Cosa sono le tasse sui salari?

• Le imposte sui salari, o ritenute d’acconto, vengono trattenute dalla busta paga di un dipendente e pagate all’IRS.
• Il tasso di contribuzione dei dipendenti è del 7,65%, che va verso la previdenza sociale e Medicare.
• I datori di lavoro devono trattenere l’imposta federale sul reddito oltre a qualsiasi imposta statale o locale.
• Questo articolo è rivolto ai proprietari di piccole imprese che cercano maggiori dettagli sulle imposte sui salari e su come si applicano a loro.

Se sei un piccolo imprenditore negli Stati Uniti, dovrai comprendere le tasse sui salari dal momento in cui assumi il tuo primo dipendente. Risalenti al New Deal di Franklin D. Roosevelt, le tasse sui salari sono le tasse trattenute dai guadagni di un dipendente (compresi eventuali stipendi, stipendi, bonus o regali in denaro dal datore di lavoro) per finanziare programmi federali come Medicare e Social Security.

Invece di tassare direttamente i dipendenti, che possono o meno pagare le tasse in tempo, il governo richiede ai datori di lavoro di trattenere una percentuale degli stipendi dei dipendenti. Di conseguenza, spetta ai proprietari di piccole imprese comprendere i dettagli delle tasse. I datori di lavoro possono gestire questo processo da soli, richiedere l’aiuto di un professionista fiscale o impiegare un servizio di buste paga per gestire tutte le loro responsabilità fiscali sui salari e sui salari.

Cosa sono le imposte sui salari?

Le imposte sui salari hanno due componenti principali. La prima parte è la parte della busta paga di un dipendente che il datore di lavoro trattiene. Questo si chiama contributo del dipendente ed è indicato sulla busta paga. La seconda parte è l’importo che i datori di lavoro contribuiscono, anch’esso basato sulla retribuzione dei dipendenti.

Tasse federali

• Previdenza sociale: sia i datori di lavoro che i dipendenti pagano le tasse di previdenza sociale e contribuiscono con lo stesso 6,2% del salario del dipendente.
• Medicare: come le tasse della previdenza sociale, sia il datore di lavoro che il dipendente pagano le tasse Medicare: l’1,45% ciascuno della retribuzione del dipendente, per un totale del 2,9%.
• Legge federale sull’imposta sulla disoccupazione (FUTA): si tratta di un’imposta esclusiva per il datore di lavoro; FUTA non viene trattenuta dai salari dei dipendenti come le tasse di previdenza sociale e Medicare.
• Legge sull’imposta statale sulla disoccupazione (SUTA): come la tassa FUTA, la tassa SUTA è riservata al datore di lavoro nella maggior parte degli stati. Tuttavia, in Alaska, New Jersey e Pennsylvania, i dipendenti sono tenuti a contribuire alle tasse SUTA.

Tasse statali

• Come ci si può aspettare, le imposte statali sul reddito variano ampiamente. A partire dal 2021, 41 stati hanno una qualche forma di imposta sul reddito. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming non hanno un’imposta statale sul reddito. Tuttavia, alcune località, città, contee o distretti hanno imposte sul reddito. Contatta il tuo governo locale per determinare se la tua azienda è tenuta a pagare determinate imposte locali sul reddito.

Come funzionano le tasse sui salari?

Le imposte sui salari vengono trattenute dalla busta paga di ciascun dipendente per finanziare la previdenza sociale e Medicare. I datori di lavoro sono responsabili della trattenuta delle tasse dei propri dipendenti e della loro presentazione, insieme alla quota del datore di lavoro delle tasse del Federal Insurance Contributions Act (FICA), all’IRS.

Quando i dipendenti dichiarano le loro tasse, non devono inserire manualmente la loro imposta sui salari da ogni busta paga, poiché il loro datore di lavoro lo farà per loro. Dopo che i dipendenti hanno depositato le tasse, possono ottenere una dichiarazione dei redditi dall’IRS. Ciò si verifica quando un datore di lavoro sopravvaluta quanto un dipendente deve e preleva tale importo dalla busta paga. Il governo restituisce il pagamento in eccesso al dipendente.

Lo sapevate? Se sei sposato e dichiari le tasse congiuntamente, potresti non avere abbastanza tasse Medicare trattenute. Se il tuo reddito da lavoro è superiore a $ 250.000, sarai soggetto a un’imposta aggiuntiva. Ciò vale anche per le persone sposate che presentano una dichiarazione separata se il loro reddito è superiore a $ 125.000 e può essere coperto adeguando le ritenute alla fonte ed effettuando pagamenti fiscali stimati.

Cosa includono le tasse sui salari?

Le imposte sui salari sono suddivise in tre flussi principali: previdenza sociale e Medicare, che sono obbligatori ai sensi della FICA, e reddito federale.

I contributi della previdenza sociale vengono versati in un fondo per i benefici per gli anziani e l’assicurazione per l’invalidità, mentre Medicare fornisce assistenza sanitaria agli anziani. Oltre alle ritenute d’acconto sulla busta paga di un dipendente, i datori di lavoro devono corrispondere i contributi di previdenza sociale e Medicare ed emettere altri pagamenti come le tasse di disoccupazione statali e federali o l’indennizzo dei lavoratori.

