Come utilizzare la funzione SUBTOTALE in Microsoft Excel

È facile ottenere i totali parziali per gruppi di elementi correlati in Microsoft Excel. In realtà, hai due modi per farlo. È possibile utilizzare la funzione SUBTOTALE o la funzione Subtotale, a seconda di quale funziona meglio. Ti mostreremo come.

Che cos’è un totale parziale in Excel?

Come già accennato, SUBTOTALE in Excel consente di raggruppare elementi uguali o correlati in un elenco e utilizzare una funzione per calcolare i valori. Ad esempio, puoi usarlo per sommare le vendite per mese o i voti medi degli studenti. Puoi anche aggiungere l’inventario per prodotto o calcolare il numero di fatture in scadenza la prossima settimana.

Utilizzando la funzione SUBTOTALE, creando una formula o utilizzando la funzione Subtotale, puoi ottenere i calcoli di cui hai bisogno in pochi passaggi.

Utilizzare la funzione SUBTOTALE di Excel

È possibile creare una formula utilizzando la funzione SUBTOTALE di Excel con l’opzione di includere o escludere righe nascoste.

La sintassi della formula SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)richiede i primi due argomenti. Facoltativamente, puoi usare riferimenti di cella aggiuntivi o intervalli denominati per il resto degli argomenti.

L’argomento function_numberconsente di inserire una delle 11 funzioni utilizzando il numero corrispondente. I primi 11 includono righe nascoste e i secondi 11 le escludono. Quindi, inserisci il numero della funzione che desideri e come vuoi gestire le linee nascoste.

Come esempio della funzione SUBTOTALE, stiamo sommando l’importo totale delle vendite nell’intervallo di celle da B2 a B4 utilizzando questa formula:

=SUBTOTAL(9,B2:B4)

Nell’esempio seguente, abbiamo nascosto le righe 4 e 5. Usando questa prima formula, possiamo ottenere la nostra somma usando il numero 9 come primo argomento per includere i dati nascosti.

=SUBTOTAL(9,B2:B6)

Escluderemo ora queste righe nascoste dal totale utilizzando il numero 109 come primo argomento.

=SUBTOTAL(109,B2:B6)

Una volta ottenuti i totali parziali, è possibile utilizzare nuovamente la funzione SUBTOTALE per il totale generale in basso. In alternativa, puoi utilizzare la funzione SOMMA per aggiungere i totali parziali.

In un altro esempio, useremo la funzione media per includere le righe nascoste 3 e 4 in questa formula:

=SUBTOTAL(1,C2:C6)

E poi escluderemo le righe nascoste con questa formula:

=SUBTOTAL(101,C2:C6)

Note sulla funzione SUBTOTALE

Ecco alcune cose da tenere a mente quando si utilizza la funzione SUBTOTALE in Excel:

• La funzione funziona con colonne o intervalli verticali, non righe o intervalli orizzontali.
• Se sono stati nidificati i totali parziali nell’area degli argomenti di riferimento, Excel li ignora nel risultato del totale parziale.
• Quando si utilizza un filtro, i dati filtrati vengono esclusi dal risultato del totale parziale.

Utilizzare la funzione del totale parziale

Un altro modo per utilizzare la funzione SUBTOTALE in Excel consiste nell’utilizzare la funzione subtotale. Pertanto, puoi aggiungere automaticamente calcoli e raggruppare elementi contemporaneamente. Excel utilizza la funzione SUBTOTALE per farlo per te. Diamo un’occhiata a un paio di esempi.

Usando la funzione Subtotale per le nostre vendite per mese, possiamo raggruppare i dati per il mese e sommare ogni gruppo con il totale generale in fondo.

Seleziona tutte le righe che desideri raggruppare e il totale parziale. Fare clic sulla scheda Dati e selezionare Subtotale dal menu a discesa Struttura.

Quando si apre la finestra Subtotale, scegli come vuoi aggiungere i subtotali.

• Ad ogni modifica: seleziona la colonna che desideri utilizzare per il raggruppamento. Qui abbiamo selezionato un mese in modo che venga creato un nuovo gruppo quando cambia il mese sul foglio.
• Usa funzione: seleziona la funzione che desideri utilizzare, ad esempio somma, media, minimo, massimo o altre opzioni. Per il nostro esempio, abbiamo scelto Sum.
• Aggiungi subtotale a: selezionare la casella in cui si desidera calcolare il subtotale. Per il nostro esempio, abbiamo scelto Sales.

Facoltativamente, seleziona le caselle in basso per ulteriori elementi che ti piacciono. Fare clic su OK.

Vedrai quindi l’aggiornamento dei dati per raggruppare e subtotale le righe e creare un totale generale in fondo. Utilizzare i pulsanti più, meno e numerici per comprimere o espandere i gruppi per una visualizzazione più semplice.

Come altro esempio, utilizzeremo i voti degli studenti. Utilizzeremo le funzioni Subtotale e Gruppo per visualizzare il voto medio di ogni studente. Ecco il processo.

Seleziona le righe, vai su Dati e seleziona Subtotale dal menu a discesa Struttura.

Nel campo Subtotale, selezioneremo Studente dall’elenco a discesa delle modifiche e Media dall’elenco delle funzionalità. Quindi controlleremo la casella di controllo per la valutazione. Fare clic su OK.

Ora abbiamo le righe raggruppate per studente con il voto medio per ciascuno e la media complessiva in basso. Anche in questo caso, puoi utilizzare i pulsanti a sinistra per comprimere ed espandere i gruppi.

Se scegli di separare le righe dopo aver utilizzato la funzione Subtotale, le righe torneranno alla normalità. Tuttavia, quelli che contengono la funzione SUBTOTALE utilizzata da Excel sono lasciati per continuare a utilizzare o semplicemente eliminare se lo si desidera.

La funzione Subtotale può diventare complicata se prevedi di utilizzare molti gruppi. Tuttavia, questi esempi di base dovrebbero aiutarti a iniziare se sei interessato a questa funzione.

Va notato che non è possibile aggiungere un totale parziale a una tabella di Excel utilizzando questa funzione. Se sono presenti dati in una tabella, è possibile inserire una formula di Excel per SUBTOTALE come descritto in precedenza o convertire la tabella in un intervallo di celle per utilizzare questa funzione. Se scegli quest’ultimo, perderai la funzionalità del tavolo.