Le 7 migliori pratiche per una documentazione digitale efficace in un luogo di lavoro remoto

Mentre adotti l’ambiente di lavoro virtuale e i processi digitalizzati di oggi, è importante considerare come gestire al meglio la documentazione del tuo posto di lavoro. Un’efficace strategia di documentazione digitale è fondamentale per mantenere una forza lavoro coesa. Ciò diventa più rilevante quando si hanno team geograficamente dispersi, come spesso accade con la forza lavoro remota.

Il tuo personale non può più fare affidamento su schedari e documentazione cartacea per accedere e tenere traccia delle informazioni sul posto di lavoro. Questo articolo tratterà le migliori pratiche e gli strumenti per una documentazione digitale efficace nel tuo posto di lavoro remoto.

1. Scrivi in ​​modo conciso

I lettori apprezzano la scrittura concisa, tanto più in un posto di lavoro remoto dove le persone non possono semplicemente fare un salto per chiedere chiarimenti. Ciò significa che è fondamentale organizzare correttamente i tuoi pensieri ed essere il più chiaro possibile nella tua documentazione. Quando scrivi documenti sul posto di lavoro, evita frasi ridondanti, frasi lunghe e gergo non necessario.

Usa gli elenchi puntati per evidenziare le informazioni chiave e separa grandi porzioni di testo in paragrafi. Ciò è particolarmente utile quando si desidera comunicare grandi quantità di informazioni, poiché suddivide il testo in parti digeribili e ne facilita la scansione. Inoltre, vuoi anche usare parole che tutti nel tuo posto di lavoro capiranno, indipendentemente dalle competenze tecniche. Infine, modifica sempre il tuo lavoro per migliorare la tua scrittura prima di inviarlo; un paio di occhi in più può anche aiutare a rilevare eventuali errori.

2. Conservare i documenti digitali in una posizione centralizzata

Un facile accesso ai documenti sul posto di lavoro è fondamentale per una forza lavoro remota. Nessuno vuole perdere tempo a cercare tra messaggi Slack o vecchie e-mail per trovare informazioni vitali. Puoi creare un wiki interno o utilizzare un software di knowledge base per superare questa sfida. Un wiki interno fornisce un archivio centralizzato e ricercabile per tutta la documentazione sul posto di lavoro, incluse le politiche aziendali, le note delle riunioni, le esercitazioni pratiche e i documenti di onboarding, solo per citarne alcuni.

Strumenti wiki interni come Tettra ti consentono di creare, modificare e archiviare documenti in un unico posto e di condividerli con il tuo team con pochi clic. In alternativa, se la tua organizzazione interagisce costantemente con i clienti e desideri conservare la documentazione interna ed esterna nello stesso posto, uno strumento di knowledge base come Document360 potrebbe essere una soluzione migliore. Una knowledge base è essenzialmente una libreria online di documenti interni e risorse di assistenza clienti come domande frequenti, manuali utente e informazioni sui prodotti.

3. Applicare i criteri di controllo degli accessi

Sebbene sia essenziale disporre di un archivio centrale dei documenti sul posto di lavoro, è necessario anche gestire chi può accedere e apportare modifiche ai documenti. Potresti avere documenti specifici che sono rilevanti solo per determinati reparti o file sensibili a cui solo gli amministratori dovrebbero accedere. Ciò consente di mantenere la sicurezza dei documenti e prevenire modifiche accidentali o non autorizzate. Pertanto, quando scegli il tuo strumento di documentazione sul posto di lavoro, selezionane uno che supporti questa funzione e personalizza le impostazioni di controllo degli accessi in base alle tue esigenze organizzative.

Ad esempio, Document360 fornisce più account che ti consentono di decidere il livello di accesso di ciascun utente alla tua documentazione. Tettra include anche un sistema di autorizzazioni che consente di controllare chi può modificare, visualizzare o pubblicare documenti specifici.

