Cos’è un programma di lavoro compresso e dovresti offrirlo?

• Un programma di lavoro compresso consente ai dipendenti di lavorare un’intera settimana di 40 ore in meno dei soliti cinque giorni.
• Una settimana lavorativa più breve può aiutare ad aumentare la produttività e dare ai dipendenti più tempo personale.
• L’implementazione del programma di lavoro compresso varia a seconda dell’azienda e persino del dipartimento.
• Questo articolo è rivolto ai proprietari di piccole imprese che considerano un programma di lavoro compresso per i loro team.

Attrarre e trattenere i migliori talenti è una preoccupazione significativa per i proprietari di piccole imprese in ogni settore. Sebbene salari competitivi, pacchetti di benefici per i dipendenti di prim’ordine e periodi di ferie adeguati siano essenziali, i dipendenti molto richiesti possono considerare queste offerte il minimo indispensabile.

Offrire flessibilità è un’ottima strategia se vuoi attirare una forza lavoro di alto livello ma non puoi necessariamente permetterti di aumentare stipendi o benefit. Alcuni datori di lavoro offrono ai lavoratori un’alternativa al solito orario dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 17. Offrire un programma di lavoro compresso può rendere più facile per le PMI competere con le aziende più grandi per i talenti d’élite.

Ecco uno sguardo a come funziona una pianificazione compressa, le pianificazioni più popolari e i pro ei contro dell’implementazione di questo modello.

Cos’è un programma di lavoro compresso?

Key takeaway: un programma di lavoro compresso è quando i dipendenti svolgono una settimana di lavoro, in genere 40 ore, in meno dei tradizionali cinque giorni.

Perché ai dipendenti piacciono gli orari di lavoro compressi?

Gli orari di lavoro compressi offrono ai dipendenti un giorno libero in più. Avere quel giorno in più può fornire un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per alcuni dipendenti.

Questo tipo di accordo di lavoro può anche avvantaggiare i dipendenti che hanno un lungo tragitto giornaliero. Non dover guidare o prendere i mezzi pubblici un giorno in più della settimana può essere particolarmente allettante per alcuni membri del personale.

Lo sapevi?: Un altro modo in cui i datori di lavoro attraggono e trattengono i migliori talenti è offrendo un conto di spesa flessibile per l’assistenza sanitaria (FSA). I dipendenti possono utilizzare i fondi FSA per pagare le spese sanitarie.

Ad alcuni dipendenti non piacciono gli orari di lavoro compressi?

Sì. Una settimana lavorativa breve potrebbe non essere pratica per tutti i dipendenti. Alcuni dipendenti hanno obblighi nella loro vita familiare che rendono difficile lavorare più giorni. Inoltre, alcune persone preferiscono lavorare a raffiche più brevi piuttosto che a lunghi tratti.

In altre parole, un programma compresso dovrebbe essere facoltativo per i dipendenti, non obbligatorio.

Cos’è un programma di lavoro compresso 4/10?

Il tipo di accordo di lavoro compresso più comune è un programma 4/10, il che significa che un dipendente lavora quattro giorni di 10 ore (dal lunedì al giovedì), con venerdì, sabato e domenica liberi. Sentirai anche questo accordo denominato “una settimana lavorativa di quattro giorni”.

Negli ultimi anni, dipendenti e datori di lavoro sono sempre più interessati alle settimane lavorative di quattro giorni. Questo perché alcune persone pensano che questi programmi di lavoro compressi migliorino la produttività, il reclutamento, la fidelizzazione e il benessere generale dei dipendenti.

Sebbene i programmi di lavoro compressi 4/10 non siano ancora necessariamente standard in nessun settore o regione, potrebbero essere più applicabili nelle impostazioni dell’ufficio. Possono anche essere utili in ristoranti, negozi al dettaglio e altri ambienti a contatto con i clienti che operano per più di otto ore al giorno.

Suggerimento: consentire ai dipendenti di lavorare da casa è un altro modo per aumentare la produttività consentendo al tempo stesso un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Cos’è un programma di lavoro compresso 9/80?

Se quattro giorni e tre giorni di riposo non funzionano per la tua azienda, prendi in considerazione versioni alternative della settimana lavorativa compressa, la più comune delle quali è la pianificazione 9/80.

In un programma di lavoro 9/80, esiste un ciclo di due settimane in cui il dipendente lavora nove ore al giorno (di solito dal lunedì al giovedì) e otto ore al giorno l’ultimo giorno della prima settimana (venerdì). Quindi, durante la seconda settimana, i dipendenti lavorano di nuovo nove ore al giorno (dal lunedì al giovedì) e hanno un giorno libero aggiuntivo (venerdì).

