Cos’è una linea telefonica virtuale?

• Puoi ottenere un numero virtuale da solo o come parte di un pacchetto di sistema telefonico virtuale.
• Molti fornitori di telefoni virtuali ti consentono di trasferire il tuo numero di telefono tradizionale su uno virtuale.
• Avere un numero di telefono virtuale può renderti accessibile telefonicamente ovunque e in qualsiasi momento, mantenendo la privacy del tuo numero personale.
• Questo articolo è rivolto ai proprietari di piccole imprese che considerano l’utilizzo di una linea telefonica virtuale come parte del proprio sistema telefonico aziendale.

Un sistema di comunicazione telefonica affidabile è uno strumento che ogni azienda dovrebbe avere. Tradizionalmente, tuttavia, un buon sistema telefonico aziendale era costoso e difficile da implementare nelle piccole imprese.

Cos’è una linea telefonica virtuale?

Un numero di telefono virtuale, o DID (Direct Inward Dialing), è un numero di telefono che non è legato a uno specifico dispositivo o linea telefonica e consente all’utente di reindirizzare e instradare le chiamate da un numero a un altro numero, indirizzo IP o dispositivo. Le linee telefoniche virtuali sono anche note come “numeri online”.

Tradizionalmente, i numeri di telefono erano progettati per funzionare su un’unica linea telefonica collegata fisicamente dalla compagnia telefonica a casa o in ufficio e qualsiasi chiamata effettuata a quel numero poteva essere inviata solo a quella specifica posizione fisica. I telefoni cellulari, sebbene più mobili dei fissi, dipendono ancora dalle torri cellulari per fornire copertura. Un numero virtuale offre a un’azienda maggiore controllo e flessibilità nel modo in cui riceve le chiamate rimuovendo queste limitazioni fisiche.

Come funzionano i numeri di telefono virtuali?

I numeri di telefono virtuali si affidano a Internet invece che a una compagnia telefonica o a un ripetitore per fornire copertura, che consente agli utenti di essere raggiunti tramite telefono o computer. Ti consente anche di cambiare il dispositivo che usi in tempo reale. Ad esempio, se desideri essere disponibile sul tuo telefono cellulare solo in determinati orari, puoi indirizzare tutte le chiamate che ricevi durante l’orario di lavoro a una linea telefonica virtuale.

Come ottenere un numero di telefono virtuale

I numeri di telefono virtuali possono essere acquistati in diversi modi. Se la tua azienda dispone già di un sistema VoIP (Voice over Internet Protocol), puoi aggiungere numeri virtuali al tuo pacchetto attuale tramite il tuo provider VoIP. Questo generalmente costa da $ 5 a $ 10 al mese per numero.

Se desideri acquistare un sistema telefonico virtuale, puoi ottenere un pacchetto che include un numero virtuale e un certo numero di interni e minuti. I minuti vengono calcolati a seconda di quanto tempo parli sulla “linea di business”. I costi di un piano di sistema telefonico virtuale partono da $ 10 a $ 12 al mese per uno o due numeri virtuali da 300 a 500 minuti, fino a $ 25 a $ 50 per due numeri virtuali da 2.000 a 3.000 minuti.

Se non disponi già di un sistema telefonico virtuale, puoi rivolgerti a un provider che vende solo numeri virtuali. Questi sono alcuni dei fornitori di linee telefoniche virtuali più popolari:

• Google Voice fornisce ai singoli utenti un numero di telefono virtuale gratuito che può essere utilizzato per chiamate, messaggi di testo e messaggi vocali. Ha un’app facile da usare per smartphone o computer e puoi collegare il numero virtuale a un numero di cellulare o di rete fissa. I piani aziendali partono da $ 10 al mese per utente per un massimo di 10 utenti in 10 località nazionali.
• MightyCall è un sistema telefonico virtuale basato su cloud che offre telefonate, messaggi di testo e messaggi vocali, nonché inoltro di chiamata intelligente e registrazione delle chiamate. Sono disponibili più piani di abbonamento, a partire da $ 219,99 al mese con una prova gratuita di sette giorni disponibile.
• Grasshopper supporta chiamate, messaggi e messaggi vocali. Offre tre piani di servizio, a partire da $ 26 al mese, che ti consentono di scegliere quello che funziona meglio per la tua attività.
• 8×8 è un sistema di comunicazioni unificate VoIP basato su cloud che vanta un servizio altamente affidabile, chiamate a tre vie, segreteria telefonica online, inoltro di chiamata e gruppi suoneria tra le sue numerose funzionalità. Si integra anche con programmi per ufficio come Salesforce e Slack. I piani partono da $ 12 al mese per utente. Leggi la nostra recensione di 8×8 per maggiori dettagli sulle sue soluzioni VoIP.

Quali sono i vantaggi di un numero di telefono virtuale?

I numeri di telefono virtuali offrono un ampio elenco di vantaggi e funzionalità per aiutare le piccole imprese a competere con le organizzazioni più grandi. Forniscono flessibilità nell’hardware, infinite opzioni per la localizzazione e tonnellate di potenziale di risparmio sui costi. I numeri di telefono virtuali hanno molto senso per le aziende di tutte le dimensioni rispetto ai tradizionali telefoni fissi aziendali.

1. Possibilità di ricevere chiamate ovunque

Senza essere vincolato a una posizione fisica, puoi ricevere chiamate ovunque, in qualsiasi momento e sul tuo dispositivo preferito. Ad esempio, se qualcuno nella tua azienda sta per essere assente e ha bisogno di essere raggiungibile telefonicamente ma non vuole dare il proprio numero di cellulare, puoi assegnare un numero virtuale al suo cellulare.

