Comunicazioni unificate: fai lavorare di più il tuo sistema telefonico

• Un sistema di comunicazioni unificate è una soluzione che consente ai team di comunicare tra loro su qualsiasi dispositivo, da qualsiasi luogo.
• I sistemi di comunicazione unificata aiutano le aziende a consolidare i propri strumenti in un’unica piattaforma con accesso ovunque per ridurre i costi e migliorare l’efficienza.
• L’intelligenza artificiale può sbloccare nuove funzionalità per i sistemi di comunicazione unificata, come gli assistenti vocali e le trascrizioni istantanee delle riunioni.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori che stanno imparando a conoscere i sistemi di comunicazione o sono alla ricerca di strumenti per migliorare la collaborazione in team.
  

Sono finiti i giorni in cui le aziende si affidavano ai propri sistemi telefonici esclusivamente per effettuare e ricevere chiamate. Molti dei migliori fornitori di sistemi telefonici hanno ampliato i propri servizi ai sistemi di comunicazione unificata, offrendo ai dipendenti la possibilità di connettersi con chi è fuori e dentro l’ufficio in una moltitudine di modi, il tutto da un unico posto.

Il concetto di comunicazioni unificate (UC) prevede un sistema di comunicazioni aziendali ospitato nel cloud che funziona su più canali e dispositivi.

“A differenza di un tradizionale sistema telefonico aziendale che offre solo la possibilità di effettuare e ricevere chiamate, le comunicazioni unificate combinano servizi telefonici, videoconferenze, messaggistica di gruppo, SMS, fax e altri strumenti di comunicazione su un’unica piattaforma integrata”, ha affermato Jose Pastor, ex senior vicepresidente della gestione del prodotto presso RingCentral.

La crescita del Voice over Internet Protocol (VoIP) e dei servizi ospitati nel cloud ha reso le comunicazioni unificate una realtà. Prima del VoIP e del cloud, i sistemi telefonici tradizionali si basavano su sistemi di scambio di filiali private che erano ospitati all’interno di ogni azienda.

John Pope, CEO di Jive Communications di LogMeIn, ha affermato che la configurazione tipica di un sistema telefonico tradizionale includeva un computer server, una scheda di controllo manuale e più linee collegate al sistema pubblico. Quelle linee si collegavano quindi a un sistema di commutazione interno che indirizzava le chiamate alle singole linee telefoniche di tutti.

“Se sembra complicato, è perché lo è”, ha detto Pope.

Poiché tutti gli strumenti di comunicazione in questi sistemi si basano su Internet per spostare i dati avanti e indietro, ha affermato Pope, le uniche cose richieste da UC sono una connessione Internet e un computer o un telefono IP. “Questa offerta semplificata e unificata riduce i costi fornendo potenti funzionalità che vanno oltre il semplice segnale di linea.”

Cos’è un sistema di comunicazioni unificate?

Un sistema di comunicazioni unificate riunisce più servizi, come e-mail, telefono, browser Internet e videoconferenza, attraverso una combinazione di soluzioni hardware, software e di rete. La bellezza di un sistema UC è che ti offre un modo consolidato, conveniente e flessibile per parlare con il tuo team tramite qualsiasi computer o dispositivo mobile, da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

Man mano che i servizi di comunicazione intelligenti diventano più sofisticati e i team si abituano a sfruttare appieno gli strumenti a loro disposizione, un sistema UC diventa uno strumento prezioso che si integra perfettamente con qualsiasi flusso di lavoro.

Suggerimento: le piccole imprese hanno una vasta gamma di eccellenti sistemi di comunicazione unificata tra cui scegliere, offrendo al tuo team alcune ottime opzioni per incontrarsi virtualmente, condividere file o inviare messaggi istantanei ai colleghi. Leggi la nostra recensione di Dialpad o la recensione 8 × 8 per alcuni esempi eccellenti.

Vantaggi dei sistemi di comunicazione unificata

Con la forza lavoro sempre più mobile di oggi, offrire ai dipendenti modi semplici per comunicare con colleghi e clienti, da qualsiasi luogo, sta guidando la popolarità dei sistemi UC. Che si tratti di videoconferenze con i clienti o di messaggistica istantanea con i colleghi, i sistemi UC offrono un’ampia selezione di strumenti per mantenere fluide le linee di comunicazione per i lavoratori. [Cerchi un servizio di videoconferenza per la tua piccola impresa? Le nostre migliori scelte e recensioni possono aiutare.]

