Previeni i problemi di assenteismo dei dipendenti con una politica di permessi intelligenti

2023/01/12

Una politica di ferie retribuite è una combinazione di giorni liberi che un dipendente può prendere mentre viene ancora pagato.
Ogni stato ha le proprie restrizioni e requisiti per le politiche PTO.
Una politica PTO dovrebbe includere opzioni di congedo retribuito e non retribuito, dettagli di accumulo e rinnovo, procedure di richiesta PTO e conseguenze in caso di violazione.
Questo articolo è rivolto agli imprenditori e ai responsabili delle risorse umane che desiderano creare una politica PTO conforme alla legge.

Hai un dipendente che chiama costantemente “malato” o si prende una quantità eccessiva di tempo libero? Mentre molte assenze dei dipendenti sono legittime, l’assenteismo non programmato ricorrente può davvero interrompere un’attività, soprattutto se il dipendente si prende delle ferie retribuite.

Il tuo primo istinto potrebbe essere quello di disciplinare il dipendente, accusarlo di approfittare dell’azienda o persino minacciarlo di licenziarlo. Ma se il motivo della loro assenza dal lavoro si qualifica come un’assenza legalmente protetta, potresti finire in acqua calda.

Tricia Meyer, fondatrice e amministratore delegato di Meyer Law, ha osservato che è importante che i datori di lavoro comprendano le leggi federali o statali in materia di congedo dei dipendenti in modo da non creare politiche illegali o fare richieste ingiuste ai propri lavoratori. Scopri i dettagli della creazione di una politica di permessi intelligenti e della gestione delle assenze dei dipendenti.

Cos’è la presa di forza?

Il tempo libero retribuito, altrimenti indicato come PTO, è esattamente quello che sembra: è un beneficio per i dipendenti in cui il datore di lavoro paga il dipendente per un numero assegnato di giorni di ferie ogni anno. I datori di lavoro possono scegliere tra una varietà di diverse opzioni di congedo retribuito come festività federali, ferie galleggianti, giorni di ferie, congedo per malattia, congedo parentale, congedo per lutto, servizio della giuria e congedo militare. I datori di lavoro determinano anche le linee guida della politica PTO, come chi è idoneo, quanti giorni sono disponibili ogni anno (fissati o illimitati) e come matura PTO. La migliore politica PTO per la tua azienda dipenderà dalle tue esigenze organizzative e di squadra.

Differenza tra congedo per malattia e PTO

Key takeaway: PTO è un beneficio per i dipendenti in cui il dipendente viene pagato per i giorni in cui non è al lavoro.

Cosa includere nella polizza

Sia che tu stia scrivendo la tua prima politica sui permessi o aggiornando quella esistente, le nostre fonti consigliano di includere alcune cose fondamentali.

Orario di lavoro dei dipendenti: definisci l’orario di lavoro previsto e il numero di ore lavorate a settimana, nonché una procedura di entrata/uscita per assicurarti che i dipendenti soddisfino tali requisiti.
Opzioni di congedo retribuito e non retribuito: oltre al normale periodo di ferie retribuito (inclusi giorni di malattia, giorni personali e giorni di ferie), elenca le ferie retribuite (o non retribuite), i periodi di congedo (ad esempio, lutto o servizio della giuria) e assenze protette a livello federale come il Family and Medical Leave Act (FMLA) e il congedo per invalidità. Se la tua azienda ha una politica PTO illimitata, spiega cosa significa e come dovrebbe essere utilizzata. “Scrivi una chiara descrizione di quali congedi retribuiti e non retribuiti sono disponibili per i dipendenti, inclusi quando e come si qualificano per il congedo e quanto congedo maturano ogni settimana, periodo di paga, mese o anno”, Jaime Lizotte, Risorse umane e soluzioni di conformità fiscale manager di ComplyRight , ha dichiarato a Business News Daily.
Criteri di accumulo e rinnovo PTO: è necessario determinare l’idoneità dei dipendenti per il proprio piano PTO. Tutti i dipendenti iniziano ogni anno solare con una somma forfettaria di giorni di ferie retribuiti o l’accumulo di PTO si verifica durante tutto l’anno? Inoltre, qualcuno dei loro giorni di ferie retribuiti inutilizzati viene trasferito al nuovo anno o hai una politica usa o perdi? Alcuni stati proibiscono le politiche usalo o perdilo (ad es. California, Montana, Nebraska), quindi è importante controllare le leggi statali applicabili per vedere quali opzioni di politica sono disponibili per te.
Pagamento in caso di licenziamento: non esiste una legge federale che imponga ai datori di lavoro di pagare a un dipendente le ferie maturate e non utilizzate in caso di licenziamento; tuttavia, potresti essere soggetto alle leggi statali sui pagamenti PTO , a seconda di dove si trova la tua azienda.
Procedura di richiesta PTO: qual è la procedura per chiamare in malattia o avvisare l’azienda quando un dipendente non sarà presente? Qualcuno dovrebbe essere avvisato se un dipendente sarà in ritardo? I dipendenti sono responsabili della ricerca di un sostituto per il tempo libero non programmato? “Assicurati di spiegare la politica per la richiesta di ferie, comprese eventuali scadenze per le richieste di ferie e periodi di blackout”, ha affermato Lizotte. La tua politica dovrebbe essere condivisa tra tutti i dipendenti, i supervisori e i dirigenti. Inoltre, i dirigenti dovrebbero essere formati su come applicarlo in modo equo.
Conseguenze per le violazioni: l’ultima parte della tua politica dovrebbe precisare le ripercussioni se un dipendente non segue la politica. Includere i dettagli della politica e delle linee guida del PTO nel manuale del dipendente. “Scrivi i passaggi che verranno adottati per le varie infrazioni, per proteggere la tua attività da accuse di favoritismi o discriminazioni su tutta la linea”, ha affermato Lizotte.

