Come vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google

2023/02/07

Google Docs è un ottimo strumento per la collaborazione in quanto consente a più persone di modificare e lavorare su un singolo documento contemporaneamente, senza perdere traccia di chi sta facendo cosa. Se tu o la tua organizzazione utilizzate Google Documenti, sapere chi nel team ha visualizzato quale documento e quando può essere un’informazione utile. Dall’assicurarsi che tutti leggano una bozza, i termini e le condizioni, la tua ultima presentazione, le politiche e le procedure o qualche altro documento importante, essere in grado di vedere chi ha fatto cosa e quando è essenziale.

Fino a poco tempo fa, non potevi vedere chi visualizzava i tuoi documenti Google. Potresti vedere chi l’ha modificato, ma non chi l’ha appena letto. Se non hanno salvato, modificato o lasciato un commento, non avevi idea se una determinata persona avesse letto l’ultima versione di un documento. Inoltre, poiché puoi condividere Google Documenti con autorizzazioni di sola lettura, puoi condividere il documento con alcune persone con l’intento di rivedere il documento ma non apportare modifiche.

Le attuali versioni di Google Documenti ti consentono di configurare le impostazioni in modo da poter vedere chi ha visualizzato i tuoi Google Documenti. Diamo un’occhiata a come puoi farlo da solo.

Il monitoraggio delle attività di G Suite

G Suite viene in genere utilizzato da organizzazioni in cui la collaborazione è essenziale. Se utilizzi G Suite per collaborare regolarmente con altri, puoi utilizzare Activity Monitor per visualizzare la cronologia delle visualizzazioni di qualsiasi file di Google Documenti.

Segui questi passaggi per farlo:

Apri un file di Google Sheet
Fai clic sull’icona della freccia di tendenza verso l’alto in alto a destra o vai al menu a discesa
Strumenti
Apri la dashboard delle attività
Fai clic sulla scheda
Tutti i visualizzatori per la tua organizzazione

Questo processo ti consentirà di tenere traccia delle visualizzazioni nel documento, inclusa la data e l’ora dell’ultima visualizzazione per ciascun visualizzatore.

Se non vedi l’opzione Activity Monitor nel tuo documento Google, probabilmente significa che hai effettuato l’accesso alla versione gratuita di Google Documenti o a un account personale, piuttosto che a una versione di G Suite.

Tendenze di spettatori e commenti

Oltre a vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google, Activity Monitor ti consente anche di vedere le tendenze su quando le persone hanno visualizzato o commentato il tuo documento.

Tendenza degli spettatori: mostra un grafico a barre del numero di spettatori unici in un periodo di tempo che scegli da 7 giorni a sempre.

Trend dei commenti: mostra i grafici a barre dell’andamento dei commenti in qualsiasi arco di tempo da 7 giorni a sempre.

Disattiva Visualizza cronologia in Google Documenti

Se per qualsiasi motivo desideri disattivare la cronologia delle visualizzazioni di un documento, puoi farlo anche seguendo questi rapidi passaggi:

Apri il foglio Google
Fai clic sulla freccia di tendenza verso l’alto nella parte in alto a destra del tuo documento o vai a Strumenti dal menu a discesa
Apri la dashboard delle attività
Seleziona Impostazioni privacy .
In Impostazioni documento , disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento .

Questa opzione è disponibile anche nella versione personale o gratuita di Google Docs. Se stai lavorando a un documento ma non vuoi che i tuoi collaboratori lo sappiano finché non sei pronto a condividere le revisioni finali, puoi disattivare la cronologia delle visualizzazioni.

Inizia aprendo Fogli Google e facendo clic su Impostazioni .
Il menu Impostazioni ti consente di disattivare la cronologia delle visualizzazioni con le impostazioni della dashboard attività . Una volta impostato su Off , fai clic su OK per salvare le modifiche.

Come vedere chi ha apportato modifiche al tuo documento Google

Il controllo della versione è molto importante, specialmente se lavori in un settore regolamentato. Il controllo della versione è qualcosa che Google Docs ha fatto bene per un po’. Documenti mostrerà chi ha modificato un documento, salvato o condiviso. In realtà funziona non solo con G Suite, ma anche con Google Documenti personali.

Se sei interessato al controllo della versione o vuoi assicurarti che nessuno abbia apportato modifiche che non dovrebbero senza bloccare il file, puoi scoprirlo seguendo questi passaggi:

Apri un foglio Google che desideri monitorare.
Seleziona Cronologia file e versioni
Selezionare Visualizza cronologia delle versioni
Dovrebbe apparire una finestra sulla destra dello schermo che mostra ogni salvataggio e modifica per il documento in questione.

All’interno di quella finestra, dovresti anche avere la possibilità di visualizzare la versione precedente del documento prima che venissero apportate le modifiche.

Questo è essenziale per il controllo della versione poiché hai una traccia di controllo di quali modifiche sono state apportate, quando sono state apportate e da chi. È anche utile se hai apportato alcune modifiche, ci hai dormito sopra, hai cambiato idea e vuoi ripristinarle.

Come vedere chi ha condiviso il tuo documento Google

Puoi anche vedere chi ha condiviso il tuo documento Google e quando. Puoi anche vedere le impostazioni di condivisione in modo da poter controllare meglio l’accesso al tuo documento.

Vai su drive.google.com
Fai clic su Il mio Drive a sinistra
Fai clic sul piccolo pulsante i nell’angolo in alto a destra
Ora, fai clic su Attività
Fare clic su ciascun file o cartella individualmente o rivedere la barra di scorrimento a destra dello schermo. Questo ti mostrerà chi ha condiviso il tuo documento.

Puoi anche controllare dall’interno del documento selezionando Condividi. I nomi delle persone appariranno nella finestra popup. Se ci sono più persone, seleziona un nome e apparirà l’elenco di tutti i nomi.

Pensieri finali

La tua capacità di determinare chi ha visualizzato, condiviso e modificato i tuoi documenti è limitata se non hai accesso a un account G Suite; tuttavia, ci sono ancora modi per ottenere alcune informazioni di base.

Seguendo i passaggi forniti in questa guida, puoi vedere rapidamente e facilmente chi ha visualizzato, modificato, modificato il tuo documento di Google Documenti in qualsiasi modo. Hai domande, esperienze o suggerimenti relativi alla visualizzazione dell’attività sui tuoi documenti Google? Lascia un commento nella sezione sottostante.