Sonya Muenchen, fondatrice di The Payroll Gal, è consulente fiscale sui salari per le piccole imprese da oltre 20 anni. Ha detto che è importante che gli imprenditori capiscano esattamente di cosa sono responsabili.

“In qualità di datore di lavoro, sei responsabile di … tenere traccia del tempo, calcolare il libro paga in base ai certificati fiscali dei dipendenti e depositare un assegno del libro paga su base settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile”, ha affermato.

Secondo la Society for Human Resource Management, il limite salariale imponibile per la previdenza sociale viene generalmente aumentato ogni anno in base agli aumenti del salario medio nazionale. Nel 2021, i guadagni massimi soggetti all’imposta sui salari della previdenza sociale aumenteranno di $ 5.100, per un totale di $ 142.800.

Imposte sui salari e imposta sul reddito

Oltre ai contributi di Social Security e Medicare, che vengono versati in fondi specifici, i dipendenti devono pagare un’imposta federale sul reddito. L’aliquota fiscale di un dipendente è determinata dalla sua fascia di imposta sul reddito federale, che viene adeguata all’inflazione ogni anno dall’IRS. A differenza della tassa FICA, l’imposta federale sul reddito non viene versata in alcun fondo specifico.

A seconda della tua posizione, potresti avere ritenute alla fonte e imposte sul reddito aggiuntive.

“Stati e alcune località hanno anche tasse sui salari e spesso includono cose come l’assicurazione statale per l’invalidità”, ha affermato Michael Law, un contabile pubblico certificato con Canopy Tax. “Se qualcuno dei tuoi dipendenti guadagna più di $ 200.000, è prevista una trattenuta aggiuntiva di Medicare su di loro”.

Limiti salariali e tasse sui salari

Per il 2021, il limite della base salariale è di $ 142.800. Se un dipendente guadagna tale importo con un datore di lavoro, le sue imposte sui salari sono limitate a tale salario. Se qualcuno ha più di un datore di lavoro e guadagna più di tale importo, dovrà presentare un reclamo per adeguare eventuali tasse di previdenza sociale pagate in eccesso.

La tassa Medicare non ha limiti salariali, poiché tutti i salari coperti sono soggetti ad essa. Tuttavia, se guadagni più di $ 200.000 all’anno, il tuo datore di lavoro tratterrà un’ulteriore tassa Medicare dello 0,9%.

Key takeaway: le tasse sui salari includono i pagamenti per la previdenza sociale e l’assistenza sanitaria. Ci sono anche tasse federali sul reddito che devono essere pagate. Questi pagamenti non vanno in un fondo specifico come fanno le tasse di previdenza sociale e Medicare.

Qual è l’aliquota dell’imposta sui salari?

Obblighi fiscali del datore di lavoro

I datori di lavoro sono responsabili delle seguenti imposte sui propri dipendenti:

• Previdenza sociale: 2% (per uno stipendio massimo di $ 142.800 nel 2021)
• Medicare: 45% (più 0,9% per stipendi superiori a $ 200.000)
• Imposta federale sulla disoccupazione: varia a seconda dello stato
• Imposta statale sulla disoccupazione: varia a seconda dello stato

Obblighi fiscali dei dipendenti

Il contributo dei dipendenti per le imposte sui salari è calcolato come percentuale dei salari imponibili. Per alcuni dipendenti, la retribuzione imponibile sarà inferiore alla retribuzione lorda, ad esempio se contribuiscono a un 401 (k). La retribuzione netta si riferisce alla retribuzione da portare a casa o alla retribuzione lorda meno le tasse.

A partire dal 2021, l’aliquota dell’imposta sui salari trattenuta dai dipendenti è del 7,65%, più l’imposta sul reddito federale e statale. Ecco come si scompone:

• Previdenza sociale : 2% (per uno stipendio massimo di $ 142.800)
• Medicare : 45% (più 0,9% per stipendi superiori a $ 200.000)
• Imposta federale sul reddito : varia in base alla fascia fiscale
• Imposta statale sul reddito : varia a seconda dello stato

Key takeaway: i datori di lavoro e i dipendenti hanno ciascuno i propri obblighi fiscali sui salari I datori di lavoro pagano le tasse sui salari per previdenza sociale, Medicare, disoccupazione federale e disoccupazione statale. I dipendenti pagano la previdenza sociale e Medicare in base a una percentuale del loro salario.

Pagare le tasse sui salari

La legge ha affermato che la frequenza con cui si effettuano i pagamenti delle imposte sui salari dipende in genere dalle dimensioni della propria attività, dalla frequenza con cui si gestiscono le buste paga e dal tipo di datore di lavoro che si è.

“I datori di lavoro domestici con buste paga ridotte hanno i requisiti di deposito più indulgenti, con depositi annuali”, ha affermato. “Quelli con buste paga più grandi devono effettuare depositi mensili o semestrali”.

Law ha affermato che le aziende che sono abbastanza sfortunate da essere catturate in un’area disastrata dichiarata a livello federale potrebbero vedersi ridurre i pagamenti richiesti per un breve periodo.

