Il modo più semplice per creare una stampa unione in Microsoft Word

Quando devi stampare lettere o inviare e-mail a molti clienti, clienti o dipendenti, puoi farlo rapidamente utilizzando la stampa unione. Con la procedura guidata Stampa unione in Microsoft Word, puoi configurarlo in pochi minuti.

La stampa unione consente di creare la base del messaggio, inserire nomi e creare tutte le lettere contemporaneamente. Il vantaggio dell’unione guidata di Word Mail è che è possibile utilizzare un elenco esistente o crearne uno al volo. Puoi anche personalizzare diverse parti di una lettera e utilizzare la stampa unione per etichette o buste oltre che per e-mail e lettere.

Crea una stampa unione in Word

Considerando la popolarità dell’invio di e-mail aziendali piuttosto che le normali e-mail, utilizziamo l’esempio della creazione di un’unione e-mail. Apri un documento Microsoft Word e componi il tuo messaggio.

Quando hai finito il tuo messaggio e sei pronto per creare una confluenza, vai alla scheda Mailings. Utilizzare la freccia a discesa “Avvia unione” per selezionare “Unisci procedura guidata passo passo”.

Sulla destra, vedrai una barra laterale aperta che ti guiderà attraverso il processo di stampa unione. Seleziona l’opzione “Messaggi e-mail” in alto e fai clic su “Avanti: Avvia documento” in basso.

Quindi seleziona l’opzione Usa documento corrente. Se vuoi ricominciare da un modello o da un documento diverso, seleziona questa opzione.

Fai clic su “Avanti: seleziona destinatari” nella parte inferiore della barra laterale.

Aggiungi destinatari

Ora puoi scegliere il tuo elenco di destinatari o crearne uno con le seguenti opzioni.

Usa elenco esistente: selezionare questa opzione e fare clic su Sfoglia per trovare il file. Quando si apre in Word, vedrai una casella in cui puoi perfezionare l’elenco, se lo desideri. Ordina, filtra, trova duplicati o controlla gli indirizzi. Puoi anche utilizzare le caselle di controllo per selezionare e deselezionare i destinatari.

Seleziona dai contatti di Outlook: seleziona questa opzione e fai clic su “Seleziona cartella contatti” per selezionare una cartella. Vedrai quindi i contatti di quella cartella apparire nella casella come sopra, dove puoi perfezionare il tuo elenco.

Inserisci un nuovo elenco: seleziona questa opzione e quindi fai clic su Nuovo per inserire i dettagli del destinatario nella finestra pop-up. Puoi utilizzare tutti i campi che preferisci e personalizzare le colonne.

Dopo aver selezionato i destinatari, fai clic su “Avanti: scrivi un messaggio e-mail” nella parte inferiore della barra laterale.

Completa il tuo messaggio

Puoi quindi scegliere tra i blocchi che vedi per aggiungere i dettagli del destinatario al tuo messaggio.

Blocco indirizzi: posiziona il cursore nel documento nel punto in cui desideri bloccare gli indirizzi. Quindi scegli il formato per i nomi dei destinatari, se vuoi includere il nome di un’azienda o un indirizzo postale e altre informazioni sulla posizione.

Vedrai un’anteprima di ogni destinatario sulla destra e potrai utilizzare le frecce in alto per navigare e visualizzarli. Se manca qualcosa, fai clic su “Campi di corrispondenza” per risolverlo.

Fai clic su “OK” quando hai finito. Vedrai la variabile Blocco indirizzi nel tuo documento nella posizione che hai selezionato.

Riga di benvenuto: posiziona il cursore nel documento in cui desideri posizionare la riga di saluto. Selezionare un formato di saluto e stringa di saluto e un valore predefinito per i nomi dei destinatari non validi. Visualizza in anteprima ciascuno con le frecce e un rettangolo in basso.

Fai clic su “OK” quando hai finito e vedrai la variabile “Linea di benvenuto” nel tuo documento.

E-mail: se sul computer è installato un software di posta elettronica, selezionare questa opzione e seguire le istruzioni.

Elementi aggiuntivi. Per aggiungere ulteriori campi, come numeri di telefono o righe di indirizzo aggiuntive, posizionare il cursore nel documento in cui si desidera visualizzare i campi, selezionare questa opzione e inserire i dettagli. Fai clic su “Inserisci” o “Campi mappa” per terminare.

Per rimuovere uno qualsiasi degli elementi che hai aggiunto, seleziona semplicemente la variabile e rimuovila dal documento.

Seleziona “Avanti: Anteprima messaggi e-mail” nella parte inferiore della barra laterale.

Visualizza in anteprima e invia e-mail

Vedrai quindi un’anteprima dell’e-mail con le variabili compilate con i dettagli dei tuoi destinatari. Usa le frecce della barra laterale per visualizzare in anteprima ogni post. Per apportare modifiche ai tuoi destinatari, seleziona Modifica elenco destinatari oppure, per tornare indietro e modificare il documento, utilizza i collegamenti dei passaggi nella parte inferiore della barra laterale.

Al termine, fai clic su “Avanti: completa la stampa unione” e quindi seleziona “E-mail” per inserire i dettagli “A”, “Oggetto” e “Formato posta”. Facoltativamente, puoi inviare solo a destinatari specifici. Fare clic su “OK” per inviare e-mail tramite Outlook.

Altri tipi di documenti per la stampa unione

Se scegli un tipo di unione diverso in Word, vedrai solo lievi differenze rispetto alla procedura guidata.

Lettere e catalogo: puoi aggiungere gli stessi dettagli delle e-mail, ma alla fine puoi stampare o modificare singole lettere o inviare il catalogo a un nuovo documento.

Buste ed etichette: puoi selezionare varie opzioni come il formato della busta, il tipo di etichetta e il carattere. Quindi stampare buste o etichette.

Puoi creare una stampa unione in Microsoft Word da zero per e-mail, lettere, buste o etichette utilizzando la scheda Invii. Ma il modo più semplice per impostare la stampa unione in Word è utilizzare la procedura guidata per la stampa unione.