The Smart Office: come la tecnologia connessa sta ridefinendo il posto di lavoro

• La tendenza verso l’ufficio intelligente, noto anche come luogo di lavoro reattivo o digitale, si basa sull’utilizzo della tecnologia per rendere l’ambiente di lavoro fisico intelligente e adattabile alle esigenze dei dipendenti.
• Gli uffici intelligenti presentano una combinazione di dispositivi connessi a Internet, sensori intelligenti, apprendimento automatico e una migliore comunicazione per migliorare il comfort e la produttività dei dipendenti riducendo al contempo il consumo energetico di un edificio.
• Gli uffici intelligenti possono avvantaggiare i lavoratori remoti e ibridi attraverso l’uso di sale conferenze innovative, lavagne digitali e sistemi di gestione dei documenti migliorati.
• Questo articolo è per gli imprenditori che sono interessati alla tecnologia smart office.

La proliferazione di tecnologie più avanzate sta cambiando il modo in cui le persone fanno affari. Sviluppi come l’internet delle cose (IoT) presentano una varietà di diverse opportunità in molti settori e stanno rifacendo il posto di lavoro moderno e semplificando le operazioni. Questo cambiamento è evidente nella tendenza verso la creazione del cosiddetto smart office, noto anche come responsive o digital workplace, in cui la tecnologia viene utilizzata per rendere l’ambiente di lavoro fisico intelligente e adattabile ai flussi di lavoro aziendali.

Cos’è un ufficio intelligente?

Un ufficio intelligente o un luogo di lavoro reattivo è un design dello spazio di lavoro che utilizza la tecnologia per adattarsi alle diverse esigenze delle persone che lo utilizzano.

“‘Reattivo’ significa che ogni aspetto del campus lavorativo, dagli strumenti collaborativi allo spazio costruito, è in grado di rispondere alle esigenze e al contesto di un individuo”, ha dichiarato a Business News Daily Campbell Hyers, fondatore e CEO di Location Engine. “L’opportunità nella progettazione di campus sul posto di lavoro è quella di costruire servizi che migliorino sia l’esperienza che i profitti”.

L’idea alla base del posto di lavoro reattivo è unificare le operazioni in un unico sistema e potenziare tale sistema con funzionalità di apprendimento automatico. In questo modo, le aziende possono ottenere di più dai propri dipendenti mantenendoli più felici, nonché analizzare una grande quantità di dati per prendere decisioni aziendali più informate.

“Uno smart office sarà un ufficio ad alto contenuto tecnologico che sfrutterà la tecnologia per automatizzare le attività di routine e quotidiane per ottimizzare davvero il modo in cui lavoriamo”, ha affermato Luka Birsa, co-fondatore e chief technology officer di Visionect, un’azienda di digital signage. “Gli uffici intelligenti aumenteranno la produttività liberando il tempo dei dipendenti per svolgere un vero lavoro: il lavoro che la tecnologia non può fare”.

Esempi di tecnologia smart office

Ecco solo alcuni esempi di cosa potrebbe includere uno smart office:

Internet delle cose

“L’IoT sarà sicuramente coinvolto nell’ufficio intelligente”, ha affermato Lou Reinisch, ex rettore associato per gli affari accademici presso il New York Institute of Technology. “Le luci intelligenti, i termostati, le telecamere per la realtà virtuale, gli altoparlanti per la realtà virtuale, ecc. sono tutti fondamentali per l’ufficio intelligente.”

Apprendimento automatico

“L’intelligenza artificiale si sta manifestando anche in campi come la conoscenza e la gestione”, ha affermato Hyers. “Pensa a quanto è potente per un computer essere in grado di dirti la persona migliore con cui parlare di una particolare funzionalità nella suite di prodotti della tua azienda. Il nuovo posto di lavoro dovrebbe essere come una palestra con tutte le attrezzature che non potresti mai avere a casa, ma invece di fare esercizio, il posto di lavoro ti rende più veloce, più forte e più intelligente.

Interconnettività e controllo

“Utilizziamo anche molti dispositivi intelligenti – interruttori intelligenti, dimmer, relè – per controllare tutto nella nostra scuola e ufficio, dalla luce al consumo energetico”, ha affermato Julien Cyr, CEO della Holberton School France. “Abbiamo anche molti sensori – UV, temperatura, lux – e tutti i sistemi di automazione [sono] collegati alle nostre app, come Slack, quindi possiamo ordinare un caffè da un canale Slack, così come abbassare la luce di una scrivania specifica!” [Scopri come risolvere il dibattito sulla temperatura in ufficio .]

Strumenti di comunicazione migliorati

Gli uffici intelligenti dispongono anche di tecnologie che migliorano la comunicazione da uomo a uomo sia per i dipendenti di persona che da remoto. Questi strumenti possono includere lavagne digitali per sincronizzare facilmente le note e facilitare le sessioni di brainstorming, sale conferenze migliorate con videocamere e microfoni ad alta definizione per videoconferenze produttive e sistemi di gestione dei documenti di alta qualità ospitati nel cloud.

Per vedere come potrebbe essere uno smart office, guarda questo video tour dello smart office di Cisco , progettato per il lavoro ibrido.

Di quale tecnologia hai bisogno per uno smart office?

Quando si costruisce un ufficio intelligente, è importante ricordare che non tutte le esigenze aziendali sono le stesse.

“Lo smart office è aggiornato con la tecnologia disponibile più adatta per [un particolare settore]”, ha affermato Ervis Zeqo, responsabile dello sviluppo aziendale e consulente per la sicurezza IT presso eMazzanti Technologies. “Potrebbe essere l’IoT per un produttore, la realtà virtuale per uno studio di progettazione o l’intelligenza artificiale per un’azienda di big data. Ciò che è intelligente per uno potrebbe non esserlo per un altro, e cambia sempre”. [Scopri come l’intelligenza artificiale (AI) sta trasformando il business .]

