Foglio informativo sulla videoconferenza: Zoom, Skype, Microsoft Teams e GoToMeeting

Il lavoro a distanza è ora più comune che mai e, con esso, una rinnovata attenzione alla teleconferenza. Programmi come Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting e Skype hanno requisiti minimi di attrezzatura e rendono facile per i tuoi dipendenti connettersi con i loro colleghi. Tutto ciò di cui hanno bisogno è una webcam e un microfono, che spesso sono integrati nei loro laptop, o anche solo uno smartphone o un tablet.

Abbiamo raccolto alcune funzionalità e suggerimenti speciali per le migliori app di teleconferenza di oggi che possono aiutarti a diventare un utente esperto in pochissimo tempo (anche se non possiamo garantire che manterranno la tua riunione video completamente priva di distrazioni ) .

Ingrandisci le caratteristiche nascoste

Una delle applicazioni software di teleconferenza più popolari è Zoom. La sua semplice funzionalità e l’interfaccia pulita, insieme al suo piano di base gratuito, lo rendono accessibile a milioni di persone che ora si affidano ad esso per lavoro e scuola.

Zoom ha alcune opzioni divertenti nascoste sotto il cofano che fanno di tutto, dall’illuminare l’ambiente circostante a forse anche farti sembrare un po’ più presentabile. Ecco alcune funzionalità da provare alla tua prossima riunione Zoom.

• Cambia il tuo background: potrebbe essere divertente condividere ciò che ti circonda con i tuoi colleghi se hai allestito il tuo spazio di lavoro all’aperto per la giornata, ma se il tuo ufficio a casa è noioso o disordinato e vuoi sistemare le cose dietro di te, c’è un’impostazione per questo. Se vai in Impostazioni e fai clic su Sfondo virtuale, puoi utilizzare quella funzione per caricare un’immagine per sostituire lo sfondo, facendo sembrare che tu sia su una spiaggia o che galleggi nello spazio. Una cosa che dovresti notare, tuttavia, è che funziona solo sull’app desktop o mobile e richiede di soddisfare determinate specifiche di sistema .
• Usa le reazioni emoji per rispondere mentre sei disattivato: a volte preferisci rimanere disattivato durante una riunione perché i bambini sono rumorosi o anche la tua dolce metà è in riunione o per qualche altro motivo. Se chi sta tenendo la riunione ha bisogno di una tua risposta ma vuoi risparmiargli il rumore extra, puoi dare loro un pollice in su, qualche applauso o qualsiasi altro tipo di risposta emoji con la funzione Reazioni. Per usarlo, fai clic sulla scheda Reazioni nella parte inferiore dello schermo della riunione e seleziona un’emoji.
• Usa la visualizzazione galleria: questa funzione non è necessariamente nascosta in Zoom, ma è comunque un’ottima funzione. Se partecipi a una riunione con molte persone e vuoi vedere più volti possibile contemporaneamente, puoi attivare la visualizzazione galleria. L’opzione si trova nell’angolo in alto a destra della finestra della riunione e ti consentirà di vedere dozzine di partecipanti su una pagina, trasformando la riunione nel segmento introduttivo di The Brady Bunch . Se partecipi a una riunione particolarmente numerosa, potresti dover scorrere più pagine per vedere tutti. Puoi tornare alla “Vista relatore” predefinita facendo clic sullo stesso pulsante.
• Disabilita il microfono e la fotocamera per impostazione predefinita: cosa fai se si tratta di un tipo di giornata di lavoro da casa con pantaloni della tuta e maglietta con una banda logora, ma all’improvviso vieni chiamato a una riunione Zoom e non sei pronto? Se stai lottando per sembrare professionale, anche solo dalla vita in su, puoi impostare la tua app in modo che accenda il microfono e la videocamera solo quando lo desideri. Puoi farlo andando nel menu Impostazioni dell’app e andando nella sezione Audio per il tuo microfono e selezionando l’opzione “Disattiva microfono quando partecipi a una riunione”. Se accedi alla parte Video del menu Impostazioni, puoi allo stesso modo selezionare l’opzione “Disattiva il mio video quando partecipi a una riunione”.
• Abbellisci te stesso : se sei ancora preoccupato per il tuo aspetto ma hai solo bisogno di un rapido ritocco, la funzione Ritocca il mio aspetto di Zoom può aiutarti. Questo filtro dà al tuo feed video una volta in più, levigando le linee sottili e riducendo l’aspetto di eventuali borse sotto gli occhi. Per utilizzare questa funzione, torna nel menu Impostazioni, seleziona Video e assicurati che l’opzione “Ritocca il mio aspetto” sia attivata.

