Trello vs. Asana: il miglior strumento gratuito per la gestione dei progetti è…

Quando si decide su uno strumento di gestione del progetto gratuito, molte organizzazioni (e anche individui intraprendenti) si trovano di fronte alla stessa scelta: Trello vs. Asana. Questi sono due dei più grandi nomi là fuori, ed entrambi ti danno un sacco di potere di gestione del progetto senza indebolire il tuo conto in banca.

Decidere tra i due può essere difficile. Quindi ti aiuteremo analizzando le basi di ciascuno e confrontando ciò che ottieni nei piani gratuiti. Alla fine, vedrai se Trello o Asana sono migliori per la tua attività o i tuoi progetti.

Trello: semplice gestione del progetto Kanban basata su scheda

Inizieremo con Trello. Se non hai familiarità con la gestione dei progetti Kanban, potresti essere un po’ confuso su come funziona. Ma l’idea alla base è relativamente semplice. Ecco il processo:

1. Stabilisci colonne, categorie o passaggi per il tuo flusso di lavoro.
2. Scrivi le attività sulle carte e le metti in una colonna.
3. I membri del team lavorano su quelle carte e le spostano attraverso le colonne.

La versione originale di Kanban utilizzava Post-It e lavagne bianche. Ma oggi usiamo strumenti digitali per realizzare la stessa cosa. Questo metodo visivo di gestione dei progetti ti aiuta a vedere rapidamente dove si trovano le attività, chi ci sta lavorando e dove andranno successivamente.

Questo è ottimo per flussi di lavoro lineari che seguono sempre (o quasi sempre) lo stesso processo. Creare calendari editoriali in Trello, ad esempio, è comune.

Le idee si spostano da sinistra a destra, attraversando ogni fase necessaria del processo. Naturalmente, puoi anche spostare le carte avanti e indietro se necessario, ad esempio se un articolo necessita di revisioni o aggiornamenti o se un articolo preparato deve essere messo in attesa mentre si avvicina una data di embargo.

Ecco la bacheca di esempio di Trello che mostra come potrebbe apparire un calendario editoriale:

Un gruppo di colonne è chiamato tabellone. Puoi avere tutte le schede che vuoi. Ogni scheda potrebbe rappresentare una squadra, una divisione della tua organizzazione, un progetto, una categoria di compiti o qualsiasi altra cosa tu pensi possa essere una delineazione utile.

Ogni carta può contenere un’ampia varietà di informazioni. Ecco alcune delle opzioni:

• Descrizione
• Utenti assegnati
• Tag con codice colore
• Scadenza
• Elenco attività (con caselle di controllo)
• Allegati
• Messaggi
• Aggiorna le notifiche

C’è anche la possibilità di aggiungere campi personalizzati. Quindi, se ci sono più parti specifiche del progetto di cui devi tenere traccia, non devi fare affidamento interamente sui campi pregenerati offerti da Trello.

Puoi usare una bacheca Trello per te stesso per aiutarti a smettere di dimenticare le cose al lavoro. Tuttavia, la potenza della piattaforma aumenta davvero quando inviti altri membri del team a lavorare con te sulle bacheche.

Gli utenti possono parlare delle carte lasciando commenti. Puoi anche chiamare specificamente i membri del team in modo che ricevano una notifica per importanti aggiornamenti delle carte. Tali conversazioni vengono registrate sulla carta, dove possono essere referenziate in seguito. Ciò rende la scheda Trello un veicolo eccellente per comunicare su attività specifiche senza ingombrare caselle di posta o client di messaggistica istantanea.

Gestire la tua squadra con Trello

Naturalmente, un buon strumento di gestione dei progetti non si limita ad assegnare compiti. Ti consente anche di gestire il tuo team e assicurarti che tutti abbiano accesso alle cose di cui hanno bisogno.

Assegnare i membri del team alle carte è solo l’inizio. Puoi anche rendere le tue bacheche visibili solo a determinati gruppi, dare alle persone diversi livelli di autorizzazione e modificare le autorizzazioni per i commenti sulle singole schede.

Trello rende facile per i membri del tuo team trovare le carte che richiedono la loro attenzione. Possono filtrare per data di scadenza, vedere solo le carte a cui sono assegnati o guardare le carte con tag specifici. È anche facile cercare le carte.

Potenziare Trello con le integrazioni

La natura visiva di Trello e il semplice flusso di lavoro drag-and-drop lo rendono uno strumento potente. Ma quando lo combini con altri servizi, ottieni un sistema di gestione dei progetti che si distingue davvero. Trello chiama queste integrazioni “Power-Up”.

