Le migliori automazioni Trello per aumentare la tua produttività

Accedi alle automazioni in Trello

Per ciascuna delle automazioni che esamineremo, andrai nello stesso punto in Trello .

• Scegli “Automazione” nella parte superiore della scheda Trello, vicino al lato destro.

• Selezionare un tipo di automazione dall’elenco. Per le automazioni che non rientrano necessariamente in una delle categorie, puoi scegliere successivamente ciò di cui hai bisogno dalla schermata “Automazioni”. Basta scegliere un’opzione.

• Usa le categorie a sinistra per scegliere il tipo che vuoi usare.

Segui i passaggi seguenti per impostare il trigger e l’azione per la tua automazione.

Imposta una regola automatizzata in Trello

Se hai mai impostato una regola in un’applicazione come Microsoft Outlook , sai quanto possono essere efficaci le regole. Scegli un trigger o una condizione, quindi un’azione successiva da eseguire in base a quel trigger.

Di seguito sono mostrate un paio di regole automatizzate per velocizzare il tuo flusso di lavoro Trello.

• Per ogni regola, seleziona “Regole” a sinistra e “Crea automazione” a destra.

• Fai clic su “Aggiungi trigger” per aprire le opzioni di trigger.

Imposta una data di scadenza su una nuova carta

Forse hai un elenco di attività prioritarie che devono essere completate entro un determinato periodo di tempo o date di scadenza che sono più lontane per gli elementi in un particolare elenco. Utilizzando una regola, puoi impostare automaticamente le date di scadenza sulle carte che aggiungi a un elenco.

• Scegli “Sposta carta” nella sezione “Seleziona un trigger” e completa i dettagli dell’elenco utilizzando la seconda opzione per spostare una carta in un elenco.

• Dopo aver aggiunto il nome dell’elenco e chi aggiunge la carta, fai clic sul segno più (+) a destra per aggiungere il trigger.

• Scegli “Date” nella sezione “Seleziona un’azione” e inserisci i dettagli utilizzando la seconda opzione per impostare una data.

• Quando selezioni “Adesso”, puoi personalizzare la data di scadenza della carta. Se desideri aggiungere un orario, fai clic sul pulsante “Orologio”. Utilizzare il segno più a destra della data per aggiungerlo all’azione.

• Fare clic sul “segno più” a destra dell’azione per aggiungerlo all’automazione.

• Facoltativamente, aggiungi più azioni all’automazione. Se hai finito, rivedi “Trigger” e “Azioni” in alto e fai clic su “Salva” per attivare l’automazione.

• Metti alla prova la tua automazione aggiungendo una scheda all’elenco che hai selezionato. Apparirà una data di scadenza per il periodo di tempo che hai scelto. Nel nostro esempio, sono tre giorni lavorativi dalla data corrente.

Rimuovi membri da una carta

Sposti le carte Trello da un elenco all’altro mentre si muovono attraverso un processo? In tal caso, potresti voler eseguire un’azione quando raggiungono l’elenco Completati o Completati, ad esempio rimuovere tutti i membri. Ciò ti consente di fare ciò che desideri con la carta, senza che ogni membro della carta riceva una notifica.

• Segui i passaggi 1 e 2 dall’alto per impostare il trigger e spostare e aggiungere una carta all’automazione.

• Scegli “Membri” nella sezione “Seleziona un’azione” e fai clic sul “segno più” accanto a “rimuovi tutti i membri dalla scheda” per aggiungerlo.

• Rivedi “Trigger” e “Azioni”, fai clic su “Salva”, quindi prova la tua nuova regola automatizzata.

Eseguire attività su una pianificazione

Un modo fantastico per impostare un’automazione è basato su una pianificazione. Potresti eseguire azioni specifiche ogni lunedì mattina, venerdì sera o il primo giorno del mese. Qui sono mostrate un paio di regole Trello programmate per eliminare compiti noiosi.

Per ogni regola pianificata, seleziona “Pianificato” a sinistra e “Crea automazione” a destra.

Ordina le carte per data di scadenza

Se hai più di una persona che aggiunge carte agli elenchi in Trello, tali elenchi possono riempirsi rapidamente. Per vedere quali elementi sono in scadenza per primi in un elenco, ordinali automaticamente per data di scadenza ogni mattina del giorno lavorativo.

• Nella sezione “Imposta un programma”, scegli e completa i campi per la prima opzione. Stiamo scegliendo ogni “giorno della settimana” e impostiamo l’ora per “9:00 AM”. Usa il “segno più” per aggiungerlo all’automazione.

