Preventivo vs fattura: qual è la differenza?

• Un preventivo viene fornito prima dell’inizio di qualsiasi lavoro. Descrive in dettaglio quanto costerà un progetto o un lavoro.
• Una fattura viene fornita dopo il completamento del lavoro. Elenca i costi finali e quando il pagamento è dovuto.
• Entrambi i documenti sono fondamentali per il successo finanziario della tua attività.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori che desiderano saperne di più sulle differenze tra preventivi e fatture.

Quando gestisci un’attività di servizi, due componenti chiave dei tuoi processi di lavoro sono far sapere ai tuoi clienti quanto costeranno i servizi di cui hanno bisogno e quindi fatturare loro il lavoro quando sarà completato.

Fornire preventivi formali e fatture è un modo professionale per gestire la tua attività. Aiutano a mantenere te e la tua azienda organizzati, mantengono il flusso di cassa e possono persino aiutare a generare referenze. Sebbene i preventivi e le fatture condividano alcune somiglianze, svolgono ruoli diversi, quindi è importante capire cos’è ciascuno di essi e quando dovrebbero essere utilizzati.

Cos’è una citazione?

Un preventivo elenca quanto può costare un progetto prima dell’inizio di qualsiasi lavoro. Un preventivo è più di una stima. Un preventivo viene emesso dopo che tu o un rappresentante della tua azienda avete visitato il sito o parlato con il cliente in merito alle sue esigenze di progetto. Include prezzi accurati per i materiali, oltre a costi di manodopera, tasse e sconti applicabili.

Un preventivo formale, che viene sempre fornito per iscritto, dovrebbe includere quanto segue:

• Marchio dell’azienda, che può essere stampato su carta intestata dell’azienda o può includere il tuo logo e le informazioni di contatto
• Un saluto professionale, inclusa una nota di ringraziamento al cliente per il suo tempo
• Un elenco riga per riga di prodotti e servizi richiesti dal cliente
• Ulteriori opzioni di prodotti o servizi per informare il cliente delle offerte pertinenti che la tua azienda può fornire

Un preventivo non è un documento che vuoi affrettarti a completare. Prenditi del tempo per assicurarti che non ci siano errori matematici, ortografici o grammaticali. Se ci sono, tu e la tua attività sembrerete poco professionali.

Prima di finalizzare un preventivo, segui queste regole:

• Non fornire il preventivo se non puoi fornire i prodotti o i servizi.
• Non sottovalutare i tuoi servizi. Un preventivo e una fattura che non corrispondono possono portare a contestazioni, che possono portare al mancato pagamento e un colpo alla tua reputazione.
• Non assumere. Più dettagliata è la citazione, meglio è.

Molti clienti riceveranno tre preventivi per lavori più grandi. Potresti essere incline a contenere i costi, tuttavia, il preventivo più economico non è sempre quello scelto da un cliente. Concentrati sui tuoi punti di forza principali e supera le aspettative dei tuoi clienti in modo che il tuo preventivo si distingua.

Prima di iniziare qualsiasi lavoro, chiedi al cliente di approvare il preventivo firmandolo. A seconda dello scopo del lavoro, potrebbe essere richiesto anche un deposito (una parte dell’importo totale). Se è richiesto un deposito, deve essere annotato sul preventivo e deve essere fornita una ricevuta per la tenuta dei registri.

Se l’ambito del lavoro cambia in modo significativo, valuta la possibilità di scrivere un nuovo preventivo e chiedere al cliente di approvare le modifiche prima di iniziare. Avere le modifiche per iscritto può coprire la tua attività in caso di discrepanze o controversie.

Key takeaway: un preventivo elenca tutti i costi (materiali, manodopera, ecc.) necessari per completare un progetto o un lavoro per un cliente. Viene rilasciato prima dell’inizio di qualsiasi lavoro, ma dopo aver parlato con il cliente o aver visitato un cantiere.

Best practice per la fornitura di preventivi

Sii trasparente.

Indipendentemente dall’attività che gestisci, i clienti apprezzano se sei trasparente con i tuoi prezzi. Stabilisce professionalità e fiducia tra l’azienda e il cliente e può essere vantaggioso per i referral.

Rimani organizzato con il software di preventivo.

La preparazione di preventivi formali può aiutarti a tenere traccia e segmentare i tuoi contatti. Quando sei responsabile di più preventivi al giorno, utilizza un modulo di preventivo ufficiale (preferibilmente una soluzione di preventivo elettronica come HouseCall Pro, Jobber o mHelpDesk) piuttosto che annotare le cose su carta da lettere.

Quando è il momento del follow-up, saprai in che giorno hai scritto il preventivo, le informazioni di contatto correnti per il cliente e quali lead hanno maggiori probabilità di essere convertiti in una vendita. Inoltre, l’utilizzo del software per preventivi può automatizzare il processo di follow-up, in modo da poter dedicare più tempo al follow-up di nuovi contatti e al coinvolgimento dei clienti attuali.

Evita di sottovalutare te stesso.

Un preventivo elettronico è utile per molteplici motivi. In primo luogo, elencare tutti gli addebiti per un cliente può impedirti di dimenticare gli addebiti necessari che potrebbero causare conflitti in seguito.