4. Osservare le migliori pratiche di sicurezza online

L’applicazione delle policy di controllo degli accessi aiuta, ma non è sufficiente per proteggere i documenti sul posto di lavoro dalle minacce alla sicurezza. Man mano che sempre più aziende si spostano online, la criminalità informatica è in aumento, quindi è necessario prendere ulteriori precauzioni per garantire che la documentazione digitale sia al sicuro dagli hacker.

Per creare un’efficace strategia di documentazione digitale tenendo presente la sicurezza, è necessario evitare i comuni errori di sicurezza del lavoro remoto come l’utilizzo di dispositivi personali per le attività lavorative, la condivisione di password e la trascuratezza dell’installazione degli aggiornamenti di sicurezza. Inoltre, oltre a creare password complesse, devi assicurarti di cambiarle regolarmente per ridurre il rischio di essere violato. Inoltre, puoi anche crittografare i tuoi documenti sul posto di lavoro per aggiungere un ulteriore livello di protezione. Infine, non dimenticare di utilizzare una VPN per mantenere i tuoi dati al sicuro e protetti, soprattutto quando lavori su Wi-Fi pubblico.

5. Conserva i backup

Nonostante i tuoi migliori sforzi, c’è sempre la possibilità che i documenti del tuo posto di lavoro vadano persi o vengano danneggiati. Sebbene l’utilizzo degli strumenti della knowledge base come soluzione di archiviazione principale contribuisca a ridurre il rischio di perdita di dati, è comunque opportuno conservare i backup nel caso in cui qualcosa vada storto. Questo perché queste soluzioni possono anche presentare problemi tecnici al di fuori del tuo controllo, il che, come minimo, significa che non avrai accesso ai tuoi documenti durante quel periodo.

Per essere al sicuro, puoi prendere in considerazione soluzioni di backup ausiliarie come Google Drive e dispositivi di archiviazione locali. Ovviamente, non vuoi dover tenere traccia di più copie dello stesso documento, quindi stabilisci una chiara strategia di backup prima di utilizzare qualsiasi strumento di documentazione sul posto di lavoro. In questo modo, puoi essere certo che i tuoi documenti siano sempre disponibili quando ne hai bisogno.

6. Digitalizza i tuoi documenti cartacei

Se fai ancora affidamento sulla documentazione cartacea, ora è il momento di passare alle copie digitali o, almeno, creare copie digitali. Questo non solo semplifica la gestione di grandi volumi di file, ma migliora anche l’accessibilità, la collaborazione e la sicurezza.

Puoi utilizzare uno scanner per digitalizzare i tuoi documenti cartacei. Una volta che hai le copie digitali dei tuoi documenti, puoi caricarle sullo strumento di documentazione sul posto di lavoro preferito per un facile accesso e collaborazione.

7. Utilizzare l’indicizzazione chiara per l’identificazione rapida

Se hai molti documenti, può essere difficile tenerne traccia. Ecco perché è essenziale utilizzare un chiaro sistema di indicizzazione per i documenti sul posto di lavoro. In questo modo, puoi trovare facilmente i file che ti servono, quando ne hai bisogno. Esistono diversi modi per indicizzare i tuoi documenti; ad esempio, puoi iniziare classificandoli per tipo, data o progetto. In questo modo sarà più facile trovare documenti specifici quando ne avrai bisogno.

Un’altra opzione è utilizzare parole chiave per indicizzare i documenti sul posto di lavoro. Questo può essere particolarmente utile se hai molti file e devi essere in grado di cercarli rapidamente. Qualunque sia il sistema di indicizzazione che utilizzi, assicurati che sia coerente e di facile comprensione.

I tuoi team remoti hanno bisogno di una strategia di documentazione intelligente

La documentazione sul posto di lavoro remoto è essenziale per il buon funzionamento della tua organizzazione. Creando un’efficace strategia di documentazione digitale, puoi garantire che i tuoi team possano accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno e rimanere produttivi.