Come eseguire il libro paga in QuickBooks

• L’elaborazione delle buste paga in QuickBooks Online è semplice ed efficace.
• Puoi sincronizzare sia il tuo account aziendale che gli account dei tuoi dipendenti ed elaborare le buste paga con il pagamento in giornata.
• La creazione di un programma di pagamento consente pagamenti ricorrenti delle buste paga.
• Questo articolo è rivolto a imprenditori, professionisti delle risorse umane e contabili che desiderano gestire le buste paga in QuickBooks Online.

QuickBooks Online aiuta a semplificare le attività contabili mantenendo tutti i dati, le informazioni e i rapporti in un unico posto. Il libro paga è un’altra funzionalità offerta da QuickBooks Online (QBO), se hai dipendenti nella tua azienda e devi eseguire una delle seguenti operazioni:

• Paga la tua squadra
• Gestisci i benefici per i dipendenti
• Automatizza i calcoli e le ritenute fiscali
• Memorizza informazioni fiscali federali e statali
• Collega le spese del personale ai conti di contabilità generale

Lo sapevi?: QuickBooks è il fornitore di buste paga online n. 1 per le piccole imprese. Confronta QuickBooks con Gusto Payroll.

Come impostare il libro paga in QuickBooks Online

Se hai familiarità con QBO, impostare il libro paga è facile. Di seguito è riportato il processo in quattro fasi per l’impostazione del libro paga in QBO.

1. Nella scheda Payroll della dashboard, fai clic su “Dipendenti”.

Fonte immagine: QuickBooks Online

Se non conosci QBO, devi completare i passaggi per iniziare la prima volta che accedi al tuo account. Dopo il breve tutorial e la configurazione, sarai in grado di accedere alla scheda Payroll.

Il comando successivo ti porrà domande distinte su dipendenti, orari di lavoro, supporto delle risorse umane e altro ancora. Ciò consente a QBO di aiutarti a trovare il miglior componente aggiuntivo per le buste paga per te, soddisfacendo le tue esigenze senza includere funzionalità o funzioni non necessarie.

2. Digitare le informazioni sulle buste paga per i dipendenti.

Dopo aver trovato il piano migliore per le tue esigenze, QBO ti chiederà se hai dipendenti retribuiti nell’anno solare in corso. Indipendentemente dal fatto che tu abbia utilizzato un software di contabilità o un sistema manuale per pagare i dipendenti, se li hai pagati nell’anno solare in corso, vorrai rispondere di sì. Se è la prima volta che paghi uno o più dipendenti in questo anno solare, rispondi di no.

Fonte immagine: QuickBooks Online

Se rispondi sì, dovrai inserire le informazioni sulla busta paga dell’anno in corso per ogni dipendente che hai pagato nell’anno solare attivo. Questo aiuta a garantire che le informazioni W-2 siano accurate quando emetti dichiarazioni a fini fiscali. QuickBooks Pro fa un ottimo lavoro nel generare documenti fiscali, come i W-2, che è un altro vantaggio della gestione delle buste paga tramite QBO.

3. Fissare una data per eseguire il libro paga.

Il prompt successivo ti chiederà quando prevedi di eseguire il tuo primo libro paga QBO. Dopo aver stabilito una data, QBO chiederà il luogo in cui lavora la maggior parte dei tuoi dipendenti.

Se i tuoi dipendenti risiedono nello stato in cui si trova l’azienda, sono considerati dipendenti residenti. In generale, i dipendenti residenti hanno tasse statali e locali, nonché tasse statali sull’assicurazione contro la disoccupazione pagate dal loro datore di lavoro, mentre le tasse statali sono trattenute.

Se i tuoi dipendenti risiedono in altri stati, diventa un po’ più complicato. Poiché il lavoro a distanza è diventato molto popolare negli ultimi due anni, avere dipendenti in più stati non è più anormale. Per i dipendenti non residenti o fuori dallo stato, i datori di lavoro trattengono le tasse statali dallo stato in cui risiede il loro dipendente. Poiché gli stati non sono coerenti con le loro leggi e requisiti fiscali, ti consigliamo di fare qualche ricerca su come il tuo stato e il loro stato gestiscono i dipendenti non residenti.