Puoi sempre allegare file dalle tue app di archiviazione cloud, ma l’accensione di Dropbox ti consente di vedere le anteprime dei tuoi documenti e di aggiornarli automaticamente. L’accensione di Evernote ti consente di allegare note, il che significa che puoi combinare la gestione dei tuoi progetti Evernote con Trello. GitHub ti consente di allegare branch, commit, issue e pull request alle carte.

Puoi tenere traccia del tuo tempo, aggiungere collegamenti a chat room video dedicate, integrarti con Slack (che di per sé è un ottimo strumento di collaborazione), visualizzare le tue carte Trello in un diagramma di Gantt e altro ancora. Decine di servizi principali si integrano con Trello. Se stai già utilizzando uno strumento, vale la pena verificare se può interfacciarsi con Trello.

Cosa ottieni gratuitamente con Trello

Il piano gratuito di Trello ti offre bacheche, elenchi, carte, membri, liste di controllo e allegati illimitati. Tali allegati, tuttavia, possono avere una dimensione massima di 10 MB ciascuno. Ottieni anche un potenziamento per scheda.

Se esegui l’upgrade al piano premium, che costa $ 10 per utente al mese, ottieni potenziamenti illimitati, raccolte di schede, sfondi di schede personalizzati e assistenza clienti prioritaria. C’è anche un’opzione “Standard” meno costosa per piccoli team e un piano “Enterprise” più robusto per intere organizzazioni. Puoi vedere un’analisi completa delle funzionalità nella pagina dei prezzi di Trello .

Puoi utilizzare Trello interamente all’interno di un browser o come app, quindi se utilizzi un PC Windows, un Mac, un computer Linux o un Chromebook, puoi gestire facilmente i tuoi progetti.

Scarica: Trello per iOS | androide | MAC | Windows (gratuito, abbonamenti disponibili)

Asana: versatilità con una curva di apprendimento

Uno dei vantaggi più significativi di Trello è che puoi accenderlo ed essere abbastanza abile nell’usarlo molto rapidamente. Asana richiede un po’ più di tempo per imparare, ma una volta che lo fai, ti dà un sacco di potere di gestione del progetto.

Nel dibattito tra Trello e Asana, una cosa importante di Asana gli conferisce un netto vantaggio: puoi impostare sia elenchi di attività tradizionali che schede in stile Kanban. L’elenco delle attività di base è molto simile a quello che ti aspetteresti e include funzionalità che troverai in molte delle migliori app software di gestione delle attività.

Ottieni attività secondarie, date di scadenza, descrizioni e commenti e la possibilità di assegnare attività a progetti specifici (che funzionano come bacheche in Trello). Nella versione premium di Asana, puoi anche contrassegnare le dipendenze delle attività, il che è utile quando alcune attività dipendono da altre.

La visualizzazione della scheda Kanban in Asana assomiglia molto a Trello:

Ancora una volta, hai colonne con le carte. È quindi possibile assegnare e aggiungere attività secondarie, date di scadenza e altre informazioni a ciascuna scheda. Possono anche essere etichettati con tag con codice colore. Le attività secondarie assegnate nelle schede vengono visualizzate anche nella visualizzazione delle attività di un utente.

La possibilità di passare avanti e indietro tra queste due diverse visualizzazioni è ottima per i team di grandi dimensioni che hanno diversi tipi di progetti. Con Asana, puoi impostare un calendario editoriale Kanban e quindi creare un elenco di attività completamente diverso per altri progetti, come l’ottimizzazione dei motori di ricerca o la revisione di vecchi articoli.

E come Trello, puoi avere più progetti, il che è ottimo per evitare che i membri del team vengano sopraffatti.

Asana ha anche una buona funzionalità di reporting: puoi creare più dashboard che ti mostrano lo stato di diversi progetti per te o per i membri del tuo team. Tecnicamente, puoi farlo anche con Trello, utilizzando schede diverse, ma la funzione è molto più navigabile su Asana.

Gestisci la tua squadra con Asana

Le funzionalità di gestione del team di Asana sono simili a Trello. Puoi rendere visibili progetti specifici a determinati membri, impedire ai membri di vedere le conversazioni del team e modificare autorizzazioni specifiche.

La creazione di attività e schede che assegni ai membri del team ti aiuterà a utilizzare Asana in modo efficace e a ridurre significativamente il disordine delle e-mail. La scheda Le mie attività consente inoltre a tutti di vedere facilmente ciò che è stato loro assegnato. E, naturalmente, lasciare commenti sulle attività rende la comunicazione facile da gestire e da consultare.

