Imposta sulle vendite per l’e-commerce: cosa devono sapere le piccole imprese

• Il caso South Dakota v. Wayfair della Corte Suprema degli Stati Uniti ha stabilito che ai rivenditori di e-commerce potrebbe essere richiesto di riscuotere e versare l’imposta sulle vendite.
• Ogni stato ha le proprie regole per determinare quali aziende sono tenute a riscuotere l’imposta sulle vendite. In genere, non devi riscuotere l’imposta sulle vendite se effettui vendite minime e non sei presente nello stato.
• Le aziende di e-commerce dovrebbero prendere in considerazione le tecnologie e consultare esperti nel determinare le aliquote dell’imposta sulle vendite per evitare sanzioni e commissioni per imposte non pagate.
• Questo articolo è rivolto ai proprietari di attività di e-commerce che desiderano rispettare i propri obblighi in materia di imposta sulle vendite.

Rimanere aggiornati sulle modifiche alle leggi sull’imposta sulle vendite può essere difficile anche per gli imprenditori e i proprietari di piccole imprese più esperti. Aggiungi le modifiche alla legislazione e stai esaminando una miriade di regolamenti da risolvere. Comprendere le leggi sull’imposta sulle vendite è particolarmente complesso se ti occupi di e-commerce e conduci affari con clienti di più stati.

Spiegheremo cosa devono sapere i proprietari di attività di e-commerce sulle normative sull’imposta sulle vendite interstatali, cosa puoi fare per rimanere al passo con questi cambiamenti e gli errori comuni da evitare.

Lo sapevi?: Oltre alle complesse normative sull’imposta sulle vendite, le sfide dell’e-commerce per gli imprenditori includono anche la garanzia di adeguate pratiche di sicurezza informatica, il tenere il passo con i prezzi competitivi e i problemi di evasione degli ordini.

Devi riscuotere e versare l’imposta sulle vendite sulle vendite e-commerce?

Se svolgi una notevole quantità di affari in qualsiasi stato o soddisfi altre qualifiche, devi valutare l’imposta sulle vendite, riscuoterla e rimetterla alle autorità fiscali competenti entro il termine prescritto. Fatta eccezione per gli articoli all’ingrosso, le materie prime e le vendite effettuate a organizzazioni non profit, alle attività commerciali statunitensi al dettaglio può essere richiesto di riscuotere l’imposta sulle vendite sui beni che vendono.

In qualità di proprietario di una piccola impresa che vende online, devi monitorare le leggi commerciali online in continua evoluzione per ogni stato in cui svolgi la tua attività.

Che cos’è un nesso relativo all’imposta sulle vendite e in che modo influisce sulle attività di e-commerce?

Un nesso relativo all’imposta sulle vendite determina il rapporto tra la tua azienda e lo stato o la giurisdizione fiscale. Per i negozi fisici, questo è in genere facile. La presenza fisica del negozio stabilisce il rapporto tra la giurisdizione fiscale e l’impresa.

Tuttavia, nel 2018, una sentenza della Corte Suprema nel caso South Dakota contro Wayfair Inc. ha cambiato il modo in cui le aziende di e-commerce riscuotono e versano l’imposta sulle vendite. Gli stati possono ora costringere i venditori fuori dallo stato a riscuotere l’imposta sulle vendite anche se i venditori non hanno una presenza fisica nello stato.

Ecco cosa devi sapere sul nesso dell’imposta sulle vendite.

1. Le normative relative all’imposta sulle vendite differiscono da stato a stato.

L’importo delle vendite o il numero di transazioni che un venditore può effettuare prima che debba iniziare a riscuotere le tasse varia a seconda dello stato. Ad esempio, nel South Dakota, lo stato può richiedere a qualsiasi azienda che fornisca più di $ 100.000 di beni o servizi o totalizzi 200 transazioni all’anno di riscuotere e pagare l’imposta sulle vendite. Altri stati hanno le proprie regole stabilite sulla riscossione e sul versamento dell’imposta sulle vendite.

