne uno. [Vedi la nostra guida più dettagliata su come scegliere il software CRM.]

Ecco alcune aree da rivedere nella tua ricerca:

• Raccomandazioni dei colleghi. Se hai un collega fidato che opera nello stesso settore o segue un piano aziendale simile, contattalo per un feedback sulla gestione dei contatti e sul software CRM. Ad esempio, chiedi loro quali sistemi hanno un servizio clienti, piani di pagamento e integrazioni migliori. Consultare colleghi o mentori può farti risparmiare tempo rispetto a provare ogni sistema da solo.
• Recensioni online. Cerca le recensioni di altri utenti facendo una semplice ricerca su Google. Cerca recensioni positive sul servizio clienti, aggiornamenti software frequenti e facilità d’uso. Fai attenzione alle aziende che non dispongono di revisioni aggiornate, hanno lamentele su una funzionalità non funzionante che è importante per te o hanno riscontrato problemi di fatturazione.
• Prova gratuita. Le prove gratuite ti danno l’opportunità di esplorare la dashboard, la navigazione e le opzioni del servizio clienti di un sistema prima di pagarlo. Cerca un software di gestione dei contatti che offra questa opzione in modo da poter provare prima di acquistare.
• Eccellente servizio clienti. Scegli un software con un’assistenza clienti reattiva e professionale. Un sistema con un servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 è l’ideale, ma cerca un’azienda in grado di rispondere alla tua domanda entro poche ore o che almeno fornisca un database tutorial di FAQ online per problemi semplici che potrebbero sorgere.
• Inserimento. Se non hai mai utilizzato la gestione dei contatti o il software CRM, potresti voler scegliere un’azienda che offre onboarding di persona o virtuale in modo da ottenere il massimo dal software. Avere qualcuno che ti guidi attraverso le funzionalità che prevedi di utilizzare può farti risparmiare tempo e frustrazione. Inoltre, vorrai avere una buona conoscenza del software se hai bisogno di formare altri utenti.