Guida all’accreditamento PEO

• Ci sono tre principali agenzie di accreditamento nel settore PEO: l’ESAC, l’IRS e l’Istituto di certificazione.
• I PEO che ottengono l’accreditamento dall’ESAC sono tra i primi 5% dei PEO del settore.
• L’accreditamento di queste tre agenzie garantisce dati finanziari di ferro, buoni programmi di gestione del rischio e pratiche etiche per le risorse umane per garantire che la tua azienda stia collaborando con l’azienda giusta.
• Questo articolo è per i proprietari di piccole imprese che stanno pensando di lavorare con un PEO e vogliono sapere perché l’accreditamento è vitale nel settore PEO.

Ancora più importante, la natura del lavoro PEO è altamente sensibile. Ti affidi a un’azienda di terze parti per raccogliere e archiviare i dati dei clienti, elaborare accuratamente le buste paga in ogni periodo di paga e sviluppare una politica delle risorse umane che possa dettare la cultura della tua azienda. Anche se decidere di lavorare con un PEO può essere semplice, trovare quello giusto richiede tempo e attenzione.

Quando cerchi il miglior fornitore di PEO, devi considerare una serie di fattori. Definire i requisiti della tua azienda è il primo passo, seguito dalla collaborazione con alcuni PEO diversi per capire quali servizi si adattano meglio alle esigenze della tua azienda.

Un fattore importante è l’accreditamento. Mentre ci sono molti PEO negli Stati Uniti, solo alcuni sono accreditati dalle migliori agenzie di accreditamento PEO. Queste agenzie esaminano rigorosamente i PEO e i loro servizi su base annuale per garantire che i servizi siano all’altezza.

L’Employer Services Assurance Corporation (ESAC) è una di queste agenzie. È un’organizzazione composta dai migliori avvocati PEO e CPA impegnati a stabilire integrità e fiducia nel settore PEO. Altre agenzie di accreditamento per PEO includono l’IRS, l’Istituto di certificazione e l’Associazione nazionale delle organizzazioni professionali dei datori di lavoro (NAPEO). Sebbene il NAPEO sia un gruppo di interesse speciale che rappresenta l’industria del PEO, conferma anche con i PEO di aver verificato i rendiconti finanziari rivisti da un CPA indipendente.

Lo sapevate? È comune confondere i servizi PEO con i servizi ASO, ma ci sono grandi differenze nel modo in cui ciascuno supporterà la tua attività. Scopri di più nella nostra guida PEO vs. ASO.

Cos’è l’accreditamento PEO?

Le agenzie di accreditamento esaminano rigorosamente le offerte PEO per garantire che le aziende forniscano servizi di uno standard esemplare. Ci sono diverse agenzie diverse. Sebbene l’accreditamento non sia l’essenza e la fine di tutti i buoni servizi PEO, è un fattore importante, soprattutto per le aziende più grandi che forniscono servizi professionali per l’impiego a migliaia di imprese a livello nazionale.

ESAC

L’ESAC è il gold standard delle agenzie di accreditamento PEO. In qualità di agenzia di accreditamento ufficiale del settore PEO, l’ESAC ha un consiglio di avvocati del settore PEO, CPA e direttori indipendenti. Questi professionisti hanno oltre 100 anni di esperienza combinata nel settore PEO. Questa agenzia esamina le informazioni finanziarie, le pratiche commerciali generali, le offerte di software e gli standard normativi. I PEO che ottengono questo livello di accreditamento sono aziende certificate che sono finanziariamente stabili e offrono servizi etici alle piccole imprese a livello nazionale.

Le aziende con questo accreditamento hanno un vantaggio competitivo rispetto ad altri PEO. Agli occhi di un piccolo imprenditore, lavorare con un PEO certificato garantisce servizi di qualità, mentre i PEO non accreditati rappresentano un rischio maggiore. Consente inoltre ai proprietari di piccole imprese di acquistare servizi PEO in modo più economico. Confrontando prezzi, servizi e altre pratiche tra PEO accreditati, gli imprenditori possono assicurarsi che, indipendentemente dall’azienda con cui decidono di collaborare, ottengano servizi di qualità.

IRS

Un PEO certificato dall’IRS è noto come organizzazione di datori di lavoro professionali certificati (CPEO). Queste aziende possono lavorare direttamente con l’IRS quando gestiscono le informazioni fiscali sulle piccole imprese. Tieni presente che mentre l’IRS sta “accreditando” le agenzie, la designazione CPEO riflette un programma IRS generale per semplificare le pratiche di dichiarazione dei redditi tra PEO e piccole imprese.

Per essere elencato come CPEO, un PEO deve soddisfare “status fiscale, background, esperienza, sede aziendale, rendicontazione finanziaria, legame e altri requisiti descritti nello statuto e nei regolamenti”, secondo l’ IRS . Questo processo verifica i dati finanziari del PEO e garantisce che la società sia qualificata per inviare informazioni finanziarie per conto delle piccole imprese.

Istituto di certificazione

L’Istituto di certificazione, come l’ESAC, è specializzato nella revisione delle pratiche PEO per garantire operazioni commerciali etiche e situazioni finanziarie stabili nel settore PEO. È inoltre specializzata nella revisione della gestione del rischio per PEO, in particolare per quanto riguarda la compensazione dei lavoratori. La certificazione di questa organizzazione è particolarmente rilevante per le piccole imprese che necessitano di un’ampia gestione del rischio e offerte di compensazione dei lavoratori, come le società di costruzioni. Questa organizzazione avvantaggia sia le piccole imprese che i PEO rivedendo le pratiche PEO e garantendo che i processi complessivi portino alle perdite di compensazione dei lavoratori più basse possibili. Dei tre organismi di certificazione che abbiamo esaminato, l’Istituto di certificazione ha i processi di revisione più trasparenti ed estesi.