4. Immettere le informazioni sul dipendente.

Dovrai inserire le seguenti informazioni per ciascun dipendente:

1. Informazioni personali: qui è dove inserisci il nome, l’iniziale del secondo e il cognome. Digita anche la data di assunzione e l’indirizzo e-mail. In questa prima fase, puoi anche verificare se desideri che il dipendente sia in grado di aggiungere le proprie ore e di visualizzare le buste paga e i W-2 online.
2. Frequenza della retribuzione: in questa fase, puoi creare un programma di retribuzione e rispondere alle seguenti domande:

• Ogni quanto paghi? È presente un menu a discesa che consente di selezionare la retribuzione settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile.
• Quando è il prossimo giorno di paga? Inserisci la data specifica.
• Quando è l’ultimo giorno di lavoro (periodo di paga) per quel giorno di paga? Inserisci la data specifica.
• Come vuoi chiamare questo programma di pagamento? Crea un nome.

Dopo aver risposto a queste domande, puoi utilizzare la stessa pianificazione per tutti i dipendenti. QBO ti mostra quindi i prossimi quattro periodi di paga e i prossimi quattro giorni di paga per il tuo dipendente.

1. Tasso di retribuzione: c’è un menu a tendina che ti permette di selezionare solo l’orario, lo stipendio o la commissione, con l’importo in dollari appropriato. Puoi anche aggiungere altri tipi di pagamento, come straordinari, permessi retribuiti, indennità di malattia, indennità di ferie e indennità di ferie.
2. Detrazioni: questo passaggio consente di inserire tutte le detrazioni per questo dipendente. Le detrazioni che puoi aggiungere includono assistenza sanitaria, piani pensionistici, conti di spesa flessibili, piani di conti di risparmio sanitario, pignoramenti e rimborsi di prestiti. La ricorrenza comune è lo stesso importo per ogni periodo di paga. Puoi filtrare l’importo in base all’importo in dollari o alla percentuale della retribuzione lorda.
3. Ritenute: prenderai le informazioni del tuo dipendente dal loro W-4 e inserirai tutte le ritenute in questo passaggio. Le loro informazioni generali vanno qui, insieme al loro numero di previdenza sociale, stato della dichiarazione dei redditi, persone a carico dichiarate e qualsiasi altro reddito, detrazioni o trattenute delineate sul loro W-4.
4. Metodo di pagamento: il menu a discesa offre le opzioni di deposito diretto, assegno cartaceo, deposito diretto su due conti e deposito diretto con saldo come assegno.

Una volta completati questi passaggi, sei pronto per eseguire il libro paga in QuickBooks.

Come eseguire il libro paga in QuickBooks

L’elaborazione del libro paga è un semplice processo in quattro fasi in QBO. Dopo aver inserito tutti i dipendenti nel sistema, sei pronto per eseguire il libro paga:

1. Nella tua dashboard, accedi a Payroll, quindi seleziona Esegui Payroll.
2. Inserisci gli orari. Ti verrà richiesta una funzione Ore di paga regolari. Mentre QBO automatizza il numero di ore lavorate per ciascun dipendente, in base a quanto completato nei passaggi precedenti, è importante verificare l’accuratezza di ogni periodo di paga e apportare le modifiche necessarie.
3. Se tutto è corretto, seleziona Anteprima libro paga e rivedi.
4. Selezionare Invia libro paga. Come con molte funzioni di QBO, puoi rivedere, scaricare e stampare i riepiloghi dei rapporti sulle buste paga.

Key takeaway: una volta inviato il libro paga, puoi stampare assegni per i tuoi dipendenti o fare in modo che QBO comunichi con banche e istituti finanziari per trasferire fondi dal tuo conto aziendale ai loro conti di deposito diretto, rendendo il tuo libro paga parte di un ufficio senza carta.

La facilità di gestione delle buste paga in QuickBooks Online

Segnalazione aggiuntiva di Casey Conway.