Questo programma prevede 80 ore di lavoro retribuito in due settimane, ma i dipendenti hanno due fine settimana di tre giorni al mese.

Esempio di programma di lavoro 9/80

Un tipico programma di lavoro 9/80 potrebbe apparire come segue:

Settimana 1:

• Dal lunedì al giovedì – dalle 7:00 alle 17:00 (o dalle 8:00 alle 18:00) con un’ora di pausa pranzo
• Venerdì dalle 8:00 alle 17:00 con un’ora di pausa pranzo

Settimana 2:

• Dal lunedì al giovedì – dalle 7:00 alle 17:00 (o dalle 8:00 alle 18:00) con un’ora di pausa pranzo
• Venerdì – spento

Il ciclo si ripete. Nota che puoi fare una pausa pranzo di mezz’ora invece di un’ora se la tua squadra ritiene che sarebbe meglio.

Fattori da considerare in una settimana lavorativa 9/80

L’esecuzione corretta di un programma di lavoro compresso 9/80 potrebbe richiedere una maggiore attenzione al calendario. Dovrai essere assolutamente sicuro di quali settimane hanno i giorni lavorativi del venerdì. Dovrai inoltre assicurarti che i dipendenti rispettino le loro nove ore al giorno. Tenere traccia di queste ore è molto più semplice con uno dei migliori sistemi di rilevazione presenze, come BambooHR e QuickBooks Time.

Un programma di lavoro compresso 9/80 può avvantaggiare la tua azienda se molti dipendenti percorrono lunghe distanze per raggiungere il tuo ufficio. Questo perché molti orari di lavoro 9/80 comportano turni dalle 7:00 alle 17:00 (o dalle 8:00 alle 18:00). Un’ora di inizio alle 7:00 indica un tragitto giornaliero prima dell’ora di punta e un’ora di fine alle 18:00 indica un tragitto giornaliero successivo.

È risaputo che il pendolarismo mette a dura prova i lavoratori. Senza lo stress del pendolarismo che li appesantisce, i dipendenti possono ottenere risultati migliori.

Suggerimento: per saperne di più su alcuni dei migliori sistemi di rilevazione presenze, leggi la nostra recensione di Bamboo HR e la nostra recensione di QuickBooks Time.

Quali sono i pro e i contro degli orari di lavoro compressi?

Una settimana lavorativa compressa ha un impatto significativo sull’equilibrio tra lavoro e vita privata e su come viene gestito l’ufficio. Ecco alcuni pro e contro da tenere a mente.

Vantaggi degli orari di lavoro compressi

• Più tempo libero: sia attraverso un programma 4/10 che 9/80, una settimana lavorativa compressa consente ai dipendenti di godere di più tempo libero per ricaricarsi.
• Meno assenze: poiché hanno più tempo libero, i dipendenti hanno meno probabilità di prendersi una pausa dal lavoro per fare commissioni o occuparsi di questioni personali.
• Orari di servizio migliorati: se la tua azienda dispone di un reparto di assistenza clienti, l’offerta di orari di supporto estesi attraverso un programma di lavoro compresso può avvantaggiare i clienti che desiderano contattarti dopo le 17:00
• Spostamenti ridotti: a seconda della distanza dall’ufficio in cui vivono i dipendenti, alcuni dipendenti possono risparmiare tempo e denaro venendo al lavoro meno frequentemente.

Contro di orari di lavoro compressi

• Fatica del lavoratore: a seconda del settore e del lavoro, svolgere la stessa quantità di lavoro in meno giorni può stancare i dipendenti.
• Programmi incompatibili: altri partner commerciali, clienti o appaltatori che lavorano con un programma tradizionale dalle 9 alle 17, dal lunedì al venerdì potrebbero non essere sincronizzati con il tuo programma. Potresti anche avere problemi con il tuo programma di buste paga.
• Straordinari non autorizzati: a meno che non vengano attentamente monitorati, i tuoi dipendenti potrebbero avere diritto a un piano retributivo diverso, anche se lavorano lo stesso numero di ore. Controlla le regole sulla retribuzione degli straordinari nel tuo stato per assicurarti di non violare alcuna legge.
• Disagi per i dipendenti: mentre un programma di lavoro compresso può essere ottimo per te e alcuni dei tuoi dipendenti, potrebbe non essere pratico per tutti. Ad esempio, alcuni asili nido hanno un orario tradizionale dalle 9 alle 17, il che potrebbe rendere scomodo o più costoso per i dipendenti trovare assistenza per i propri figli.