• Per l’azione, seleziona “Ordina” nella sezione “Seleziona un’azione”. Compila i campi per la prima opzione per l’ordinamento per data. Fai clic sul “segno più” quando hai finito.

• Rivedi l’automazione e seleziona “Salva” in alto. Controlla la tua azione alla data e/o all’ora pianificata per assicurarti che funzioni come previsto.

Sposta le carte completate

Quando hai molte liste con tonnellate di carte, la tua bacheca Trello può diventare ingombra. Per rimediare a questo, sposta le carte completate archiviandole in base a un programma.

• Nella sezione “Imposta un programma”, scegli e completa i campi per l’orario che desideri utilizzare. Stiamo utilizzando la quinta opzione e scegliendo ogni “6 mesi” il “1°” a partire dal 1° agosto 2023. Usa il “segno più” per aggiungere il tuo tempismo all’automazione.

• Seleziona “Sposta carte” nella sezione “Seleziona un’azione” e scegli un’opzione. Abbiamo scelto di archiviare le carte nell’elenco “Fine” per più di “30 giorni”.

• Rivedi “Trigger” e “Azioni” e fai clic su “Salva”, quindi lascia che l’automazione ripulisca la tua bacheca Trello.

Automatizza le attività in base alle scadenze

Forse le automazioni che desideri impostare si basano sulle date di scadenza delle carte. Potresti voler mettere le carte in cima o etichettarle a seconda della data di scadenza della carta. Tieni presente che l’impostazione di una nuova regola per la data di scadenza non è retroattiva.

Di seguito sono riportate alcune automazioni della data di scadenza per aiutarti a rimanere aggiornato su carte e attività.

Per ogni automazione della data di scadenza, seleziona “Data di scadenza” a sinistra e “Crea automazione” a destra.

Sposta le carte in scadenza a breve in cima alla lista

Se preferisci vedere le carte con priorità più alta in cima all’elenco, puoi spostare automaticamente in cima all’elenco le carte che scadono quel giorno.

• Nella sezione “Imposta un trigger per la data di scadenza”, scegli “il giorno” per la prima opzione e, facoltativamente, aggiungi un’ora. Abbiamo scelto “7:30 AM” in modo che avvenga prima dell’inizio della giornata lavorativa. Usa il segno più per aggiungerlo all’automazione.

• Per l’azione, seleziona “Sposta” nella sezione “Seleziona un’azione” e scegli un’opzione. Stiamo spostando solo le carte nella nostra lista “Priorità” verso l’alto.

• Rivedi la tua automazione, seleziona “Salva” e controlla il tuo elenco quando arrivano la data e l’ora per assicurarti che le carte siano state spostate in cima.

Etichetta carte scadute

Quando qualcuno non completa una scheda o un’attività in tempo, puoi segnalarlo con un’etichetta.

• Nella sezione “Imposta un trigger per la data di scadenza”, scegli la tempistica che desideri utilizzare, completa i campi e fai clic sul “segno più”. Scegliamo la seconda opzione e la impostiamo per un giorno dopo la scadenza di una carta.

• Per l’azione, seleziona “Aggiungi/Rimuovi” in “Seleziona un’azione” e aggiungi un’opzione etichetta per scegliere l’etichetta o il suo colore.

• Rivedi l’automazione, seleziona “Salva” e controlla i tuoi elenchi per l’etichetta che indica le carte scadute.

Ricevi rapporti via e-mail

Un’altra utile automazione di Trello è ricevere rapporti via email. Ciò ti consente di ottenere un’istantanea settimanale di una bacheca, delle carte in scadenza nella prossima settimana, delle carte scadute o delle carte a cui sei stato aggiunto, tutto tramite e-mail.

• Vai alla bacheca di Trello, seleziona “Automazione” e scegli “Rapporti email”.

• Scegli il tipo di rapporto che desideri ricevere.

• Nella finestra che appare, completa o modifica i campi a sinistra per l’email. In alto, scegli il giorno della settimana e l’ora.

• Sulla destra, vedrai un’anteprima dell’email e potrai apportare modifiche. Si noti inoltre la sezione “Informazioni su questo rapporto” con i dettagli.

• Al termine, scegli “Inviami un test tramite e-mail” o “Pianifica rapporto”.

• Una volta pianificato il rapporto email, vedrai una conferma e potrai visualizzare o modificare i rapporti email esistenti.

Crea pulsanti per azioni manuali

Sebbene i pulsanti potrebbero non essere tecnicamente automazioni come quelle sopra, possono aiutarti a occuparti delle azioni che normalmente faresti manualmente. In Trello, puoi creare pulsanti sia per le carte che per le bacheche.

