I migliori strumenti di collaborazione di Google per documenti, fogli e diapositive

La suite di app per la produttività di Google include alcuni degli strumenti di collaborazione più utili. Puoi lavorare insieme su un documento in tempo reale, aggiungere e correggere commenti, assegnare attività e altro in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.

Condivisione di documenti

La collaborazione in una delle app di Google inizia con la condivisione di un documento. Puoi aggiungere collaboratori e scegliere i loro permessi di visualizzazione e modifica.

Seleziona “Condividi” nell’angolo in alto a destra, quindi inserisci persone o gruppi nella finestra pop-up.

Accanto al gruppo nella schermata successiva, seleziona il privilegio che desideri concedergli, ad esempio Visualizzatore, Commentatore o Editor. Puoi configurarlo per ogni persona dopo aver inviato una notifica di condivisione utilizzando il pulsante di condivisione nell’angolo in alto a destra.

Aggiungi un messaggio se lo desideri, seleziona la casella per avvisare tutti e fai clic su invia.

Per ulteriori opzioni, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra. Puoi quindi decidere cosa possono o non possono fare editori, spettatori e commentatori.

Al termine, fai clic su “Fine”, quindi sfrutta le seguenti funzionalità di collaborazione in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.

Commenti e Opzioni

Utilizzando i commenti, tu e i tuoi collaboratori potete lavorare facilmente insieme. Seleziona il testo o un altro elemento a cui si riferisce il tuo commento, quindi esegui una delle seguenti operazioni:

• Scegli Inserisci > Commento dal menu.
• Fare clic con il tasto destro e selezionare “Commenta”.
• Fai clic sull’icona del commento nell’angolo in alto a destra e seleziona il segno più.
• Seleziona l’icona Commento dalla barra degli strumenti mobile.

Immettere il testo nel campo visualizzato e fare clic su Commento.

Dopo aver aggiunto un commento, puoi utilizzare il segno di spunta per contrassegnarlo come risolto al termine dell’attività, dell’aggiornamento o dell’aggiunta.

Menziona i collaboratori e assegna compiti

Oltre ad aggiungere e risolvere commenti, puoi menzionare un collaboratore specifico e assegnargli un’attività da un commento.

Per attirare l’attenzione su un determinato collaboratore, puoi menzionarlo nel tuo commento. Basta digitare il simbolo @ (At) seguito dal loro nome o indirizzo e-mail e quindi selezionarli dall’elenco dei suggerimenti.

Per creare un problema per il tuo collaboratore da un commento, menzionalo prima e poi seleziona la casella di controllo “Assegna [nome]”. L’attività rimane aperta finché il coautore non la contrassegna come completata.

Emoticon Reazioni

Un altro modo per mostrare la tua approvazione, disapprovazione o altre reazioni a qualcosa in un documento è usare le emoticon. Seleziona l’elemento nel documento a cui stai reagendo e fai clic sull’icona emoji nella barra degli strumenti mobile.

Nota. A partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti Google, non in Fogli o Presentazioni.

Seleziona l’emoji che desideri aggiungere o trovala nella parte superiore del popup. L’emoji viene quindi visualizzata a destra accanto all’elemento selezionato.

Come per i commenti scritti, puoi consentire reazioni emoji. Fai clic sui tre punti a destra della faccina e seleziona Consenti.

Modalità offerta

Quando lavori su un documento in Documenti, Fogli o Presentazioni, sei in modalità Modifica per impostazione predefinita. Ti consente di creare, modificare e fare tutto ciò di cui hai bisogno in un documento. Ma quando collabori con altri, puoi utilizzare la modalità suggerimento.

Nota. A partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti Google, non in Fogli o Presentazioni.

In modalità suggerimento, le modifiche apportate diventano suggerimenti, non modifiche effettive. Seleziona la freccia a discesa della modalità nell’angolo in alto a destra, che molto probabilmente è visualizzata come “Modifica” o un’icona a forma di matita, e seleziona “Suggerimento”.

Ora, quando lavori su un documento, vedrai le modifiche barrate e le aggiunte nel testo di diversi colori. Ogni suggerimento è anche racchiuso in un riquadro a destra, che mostra ciò che hai sostituito, rimosso o aggiunto.

Se vuoi accettare il suggerimento, fai semplicemente clic sul segno di spunta nella casella del suggerimento e la modifica verrà inserita nel documento.

Cronologia delle versioni

Se tu e i tuoi collaboratori utilizzate la modalità di modifica anziché la modalità di suggerimento, potete visualizzare tutte le modifiche apportate da chi e quando. È possibile aprire la cronologia delle versioni del documento per visualizzare queste informazioni.

Scegli File > Cronologia versioni > Visualizza cronologia versioni.

Puoi quindi vedere il documento corrente al centro con tutte le modifiche sulla destra. Le modifiche mostrano l’aspetto della versione rispetto alla data e all’ora visualizzate nell’angolo.

Puoi anche ripristinare una versione specifica che vedi selezionando una revisione e scegliendo “Ripristina questa versione” in alto.

Modifica avvisi e commenti

Per stare al passo con gli altri che lavorano al documento, quando non lo fai, puoi ricevere notifiche di modifiche e commenti.

Nota. A partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti e Fogli Google, non in Presentazioni.

Scegli Strumenti > Impostazioni di notifica o Regole di notifica.

Seleziona gli elementi per i quali desideri ricevere una notifica e fai clic su OK o Salva.

Riceverai quindi un messaggio all’indirizzo email associato all’app Google quando si verifica una modifica o un commento.

E-mail dei collaboratori

Uno degli strumenti di collaborazione più convenienti che ti consente di contattare tutti contemporaneamente è la funzione Collaboratori e-mail. Con pochi clic, puoi inviare un’e-mail a tutti coloro con cui condividi un documento e risparmiare tempo aprendo l’app di posta elettronica per farlo.

Scegli File > E-mail > Collaboratori e-mail.

Quando si apre la finestra pop-up, vedrai tutti i collaboratori precompilati per te. Aggiungi semplicemente il tuo messaggio e, facoltativamente, personalizza la riga dell’oggetto che mostra il titolo del documento e fai clic su Invia.

Approvazione del documento

Se disponi di un account di abbonamento a Google Workspace supportato , tu e il tuo team potete utilizzare la funzione di approvazione dei documenti. Questo ti aiuterà a chiedere al tuo personale di rivedere e approvare il tuo documento, che è l’ideale per proteggere la copia finale.

Scegli File > Reclami per aprire la barra laterale Reclami. Quindi seleziona Fai richiesta.

Nella finestra pop-up, aggiungi gli approvatori e includi un messaggio. Facoltativamente, puoi impostare una data di scadenza, consentire agli approvatori di modificare il documento e bloccare il file prima di inviare la richiesta di approvazione.

Per visualizzare lo stato delle approvazioni, torna a File > Approvazioni e visualizza le recensioni e le approvazioni nella barra laterale.

Google ha perfezionato nel tempo le sue app per la produttività per includere questi strumenti di collaborazione utili e facili da usare. Quindi, usali per il tuo prossimo documento di gruppo.