Come configurare Google Calendar per il lavoro ibrido

Il lavoro ibrido è diventato più popolare nel 21° secolo e ha diversi vantaggi. I team possono continuare la collaborazione di persona, mentre i dipendenti possono risparmiare denaro sui viaggi e sopportare meno tempo per il pendolarismo. Tuttavia, mettere in atto i sistemi giusti è fondamentale per avere successo a lungo termine.

Molte persone in tutto il mondo utilizzano Google Calendar per gestire la propria giornata lavorativa e hai molte opzioni quando lo configuri per il lavoro ibrido. Questo articolo ti mostrerà come operare in modo più efficiente in più sedi.

1. Condivisione della sede e dell’orario di lavoro

Uno dei modi più semplici per collaborare per il lavoro ibrido tramite Google Calendar è condividere il luogo e l’orario di lavoro. Quando tu e il tuo team lo avrete fatto, troverete più facile organizzare riunioni, capire perché le persone non hanno risposto e altro ancora.

Se vuoi condividere l’orario di lavoro per cui sei online, puoi semplicemente aggiungere una nota sulla tua scheda Google. Qui puoi anche aggiungere il tuo fuso orario. Puoi anche condividere il tuo orario di lavoro andando su Impostazioni e condivisione > Orario di lavoro . Seleziona la casella Abilita orario di lavoro e personalizza l’orario di lavoro per ogni giorno.

Un altro modo per condividere il tuo fuso orario in Google Calendar è selezionare il calendario su cui lavori tu e il tuo team. Vai su Impostazioni e condivisione prima di scegliere dove ti trovi nella sezione Fuso orario .

2. Utilizzo di Focus Time in Google Calendar

Se usi un iPhone, probabilmente hai familiarità con le modalità di messa a fuoco. In breve, puoi usarli per limitare le notifiche e altre cose che potrebbero farti sbagliare sul tuo lavoro. Il lavoro ibrido può far sì che molte persone cerchino di contattarti quando dovresti concentrarti intensamente su un’attività e Google Calendar ha uno strumento per aiutarti ad affrontare questo problema.

La funzione del tempo di messa a fuoco in Google Calendar ti consente di ritagliarti del tempo per il tuo lavoro e puoi anche scegliere se vuoi dire automaticamente di no alle riunioni a cui altre persone ti invitano. Tieni presente che solo alcuni piani consentiranno l’accesso alla funzione del tempo di messa a fuoco. Puoi verificare creando un nuovo evento e vedendo se noti un’opzione che ti consente di farlo.

3. Tieni traccia dei calendari di tutti

Ti è mai capitato che qualcuno ti invitasse a un evento importante, solo per avere già qualcos’altro in agenda? Se è così, saprai quanto può essere fastidioso. La buona notizia è che, con Google Calendar, puoi limitare questo problema quando lavori su un modello ibrido.

Un modo per fermare gli scontri tra orari delle riunioni è sapere quando tutti sono disponibili. Quando crei un nuovo evento, vai all’opzione Incontra con… sul lato sinistro e inserisci i nomi delle persone che desideri invitare.

Dovresti essere in grado di vedere i calendari delle persone che inviti. Tuttavia, alcuni utenti potrebbero non aver condiviso i propri e, in tal caso, dovresti provare a assicurarti che lo cambino (potresti anche dover aggiornare i loro piani di abbonamento a Google Workspace).

4. Utilizzare integrazioni di terze parti

Quando il tuo team adotta un modello di lavoro ibrido, dovresti rimuovere quante più barriere possibili alla collaborazione. La buona notizia è che Google Calendar ha più integrazioni di terze parti e queste possono aiutarti a utilizzare più delle tue app preferite insieme. Con Google puoi integrare strumenti di comunicazione come Zoom e altre utili app, come Appointment Reminder.

Per integrare app di terze parti con Google Calendar, vai sull’icona + sul lato destro dello schermo. Quindi, cerca o seleziona le app che desideri utilizzare. È quindi possibile scegliere Installazione amministrativa o Installazione individuale , a seconda delle proprie esigenze.

5. Tieni a mente i giorni festivi degli altri paesi

Come parte del tuo modello ibrido, potresti avere membri del team che lavorano in paesi diversi. E se stai operando attraverso vari confini, è importante ricordare che il mondo intero non funziona secondo lo stesso programma.

Se stai cercando di organizzare degli incontri, assicurati che questi eventi non siano in conflitto con altre festività. Ad esempio, mentre il Regno Unito non toglie il 4 luglio, gli Stati Uniti lo fanno. Puoi chiedere ai membri del tuo team, ma troverai anche molti posti online; digita “[paese] giorni festivi [anno]” e dovresti essere in grado di trovare un elenco.

6. Limita il numero di riunioni che hai

Se hai mai avuto un lavoro dalle 9 alle 5 per un lungo periodo, probabilmente saprai quanto siano inutili molte riunioni. E se non entri con un piano adeguato, puoi cadere rapidamente in una trappola in cui il tuo team sta discutendo sull’ultima riunione.

Prima di programmare una riunione, chiedi se è necessario tenerne una. La maggior parte delle volte, puoi inviare un messaggio tramite Slack o inviare un’e-mail ai membri del tuo team. Se devi tenere una riunione, prepara un elenco chiaro dei punti di discussione e mantienilo il più breve possibile.

7. Utilizza la funzione Attività in Google Calendar per le scadenze

Non essere costantemente nella stessa stanza dei tuoi colleghi può essere una benedizione. Ad esempio, spesso puoi concentrarti sul completamento di attività che richiedono uno sforzo cognitivo significativo, senza preoccuparti che gli altri ti distraggano. Tuttavia, può anche causare problemi.

Un problema è che potresti dimenticare scadenze importanti. Puoi, tuttavia, utilizzare Google Calendar per mitigare tale problema. Tenere traccia delle scadenze è facile; puoi andare su Crea> Attività e inserire tutto ciò che devi completare. Dopo averlo fatto, scegli la data di scadenza.

Oltre a Google Calendar, puoi utilizzare strumenti come Todoist e Microsoft To Do per scopi simili.

8. Blocca il tempo in cui lavorerai su attività importanti

Uno dei vantaggi del lavoro ibrido è che hai più flessibilità sul tuo programma. Il concetto di “Deep Work” è tratto dal libro di Cal Newport sull’argomento e uno dei componenti principali prevede il lavoro su compiti difficili per periodi ogni giorno, senza distrazioni.

Il lavoro profondo non è qualcosa che puoi aspettarti di fare per una giornata di otto ore, ma programmare tasche per compiti intensi è una buona idea. Puoi andare su Crea > Attività per dedicare del tempo al completamento dei tuoi progetti e puoi anche decidere se vuoi impostare attività ripetitive.

Il blocco del tempo è difficile all’inizio e ti consigliamo di dare un’occhiata ai nostri migliori suggerimenti sul blocco del tempo per aiutarti.

Google Calendar: un pratico compagno per le tue attività lavorative ibride

Il lavoro ibrido può avvantaggiare sia i datori di lavoro che i dipendenti. Se fatto correttamente, puoi promuovere un ambiente di membri del team in grado di collaborare e innovare, dando alle persone più libertà. Avendo un maggiore controllo sulla loro pianificazione, potresti notare che i membri del team sono più produttivi.

Google Calendar può risolvere molti problemi derivanti da modelli di lavoro ibridi, come trasparenza e comunicazione limitate. Prova questi suggerimenti e vedi se funzionano per te.