2. Le aziende che vendono a più stati devono comprendere le normative statali.

Per le aziende con beni teoricamente disponibili per tutti i clienti in tutti i 50 stati, determinare l’eventuale imposta sulle vendite da addebitare e come versare l’imposta all’autorità fiscale competente può essere scoraggiante.

Se la tua piccola impresa spedisce tre prodotti da $ 15 a un cliente in tutto il paese, probabilmente non devi preoccuparti molto di queste leggi sull’imposta sulle vendite. È dubbio che qualsiasi stato creerà una legge in cui piccole vendite occasionali comportano il pagamento di un’imposta sulle vendite.

Tuttavia, le aziende che vendono importi più significativi devono prendere atto delle normative aziendali locali e statali.

3. Diversi fattori contribuiscono a determinare il nesso relativo all’imposta sulle vendite.

Il nesso dell’imposta sulle vendite cambia da stato a stato. Il modo in cui viene determinato può dipendere da diversi fattori, tra cui:

• Dipendenti
• Sede centrale
• Dove è immagazzinato l’inventario
• Quantità di prodotto venduto a o in un particolare stato

Le leggi sull’imposta sulle vendite e-commerce vengono aggiornate continuamente, quindi è necessario ricercare i requisiti sul sito Web di ogni stato per assicurarsi di essere conformi.

Come ci si adegua alle nuove leggi sull’imposta sulle vendite per l’e-commerce?

Tenere il passo con le leggi sull’imposta sulle vendite di e-commerce in continua evoluzione non è un’impresa facile. Mentre prepari la tua attività per determinare l’idoneità, l’importo dell’imposta sulle vendite da addebitare (se presente) e il modo in cui verrà riscossa, monitorata e pagata, dovrai impostare nuovi sistemi e processi che ti aiutino a far fronte alle tue responsabilità.

“Insieme agli ovvi cambiamenti che dovranno essere implementati dal punto di vista contabile, gran parte dell’impatto di questa decisione sarà tecnologico”, ha affermato Christian Gainsbrugh, fondatore di LearningCart. “Molte persone danno per scontato il calcolo dell’imposta sulle vendite, ma gestire e calcolare tali aliquote dietro le quinte non è un’impresa da poco”.

Ecco alcuni consigli per stare al passo con le leggi sull’imposta sulle vendite per l’e-commerce.

1. Impostare un sistema per tenere traccia delle leggi sull’imposta sulle vendite per l’e-commerce.

I grandi rivenditori online hanno un vantaggio rispetto ai venditori più piccoli in questo scenario. Ad esempio, aziende come Amazon possono investire denaro e dipendenti in problemi di legge sull’imposta sulle vendite per adeguarsi rapidamente ai cambiamenti delle normative e ai problemi di conformità.

È più difficile per le piccole imprese tenere il passo con le complessità. “Sebbene alcuni stati come il Maryland abbiano un’aliquota forfettaria standard sulle vendite, alcuni come il South Dakota la basano sulla città e altri stati come Washington calcolano l’imposta sulle vendite in base alla contea in cui si trova l’acquirente”, ha spiegato Gainsbrugh. “Con il modo in cui vengono tracciati i confini della contea, potresti letteralmente avere un cliente su un lato di una strada con un’aliquota fiscale e un altro dall’altra parte della strada con un’aliquota fiscale completamente diversa.”

Mentre le leggi sull’imposta sulle vendite possono essere complesse, i rivenditori online più piccoli con meno risorse possono rivolgersi alla tecnologia per chiedere aiuto. In particolare, il software per aiutare a gestire la complessità delle diverse leggi sull’imposta sulle vendite è fondamentale. I migliori sistemi di punti vendita (POS) si integrano con il software di contabilità della tua azienda e possono elaborare varie leggi sull’imposta sulle vendite statali.

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2. Monitorare le aliquote dell’imposta sulle vendite in tutti gli stati.

Molti stati seguono le linee guida monetarie di $ 100.000 di vendite annuali, delineate nel caso della Corte Suprema per il South Dakota. Altri stati non hanno emanato gli standard esatti del South Dakota, ma puoi usare quei numeri per prepararti se uno stato in cui fai affari non ha ancora stabilito leggi. Se superi quella soglia ipotetica, dovresti monitorare attentamente le leggi sull’imposta sulle vendite in quello stato per rimanere conforme.

