Come aggiungere tag ad Asana

Asana è uno degli strumenti di collaborazione più popolari al mondo. Con milioni di clienti, è eccellente per ogni appassionato di produttività. Inoltre, ha abbastanza flessibilità e strumenti per lavorare bene sia con piccoli progetti e attività, sia con grandi progetti aziendali.

Il team di Asana sviluppa e rilascia nuove funzionalità ogni anno per fornire agli utenti utili funzionalità di gestione dei progetti come la sequenza temporale e la visualizzazione elenco, solo per citarne alcuni.

In questo articolo tratteremo tutto ciò che devi sapere sull’uso dei tag in Asana. Tratteremo anche come aggiungere commenti, gestire attività ricorrenti e visualizzare tutti i tag per garantire che i tuoi progetti vengano elaborati in tempo.

Come aggiungere tag ad Asana

I tag sono uno strumento utile che ti offre un ulteriore livello di controllo su qualsiasi progetto o attività. Puoi usarli per tenere traccia dello stato di avanzamento del tuo progetto o classificarli di conseguenza. Inoltre, puoi vedere tutti i tag per ogni progetto e quando fai clic su un tag, puoi vedere tutte le attività ad esso associate.

Ecco come puoi aggiungere un tag a qualsiasi attività Asana:

• Apri asana.

• Vai al progetto su cui stai lavorando.

• Fare clic sull’icona dei tre punti nell’angolo in alto a destra.

• Fare clic su Aggiungi tag.

Se sei di fretta e cerchi attività specifiche, prova a premere Tab + T e vedrai immediatamente tutti i tag associati al tuo progetto e troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno. Un’altra grande caratteristica è che puoi aggiungere colori ai tuoi tag e riconoscerli ancora più velocemente. Puoi usare il verde per qualcosa di approvato o il rosso se c’è un ritardo o un problema imprevisto.

Come visualizzare tutti i tag in Asana

Al momento non è possibile accedere a tutti i tuoi tag in Asana. Tuttavia, puoi vedere i tag più utilizzati nella barra laterale e trovare quelli che ti servono o che hai usato di recente. Se la tua organizzazione ha più di cento tag, potrebbe essere meglio utilizzare l’API o API Explorer per trovarli. Questo richiederà un po’ del tuo tempo in quanto non è un processo facile, ma alla fine vedrai tutti i tuoi tag.

Ecco alcune cose che puoi fare:

• Quando fai clic su un tag, vedrai tutte le attività contrassegnate con quel tag.
• Puoi cambiare il colore del tag e rinominarlo se necessario.
• Quando inizi a digitare il nome del tag, ne vedrai molti come guida.

Come aggiungere un’attività ricorrente in Asana

Ogni squadra dovrebbe avere compiti ricorrenti in quanto questo è il modo migliore per ricordare a tutti cosa deve essere fatto. In Asana, le attività ricorrenti vengono duplicate in una nuova attività con una data di scadenza diversa ogni volta che finisci la precedente. Tieni presente che se decidi di ripetere un’attività di grandi dimensioni, non farlo con piccole attività secondarie poiché inizieranno a duplicarsi e ce ne saranno troppe sul tuo calendario.

Ecco come trasformare qualsiasi attività in una ricorrente:

• Apri un’attività in Asana.

• Fare clic sulla sezione Data di scadenza.

• Sotto il calendario, vedrai “Imposta ripetizione”.

• Fare clic su di esso e fare clic su “Fine”.

Puoi anche personalizzare la frequenza con cui desideri che l’attività ricorrente venga visualizzata, indipendentemente dal fatto che si ripeta settimanalmente, mensilmente o a un intervallo specifico. Tutte queste opzioni si trovano nella sezione Data di scadenza in modo da poter specificare l’ora e la data per ogni attività ricorrente.

Se desideri che l’attività si ripeta per una settimana, dovrai selezionare l’opzione Settimanale e contrassegnare i giorni. Se desideri che l’attività si ripeta trimestralmente, impostala su Mensile e falla ripetere ogni tre mesi. Se si tratta di un’attività che dovrai completare due volte l’anno, utilizza l’opzione Mensile e scegli di ripetere tra sei mesi. Se desideri eliminare l’attività, seleziona “Mai” nella sezione ricorrenza e l’attività smetterà di ripetersi.

Come aggiungere un nuovo tag in Asana

I tag sono richiesti per ogni progetto o problema attivo in Asana. Contrassegnano le attività, consentendo a tutti di tenere traccia dei propri progressi. I due elementi principali di ogni tag sono la parola chiave e il colore.

Una parola chiave può aiutarti a classificare tutte le tue attività e darti termini di ricerca che puoi inserire ogni volta che hai bisogno di trovare attività specifiche. Quando si tratta di colore, può funzionare come elemento di ricerca visiva. Usare i tag è facile se il tuo team li ha già creati. Tuttavia, quando devi iniziare da zero, le cose possono diventare un po’ complicate poiché devi costruire un sistema completo.

Ecco come creare un nuovo tag:

• Apri un’attività o un progetto.