Funzionalità di GoToMeeting

L’applicazione di videoconferenza online di GoToMeeting è un’altra opzione popolare per le aziende. Anche se forse non è così appariscente come Zoom o anche Slack, GoToMeeting è una piattaforma stabile e facile da usare.

Le seguenti funzionalità contribuiranno sicuramente a migliorare la tua prossima riunione su GoToMeeting:

• Scegli il tuo nome utente: quando ti iscrivi a GoToMeeting, di solito ti viene chiesto di inserire il tuo nome prima di partecipare a una teleconferenza. Mentre attenersi al tuo normale soprannome è di solito la soluzione migliore, i nomi possono cambiare. Il matrimonio può cambiare il cognome di una persona, certo, ma cosa succede se la tua azienda è abbastanza unita in cui alcune persone hanno soprannomi divertenti o battute interne? Puoi impostare il tuo nome visualizzato sul tuo computer Windows facendo clic su File e selezionando Modifica nome ed e-mail. Gli utenti Mac possono fare lo stesso selezionando Preferenze dal menu File e modificando il testo nella casella Nome.
• Seleziona una foto del profilo: GoToMeetings ha molte funzionalità in versione beta che aggiungono qualcosa in più al programma. Una di queste funzionalità è la possibilità di assegnare un’immagine del profilo per quando non si utilizza una webcam. Per farlo, seleziona il menu File e passa con il mouse sulla sezione Labs. Una volta lì, vedrai le immagini del profilo; fai clic su di esso e puoi quindi caricare un’immagine da associare al tuo account.
• Imposta un filtro per la webcam: questa funzione si basa sulla tua webcam, ma non è diversa dai filtri della fotocamera che potresti trovare sui social media. Se desideri modificare la tavolozza dei colori della tua webcam o aggiungere un filtro al tuo feed, seleziona l’opzione Preferenze nel riquadro Webcam del pannello di controllo. Una volta lì, fai clic sull’opzione Avanzate, dove avrai accesso ai filtri.
• Crea una riunione ricorrente: poiché probabilmente esegui le stesse riunioni ogni settimana, a volte può essere una seccatura creare una nuova riunione ogni volta. Per ovviare a questo, seleziona semplicemente “riunione in qualsiasi momento” o “riunione ricorrente” quando crei il tuo prossimo incontro. In questo modo viene creato un ID riunione univoco che non scade né cambia, anche se a volte lo farà il numero di chiamata. In questo modo è possibile riutilizzare le stesse informazioni, semplificando la pianificazione di più riunioni con le stesse impostazioni.
• Elimina i “segnali acustici di attesa”: quando aspetti che le persone si presentino a una delle tue riunioni, probabilmente ti verrà incontro un segnale acustico incessante. Mentre aspetti, quel segnale acustico può diventare davvero fastidioso. Fortunatamente, puoi disattivare del tutto il segnale acustico su un computer Windows facendo clic sul riquadro Audio nel pannello di controllo e selezionando Modifica. Una volta lì, puoi alternare tra avere o non avere segnali acustici in attesa. Su un Mac, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso sul lato destro del riquadro Audio e seleziona Preferenze. Una volta lì, puoi cambiare l’impostazione.