• Nella schermata di automazione, scegli “Pulsanti scheda” o “Pulsanti scheda” a sinistra, quindi fai clic su “Pulsante Crea” per iniziare.

• Per entrambi i tipi di pulsanti, seleziona un’icona e un titolo per il tuo pulsante. Per i pulsanti delle carte, hai anche la possibilità di chiudere una carta dopo che l’azione del pulsante è stata eseguita.

• Fai clic su “Aggiungi azione” per iniziare a configurare ciò che farà il tuo pulsante.

Crea un pulsante della carta per assegnare una carta, includere una lista di controllo e aggiungere una data di scadenza

Se lavori in una situazione in cui tu e i membri del tuo team unisci le carte quando le assegni a te stesso, crea un pulsante per esso, nonché azioni aggiuntive, come la creazione di un elenco di controllo vuoto e l’assegnazione di una data di scadenza. Sì, quel pulsante della carta può eseguire più azioni contemporaneamente.

• Ad esempio, scegliamo “Membri”, quindi facciamo clic sul “segno più” per “iscriviti alla carta”.

• Stiamo scegliendo “Liste di controllo” e la seconda opzione per aggiungere una lista di controllo vuota, permettendoci di aggiungere le nostre voci di elenco. Assegna un nome all’elenco di controllo e fai clic sul “segno più”.

• Selezioniamo “Date” e scegliamo una data di scadenza di due giorni. Puoi scegliere il tuo tempismo selezionando “Adesso” e facendo clic sul “segno più”.

• Quando hai finito di impostare tutte le azioni per il pulsante della scheda, vai in cima per rivedere tutto. Per modificare l’ordine, utilizzare le frecce a destra. Per rimuovere un’azione, usa l’icona del cestino. Fai clic su “Salva” quando hai finito.

• Apri una carta e prova il pulsante della tua nuova carta. Dopo aver fatto clic sul nostro pulsante, puoi vedere che abbiamo aderito alla carta e abbiamo una data di scadenza tra due giorni e una lista di controllo pronta per i nostri articoli.

Crea un pulsante della bacheca per spostare le carte in un elenco di cose da fare

Se utilizzi la tua bacheca Trello per elenchi di idee che diventano elementi attuabili, come progetti per la tua classe, articoli per il tuo lavoro o eventi per la tua organizzazione di beneficenza, puoi scegliere arbitrariamente idee su cui lavorare. Puoi spostare carte casuali da un elenco all’altro, ad esempio dall’elenco Idee all’elenco Da fare.

• Per questo esempio, scegli l’azione “Sposta carte”, quindi l’opzione carte selezionate casualmente. Scegli il numero di carte, quindi i nomi degli elenchi “Da” e “A”. Come prima, fai clic sul “segno più” per aggiungerlo al pulsante.

• Facoltativamente, aggiungi altre azioni al pulsante della tua bacheca, rivedilo in alto e fai clic su “Salva” per aggiungerlo alla tua bacheca.

• Quando torni alla tua bacheca, vedrai il pulsante vicino alla parte superiore.

• Fai clic sul pulsante e guarda quelle carte che si muovono!

Domande frequenti

Tutte le automazioni Trello sono gratuite?

Tutti gli utenti Trello possono sfruttare le automazioni. I limiti entrano in gioco con il numero di corse di automazione che puoi avere al mese. Ad esempio, gli account Trello gratuiti possono utilizzare 250 processi automatizzati al mese. Dai un’occhiata ai dettagli delle quote di Trello e ad altri limiti di automazione per i dettagli completi.

Posso utilizzare le automazioni Trello con altre app?

Trello offre automazioni con app come Jira, Bitbucket e Slack. Dopo aver collegato un account per una di queste app, puoi impostare azioni come la creazione di un problema Jira o la pubblicazione di un messaggio su Slack in base ai trigger.

Nella schermata di automazione di Trello, seleziona “Visualizza app” a sinistra e scegli un’app a destra per iniziare.

Trello offre flussi di lavoro?

Mentre puoi impostare manualmente o automaticamente determinati tipi di flussi di lavoro in Trello, potresti essere interessato a creare un flusso di lavoro. Utilizzando i flussi di lavoro potenziati per Trello , puoi creare la tua struttura, aggiungere vincoli di carte e gestire le transizioni delle carte sulla tua scheda.

Seleziona “Potenziamenti -> Aggiungi potenziamenti” sulla tua bacheca Trello e cerca “Flussi di lavoro”.

Credito immagine: Pixabay . Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.