I datori di lavoro devono offrire permessi retribuiti?

Al momento non esistono leggi federali che richiedano ai datori di lavoro di offrire ferie retribuite, ma ciò non significa necessariamente che sei fuori dai guai. Ogni stato ha i propri requisiti PTO che determinano se i datori di lavoro sono obbligati ad avere politiche di ferie retribuite o meno. Questo è il motivo per cui è importante verificare con le linee guida specifiche del tuo stato prima di redigere la tua politica di ferie.

Tieni presente che, anche se non è legalmente richiesto, di solito è una buona idea offrire un qualche tipo di PTO e una politica di congedo retribuito. Offrire ai tuoi dipendenti la flessibilità di prendere i giorni tanto necessari lontano dal lavoro può migliorare la tua forza lavoro complessiva. Ad esempio, offrire la retribuzione delle ferie può aiutarti ad attrarre e trattenere i migliori talenti e offrire un congedo per malattia può aiutarti a mantenere un posto di lavoro sano.

Lo sapevi?: Sebbene il governo federale non richieda ai dipendenti di offrire PTO, alcuni stati hanno i propri requisiti.

Rimanere legalmente conforme

In qualità di datore di lavoro, hai l’obbligo legale di trattare i dipendenti in modo equo quando si tratta delle tue politiche di congedo. Ricerca leggi federali come:

L’FMLA
L’ Americans with Disabilities Act (ADA)
La legge sui diritti di occupazione e reimpiego dei servizi in uniforme (USERRA)
Titolo VII del Civil Rights Act del 1964 (Titolo VII)

Inoltre, familiarizza con le leggi sulla compensazione dei lavoratori del tuo stato.

“Devi assicurarti di non rimproverare o addirittura negare l’assenza di un dipendente per qualsiasi motivo protetto”, ha affermato Lizotte. “Inoltre, assicurati di trattare ogni dipendente allo stesso modo in modo da non finire con una discriminazione o una richiesta di licenziamento illegittimo.”

È sempre meglio che un avvocato esperto esamini le tue politiche per assicurarsi che non ci siano regole o linguaggi problematici.

“I datori di lavoro dovrebbero consultare i professionisti per assicurarsi che rispettino le varie leggi federali e statali in relazione alla loro politica e all’implementazione delle migliori pratiche”, ha affermato Meyer. “La politica di un datore di lavoro dovrebbe essere scritta in modo chiaro e inviata a tutti i dipendenti per la loro revisione/riconoscimento.”

Key takeaway: controlla le leggi federali e statali e consulta un professionista legale per creare una politica PTO conforme.

Monitoraggio e gestione delle assenze dei dipendenti

Le assenze dei dipendenti sono più di un semplice problema di conformità e il modo in cui le gestisci influisce sui costi aziendali, sulla redditività, sulla cultura, sul morale dei dipendenti e altro ancora, ha affermato Raj Narayanaswamy, co-fondatore e co-CEO di Replicon.

“Il modo in cui scegli di rispettare questi requisiti di assenza può avere un impatto di vasta portata non solo sul tuo ufficio legale, quindi prenditi il tempo necessario per comprendere appieno come viene impiegato il tempo nella tua azienda”, ha affermato.

Lizotte ha osservato che i datori di lavoro possono facilmente tenere traccia delle assenze dei dipendenti creando un processo nella loro azienda in cui documentano regolarmente le assenze, ad esempio con la carta, o trovando una soluzione elettronica che consenta loro di inserire facilmente le assenze dei dipendenti nel momento in cui si verificano.

“Se il datore di lavoro intende ridimensionare l’azienda, consiglierei di utilizzare un prodotto software di terze parti per tracciare, poiché in genere è meno oneroso dal punto di vista amministrativo rispetto al tracciamento in un foglio di calcolo, è meno probabile che contenga errori e consente al datore di lavoro di garantire più facilmente il rispetto delle leggi statali e federali”, ha affermato Meyer.

Successivamente, Lizotte ha detto di guardare l’atteggiamento della tua azienda nei confronti dell’assenteismo non programmato. Lo tolleri perché tutti hanno bisogno di una pausa di tanto in tanto? Senti che è abusato perché non sai come gestirlo in modo diverso? Oppure è disapprovato e i dipendenti lo sanno, ma succede ancora?

“Conducendo questo audit e rispondendo a queste domande, sarai in grado di identificare … [e] comprendere eventuali problemi di assenteismo che la tua azienda potrebbe avere e [quindi] attuare un piano”, ha affermato Lizotte.

Prima di intraprendere qualsiasi azione disciplinare nei confronti di un dipendente, ti consigliamo di consultare un professionista delle risorse umane e/o un avvocato per assicurarti di rimanere legalmente conforme.

Segnalazione aggiuntiva di Sammi Caramela e Skye Schooley. Alcune interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.