Come trovare e rimuovere i duplicati in Fogli Google

Se sei un normale utente di Fogli Google, probabilmente hai riscontrato un problema quando hai aggiunto accidentalmente voci duplicate al foglio di lavoro. Questa situazione può distruggere il set di dati che hai lavorato così duramente per creare. Potresti non sapere che è successo, specialmente quando il tuo computer si arresta in modo anomalo o quando colpisci il trackpad del tuo laptop.

È facile perdere qualcosa quando la tua tabella ha molti dati. I risultati tipici includono errori di calcolo e celle duplicate difficili da identificare quando si cerca l’origine del problema.

Fortunatamente, esistono diversi modi per evidenziare i duplicati nei fogli di lavoro.

• Usa la funzione di rimozione dei duplicati integrata.
• Usa l’evidenziazione per trovare i duplicati.
• Copia tutte le celle non duplicate e spostale su un nuovo foglio.
• Usa un cercatore di duplicati di terze parti.
• Crea una tabella pivot che conteggi i duplicati su base individuale.

I processi di cui sopra rendono facile trovare queste voci duplicate in modo da poterle eliminare o ignorarle se necessario. Ecco le tue opzioni.

Usa Google Fogli di rimozione duplicati

Sia che tu stia cercando di trovare duplicati in una colonna, due colonne o l’intero foglio di lavoro, la funzione Rimuovi duplicati rimuove accuratamente le celle con gli stessi dati. Tuttavia, tieni presente che rimuove tutti i duplicati, anche se correlati.

• Evidenzia le colonne in cui desideri verificare la presenza di dati duplicati.

• Dal menu in alto, seleziona Dati -> Pulizia dati, quindi seleziona Rimuovi duplicati.

• Apparirà una finestra di dialogo. Seleziona le caselle accanto a ciascuna colonna nell’elenco che desideri controllare, oppure puoi deselezionare “Seleziona tutto” e quindi fare clic su “Rimuovi duplicati”.

• Fogli Google ti mostra quante copie sono state trovate ed eliminate, così puoi assicurarti che il processo funzioni come dovrebbe.

L’utilizzo della funzione integrata “Rimuovi duplicati” di Fogli Google è il modo più semplice per eliminare le voci duplicate, ma a volte potrebbe essere necessario rivedere le copie prima di eliminarle. Un ottimo modo per farlo è con i punti salienti.

Evidenzia i duplicati usando i colori per una facile rimozione

Quando si tratta di individuare errori nei fogli di lavoro, utilizzare l’evidenziazione per evidenziare eventuali informazioni errate è un altro buon modo per procedere.

• Apri il file Fogli Google. ed evidenzia la “colonna o colonne” che desideri modificare.

• Seleziona “Formato” dalla barra dei menu in alto.

• Seleziona Formattazione condizionale dal menu a discesa.

• Seleziona la “gamma” desiderata dal nuovo menu che appare.

• Nella sezione “Regole di formattazione”, modifica la sezione a discesa “Formatta celle se…” in “Formula personalizzata”.

• Incolla la seguente “formula” nella casella sotto l’opzione “Formula personalizzata”: =countif(A:A,A1)>1.

• Nella sezione Stile formato, seleziona l’icona Colore riempimento per evidenziare il contenuto con uno sfondo di cella giallo (o qualsiasi colore a tua scelta).

• Fai clic su “Fine” per salvare le modifiche, visualizzare i duplicati e rimuovere quelle che ritieni siano copie legittime.

Il tuo foglio di calcolo evidenzia le celle duplicate con il colore che scegli, quindi ora puoi scansionare la selezione alla ricerca di duplicati originali.

Nota. È meglio selezionare le celle delle colonne a partire dalla riga 1 anziché selezionare le celle nel mezzo. Alla formula non piace utilizzare la riga 2 come prima colonna. Ci sono diversi duplicati mancanti nel campo selezionato (A2:B9). Dopo aver aggiunto la riga 1 (A1:B9) sono state trovate tutte le copie. Vedi due immagini qui sotto.

Immagine n. 1: mostra i duplicati mancanti quando si selezionano le celle della riga 2 come prime celle (A2 e B2):

Immagine n. 2: mostra tutti i duplicati quando si selezionano le celle della riga 1 come prime celle (A1 e B1):

Assicurati che tutti i duplicati siano corretti poiché alcune copie non sono correlate. Possono essere gli stessi per due diversi account, utenti, dipendenti, ecc. Una volta confermate le celle copycat indesiderate, eliminarle. Infine, puoi chiudere il menu di formattazione e ripristinare il colore predefinito delle tue celle.

Copia celle univoche in Fogli Google per una facile rimozione dei duplicati

Se preferisci l’ordinamento automatico dei dati grezzi, la soluzione migliore è copiare tutte le celle non duplicate. Questo processo fornisce un ordinamento e un filtraggio più rapidi. Se sei sicuro che le tue informazioni siano corrette e preferisci invece rimuovere i duplicati, prova il metodo seguente.

• Apri il documento Fogli che desideri ordinare. Evidenzia la “colonna” che desideri modificare. Questo processo scrive l’intervallo di colonne per il passaggio successivo.