Ad esempio, se vendi beni per un valore superiore a $ 100.000 o effettui più di 200 transazioni all’anno in uno stato che non ha modificato le proprie leggi dalla sentenza South Dakota contro Wayfair, dovresti controllare frequentemente le leggi fiscali in quello stato per eventuali modifiche e seguire la legislazione. Se riscuoti l’imposta sulle vendite dai clienti, rimetti l’imposta allo stato. La mancata osservanza di questa precauzione può comportare la violazione delle linee guida legali.

Key takeaway: stare al corrente delle aliquote fiscali sulle vendite e di altre modifiche fiscali alle piccole imprese ti aiuta a mantenere il controllo delle tue finanze, massimizzare tutti i benefici fiscali e gestire un’attività redditizia.

Suggerimenti per la gestione dell’imposta sulle vendite e-commerce

Gestire l’imposta sulle vendite e-commerce richiede impegno, cooperazione e assistenza. Questi suggerimenti possono aiutare i rivenditori di e-commerce a monitorare correttamente le leggi statali e riscuotere e versare l’imposta sulle vendite di e-commerce alle autorità fiscali competenti.

1. Tieni traccia di ogni centesimo, letteralmente.

Una delle cose migliori che puoi fare per rispettare i tuoi obblighi di imposta sulle vendite è tenere registri meticolosi, ha affermato Luca CM Melchionna, un membro dirigente di Melchionna PLLC. Le migliori soluzioni software di contabilità ti aiutano a tenere traccia delle fatture e delle vendite in modo da sapere esattamente da dove provengono le tue vendite.

“Assicurati di lavorare con un avvocato e un CPA con esperienza in questo settore”, ha consigliato Melchionna. “In molti stati, gli obblighi di dichiarazione delle imposte sulle vendite sono ricorrenti. È importante che i piccoli rivenditori mantengano una documentazione impeccabile al momento di ogni vendita”.

2. Tieni traccia delle scadenze di pagamento di ogni stato.

Quando devi versare l’imposta sulle vendite che riscuoti sulle vendite di e-commerce varia a seconda dello stato. Crea un calendario o contrassegna un calendario esistente con la data di scadenza di ogni stato per garantire che i pagamenti vengano inviati in tempo alle autorità competenti.

“Quando ti registri presso uno stato, ti dovrebbe essere assegnata una frequenza di archiviazione (mensile, trimestrale, annuale o altro)”, ha affermato Scott Peterson, vicepresidente della politica fiscale statunitense e delle relazioni con il governo di Avalara. “Queste frequenze hanno ciascuna le proprie date di scadenza. Sebbene la data di scadenza possa essere ufficialmente lo stesso giorno del mese di ogni periodo di riferimento, questi possono variare a causa di festività, fine settimana e altri fattori. Quindi, è fondamentale controllare le date esatte piuttosto che dare per scontato di sapere quando sono.

3. Sapere come versare l’imposta sulle vendite.

Ogni stato ha i propri requisiti che regolano le modalità di deposito e versamento dell’imposta sulle vendite di e-commerce. Alcuni possono accettare un assegno e alcuni stati richiedono di pagare online. Avere una chiara comprensione dei propri obblighi, in modo da non avere sorprese al momento del deposito.

4. Richiedere i permessi fiscali sulle vendite, se necessario.

Se stai per raggiungere le soglie minime di vendita in uno stato, devi richiedere un’imposta sulle vendite prima di raggiungere tale soglia. Devi essere registrato con un’imposta sulle vendite prima di poter riscuotere l’imposta sulle vendite dai clienti. È molto faticoso ottenere i permessi in vari stati, ma è imperativo rimanere informati sulle norme sull’imposta sulle vendite e seguirle in ogni stato in cui si fa affari.

5. Comprendere le sanzioni per errori e ritardi.

Conoscere le sanzioni per pagamenti in ritardo o errati per ogni stato è fondamentale quanto conoscere la legge. Il mancato rispetto della legge, anche accidentale, potrebbe causare continui problemi alla tua attività, comprese azioni legali.

