Pronto ad affittare un ufficio? Cosa dovresti sapere sul leasing

2023/02/03

Quando si affitta uno spazio commerciale per la prima volta, il processo può essere complicato e confuso.
Per affittare con successo uno spazio commerciale, prenditi il tuo tempo e rivedi il contratto di locazione per intero prima di firmarlo.
Vale anche la pena consultare un esperto che può guidarti attraverso il processo di leasing.
Questo articolo è per gli imprenditori che stanno prendendo in considerazione l’affitto di spazi per uffici commerciali.

C’è molto da considerare quando si affitta uno spazio commerciale, soprattutto se è la prima volta che lo si fa. Il processo può essere complicato e numerosi fattori possono influire sulla tua decisione su quale luogo affittare e in quali termini. Se sai cosa cercare, però, puoi trovare lo spazio ufficio giusto per la tua organizzazione. Stiamo analizzando tutto ciò che dovresti sapere quando si affitta uno spazio commerciale in modo che tu possa trovare un ufficio in cui la tua azienda prospererà.

Cosa sapere sull’affitto di un ufficio

Se pensi di essere pronto per firmare un contratto di locazione commerciale, ecco le cose più importanti da sapere per un’esperienza di successo.

Scopri di cosa ha bisogno la tua azienda, ora e in futuro.

Proprio come acquistare una casa o un appartamento, cercare un ufficio può essere allo stesso tempo eccitante e travolgente. Se stai pensando di affittare uno spazio commerciale, fai il punto sulle esigenze del tuo team prima di iniziare ufficialmente la tua ricerca.

“L’inquilino deve riflettere sulla posizione del contratto di locazione rispetto al costo, ai termini e alla durata del contratto di locazione… e se lo spazio ufficio… fornisce o meno opzioni per la crescita o l’espansione dell’attività”, ha affermato Jeb Ory, osservatore del consiglio di amministrazione di Quorum.

La preparazione può mitigare lo stress della ricerca dell’ufficio ideale. Non immergerti nel processo senza avere un’idea chiara di ciò che la tua organizzazione vuole e può permettersi, ha affermato Bobby Goodman, responsabile della crescita presso NavigatorCRE, un’azienda che aiuta le aziende a trovare spazi per uffici.

“Per rendere il processo fluido e di successo, consiglio di fare una pausa e prepararsi prima della ricerca”, ha affermato. “Ciò include sapere come utilizzerai il tuo spazio, quali servizi sono desiderati e impostare ‘parapetti di prezzo’ per evitare di superare il budget. Ogni spazio ufficio avrà caratteristiche diverse, quindi è importante… capire le [tue] priorità”.

Dovresti anche considerare la traiettoria e gli obiettivi della tua attività per il prossimo futuro per assicurarti che uno spazio potenziale possa crescere con la tua organizzazione. “Prima di visitare qualsiasi spazio, le aziende dovrebbero chiedersi dove vedono l’attività tra uno, tre e cinque anni”, ha affermato Goodman.

Prenditi il tuo tempo.

Quando hai bisogno di un nuovo ufficio per il tuo team in crescita, potresti essere tentato di affittare il primo spazio che soddisfi le tue esigenze. Tuttavia, Ory ha affermato che è meglio prendersi il proprio tempo e preservare le proprie opzioni il più a lungo possibile, il che potrebbe significare accettare contratti di locazione a breve termine mentre si cerca il proprio spazio perfetto a lungo termine.

“Bloccare un contratto di locazione pluriennale quando la tua azienda sta crescendo rapidamente può inibire la crescita e forse anche richiedere di aprire due uffici diversi contemporaneamente, il che può creare sfide logistiche e inefficienze di costo”, ha affermato.

Ory ha notato che potresti essere in grado di trovare sublocazioni di uffici completamente arredati e spazi di coworking temporanei fino a quando non sei pronto per un contratto di locazione a lungo termine.

“La nostra azienda si è trasferita quattro volte all’interno di un unico spazio di coworking WeWork prima di trasferirsi nel nostro ufficio”, ha affermato. “Abbiamo risparmiato decine di migliaia di dollari prendendoci il nostro tempo per trovare lo spazio giusto piuttosto che trasferirci in un posto in fretta”.

Rivedi il tuo contratto di locazione prima di firmare.

Dopo aver valutato le esigenze della tua organizzazione e, con un po’ di fortuna, aver trovato uno spazio per uffici che soddisfi tali esigenze, è il momento di firmare sulla linea tratteggiata. Ma a meno che tu non sia esperto di immobili commerciali, probabilmente ti imbatterai in alcune frasi confuse nel contratto di locazione.

“Gran parte delle informazioni necessarie per quanto riguarda la ricerca dell’ufficio viene comunicata in termini di settore invece del linguaggio quotidiano che gli inquilini possono comprendere”, ha affermato Goodman. “Ad esempio, un inquilino potrebbe comprendere ‘costi totali di affitto’ ma non un ‘triplo contratto di locazione netto’, come potrebbe dire un broker.”

Non ignorare questi termini sconosciuti o spazzarli via: assicurati di esaminare il contratto di locazione con un pettine a denti fitti, ha affermato Eddie Navarette, CEO di FE Design & Consulting.

“L’ambiguità può essere comune quando si tratta della terminologia nei contratti di locazione”, ha affermato. “Potrebbe non essere chiaro chi sia responsabile dei pagamenti e questi dettagli potrebbero non essere scoperti fino a quando non sarà troppo tardi. Non aver paura di fare domande per ottenere ciò che desideri: nessuno si preoccupa dei tuoi affari più di te. [Pensi che potresti voler acquistare invece? Scopri il momento migliore per acquistare un immobile commerciale .]