Funzionalità di Microsoft Teams

Se il tuo ufficio utilizza prevalentemente PC Windows o è disposto a installare software Microsoft su Mac, ecco alcuni suggerimenti che possono migliorare l’esperienza:

• Invia un’e-mail a un intero canale: Microsoft Teams si integra perfettamente con altre applicazioni Microsoft e ti consente di inoltrare un’e-mail a qualsiasi gruppo Teams direttamente da Outlook. Per fare ciò, fai clic sui tre punti nell’angolo in alto a destra della finestra di chat del gruppo. Da lì seleziona “Ottieni indirizzo e-mail”, che creerà un indirizzo e-mail per il canale a cui desideri inviare il messaggio. Dopodiché, è semplice come entrare in Outlook e inviare un’e-mail a quell’indirizzo.
• Messaggi preferiti per uso futuro: siamo stati tutti lì: qualcuno menziona un’attività che devi svolgere o condivide un’informazione importante, ma non hai preso appunti ed è improvvisamente perso nell’etere. Teams aiuta a evitare questa situazione consentendo agli utenti di aggiungere segnalibri ai messaggi importanti. Per fare ciò, gli utenti devono fare clic sui tre punti verticali accanto a qualsiasi messaggio e premere “salva questo messaggio”.
• Registra e trascrivi istantaneamente le riunioni: a volte non tutti sono in grado di partecipare a una riunione online. Tramite Teams, puoi registrare una videoconferenza e archiviare il video nel cloud. Può anche trascrivere la riunione per te. Una volta trascritti, gli utenti possono cercare qualsiasi frase importante.
• Usa i comandi slash: le scorciatoie da tastiera e i tasti di scelta rapida non sono una novità, ma Teams utilizza i comandi slash, che richiedono una barra rovesciata seguita da una singola parola. Questo stile di input dei comandi esiste dagli anni ’90, quando veniva utilizzato nei prompt DOS e nelle stanze IRC. Quanto segue è un esempio dei comandi slash che potrebbero tornare utili:
  • /disponibile : imposta il tuo stato su disponibile. /Occupato e /Assente funzionano in modo simile.
  • /call : avvia una chiamata.
  • /files: accedi ai tuoi file più recenti.
  • /keys: visualizza un elenco di scorciatoie da tastiera.
  • /menzioni : visualizza rapidamente tutte le tue menzioni. Questo particolare comando filtra i messaggi, quindi vedi solo i casi in cui i compagni di squadra hanno richiesto la tua attenzione.
  • /goto : questo comando ti consente di passare rapidamente a un determinato team o canale all’interno della tua organizzazione.

Funzionalità speciali di Skype

Meno persone si affidano a questo programma rispetto al passato, ma Skype è ancora un programma di videoconferenza competente utilizzato da molte persone in tutto il mondo. Come una sorta di applicazione legacy, non ci sono davvero molte funzionalità nascoste che non siano già state prese in giro dal software e aggiunte alla base di conoscenza generale. Tuttavia, ecco alcune caratteristiche e funzionalità che potrebbero tornare utili durante la tua prossima riunione:

• Esegui il backup della cronologia chat: essere in grado di tornare indietro e richiamare una conversazione avuta con un collega o un supervisore può essere utile per molte ragioni, ma, sfortunatamente, Skype elimina automaticamente la cronologia chat nel tempo. Per risolvere il problema, è necessario eseguire del lavoro extra al di fuori dell’applicazione. Innanzitutto, tieni premuto il tasto Windows sulla tastiera e premi R, facendo apparire la finestra Esegui. Una volta lì, digita “%appdata%Skype” (senza virgolette) e premi OK. Vai alla cartella con il tuo nome Skype e copialo. Salva la copia in un’altra posizione e il gioco è fatto. Puoi utilizzare quel backup per trasferire le tue chat su un altro computer o averlo per i posteri.
• Nascondi il fatto che stai digitando: mentre chatti con qualcuno tramite SMS, Skype fa sapere all’altra persona che stai rispondendo. Anche se non è necessariamente un grosso problema, potresti non volere che l’altra persona si renda conto di quanto stai rimuginando sulla tua risposta. Per risolvere questo problema, vai al menu Strumenti e fai clic su Opzioni. Una volta lì, seleziona IM e SMS e poi Impostazioni IM. Seleziona Mostra opzioni avanzate e deseleziona la casella “Mostra durante la digitazione”.
• Condividi il tuo schermo: a differenza degli altri due programmi, la condivisione dello schermo è un po’ più complicata. Per farlo su Skype, devi fare clic sul pulsante “+” nella finestra della chat. Una volta lì, fai clic su Seleziona schermo. Ricorda che una volta selezionata quell’opzione, il tuo schermo sarà visualizzabile da altri, quindi assicurati che quello che hai è quello che vuoi mostrare loro. Per interrompere la condivisione, seleziona l’opzione Interrompi condivisione.