6. Consultare un esperto.

Se non sei sicuro delle tue responsabilità fiscali in un particolare stato, contatta un professionista fiscale, CPA o avvocato. La loro visione può aiutarti a prendere le decisioni migliori per la tua attività di e-commerce e assicurarti di riscuotere e versare correttamente l’imposta sulle vendite. Inoltre, possono consigliarti su come usufruire delle detrazioni fiscali per le quali hai diritto.

Errori di conformità da evitare

“Tutti commettiamo errori”, ha detto Peterson. “Quando sei una piccola impresa che dichiara le imposte sulle vendite, è facile da fare. Dopotutto, ci sono buone probabilità che tu non sia un esperto di imposte sulle vendite”.

Peterson ha condiviso tre errori comuni che le piccole imprese commettono riguardo alla riscossione dell’imposta sulle vendite.

1. Non tenere traccia delle diverse regole sull’imposta sulle vendite per i diversi stati

Come accennato in precedenza, ogni stato ha le proprie regole e procedure. Potresti avere a che fare con diverse date di scadenza, frequenze di archiviazione, formati, penalità tardive e altre variabili, ed è facile mescolarle.

Gli Stati continuano a modificare le regole per motivi politici ea causa della pressione dei collegi elettorali. Ad esempio, nel 2022, la Louisiana ha smesso di addebitare l’imposta sulle vendite sui pannolini. Sempre nel 2022, la Florida ha ridotto l’imposta sulle vendite e sull’uso delle case mobili dal 6% al 3%.

“Assicurarsi di farlo bene per ogni stato significa anche assicurarsi di essere aggiornati sugli ultimi requisiti, che possono cambiare e cambiano”, ha aggiunto Peterson.

2. Segnalazione di codici IVA errati

Molti stati richiedono di suddividere le raccolte in base alla giurisdizione locale, il che aggiunge un ulteriore livello di complessità. Peterson ha notato che ci vogliono calcoli e controlli accurati per assicurarti di ottenere i tuoi numeri giusti.

È inoltre necessario assicurarsi di calcolare correttamente l’importo della vendita soggetta all’imposta sulle vendite. Ad esempio, alcuni stati tassano i prodotti alimentari mentre altri no.

3. Non presentare perché non hai riscosso alcuna tassa

Non dare per scontato che se non hai riscosso le tasse, non devi presentare la domanda per quel periodo di riferimento. La maggior parte degli stati richiede di archiviare ogni periodo di riferimento, anche se non hai raccolto nulla. La mancata osservanza di questo requisito potrebbe comportare sanzioni per ritardo o mancato deposito.

Lo sapevi?: I 10 migliori stati per le tasse sulle piccole imprese includono Wyoming, South Dakota e Alaska, mentre alcuni dei peggiori includono New Jersey, New York e California.

Quali sono le prospettive per l’imposta sulle vendite per l’e-commerce?

Dalla sentenza South Dakota contro Wayfair nel 2018, gli stati hanno implementato molte modifiche alle normative fiscali sulle vendite di e-commerce. È probabile che i cambiamenti continuino, motivo per cui è essenziale che la tua azienda rimanga aggiornata.

Sebbene possa sembrare quasi impossibile per un piccolo imprenditore rimanere aggiornato sulle modifiche all’imposta sulle vendite in 50 stati, gestendo correttamente le responsabilità dell’imposta sulle vendite e rimanendo informato, puoi avere successo.

Rimanendo organizzati, conducendo ricerche continue sulle modifiche della legge statale, acquistando programmi software, se necessario, e registrandosi per i permessi fiscali sulle vendite in ogni stato ove richiesto, puoi garantire che la tua azienda sia conforme ai codici fiscali in continua evoluzione. Sapere che stai gestendo correttamente la tua imposta sulle vendite può darti tranquillità, così puoi concentrarti sulla gestione e sulla crescita della tua attività.

Sally Herigstad e Stella Morrison hanno contribuito alla segnalazione e alla stesura di questo articolo. Alcune interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.