Accesso su qualsiasi dispositivo

Poiché la tradizionale giornata lavorativa dalle 9 alle 17 alla scrivania di un ufficio è in gran parte un ricordo del passato, gli strumenti che consentono la comunicazione da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento sono fondamentali nel mondo in rapida evoluzione e guidato dalla tecnologia di oggi.

“Tra le tecnologie di collaborazione mobile e avanzate, ora più che mai, le persone lavorano fuori dall’ufficio in modo semplice e con successo”, ha affermato Pope. “Sta consentendo una maggiore flessibilità, una maggiore globalizzazione e, soprattutto, una migliore comunicazione”.

Flessibilità

Sebbene disporre di tutti questi strumenti di comunicazione sia estremamente vantaggioso per i lavoratori, offrirli tutti in un unico pacchetto è ciò che rende davvero interessanti i sistemi UC.

“Fornire flessibilità e scelta nel modo in cui i lavoratori comunicano è importante, ma è fondamentale racchiudere questi strumenti di comunicazione in un’esperienza unificata per fornire alla forza lavoro digitale di oggi un’esperienza utente senza soluzione di continuità”, ha affermato Pastor.

Produttività migliorata

La ricerca di RingCentral ha rivelato il livello di “sovraccarico delle app” riscontrato da molti dipendenti. Lo studio ha rilevato che oggi i lavoratori utilizzano regolarmente in media quattro app di comunicazione, con quasi il 70% dei lavoratori che spreca fino a 60 minuti al giorno (l’equivalente di 32 giorni all’anno) passando da un’app all’altra.

La ricerca ha scoperto che i lavoratori si rendono conto di quanto sia prezioso avere accesso a tutti i loro strumenti di comunicazione su un’unica piattaforma. Due terzi degli intervistati desiderano un’unica piattaforma per tutte le loro comunicazioni, citando un flusso di lavoro migliore, una maggiore produttività e una riduzione del caos come i principali vantaggi.

Pope ritiene che l’accesso a tutti questi strumenti di comunicazione da un’unica posizione abbia un impatto positivo sull’innovazione, la produttività e l’efficienza di un’azienda.

“Alcuni dei vantaggi che possono rivedere la tua cultura e le tue comunicazioni e portare a una crescita eccessiva per la tua azienda includono comunicazioni semplificate, maggiore mobilità, affidabilità superiore, migliori interazioni con i clienti, maggiore sicurezza, migliore cultura dei dipendenti, funzionalità avanzate e accesso a dati importanti e strumenti che avranno un impatto sullo sviluppo”, ha affermato.

Costo più basso

Il risparmio sui costi è un altro vantaggio dei sistemi UC. Invece che la tua azienda paghi separatamente ciascuno di questi strumenti, i fornitori di UC li raggruppano insieme a un costo significativamente inferiore.

“Le aziende possono risparmiare decine di migliaia di dollari investendo in sistemi di comunicazione unificata”, ha affermato Pastor.

Lo sapevate? Ottenere un numero di telefono aziendale è semplice con un sistema UC. La maggior parte ha un portale online di facile utilizzo che ti consente di aggiungere rapidamente nuove linee quando nuovi dipendenti entrano a far parte della tua azienda.

I migliori sistemi di comunicazione unificata

Nextiva

Nextiva è un sistema UC specializzato in sistemi telefonici per soluzioni CRM (Customer Relationship Management), che offre molteplici opzioni che possono essere facilmente integrate con la maggior parte dei migliori software CRM. Semplificando processi come la cronologia dell’account, la gestione della pipeline di vendita e l’instradamento dei casi, Nextiva offre una suite di strumenti per aiutare sia i rappresentanti di vendita che i responsabili del servizio clienti.

Nextiva offre anche i principali servizi telefonici, tra cui segreteria telefonica per e-mail e registrazione delle chiamate, mentre strumenti di collaborazione come l’audioconferenza e la messaggistica di gruppo possono migliorare la produttività e far funzionare la tua azienda. Con un tempo di attività dichiarato del 99,999%, Nextiva può garantire il servizio continuo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 della tua azienda in tutti gli Stati Uniti.