Key takeaway: non affrettare il processo: prenditi del tempo per fare ricerche e porre tutte le domande necessarie in modo da sapere esattamente a cosa ti stai impegnando prima di firmare un contratto di locazione commerciale.

Altri suggerimenti per l’affitto di uffici

Ecco alcune altre cose da tenere a mente se si desidera affittare uno spazio per uffici commerciali.

Decidi se stai affittando a lungo termine oa breve termine.

Mentre determini ciò che desideri in uno spazio ufficio, scopri se è nel tuo interesse affittare a lungo oa breve termine. Molti locatori si aspettano che tu affitti il loro spazio da uno a tre anni e potrebbero fornirti un contratto che lo afferma. Se non sei disposto a prendere questo tipo di impegno, modifica la tua ricerca di conseguenza.

Consulta un esperto.

Ricordi quella terminologia complicata che abbiamo menzionato? Un esperto di immobili commerciali, come un broker o un avvocato di fiducia, può aiutarti a dare un senso a tutto ciò che non capisci. Non importa quanta ricerca conduci, non c’è sostituto per parlare con qualcuno che lavora nel settore immobiliare da molti anni. Ci saranno sempre elementi del processo che non comprendi o comprendi appieno, lasciandoti vulnerabile a fare passi falsi importanti e rimanere bloccato con clausole abusive. Tuttavia, se ti consulti regolarmente con un professionista esperto durante il processo di leasing, puoi ridurre al minimo questi rischi.

Lo sapevi?: Puoi noleggiare attrezzature per la tua attività proprio come faresti con un ufficio. In questo modo potrebbe essere più conveniente rispetto all’acquisto di apparecchiature a titolo definitivo.

Sii flessibile.

Anche se fai un eccellente inventario delle esigenze dell’ufficio della tua azienda e non affretti il processo, potresti non essere in grado di trovare una posizione che soddisfi tutte le preferenze del tuo elenco. Sii disposto ad apportare aggiustamenti e modifiche ragionevoli ai tuoi piani, se necessario. Se sei sposato al 100% con una certa visione e ti rifiuti di prendere in considerazione altre opzioni, potresti perdere grandi proprietà che potrebbero servire bene la tua attività, anche se non sono ciò che intendevi originariamente. Inoltre, mentre visiti vari spazi, potresti notare che le tue priorità e i tuoi desideri per uno spazio ufficio cambiano.

Fare un elenco.

Pro e contro dell’affitto di un ufficio in un mondo di lavoro a distanza

Poiché le tendenze del lavoro a distanza suggeriscono che tali accordi sono qui per restare, potresti chiederti se affittare uno spazio ufficio commerciale abbia senso per la tua attività al giorno d’oggi. Dopotutto, molte persone oggi preferiscono configurazioni virtuali in cui possono lavorare da casa o dal loro bar preferito. Continua a leggere per considerare i pro ei contro dell’affitto di spazi per uffici commerciali nell’ambiente di lavoro di oggi.

Pro di affittare un ufficio

Anche per i ruoli digital-first, ci sono alcuni vantaggi nel lavorare in un ufficio. Ecco alcuni motivi per cui la tua organizzazione potrebbe avere molto da guadagnare se affitti spazi per uffici commerciali.

Benefici sociali per i lavoratori: secondo un sondaggio di Indeed sulle persone che sono passate al lavoro a distanza nel 2020, il 73% ha riferito di non aver socializzato con i propri colleghi. I legami formati dai colleghi in ufficio possono essere difficili da replicare in un mondo remoto.
Maggiore accesso alle apparecchiature per ufficio: se la tua organizzazione ha bisogno di determinate apparecchiature per svolgere la propria attività, potrebbe essere necessaria una configurazione dell’ufficio di persona per garantire che ogni dipendente abbia le forniture necessarie per il proprio ruolo.
Riunioni di gruppo più facili: man mano che sempre più persone sperimentano il burnout di Zoom, la collaborazione di persona può aumentare la produttività e mantenere il tuo team meglio allineato.

Contro di affittare un ufficio

Non sorprende che molte grandi aziende stiano ridimensionando e vendendo spazi per uffici. La necessità di ampi spazi di lavoro fisici è diminuita drasticamente negli ultimi anni. Ecco alcuni motivi per cui fare affidamento sullo spazio ufficio non è l’ideale.

I dipendenti vogliono un’opzione da remoto: il lavoro da remoto ha aiutato alcune persone a raggiungere un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata. Uno studio di Owl Labs ha rilevato che l’80% dei lavoratori a tempo pieno intervistati si aspetta di poter lavorare da remoto tre volte alla settimana.
Più distrazioni: un ufficio aziendale può semplificare la collaborazione, ma aumenta anche le possibilità di distrazione. Ad esempio, conversazioni vicine in uno spazio ufficio aperto possono rendere difficile la messa a fuoco. Così anche la tentazione di prendersi troppe pause con un amico di lavoro.
Maggiore stress di squadra: alcuni colleghi trovano stressante l’ambiente frenetico di un ufficio, che può diminuire la loro produttività e influire sul loro benessere.

Prenditi il tuo tempo quando cerchi uno spazio ufficio commerciale

La firma di un contratto di locazione commerciale è un grande impegno, quindi è importante essere diligenti nella ricerca. Se hai valutato le esigenze di crescita della tua organizzazione e hai stabilito che questo è il momento giusto per un nuovo spazio ufficio, non affrettarti. Prenditi tutto il tempo necessario per fare ricerche, visitare gli spazi e trovare un esperto in grado di rispondere a tutte le tue domande. Lo spazio per uffici commerciali può portare enormi vantaggi alla tua azienda, purché tu prenda la strada giusta per trovarlo.

Natalie Hamingson ha contribuito alla stesura e alla segnalazione di questo articolo. Le interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.