Come impostare un messaggio fuori sede in Outlook

Out of Office (OOO) rispondere alle tue e-mail è un modo conveniente per far sapere agli altri quando sei fuori sede. Ti mostreremo come impostare una risposta fuori sede in Microsoft Outlook per Windows e Mac.

Se devi assentarti per diverse ore, un giorno o una settimana, puoi creare una risposta automatica usando le tue parole. Questo farà sapere agli altri che te ne sei andato e risponderà alla loro e-mail al tuo ritorno. Inoltre, puoi impostare le date di inizio e fine in modo che Outlook interverrà quando sarà il momento giusto.

Fuori dall’ufficio in Outlook per Windows

La configurazione di una risposta fuori sede in Outlook per Windows richiede solo pochi minuti. Per iniziare, apri Outlook e seleziona la scheda File.

Nella sezione Info, usa il menu a tendina in alto per selezionare un account se ne hai più di uno. Quindi seleziona Risposte automatiche.

Nella finestra pop-up, seleziona l’opzione “Invia risposte automatiche” in alto.

Per inviare automaticamente le risposte entro un periodo di tempo specificato, seleziona la casella di controllo Invia solo entro questo intervallo di tempo. Quindi inserisci le date e gli orari negli appositi campi. Se non selezioni questa opzione, puoi disattivare manualmente le risposte automatiche utilizzando l’opzione “Non inviare risposte automatiche” in alto.

Inserisci il tuo messaggio fuori sede nella casella di testo sottostante. Puoi formattare lo stile e la dimensione del carattere e utilizzare le opzioni grassetto, corsivo, colore e avanzate.

Quando hai finito, fai clic su OK.

Fuori sede in Outlook su Mac

Puoi creare facilmente una risposta fuori sede sia nella versione precedente che in quella nuova di Outlook sul Mac. Mentre la finestra che vedi per inserire una risposta automatica è la stessa in entrambe le versioni, il modo in cui accedi è diverso.

Nella versione legacy, apri Outlook, seleziona il tuo account a sinistra se ne hai più di uno e vai alla scheda Strumenti. Fai clic su “Fuori sede” sulla barra multifunzione.

Se stai utilizzando la nuova versione di Outlook, apri l’app e seleziona il tuo account a sinistra se ne hai più di uno. Scegli Strumenti > Risposte automatiche dalla barra dei menu.

Nella finestra pop-up, seleziona l’opzione in alto per abilitare le risposte automatiche. Inserisci il messaggio che desideri condividere con gli altri nella tua organizzazione.

Per inviare una risposta entro un periodo di tempo specifico, selezionare la casella di controllo Invia solo risposte entro questo periodo di tempo e inserire una data e un’ora di inizio e fine. Se non selezioni questa opzione, puoi disabilitare le risposte manualmente deselezionando la casella in alto.

Seleziona la casella di controllo “Invia risposte al di fuori della mia organizzazione” se desideri utilizzare questa opzione. Seleziona i tuoi contatti o tutti i mittenti esterni, quindi inserisci il tuo messaggio.

Quando hai finito, fai clic su OK.

OOO Le risposte sono utili per coloro che ti inviano e-mail mentre sei via. Quindi, se stai utilizzando anche altri servizi di posta elettronica, scopri come impostare una risposta automatica in Gmail e risposte automatiche in Apple Mail.