Come creare una regola in Microsoft Outlook

Utilizzando le regole in Microsoft Outlook, puoi applicare automaticamente azioni predefinite alle e-mail che soddisfano i criteri specificati nel tuo account. Questo aiuta a evitare il filtraggio manuale delle tue e-mail e automatizza il processo. Ti mostreremo due modi diversi per creare regole in Outlook.

Modi per creare regole in Outlook

Il primo modo per creare una regola in Outlook è utilizzare un messaggio di posta elettronica esistente come base. Outlook quindi cerca di trovare messaggi simili a quello selezionato e ti consente di intervenire su di essi.

Un altro modo è creare una regola da un modello. In questo metodo, puoi selezionare un modello per creare la regola o creare una regola da un modello vuoto. Questo ti dà un maggiore controllo su cosa vuoi fare con le tue email.

Crea una regola utilizzando un’e-mail esistente in Outlook

Per utilizzare un indirizzo e-mail già presente nel tuo account e-mail come base per una regola, avvia prima l’applicazione Outlook sul tuo computer.

All’apertura di Outlook, trova l’indirizzo e-mail che desideri utilizzare come base. Ad esempio, vogliamo inviare tutte le e-mail da Zoom a una cartella specifica, quindi troviamo un’e-mail da Zoom. Quindi fai clic con il pulsante destro del mouse sull’e-mail e scegli Regole> Nuova regola.

Si aprirà la finestra “Crea regola”. È qui che Outlook precompila alcuni campi dell’e-mail selezionata per farti risparmiare tempo. Per utilizzare questi campi, assicurati di selezionare la casella accanto a ciascun campo.

Se vuoi modificare il contenuto dei campi, fallo.

Nella stessa finestra, nella sezione “Esegui le seguenti azioni”, decidi quale azione applicare alle email che selezioni. Ad esempio, se desideri spostare automaticamente in una cartella email simili a quella selezionata, attiva l’opzione “Sposta elemento nella cartella”. Quindi fare clic su “Seleziona cartella”.

Nella finestra Regole e avvisi, seleziona la cartella in cui desideri spostare le tue email. Quindi seleziona “OK”.

Nella finestra Crea regola, fai clic su OK per creare e salvare la regola.

Consiglio. Per accedere a ulteriori opzioni di configurazione delle regole, nella finestra Nuova regola, fare clic sul pulsante Altre opzioni.

Nella finestra Successo che si apre, se desideri applicare la nuova regola anche alle e-mail esistenti, abilita l’opzione “Esegui ora questa regola per i messaggi già nella cartella corrente”. Quindi seleziona “OK”.

È tutto. La tua regola è stata creata e verrà applicata alle e-mail che soddisfano i criteri specificati.

Sapevi che puoi utilizzare una regola di Outlook per inviare automaticamente e-mail Ccn?

Crea un ruolo utilizzando un modello in Outlook

Outlook ha diversi modelli per aiutarti a creare alcune regole di base. Per utilizzare questi modelli, avvia prima Outlook sul tuo computer. Quindi, nell’angolo in alto a sinistra di Outlook, fai clic su File.

Nella barra laterale sinistra, fai clic su “Informazioni”. Quindi, nel riquadro di destra, seleziona Gestisci regole e avvisi.

Si apre la finestra Regole e avvisi. Qui, nella scheda Regole e-mail, fai clic su Nuova regola.

Vedrai la finestra Creazione guidata regole che offre vari modelli da utilizzare per la tua nuova regola. Seleziona il modello che desideri utilizzare. Ad esempio, seleziona “Sposta i messaggi con parole specifiche nella riga dell’oggetto nella cartella” se desideri spostare le e-mail che contengono una parola specifica nella riga dell’oggetto in una cartella specifica nel tuo account di posta elettronica.

Utilizzeremo il modello sopra nei passaggi successivi.

Dopo aver selezionato un modello, fai clic su “Avanti” nella parte inferiore della finestra.

Nella pagina successiva, nella sezione “Passaggio 2”, fai clic su “Parole specifiche”.

Vedrai la finestra “Cerca testo”. Qui, fai clic sul campo “Specifica parole o frasi da cercare nell’oggetto” e inserisci le parole o le frasi in base alle quali desideri filtrare le tue email. Quindi aggiungi queste parole all’elenco facendo clic su Aggiungi.

Dopo aver aggiunto le tue parole, fai clic sul pulsante OK.

Ancora una volta, nel passaggio 2, fare clic su Specificato.

Seleziona la cartella in cui desideri spostare le email. Quindi seleziona “OK”.

Ora sei di nuovo nella finestra Creazione guidata regole. Fai clic su “Avanti” in basso qui. Quindi seleziona “Avanti” e “Avanti”.

Nella schermata Configurazione completa della regola, nel campo Passaggio 1: specificare un nome per questa regola, immettere un nome per la regola. Può essere qualsiasi nome tu scelga, ma cerca di essere descrittivo in modo da poter riconoscere facilmente questa regola in un secondo momento.

Nella sezione “Passaggio 2: Opzioni della regola di personalizzazione”, per utilizzare il ruolo per tutte le e-mail esistenti oltre alle nuove e-mail, abilita l’opzione “Esegui ora questa regola per i messaggi già nella tua casella di posta”.

Attiva la regola selezionando Abilita questa regola. Quindi fai clic su “Fatto” in basso.

Nella finestra Regole e avvisi in basso, seleziona Applica e quindi OK.

Suggerimento: in futuro, per rimuovere una regola, seleziona la regola nell’elenco e seleziona Elimina.

La tua regola è stata ora creata e filtrerà e agirà sulle email che selezioni. Pronto.

Sapevi che puoi creare regole lato server in Outlook? Sono diversi da quelli che hai visto sopra e puoi usarli in alcuni casi.