Cosa sono le passività sui salari?

• Insieme ai salari dei dipendenti, le passività sui salari di un datore di lavoro includono le imposte sui salari, le detrazioni volontarie dei dipendenti e i costi del servizio sui salari.
• Le imposte sui salari sono pagate sia dal datore di lavoro che dal dipendente.
• Il software per le buste paga può automatizzare i processi di gestione delle buste paga, semplificare i rapporti sulle buste paga e aiutare a prevenire le frodi sulle buste paga.
• Questo articolo è rivolto ai datori di lavoro che desiderano saperne di più sulle passività salariali e su come pagarle e monitorarle.

Le passività sono un dato di fatto per un imprenditore. Le passività sui salari influiscono non solo sulla salute della tua azienda, ma anche sul sostentamento dei tuoi dipendenti. Queste passività devono essere pagate in modo tempestivo e monitorate da vicino. In caso contrario, le aziende potrebbero rischiare un elevato turnover dei dipendenti, nonché multe dall’Internal Revenue Service (IRS) statunitense.

Hai opzioni quando si tratta di gestire le tue passività sui salari. Sia che tu scelga di gestire tu stesso il libro paga, assumere un contabile o investire in un software per il libro paga, questa guida ti aiuterà ad apprendere le basi delle passività del libro paga, compresi i diversi tipi e come tenerne traccia.

Tipi di passività salariali

Salari dei dipendenti

La responsabilità più evidente quando gestisci il libro paga sono i salari dei dipendenti. I dipendenti possono ricevere una retribuzione giornaliera, settimanale, due volte al mese o in qualsiasi altro programma concordato. Prima che il libro paga venga elaborato, i salari non pagati sono passività, poiché devi dei soldi ai tuoi dipendenti per il lavoro che hanno già completato.

I salari sono calcolati in modo diverso a seconda che i lavoratori siano salariati o orari.

• Lavoratori stipendiati : dividi il loro stipendio annuo per il numero di periodi di paga in un anno per trovare l’importo per un singolo periodo di paga. Gli importi aggiuntivi possono includere bonus o incentivi.
• Lavoratori orari: moltiplicare le ore totali lavorate per la tariffa oraria concordata. Gli importi aggiuntivi possono includere la retribuzione degli straordinari o incentivi.

Lo sapevate? Come datore di lavoro, non hai obblighi fiscali quando lavori con appaltatori o liberi professionisti. I lavoratori a contratto sono tenuti a pagare le proprie tasse su base trimestrale o annuale.

Permesso retribuito (PTO)

Tenere un conto di responsabilità PTO offre più vantaggi rispetto al semplice sapere quando i dipendenti si sono presi un giorno libero. Il motivo principale per tenere traccia della presa di forza dei dipendenti è sapere esattamente quanti soldi avrai a disposizione se un dipendente si licenzia senza utilizzare la presa di forza.

Tenere traccia della presa di forza è semplice quando si utilizza il miglior software per le buste paga. Innanzitutto, inserisci la formula che usi per dare ai dipendenti PTO. Ad esempio, potrebbero guadagnare 0,05 ore PTO per ogni ora lavorata. Una volta registrate la tariffa PTO e le ore lavorate, questo numero viene moltiplicato per la tariffa oraria del dipendente. La somma è il denaro di cui saresti responsabile se il dipendente si licenziasse senza utilizzare la presa di forza.

Se la tua azienda non consente il rinnovo dell’OPA da un anno all’altro, i ratei dell’OPA vengono annullati alla fine dell’anno. Allo stesso modo, se la tua azienda ha una politica PTO illimitata, l’accumulo PTO non si applica.

Le imposte sui salari

Ogni datore di lavoro deve trattenere le imposte sui salari dai dipendenti e presentare tali trattenute all’IRS insieme ai propri pagamenti fiscali. Ma non trasferisci automaticamente le tasse all’IRS quando trattieni questi fondi. Le imposte sui salari sono considerate passività fino alla scadenza per il trasferimento di fondi alle agenzie federali, statali e locali.

Le ritenute fiscali sui salari includono quanto segue:

• Imposta federale sul reddito. Si tratta di tutte le trattenute che comprendono il reddito annuo e lo stato di archiviazione del dipendente (sposato, single, ecc.).

• Imposta statale sul reddito. A seconda dello stato, esistono regole diverse per la ritenuta alla fonte e il pagamento dell’imposta sul reddito statale. Alcuni stati non applicano l’imposta sul reddito.
• Tassa di previdenza sociale e Medicare (FICA). Le tasse di previdenza sociale e Medicare sono trattenute dalla retribuzione lorda con un’aliquota fiscale FICA del 7,65% (sia per i datori di lavoro che per i dipendenti). Tutti i lavoratori autonomi pagano entrambi gli importi, per un totale del 15,3%, ma possono detrarre la metà delle imposte sul lavoro autonomo in sede di dichiarazione dei redditi.
• Legge federale sull’imposta sulla disoccupazione (FUTA) e legge statale sull’imposta sulla disoccupazione (SUTA). Solo i datori di lavoro sono tenuti a pagare le tasse FUTA. I datori di lavoro pagano le tasse di disoccupazione e, insieme ai soldi del governo federale e degli stati, i dipendenti possono riscuotere pagamenti settimanali quando perdono il lavoro.
• Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Se uno stato lo richiede, un datore di lavoro deve acquistare un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Questa assicurazione aiuta a proteggere un’azienda dalla perdita di entrate se un lavoratore si fa male sul lavoro. L’assicurazione di indennizzo dei lavoratori paga le spese mediche e la perdita di salario del dipendente interessato. L’assicurazione è pagata al 100% dal datore di lavoro e il costo può variare a seconda del settore e del numero di lavoratori impiegati.
• Pignoramenti salariali. Se un datore di lavoro riceve un avviso che il suo dipendente ha un sequestro salariale ordinato dal tribunale, un datore di lavoro deve trattenere l’importo corretto della retribuzione del dipendente e inoltrare il denaro a una terza parte. Il tribunale generalmente fornisce queste informazioni. I pignoramenti salariali vengono prelevati in base al reddito del dipendente prima che vengano effettuate eventuali detrazioni ad eccezione delle tasse federali, statali e locali; altri pignoramenti salariali; contributi pensionistici obbligatori; e il mantenimento dei figli ordinato dal tribunale.