• Fare clic sulla “colonna vuota” in cui si desidera visualizzare le voci univoche. Con la cella selezionata (senza fare clic sulla cella), incollare la seguente formula: =UNIQUE(). Naturalmente, dovrebbe essere posizionato nella cella in alto.

• Immettere le “coordinate della cella” della colonna di origine all’interno delle parentesi, ad esempio: (A3:A9).

• Premere “Invio” per spostare i nuovi dati nella colonna precedentemente assegnata.

Una volta completato, puoi controllare le voci manualmente o importare i dati in un foglio di lavoro.

Utilizza un componente aggiuntivo di terze parti per trovare e rimuovere i duplicati nei fogli

Sono disponibili plug-in online da utilizzare con Fogli Google. Troverai componenti aggiuntivi in ​​Google Workspace Marketplace , inclusi strumenti per rimuovere automaticamente le voci duplicate.

Rimuovi i duplicati con Ablebits

Adatto

Puoi spostare, eliminare ed evidenziare i risultati. Lo strumento include due impostazioni della procedura guidata: trovare e rimuovere i duplicati e trovare celle o qualità non duplicate nel documento. Queste due opzioni rendono più facile tenere traccia delle informazioni mentre procedi.

Tutto sommato, l’utilizzo di uno strumento di procedura guidata per trovare le tue informazioni può essere vantaggioso a lungo termine. Questa opzione è destinata principalmente agli utenti che sono costantemente alla ricerca di duplicati nei propri fogli di calcolo e preferiscono passare il tempo a fare qualcos’altro.

Utilizzare una tabella pivot per trovare righe duplicate nei fogli

Una tabella pivot è uno strumento utile per esplorare i dati in modo più dettagliato. La tabella pivot non rimuove automaticamente le celle o le righe duplicate; mostra quali colonne hanno duplicati. Puoi rivedere manualmente i tuoi dati per vedere se è necessario eliminare qualcosa.

La creazione di una tabella pivot richiede uno sforzo maggiore rispetto agli altri metodi descritti in questo articolo. È necessario aggiungere una tabella pivot per ogni colonna per garantire la coerenza dei risultati e l’identificazione accurata dei duplicati.

Nota. Se il foglio di calcolo non ha nomi di colonna, le tabelle pivot non funzioneranno in modo accurato per trovare i duplicati. Prova ad aggiungere temporaneamente una nuova riga, quindi assegna un nome alle colonne utilizzando quella nuova riga.

Di seguito sono riportati i passaggi per utilizzare una tabella pivot per identificare celle o righe duplicate.

• Seleziona “tutti i dati della tabella”, quindi vai su “Dati -> Tabella pivot”.

• Modifica l’intervallo di celle se necessario, quindi seleziona Nuovo.

• Seleziona Aggiungi, che si trova accanto a Righe. Questo passaggio seleziona la colonna in cui cercare i duplicati. Sì, avete letto bene. Seleziona la colonna desiderata dal menu a tendina. Se perdi l’editor della tabella pivot, fai clic su una cella piena per ripristinarla.

• Ora seleziona “Aggiungi” accanto a “Valori” e seleziona “stessa colonna come sopra” ma impostala per sommare con “COUNT” o “COUNTER”. Dovrebbe essere già l’impostazione predefinita.

• La nuova tabella pivot identificherà tutti i duplicati come mostrato di seguito.

• Se desideri visualizzare una colonna diversa, puoi ripetere i passaggi precedenti (per mantenere i risultati precedenti) o aprire nuovamente l’editor della tabella pivot e modificare la tabella esistente.

• La tabella pivot cambierà per mostrare le nuove regolazioni.

Come accennato in precedenza, il metodo della tabella pivot è un po’ più complicato, soprattutto perché è necessario modificare la formula se i dati contengono tre o più celle uguali. Tuttavia, ti fornisce un rapporto specifico sulla posizione dei tuoi record duplicati, che può essere utile per l’analisi dei dati. Per ulteriori informazioni sulle tabelle pivot, consulta la guida di Alphr per la creazione, la modifica e l’aggiornamento delle tabelle pivot in Fogli Google.

In generale, una cella ripetuta in Fogli Google può causare problemi con i tuoi dati se non stai attento, soprattutto quando ordini le informazioni finanziarie in un foglio di lavoro utilizzabile.

Le cause più comuni di duplicati sono:

• Più persone hanno aggiunto lo stesso cliente, fattura, categoria, prodotto, ecc.
• L’importazione dei dati viene aggiunta ai dati già esistenti una seconda volta.
• Le azioni di copia/incolla hanno aggiunto voci duplicate.

Fortunatamente, identificare, eliminare ed eliminare celle di dati identiche in Fogli Google è sorprendentemente facile, il che è positivo se gestisci sempre fogli di lavoro nel tuo flusso di lavoro quotidiano. Se stai cercando qualcosa per ordinare i contenuti più velocemente, puoi sempre utilizzare un componente aggiuntivo come Rimuovi duplicati di Ablebits per mantenere le tue informazioni ben ordinate e organizzate.

Hai esperienza, suggerimenti o domande sull’utilizzo di uno dei metodi menzionati in questo articolo? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.