C’è anche un livello elevato per l’adozione; tutta la tecnologia necessaria per costruire un ufficio veramente intelligente è costosa. Inoltre, al momento non ci sono molti casi di test sul mercato, quindi molte aziende potrebbero essere riluttanti a effettuare l’investimento iniziale necessario per implementare un programma di lavoro reattivo senza la garanzia che fornirà un ritorno.

“L’ostacolo principale è convincere le aziende che la maggiore produttività vale l’investimento iniziale per costruire l’ufficio intelligente”, ha affermato Reinisch. “Molte aziende tendono a basare le proprie decisioni sul ‘benchmarking’. Poiché questo tipo di ufficio non è comune, non sarà presente in nessuno dei confronti di benchmark. Uffici come questo saranno costruiti solo in aziende con dipendenti creativi e dove i capi confidano che i dipendenti creativi sappiano di cosa hanno bisogno i dipendenti.

Tuttavia, l’ago si sta decisamente spostando sull’adozione di smart-office. Secondo una previsione di mercato di Allied Market Research , il mercato globale degli smart-office dovrebbe avere un tasso di crescita annuo composto dell’11,1% ogni anno da qui al 2030. Se le proiezioni dovessero confermarsi, si prevede che il mercato degli smart-office raggiungerà i 90,63 dollari. miliardi poiché un numero in continua espansione di aziende utilizza le basi tecnologiche inerenti a questo cambiamento.

Quali sono i vantaggi della tecnologia smart-office?

Incorporando gli strumenti sopra evidenziati e altre tecnologie intelligenti, le aziende possono aumentare il morale dei dipendenti, aumentare la produttività e ridurre il consumo energetico. Ad esempio, la ricerca evidenziata da Timbergrove , specializzata in soluzioni IoT e di automazione, suggerisce che gli edifici intelligenti che utilizzano tecnologie come sensori di temperatura, termostati intelligenti e sensori contabili per l’occupazione umana potrebbero ridurre i costi energetici dal 15 al 25%.

Per alcune aziende, l’utilizzo della tecnologia smart-office per creare un ambiente di lavoro reattivo offre l’opportunità di estendere l’ufficio ben oltre le sue mura e consentire una collaborazione remota più completa. Mentre alcuni adottanti si concentrano principalmente sullo sfruttamento degli strumenti digitali per rifare l’ufficio fisico, altri vedono la tecnologia in grado di recidere i legami che legano i dipendenti a qualsiasi locale.

“L’ufficio più intelligente potrebbe non essere affatto un ufficio”, ha affermato Mike Finley, esperto di machine learning e co-fondatore di AnswerRocket, una società di analisi. “Con le persone che lavorano dove vogliono essere, la produttività e il morale migliorano mentre i costi diminuiscono. L’idea obsoleta di una supervisione “d’occhio” può essere sostituita da misurazioni reali dei progressi, in tempo reale, da strumenti che collegano i processi aziendali ai profitti. Gli spazi per riunioni in realtà aumentata stanno già prendendo forma e consentono un nuovo livello di collaborazione”.

Il potenziale per il posto di lavoro reattivo di dissolvere i confini tradizionali dell’ufficio potrebbe avere un enorme impatto sulle attitudini dei dipendenti e sulla qualità del lavoro che producono. Quando i datori di lavoro concedono autonomia ai lavoratori, questi dipendenti tendono a sentire che il loro lavoro è più significativo. Ma incorporando la tecnologia smart-office, i datori di lavoro non devono scambiare la responsabilità con la libertà dei lavoratori. Un connubio di tecnologia e flessibilità offre ai lavoratori lo spazio di cui hanno bisogno per produrre al meglio senza compromettere la supervisione del datore di lavoro. (Tieni sempre presente, tuttavia, le leggi e l’etica coinvolte nel monitoraggio dei dipendenti.)

“Un ufficio intelligente… dovrebbe essere adattato per rispondere alle esigenze [aziendali] e dovrebbe essere in grado di crescere con i dipendenti e le aziende, imparare da loro e quindi dare loro suggerimenti sul loro lavoro”, ha affermato Birsa. “La tecnologia smart-office non ha bisogno di essere sconvolgente. Ciò che dovrà fare è adattare i flussi di lavoro aziendali nel modo più fluido possibile e migliorare il modo in cui le persone lavorano senza sottrarre tempo alla giornata lavorativa per imparare i rudimenti”.

Lavorare in modo più intelligente

Man mano che la tecnologia alla base degli uffici intelligenti diventa più diffusa, le aziende adotteranno sempre più vari strumenti per migliorare il posto di lavoro. Sebbene non tutte le aziende dispongano delle risorse o desiderino implementare una ricostruzione completa dell’ufficio intelligente come ha fatto Cisco, elementi specifici possono adattarsi alle piccole imprese. Già, alcuni aspetti che fino a poco tempo fa sembravano impossibili, come gli spazi di collaborazione digitale per la condivisione e la modifica di documenti in tempo reale, sono oggi estremamente comuni.

Mentre le tendenze del lavoro da casa e ibride continuano, alcuni datori di lavoro potrebbero dare la priorità a determinati elementi della tecnologia smart-office rispetto ad altri. Gli aggiornamenti per le videoconferenze, come telecamere intelligenti e microfoni ad alta definizione, ad esempio, potrebbero diventare molto più comuni dei termostati intelligenti o delle macchine da caffè connesse a Internet. Tuttavia, gli uffici intelligenti sono decisamente più che clamore e sono qui per restare.

Jeremy Bender ha contribuito a questo articolo.