• Accanto al tag esistente, vedrai un segno “+”.

• Immettere un nome per il nuovo tag.

• Fai clic su di esso e nella parte inferiore del menu a discesa vedrai “Crea tag per (nome tag digitato)”.

Ogni volta che inizi a digitare un nuovo tag, noterai che otterrai tutti i nomi di tag simili. In questo modo non dovrai perdere molto tempo a cercare di identificarne uno specifico. Se crei un nuovo tag e trovi un errore di battitura, puoi eliminarlo rapidamente e crearne uno corretto. Ecco come rimuovere un tag:

• Apri il tuo problema in Asana.

• Fare clic sul tag che si desidera rimuovere.

• Nell’angolo in alto a sinistra dello schermo, fai clic sull’icona della freccia accanto al nome del tag.

• Fare clic su Rimuovi tag.

Quando elimini un tag, tutti gli iscritti al tag riceveranno un’e-mail di notifica dell’eliminazione. Se hai eliminato un tag per errore con l’ID tag, puoi ripristinarlo contattando il team Asana. Dal menu a discesa, puoi anche condividere l’URL del tag, sincronizzarlo con il tuo calendario e aggiungere un colore in modo che tutti lo notino non appena aprono l’attività.

Come aggiungere commenti in Asana

Una delle novità introdotte da Asana sono i commenti. Possono fornire ulteriori informazioni sul problema, consentendo ai collaboratori di porre domande e vedere le reazioni di tutti. Inoltre, questo modo di comunicare consente a tutti di ottenere una risposta immediata.

Se vuoi aggiungere un commento, sposta il cursore sul campo del commento e inseriscilo. Al termine, fai clic su “Commenta” e tutti possono vederlo.

Se scrivi il tuo commento e dimentichi di pubblicarlo, diventerà automaticamente una bozza in modo da poterlo utilizzare un’altra volta. Puoi anche utilizzare il comando “Tab + C” per iniziare rapidamente a digitare il tuo commento.

Come rinominare un tag in Asana

Quando utilizzi più tag, tutti i membri del team devono trovarsi sulla stessa pagina durante la denominazione. Ecco perché potresti dover rinominare alcuni di loro alcune volte finché non vedi cosa funziona meglio per la tua squadra. Se per qualche motivo devi rinominare il nuovo tag, ecco cosa devi fare:

• Apri asana.

• Passare all’attività e fare clic sull’icona dell’etichetta.
• Fare clic sulla freccia accanto al nome del progetto.

• Seleziona “Rinomina tag” dal menu a discesa.

Cerca di non creare tag duplicati poiché ogni squadra ha il proprio modo unico di utilizzare e nominare i tag. A volte noterai che i tag hanno nomi simili ma usano colori diversi, quindi devi stare attento a non rinominare un titolo perfettamente funzionante.

Domande frequenti aggiuntive

Qual è il modo migliore per utilizzare i tag in Asana?

Ci sono molti modi per usare i tag in Asana. Uno dei migliori per molti utenti è l’organizzazione del calendario di lavoro. Quindi puoi utilizzare i tag per tenere traccia di ogni attività durante la settimana o il mese. E dai seguenti colori puoi vedere cosa sta succedendo con il progetto. Questo è un ottimo modo per lavorare con qualsiasi tipo di gestione dei contenuti e si rivelerà utile quando si tratta di progetti che hanno molti piccoli compiti.

Un altro ottimo modo per utilizzare i tag in Asana è definire le tue priorità e i tuoi risultati. Senza una classificazione dettagliata, tutti i compiti sembreranno ugualmente importanti e quelli importanti non avranno la priorità. Usando i tag, puoi collegare ogni attività al suo risultato chiave in modo che l’intero team sappia cosa è urgente e cosa no.

Per ogni team che lavora con il product backlog, deve esserci un sistema in cui ogni report, richiesta o attività ha un determinato tag colorato. Senza questo, i progetti possono diventare rapidamente confusi e richiedere molto tempo per capire tutto.

Tag e campi personalizzati sono la stessa cosa?

No, poiché vengono utilizzati per scopi diversi all’interno di un progetto o di un’attività. I tag servono per contrassegnare le caratteristiche e raggrupparle per importanza o per parte del progetto.

I campi personalizzati vengono utilizzati quando è necessario condividere dati tra persone che lavorano allo stesso progetto o quando è necessario tenere traccia delle informazioni individuali su più progetti.

Tag e tutto!

Asana è un’utile applicazione per la gestione delle prestazioni che ha sviluppato diversi strumenti per migliorare le prestazioni del team. Utilizzando tag e commenti, puoi assicurarti che tutti stiano facendo del loro meglio per rendere il tuo prodotto un successo mentre tu hai ancora il controllo. È qui che i tag sono più utili.

Ora che sai di più su come funzionano i tag e su come aggiungerli ai tuoi progetti, sarai in grado di utilizzare Asana al massimo delle sue potenzialità. Qual è la tua esperienza con i tag? Ne hai mai creato uno nuovo?

Dicci di più nei commenti qui sotto.