Potenzia Asana con le integrazioni

Asana si integra con molti degli stessi servizi di Trello. Puoi allegare file direttamente dall’archivio cloud, attività e schede e-mail, tenere traccia del tuo tempo e altro ancora. Puoi persino integrare Asana con molti dei suoi concorrenti, tra cui JIRA e Pivotal Tracker. Molte app del servizio clienti funzionano anche con Asana, semplificando la creazione di attività quando un cliente o cliente effettua una richiesta.

Esistono molte integrazioni con app tradizionalmente associate allo sviluppo, come GitHub, Slack, Microsoft Teams e la maggior parte dei browser, provider di posta elettronica, provider di archiviazione cloud, ecc. Ciò rende Asana una buona scelta per le organizzazioni che già utilizzano una varietà di strumenti per il monitoraggio dello sviluppo. Dai un’occhiata alla pagina delle integrazioni dell’app Asana per vedere cos’altro puoi fare con altre app.

Cosa ottieni gratuitamente con Asana

La versione gratuita di Asana ti offre attività, progetti e conversazioni illimitate. Tuttavia, puoi avere solo un massimo di 15 membri. Avrai anche accesso a dashboard e ricerche di base.

La versione premium, al prezzo di $ 10,99 per utente al mese, ti offre membri illimitati, dashboard personalizzati, funzionalità di ricerca avanzata, dipendenze delle attività, campi personalizzati, team privati ​​e supporto prioritario. C’è anche un piano aziendale da $ 24,99 con opzioni di reporting e gestione ancora più avanzate. Ottieni tutti i dettagli dalla pagina dei prezzi di Asana .

Come Trello, Asana è disponibile nel browser o come app.

Scarica: Asana per iOS | androide | MAC | Windows (32 bit) | Windows (64 bit) (gratuito, abbonamenti disponibili)

Che è migliore? Trello o Asana?

Prima di condividere la nostra raccomandazione, diamo una rapida occhiata alle caratteristiche di entrambi:

Sebbene organizzazioni diverse abbiano esigenze diverse, la versatilità di Asana lo rende un’ottima scelta per quasi tutti. La capacità di tenere traccia delle attività in una visualizzazione tradizionale dell’elenco delle attività o su una scheda Kanban offre un livello di versatilità che Trello non ha.

Naturalmente, questa versatilità comporta una curva di apprendimento più ripida. L’interfaccia di Asana è, per necessità, più complessa di Trello. Se non hai esperienza con l’app, trovare ciò che stai cercando può richiedere più tempo.

Trello, tuttavia, è ottimo quando tutto ciò di cui hai bisogno è un repository centrale per le attività e un sistema per comunicarle. È facile da imparare e da usare, e molte persone lo conoscono già almeno di sfuggita. È anche fantastico come strumento di gestione della vita personale. In effetti, puoi usare Trello praticamente per qualsiasi cosa.

Trello contro Asana: la scelta spetta a te

Alla fine, sia Trello che Asana sono strumenti fantastici. Quello che usi per la tua organizzazione probabilmente scenderà ai dettagli. Il formato dell’elenco delle attività e della bacheca Kanban di Asana ti attira? O vuoi mantenere le cose semplici? Vuoi gestire un team numeroso senza pagare un canone mensile? I tuoi utenti imparano velocemente? O beneficeranno di uno strumento con una curva di apprendimento più semplice?

Dovrai considerare tutte queste domande quando decidi su Trello o Asana. Ma due cose dovrebbero tranquillizzarti se hai difficoltà a prendere questa decisione. Innanzitutto, entrambe sono ottime app e ti aiuteranno a gestire il tuo team. Se non stai utilizzando il software di gestione dei progetti in questo momento, entrambe le app faranno un’enorme differenza.

E secondo, puoi usare Trello e Asana insieme. Si integrano, quindi puoi trasferire i dati tra i due, sincronizzare le tue attività e le tue carte e utilizzare entrambi. Oppure usa Migrator.xyz per spostare i dati da uno all’altro quando vuoi passare. Non sei rinchiuso per sempre.

Provane uno o entrambi!

Poiché entrambe le app sono gratuite, non ti costerà provarle entrambe. Puoi iniziare con Trello e vedere se è sufficiente per le tue esigenze. Se lo trovi troppo semplice, puoi passare altrettanto facilmente ad Asana con gli strumenti di migrazione menzionati in precedenza. In questo modo, avrai un’esperienza diretta di ciò che entrambe le app di gestione dei progetti amano utilizzare.

E quando conosci le differenze tra Trello e Asana, puoi prendere una decisione definitiva e impegnarti in un abbonamento. Quindi, scegline uno, provalo e inizia a gestire i progetti in modo più efficiente.