Key takeaway: un programma di lavoro compresso può avvantaggiare i tuoi dipendenti e la tua azienda, ma potrebbe non essere pratico per tutti. Valuta attentamente i pro e i contro prima di decidere se offrire questo vantaggio.

Sfide per le imprese orientate ai servizi e le aziende con personale limitato

Se la tua attività è vincolata a orari rigidi o sei a corto di personale, offrire un programma di lavoro alternativo può rendere più complicato il personale e la programmazione.

Un’opzione per compensare questa sfida è offrire orari di lavoro compressi specifici per giorno. Ad esempio, potresti offrire ad alcuni dipendenti un programma dal lunedì al giovedì e ad altri dal martedì al venerdì.

Qualunque cosa tu decida di fare, prepara un piano prima di presentare l’opzione al tuo staff.

Lo sapevi?: Se hai dipendenti a ore, ti potrebbe essere richiesto di implementare una politica di pianificazione predittiva, il che significa che devi fornire ai dipendenti i loro programmi di lavoro in anticipo.

Come si implementa una settimana lavorativa compressa?

Il primo passo è determinare un programma che funzioni meglio per la tua azienda e i tuoi dipendenti. Puoi implementare una pianificazione 4/10 o 9/80 oppure puoi creare una pianificazione che estrae elementi da entrambe queste iterazioni. Potresti scegliere di fare qualcos’altro, come un programma di tre giorni, 12 ore al giorno, un accordo tipico per vigili del fuoco, operatori sanitari e altri settori che richiedono personale 24 ore su 24.

Potresti volere che i dipendenti scelgano il programma che funziona meglio per loro e per le loro famiglie. Tuttavia, non tutti i reparti della tua azienda potrebbero essere in grado di seguire una settimana lavorativa compressa; questo programma può variare in base alla divisione o alla località.

Segui questi passaggi per implementare una settimana lavorativa compressa:

1. Coordinarsi con tutti i reparti. I dipendenti e la direzione devono coordinarsi strettamente quando si passa al nuovo programma. I manager devono assicurarsi di avere una copertura adeguata nei giorni in cui gli altri dipendenti sono liberi, che i nuovi programmi consentano un flusso di lavoro regolare e che tutti rispettino le scadenze. Ciò potrebbe richiedere ai manager di impostare e approvare programmi di lavoro compressi per i propri dipendenti e coordinarsi con altri reparti.
2. Crea una politica. Prima di implementare un programma di lavoro compresso, scrivi una politica (magari come parte della tua politica sui permessi) che delinei chi è idoneo per una settimana lavorativa compressa, quando può essere utilizzata, chi è responsabile dell’impostazione dei programmi e come è formalmente richiesto.
3. Rimani flessibile. Ogni dipartimento può implementare una settimana lavorativa compressa in modo diverso e la tua politica dovrebbe tenere presente questa flessibilità. Ad esempio, i reparti del servizio clienti possono beneficiare di orari più lunghi in meno giorni, mentre il reparto contabilità potrebbe non avere la necessità urgente di essere in ufficio dal lunedì al venerdì durante determinati mesi.

Suggerimenti per l’implementazione di una settimana lavorativa compressa

Questi suggerimenti possono aiutare l’implementazione della settimana lavorativa compressa a procedere più agevolmente:

• Considera la legge. La tua città o il tuo stato potrebbero avere leggi che limitano il numero di ore che un dipendente può lavorare in un determinato periodo di tempo. Controlla sempre con il tuo ufficio del lavoro statale per assicurarti di essere in regola prima di passare a un nuovo programma.
• Stabilisci l’orario d’ufficio principale. Alcune aziende affrontano problemi di personale implementando una settimana lavorativa compressa. Assicurati di programmare attentamente i dipendenti per garantire un’adeguata copertura in ufficio.
• Chiedi ai dipendenti cosa preferiscono. Un nuovo accordo può avere un profondo impatto sui tuoi dipendenti. Ciò che funziona per un dipendente potrebbe non funzionare per un altro. Chiedi ai dipendenti cosa funziona meglio per loro.
• Modificare secondo necessità. La tua politica di pianificazione del lavoro compressa non dovrebbe essere scolpita nella pietra. Man mano che i tuoi dipendenti e manager si adattano a una routine, probabilmente troverai delle lacune che devono essere affrontate. Richiedi regolarmente feedback ai tuoi lavoratori e implementa le modifiche suggerite.

Max Freedman e Mona Bushnell hanno contribuito alla stesura e alla ricerca di questo articolo.