Scorciatoie a portata di mano

Che tu stia lavorando su un laptop o un computer desktop, hai bisogno di un mouse e una tastiera per fare qualsiasi cosa. È con questo in mente che gli sviluppatori creano i loro programmi per utilizzare al meglio questi strumenti. Puntare e fare clic su qualcosa con il mouse può essere il modo più intuitivo per far accadere qualcosa per la maggior parte delle persone, ma le vere scorciatoie vivono tra i tasti. Scava un po’ più a fondo nei tuoi menu e troverai un mondo pieno di scorciatoie da tastiera che possono farti risparmiare tempo o rendere le funzioni meno conosciute più facilmente disponibili.

Le scorciatoie da tastiera per il software di teleconferenza sono in genere per le azioni che normalmente eseguiresti durante una chiamata. Piuttosto che dover spostare la messa a fuoco dalla fotocamera per trovare il menu corretto con il mouse, un utente esperto può affrontare qualsiasi numero di azioni semplicemente toccando un paio di tasti. Di seguito sono riportate alcune scorciatoie da tastiera importanti per Zoom, GoToMeeting e Skype.

Scorciatoie da tastiera per lo zoom:

• Disattivare/riattivare l’audio: Windows: Alt+A (o tenere premuta la barra spaziatrice) | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+A
• Disattiva/riattiva l’audio di tutti tranne l’host: Windows: Alt+M | Mac: Comando(⌘)+Controllo+M (Riattiva: Comando(⌘)+Controllo+U)
• Avvio/arresto webcam: Windows: Alt+V | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+V
• Avvia/interrompe la nuova schermata di condivisione: Windows: Alt+Maiusc+T | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+S
• Mettere in pausa/riprendere la condivisione dello schermo: Windows: Alt+T | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+T
• Avvia/arresta la registrazione: Windows: Alt+R | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+R
• Alza/abbassa la mano: Windows: Alt+Y | Mac: Opzione+Y

Scorciatoie da tastiera di GoToMeeting (solo Windows):

• Disattivare/riattivare l’audio: Ctrl+Alt+A
• Avvia/arresta la condivisione dello schermo: Ctrl+Alt+S
• Mettere in pausa/riprendere la condivisione dello schermo: Ctrl+Alt+P
• Avvia/arresta webcam: Ctrl+Alt+W
• Passa all’audio del computer o del telefono: Ctrl+Alt+U
• Mostra/nascondi chat: Ctrl+Alt+C
• Mostra/nascondi l’elenco dei partecipanti: Ctrl+Alt+L

Scorciatoie da tastiera di Microsoft Teams:

• Attiva/disattiva audio: Windows: Ctrl+Maiusc+M | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+M
• Attiva/disattiva video: Windows: Ctrl+Maiusc+O | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+O (Non ci sono scorciatoie nelle app web.)
• Avvia videochiamata: Windows: Ctrl+Maiusc+U | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+U
• Avvia chiamata audio: Windows: Ctrl+Maiusc+C | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+C
• Rifiuta chiamata: Windows: Ctrl+Maiusc+D | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+D
• Accetta videochiamata: Windows: Ctrl+Maiusc+A | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+A
• Accetta chiamata audio: Windows: Ctrl+Maiusc+S | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+S

Scorciatoie da tastiera Skype:

• Disattivare/riattivare l’audio: Windows: Ctrl+M | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+M
• Avvia videochiamata: Windows: Ctrl+Maiusc+K | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+K
• Avvia chiamata audio: Windows: Ctrl+Maiusc+P | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+R
• Attiva/disattiva webcam: Windows: Ctrl+Maiusc+K | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+K
• Riaggancia: Windows: Ctrl+E | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+H
• Aggiungi persone da chiamare: Windows: Ctrl+Maiusc+A | Mac: Comando(⌘)+Maiusc+A
• Mostra/nascondi elenco partecipanti: Ctrl+Alt+L | Comando(⌘)+Maiusc+A