2. Distribuzione delle chiamate in entrata

I numeri di telefono virtuali sono utili anche per le aziende con più uffici. Invece di un telefono che squilla in un ufficio, le chiamate in arrivo possono essere inviate ai telefoni di ogni ufficio. Puoi farlo impostando la destinazione della tua linea telefonica virtuale su una coda di chiamata o un gruppo di suoneria, che farà squillare i telefoni di qualsiasi dipendente designato come parte della coda o del gruppo in modo simultaneo o sequenziale, a seconda delle tue preferenze.

3. Numeri di telefono localizzati

Se il tuo ufficio si trova in un’area diversa dalla tua clientela, puoi assegnare un prefisso locale alla tua linea telefonica. Questo ti aiuta a stabilire una presenza in un’area chiave e riduce i costi delle chiamate in arrivo. È più probabile che i clienti chiamino e rispondano alle chiamate da un numero locale piuttosto che da uno con un prefisso che non riconoscono.

4. Integrazioni con campagne di marketing

Puoi anche tenere traccia delle metriche chiave dei clienti attraverso la tua linea telefonica virtuale. Molti sistemi CRM ti consentono di assegnare un numero univoco a una campagna specifica, ad esempio, così saprai se qualcuno sta chiamando per quella campagna in base al solo numero. Questi dati possono aiutare a valutare l’efficacia di una campagna.

5. Meno costi per le apparecchiature

Le linee telefoniche virtuali possono far risparmiare alla tua azienda migliaia di dollari in costi di telefonia e apparecchiature. Poiché sono digitali al 100%, le linee telefoniche virtuali non richiedono hardware, apparecchiature, installazione o manutenzione.

6. Funzionalità avanzate

Durante la ricerca di un provider di telefonia virtuale, verifica se la società che stai prendendo in considerazione offre funzionalità di messaggistica vocale e di testo oltre al servizio telefonico. I piani più costosi e complessi in genere offrono funzionalità come chiamate a tre vie, gruppi suoneria, ID chiamante, avviso di chiamata e inoltro, registrazione delle chiamate e trasferimenti di chiamata. Dovresti anche vedere quanto è affidabile il servizio in termini di tempo di attività e se l’assistenza clienti è inclusa nel tuo piano.

Quali sono gli svantaggi?

I vantaggi delle linee telefoniche virtuali superano di gran lunga gli svantaggi per la maggior parte degli utenti aziendali, ma ci sono alcuni potenziali svantaggi rispetto ai tradizionali telefoni fissi.

1. Sei sempre “disponibile”.

La principale preoccupazione è l’effetto sull’equilibrio tra lavoro e vita privata, ha affermato Matt Schmidt, CEO di Diabetes365. “Il lato negativo, secondo me, è che sei accessibile quasi ogni volta che sei sveglio. La maggior parte delle persone è maniaca del lavoro per cominciare e avere la possibilità di effettuare un’altra chiamata da casa o da qualsiasi altro luogo può portare al burnout.

2. La qualità della chiamata dipende da Internet.

Un altro svantaggio è l’incoerente affidabilità delle chiamate. Poiché un numero di telefono virtuale è puramente basato su Internet, la qualità della chiamata sarà forte solo quanto la tua connessione Internet.

Suggerimento: assicurati di avere un segnale forte e affidabile e che il tuo provider di servizi Internet abbia un buon programma di assistenza clienti quando implementi un numero di telefono virtuale.

3. I limiti di dati possono essere costosi.

Se utilizzi un piano che utilizza i minuti, devi essere consapevole di come li utilizzi, assicurandoti di non sprecarli in spam o chiamate non aziendali. Altrimenti, rischi di far salire i tuoi costi al di sopra del tuo budget.

Domande frequenti sui numeri di telefono virtuali

Come posso ottenere gratuitamente un numero di telefono virtuale?

Diversi fornitori di numeri di telefono virtuali gratuiti sono disponibili online, come Google Voice per uso personale. Scegli semplicemente il tuo provider preferito e apri un account, scegli il prefisso desiderato e inizia a utilizzare il tuo numero di telefono virtuale. Molti fornitori di telefoni virtuali offrono un numero di telefono gratuito per i privati, ma hanno opzioni a pagamento per le aziende.

Un numero di telefono tradizionale può diventare il tuo numero di telefono virtuale?

Sì, puoi convertire il tuo numero di telefono tradizionale esistente in uno virtuale. Questo processo è chiamato “porting” ed è disponibile tramite la maggior parte dei fornitori di numeri di telefono virtuali.

In quali paesi puoi ottenere un numero di telefono virtuale?

Puoi ottenere un numero di telefono virtuale nella maggior parte del mondo, anche se i paesi specifici possono variare a seconda del provider. La maggior parte dei servizi dei fornitori è disponibile in 50 o più paesi, con alcuni che vantano disponibilità in oltre 100 paesi.

Quanto sono lunghi i numeri di telefono?

I numeri di telefono virtuali seguono lo stesso formato a 10 cifre di un telefono fisso statunitense standard con un prefisso di tre cifre seguito dal numero di telefono. A differenza dei telefoni fissi tradizionali, i numeri di telefono virtuali possono essere acquistati senza un indirizzo fisico legato al prefisso corrispondente. Ciò consente alle aziende di creare l’aspetto di una presenza locale in una regione geografica da qualsiasi parte del mondo. Tuttavia, invece di utilizzare un prefisso locale, molte aziende nazionali optano per un prefisso gratuito come 800, 888, 877, 866, 855, 844 o 833 per i loro numeri di telefono virtuali.

Sean Peek ha contribuito alla segnalazione e alla stesura di questo articolo. Alcune interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.