I costi di Nextiva vanno da $ 17,95 a $ 75,95 per utente al mese. Puoi saperne di più nella nostra recensione completa su Nextiva.

RingCentral

Facile da integrare, semplice da usare e dotato di un’ampia funzionalità, RingCentral offre alle aziende di qualsiasi dimensione una piattaforma UC VoIP affidabile e ospitata nel cloud. Le funzionalità includono receptionist virtuali per guidare i chiamanti, registrazione delle chiamate e screening delle chiamate, mentre un tempo di attività del 99,9999% consente a RingCentral di fornire un servizio affidabile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

RingCentral sta implementando una serie di strumenti basati sull’intelligenza artificiale per tutto il 2022, offrendo agli utenti la possibilità di trascrivere automaticamente le telefonate o acquisire i momenti salienti delle riunioni. Offre anche una lavagna virtuale che ti consente di mappare le idee attraverso disegni, note e annotazioni. Disponibile sia per dispositivi desktop che mobili, RingCentral può facilmente mantenere i team connessi, sia dentro che fuori dall’ufficio.

I costi di RingCentral vanno da $ 19,99 a $ 69,99 per utente al mese. Leggi la nostra recensione completa di RingCentral per saperne di più.

Uhm

Ooma offre una potente piattaforma per consentire ai team di comunicare praticamente ovunque tramite un desktop o un dispositivo mobile, con la possibilità di ospitare una videoconferenza con un massimo di 25 utenti. Anche se potrebbe non avere il set completo di funzionalità di altri sistemi UC, Ooma è un’ottima scelta per le piccole e medie imprese che hanno bisogno di comunicare rapidamente senza tutti i campanelli e fischietti.

Tutte le funzionalità essenziali di un sistema UC sono presenti sulla piattaforma Ooma, tra cui segreteria telefonica, registri delle chiamate e persino estensioni virtuali per i lavoratori remoti. Meglio ancora, per le organizzazioni che utilizzano Ooma dall’interno di un ufficio, il sistema supporta sia telefoni IP che analogici. Con un servizio clienti reattivo e supporto tecnico, Ooma offre un modo semplice per configurare un sistema UC senza un esperto IT.

Ooma offre due abbonamenti: Ooma Office, che costa $ 19,99 per utente al mese, e Ooma Office Pro, che costa $ 24,95 per utente al mese. Scopri di più nella nostra recensione completa su Ooma.

Il futuro dei sistemi di comunicazioni unificate

Sebbene i sistemi UC offrano un’ampia gamma di funzionalità, c’è ancora spazio per la crescita.

Un modo in cui Pastor vede questi servizi evolversi in futuro è avere più integrazioni integrate con altri programmi e app aziendali. Ad esempio, indica l’integrazione di RingCentral con Salesforce che consente agli utenti del software di avviare chiamate con un solo clic, senza mai uscire da Salesforce.

“I sistemi UC continueranno a evolversi per rendere le comunicazioni aziendali più fluide e strettamente integrate nei flussi di lavoro aziendali esistenti”, ha affermato.

Pope ritiene che tecnologie come l’Internet of Things, l’intelligenza artificiale e le soluzioni mobili amplieranno il modo in cui vengono utilizzati i sistemi UC.

“Gli assistenti vocali diventeranno più intelligenti e saranno alimentati dall’elaborazione del linguaggio naturale e dall’apprendimento automatico continuo”, ha affermato. “Vedremo anche la trascrizione istantanea e più informazioni contestuali attraverso l’intelligenza artificiale, nonché la continua integrazione dei sistemi UC con il software di produttività dell’ufficio”.

L’espansione di questi tipi di sistemi cambierà anche il modo in cui le aziende crescono. Pope ha suggerito che le comunicazioni unificate porteranno a una maggiore espansione globale.

“Con l’escalation della globalizzazione del business, le UC cresceranno proporzionalmente, creando opportunità per le aziende di diventare globali”, ha affermato. “E man mano che la forza lavoro remota continua ad espandersi, vedremo aumentare la popolarità e la necessità delle videoconferenze e delle conferenze Web”.

Eduardo Vasconcellos ha contribuito alla stesura e alla ricerca di questo articolo. Le interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.