Lo sapevate? Il NAPEO offre uno strumento semplice e intuitivo per trovare PEO locali e comprendere i loro accreditamenti.

Quali standard devono soddisfare i PEO accreditati?

Gran parte della domanda di revisione complessiva e del processo per questi tre organismi di accreditamento non è ufficialmente nota. Tutte queste organizzazioni esaminano i processi da un punto di vista di alto livello e, in quanto proprietario di una piccola impresa, questa potrebbe essere l’unica comprensione necessaria per garantire che tu riceva servizi di qualità.

Sebbene queste organizzazioni certifichino servizi standard di riferimento, non rappresentano una difesa ferrea contro errori, problemi del servizio clienti o qualsiasi altro problema che potresti incontrare. Invece, una certificazione dovrebbe essere vista come una garanzia di base che stai lavorando con un’azienda onesta e rispettabile.

norme ESAC

Mentre ci sono diversi fattori per garantire servizi di alta qualità, l’ESAC mette in evidenza le pratiche normative per garantire che i PEO operino in modo sicuro ed etico. L’agenzia, che esamina i PEO dal 1995, ha effettivamente rilevato problemi di pratiche commerciali tra i PEO prima che causassero il default. Gli standard ESAC sono così rigorosi che gli stati hanno iniziato ad affidare all’ESAC il compito di esaminare e certificare le imprese valide sulla base di normative specifiche dello stato. Quando un’azienda viene esaminata e approvata, è considerata in regola con le sue normative statali e gli standard ESAC. Molti stati accettano persino la certificazione ESAC al posto dei requisiti di licenza. L’agenzia fornisce inoltre oltre $ 15 milioni di sostegno finanziario ai PEO a livello nazionale, che non ha eguali in nessun’altra agenzia.

In termini di requisiti specifici, l’ESAC ha più di 40 best practice del settore e rivede le aziende accreditate su base trimestrale. Questo processo di revisione include l’analisi dei pagamenti dei datori di lavoro, come le tasse federali e statali sull’occupazione, i premi sanitari e di compensazione dei lavoratori e i programmi di piani pensionistici.

Cordiali saluti: Di ​​tutti i PEO che operano a livello nazionale, meno del 5% del settore raggiunge lo standard di affidabilità dell’ESAC.

standard dell’IRS

L’IRS ha una serie di regolamenti che i PEO devono soddisfare per diventare un CPEO. Nominalmente, i PEO devono soddisfare determinati requisiti di status fiscale, background e rendicontazione finanziaria per ottenere questo status. I PEO devono presentare domanda in modo indipendente e vengono esaminati dall’IRS per raggiungere il livello di certificazione. Tieni presente che alcune aziende potrebbero non qualificarsi per lo stato CPEO in base ai servizi che offrono.

Istituto di certificazione

L’Istituto di certificazione dispone di un ampio elenco di qualifiche e requisiti per i PEO , nonché di un processo di richiesta e revisione. Il focus di questa certificazione, tuttavia, è la gestione del rischio. Alcuni esempi dei requisiti dell’Istituto di certificazione sono un piano scritto di gestione del rischio, accordi sui servizi ai clienti, un manuale per i dipendenti, politiche e procedure scritte per i programmi di compensazione dei lavoratori e politiche e procedure scritte per le pratiche di gestione dei sinistri. Alcuni di questi processi devono anche essere rivisti e aggiornati annualmente secondo l’Istituto di Certificazione.

I requisiti e le pratiche specifici sono delineati nel manuale dell’applicazione dell’Istituto di certificazione, ma il processo di revisione generale comporta uno sguardo dettagliato al programma generale di gestione del rischio di un PEO.

Cordiali saluti: i PEO possono aiutare a proteggere le aziende dalle responsabilità aziendali comuni instillando piani di gestione del rischio di alto livello per affrontare eventuali problemi che si presentano.

Perché è importante lavorare con un PEO accreditato?

Ci sono migliaia di PEO a livello nazionale e lavorare con uno accreditato significa che stai collaborando con un’azienda che è disposta a far rivedere le proprie pratiche commerciali da terze parti. Se il PEO che ti interessa ha ottenuto l’accreditamento ESAC, è tra i primi 5% di tutti i PEO nel paese. Se ha ottenuto anche l’accreditamento IRS e Certification Institute, allora fa parte di un gruppo elitario di PEO.

La natura del lavoro del PEO è delicata: una società di terze parti gestirà importanti informazioni sui dipendenti, attività vitali delle risorse umane e programmi di retribuzione chiave. Devi collaborare con aziende di cui ti puoi fidare e questo significa tenere conto di cose come l’accreditamento di terze parti. Scegliere il PEO giusto significa comprendere le esigenze della tua azienda, ma anche se un PEO soddisfa tutti i requisiti della tua azienda, se non è accreditato, potresti esporre la tua azienda a rischi aggiuntivi. Effettuando la ricerca, collaborando con più PEO per trovare quello giusto e dando priorità all’accreditamento, puoi preparare la tua attività al successo.