Per calcolare con precisione le imposte sui salari dei dipendenti, è necessario che i dipendenti compilino e inviino il modulo W-4 .

Altri tipi di dipendenti con cui la tua azienda potrebbe lavorare includono appaltatori e liberi professionisti , che in genere addebitano una tariffa oraria o una tariffa fissa. Questi lavoratori di solito compilano un modulo 1099 invece di un W-4.

Lo sapevate? A partire dal 2021, sette stati non riscuotono le imposte sul reddito: Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington e Wyoming.

Costi del servizio paghe

Se utilizzi un contabile, un software per le buste paga o un’organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO) per gestire le buste paga, anche questi costi verranno aggiunti alle tue passività per le buste paga.

Le società di buste paga generalmente addebitano ai datori di lavoro in tre modi: per frequenza, per dipendente al mese (PEPM) e prezzi fissi. Il prezzo PEPM è il più popolare e può essere il più conveniente. Ad esempio, se paghi per frequenza ed elabori la busta paga settimanalmente, pagherai la tariffa della busta paga settimanalmente.

Se scegli un piano a tariffa fissa, potresti pagare per più lavoratori di quanti ne hai. Ad esempio, se il piano fisso addebita $ 150 per un massimo di 25 dipendenti e hai solo nove dipendenti, un piano PEPM potrebbe essere notevolmente più economico. Inoltre, i piani fissi hanno spesso un limite massimo di dipendenti, che non è l’ideale per le aziende che stanno pianificando una crescita esponenziale.

Altri costi del personale

Insieme alle responsabilità fiscali federali, statali e locali, in qualità di datore di lavoro, sei anche responsabile delle detrazioni volontarie. Questi possono includere quanto segue:

• Premi di assicurazione sanitaria, dentale, della vista e sulla vita. Qualsiasi contributo del datore di lavoro per i piani sanitari dei dipendenti è una spesa del libro paga. Il resto del premio pagato dal dipendente viene detratto dalla retribuzione ante imposte (prima della detrazione di eventuali imposte). Se le spese mediche annuali totali di un dipendente superano il 10% del suo reddito lordo rettificato, possono dettagliare le spese mediche utilizzando il Modulo 1040, Programma A: Detrazioni dettagliate .
• Contributi pensionistici. I dipendenti contribuiscono ai propri piani pensionistici. I datori di lavoro contrassegnano i piani pensionistici come spese solo se offrono una corrispondenza aziendale.
• Quote sindacali. La responsabilità del datore di lavoro è di dedurre le quote sindacali dalla retribuzione del lavoratore e di inoltrarle al sindacato competente. Le quote sindacali sono calcolate al netto delle imposte, il che significa che non ci sono benefici fiscali. Tuttavia, i dipendenti possono utilizzare il costo delle quote sindacali quando specificano le loro tasse annuali come detrazione al netto delle imposte.

Tutte queste trattenute sono passività fino a quando non trasferisci il denaro alle agenzie appropriate.

Passività salariali e come pagarli

Come tenere traccia delle passività sui salari

È essenziale mantenere la tua busta paga organizzata e aggiornata. In questo modo assicurerai che la tua attività funzioni senza intoppi e possa gestire i crescenti problemi finanziari man mano che si presentano.

1. Conserva copie dei documenti del libro paga e assicurati di datarli. Conservare delle copie ti aiuterà a tenere traccia delle date di scadenza.
2. Imposta promemoria per rispettare le scadenze della responsabilità sui salari.
3. Avere una riserva di cassa per pagare i dipendenti in tempo anche se le vendite sono in rosso.
4. Apri un conto stipendi separato se pagare i tuoi dipendenti dal tuo conto aziendale diventa troppo complicato.
5. Utilizza un software per le buste paga che offre calcoli automatici di salari e tasse. Alcuni servizi di software per le buste paga depositeranno per te le tue passività fiscali sui salari. Puoi leggere alcune delle migliori soluzioni software per le buste paga nella nostra recensione di OnPay e nella nostra recensione di Rippling.

La maggior parte delle soluzioni software per le buste paga sono convenienti, considerando che automatizzano i processi ed eliminano l’errore umano. Il software per le buste paga può anche aiutare ad automatizzare l’onboarding dei dipendenti, la formazione aziendale, la dichiarazione dei redditi, gli errori sulle buste paga e le detrazioni e altro ancora.