Sebbene sia possibile completare le imposte sui salari da soli, può essere complicato, soprattutto quando si tratta di tenere traccia dei pagamenti e trattenere la giusta quantità di denaro.

“Il consiglio più solido ma fondamentale che do agli imprenditori è quello di ottenere una società di buste paga e prendere l’abitudine di depositare tutto ciò che ti dicono di depositare”, ha affermato Anthony Parent, titolare della società di servizi fiscali e fiscali aziendali Parent & Parent LLP.

Key takeaway: la frequenza con cui paghi le tasse sui salari è generalmente determinata dalle dimensioni della tua attività, dal tipo di attività che gestisci e dalla frequenza con cui elabori le buste paga.

Gestione delle imposte sui salari

Esistono diversi modi per gestire le imposte sui salari dei dipendenti e garantire che la tua azienda sia conforme all’IRS:

• Fateli voi stessi . Completa le imposte sui salari per ogni dipendente della tua azienda. Ciò comporta l’analisi del modulo fiscale W-4 di ciascun dipendente, il calcolo delle indennità, il riferimento alle tabelle dei redditi e l’esecuzione di operazioni aritmetiche di base per trattenere la giusta quantità di denaro. Tieni presente che dovrai calcolare le ritenute fiscali sui salari statali e federali.
• Utilizzare un servizio di buste paga . I servizi di gestione stipendi sono società di elaborazione delle buste paga di terze parti che gestiscono le buste paga dei dipendenti. Questi servizi sono completamente integrati con la conformità fiscale, l’elaborazione delle buste paga e varie altre funzionalità. Guadagnano con un canone mensile o con gli interessi del denaro che raccolgono per le tasse sui salari. Il prezzo del servizio di gestione stipendi in genere include sia una tariffa mensile fissa che una tariffa per dipendente. I costi mensili di base vanno generalmente da $ 20 a $ 100 al mese, con tariffe per dipendente che vanno da $ 1 a $ 15. Considera la nostra recensione di Paychex, una delle nostre migliori scelte per i servizi di buste paga.
• Lavora con un professionista fiscale . Oltre a lavorare con un servizio paghe, puoi lavorare con un professionista fiscale. Puoi anche parlare con un contabile del completamento delle imposte sui salari, anche se potrebbero indirizzarti a un servizio di gestione stipendi.

Se investi in un servizio o lavori con un professionista fiscale, invece di occuparti tu stesso delle imposte sui salari, puoi dedicare più tempo alla gestione di progetti e problemi importanti all’interno della tua attività.

Cosa succede se non paghi le tasse sui salari?

Assicurarsi che le tasse sui salari siano pagate alle agenzie giuste e in tempo non è un compito da prendere alla leggera. Se non effettui i pagamenti in tempo, potresti incorrere in multe salate, veder chiudere la tua attività e possibilmente passare del tempo dietro le sbarre.

La legge ha detto che qualsiasi denaro trattenuto dalle buste paga dei dipendenti per le tasse sui salari appartiene tecnicamente al governo.

“Hai il dovere fiduciario di consegnare quei fondi all’agenzia governativa applicabile”, ha detto. “Non sei risarcito per il rapporto fiduciario, ma sei penalizzato se non versi quanto dovuto al 100% di quanto avrebbe dovuto essere pagato”.

Se non paghi le tasse sui salari corrette o invii i pagamenti in ritardo rispetto a quanto programmato, l’IRS potrebbe farti visita.

“Se rimani indietro nel pagare le tasse sui salari, riceverai avvisi dell’IRS e alla fine una visita personale dall’IRS”, ha detto Law. “Il continuo mancato pagamento delle tasse sui salari comporterà la chiusura dell’attività da parte dell’IRS e il possibile carcere”.

Parent ha detto che l’IRS può diventare aggressivo riguardo alle tasse sui salari mancate. La struttura delle tasse sui salari significa che quando un’azienda non trattiene la giusta quantità di denaro, il governo può perdere molti finanziamenti. Ciò significa che i funzionari dell’IRS saranno aggiornati sul fatto che stai pagando la tua quota di tasse.

“Probabilmente verrà assegnato un funzionario delle entrate che effettuerà un’ispezione ravvicinata e personale dei tuoi affari”, ha detto Parent. “Molte persone, me compreso, pensano che saltare i depositi sui salari per sbarcare il lunario sia davvero un patto con il diavolo.”

Le imposte sui salari sono una parte importante della tua attività. Mentre può essere facile concentrarsi sulle operazioni quotidiane e dimenticare gli aspetti organizzativi di alto livello, le tasse sui salari sono qualcosa che la tua azienda deve contribuire. Prendi in considerazione la possibilità di collaborare con un servizio di buste paga o di collaborare con un professionista fiscale per proteggere la tua attività dall’IRS.

Key takeaway: il mancato pagamento corretto e puntuale delle imposte sui salari può comportare multe significative da parte dell’IRS. Potresti anche andare in prigione o essere costretto a chiudere gli affari.

Siri Hedreen ha contribuito alla stesura e alla segnalazione di questo articolo. Le interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.