O forse il cliente desidera modificare il proprio ordine. In pochi clic, puoi creare un ordine personalizzato che il cliente deve approvare. Puoi persino utilizzare il preventivo per vendere servizi di cui il cliente potrebbe non essere a conoscenza.

Cos’è una fattura?

Una volta che il lavoro è stato completato, viene inviata una fattura. Dovrebbe elencare quanto segue:

• Una fattura o un numero di riferimento
• Informazioni di contatto dell’azienda
• Informazioni sul cliente
• Date importanti (data di emissione, data di scadenza, data di consegna, ecc.)
• Costi linea per linea trasparenti
• Imposta sulle vendite (se applicabile)
• Eventuali aggiunte o crediti
• Istruzioni per il pagamento
• Termini di pagamento in ritardo

È necessario inviare una fattura entro 48 ore dal completamento di un lavoro. Fornire rapidamente una fattura al cliente consente loro di avere un tempo adeguato per pagare e contestare eventuali addebiti non previsti.

I clienti non sempre pagano in tempo; pertanto, decidi la tua politica di pagamento in ritardo prima di iniziare a scrivere preventivi e fatture. Se il cliente non paga in tempo, è possibile addebitare una tariffa forfettaria per il ritardo o un tasso di interesse. Includi la tua politica di pagamento in ritardo sui preventivi e sulle fatture in modo che i clienti siano consapevoli della sanzione se non pagano in tempo.

Best practice per la creazione di fatture

Rendilo senza soluzione di continuità.

Quando invii una fattura, dovrebbe essere immediatamente riconoscibile per il cliente in modo che sappia che proviene dalla tua attività e a cosa serve. Software di fatturazione come QuickBooks e Xero possono aiutarti a integrare il tuo marchio nelle tue fatture.

La fattura deve essere di facile lettura e contenere uno spazio bianco sufficiente. Più le tue fatture sono ben organizzate per essere lette e comprese dai clienti, più è probabile che tu venga pagato in tempo.

Rimani professionale con i clienti difficili.

Non tutti i clienti saranno i tuoi preferiti, ma ciò non può influire sul modo in cui li tratti. Se un cliente si rifiuta di pagare o ti mette di fronte a una discrepanza, mantieni la calma e affronta la situazione con una mentalità orientata alla risoluzione dei problemi. Avvia una conversazione e media il processo in modo da poter essere pagato. L’azione legale dovrebbe essere l’ultima risorsa.

Tieni d’occhio il tuo flusso di cassa.

Quando invii una fattura direttamente dopo che un lavoro o un ordine è stato completato, mappa il tuo flusso di cassa. Prendersi del tempo per fatturare ogni giorno può impedirti di rimanere indietro e aiutarti a essere pagato più rapidamente. Può anche assicurarti di avere denaro extra a portata di mano per eventuali spese impreviste che possono sorgere, aiutandoti anche a rispettare il tuo budget mensile.

Crea una traccia cartacea.

Quando un cliente non paga, una fattura ben scritta e professionale e i follow-up possono fungere da traccia cartacea. Per garantire che un cliente tratti seriamente la tua fattura, questa deve includere i totali dei pagamenti, le date di scadenza, i metodi di pagamento accettati, gli annullamenti, le garanzie e gli interessi/tasse per il ritardo.

Le fatture elettroniche sono superiori in questo caso, poiché è più facile dimostrare che un cliente le ha ricevute tramite SMS o e-mail rispetto a una fattura cartacea per posta.

Offri più metodi di pagamento.

Quando invii una fattura professionale, valuta la possibilità di offrire più opzioni di pagamento ai clienti. Sebbene i contanti siano ottimi per alcuni lavori, non tutti possono pagare in contanti o con assegno.

I pagamenti con carta di credito e di debito sono convenienti per le aziende in crescita. Inoltre, l’offerta di opzioni di pagamento online come PayPal, Venmo e Zelle è un modo rapido e tracciabile per ricevere pagamenti elettronici. La maggior parte di questi servizi addebita commissioni. [Decidi se la tua azienda pagherà queste commissioni o ne terrà conto sulla fattura.

Includi una nota di ringraziamento.

I clienti non sentiranno mai abbastanza grazie. Le aziende più grandi possono trovare che un saluto standard funzioni meglio come “Grazie per la tua attività”. Le piccole imprese possono includere una nota personalizzata che si applica al prodotto o servizio specifico.

Inoltre, una volta che il tuo cliente riceve la nota di ringraziamento, ha la conferma che il pagamento è andato a buon fine e potrebbe persino indirizzarti ad amici e parenti.

È possibile utilizzare un preventivo come fattura?

No, un preventivo deve essere inviato prima dell’inizio di qualsiasi lavoro. I preventivi devono essere accurati ma possono aumentare o diminuire in base alle modifiche all’ambito del lavoro o alle richieste dei clienti man mano che il lavoro è in corso.

Una volta terminati i lavori, dovrà essere emessa fattura al cliente per riscuotere il pagamento finale. L’importo sulla fattura deve corrispondere al totale del preventivo. Tuttavia, se sono state apportate modifiche al preventivo, comprese le modifiche del cliente o un errore di prezzo da parte tua, queste discrepanze dovrebbero essere discusse con il cliente prima dell’invio della fattura.