Come ridurre lo stress e costruire sane abitudini di posta elettronica

Per molte persone, controllare la posta elettronica è una parte inevitabile della loro vita lavorativa o accademica. Tuttavia, la dipendenza dalla posta elettronica (o la fatica della posta elettronica) può insinuarsi praticamente su chiunque ed è facile prendere l’abitudine di controllare la posta in arrivo tutto il giorno e la notte.

Ecco come creare una relazione più sana con la posta elettronica per ridurre lo stress e goderti i tempi di inattività con meno distrazioni. Nella stragrande maggioranza dei casi, i nuovi messaggi non richiedono comunque un’attenzione immediata.

Informazioni sulla dipendenza da e-mail

Con che frequenza controlli la posta elettronica durante la giornata? In generale, controllare la posta elettronica meno spesso, diciamo circa tre volte al giorno, è associato a meno stress e sentimenti di sopraffazione, secondo Computers in Human Behavior . È probabile che molti utenti di posta elettronica tendano a controllare i propri account molto più da vicino.

A prima vista, questa non è una brutta cosa: stai cercando di essere responsabile e di rispondere ai messaggi in modo tempestivo. Tuttavia, questo può portare alla sensazione di dover tenere costantemente d’occhio la posta in arrivo.

Sebbene alcune persone debbano monitorare le e-mail così da vicino per il loro successo professionale, molte altre possono trarre vantaggio dall’aprire le loro caselle di posta un po’ meno frequentemente. Nella maggior parte dei casi, quei messaggi con pubblicità che non ti interessano o promemoria di appuntamenti possono attendere alcune ore.

Ecco come ridurre il tempo che passi controllando (e preoccupandoti) della posta ogni giorno.

1. Mantieni la posta elettronica fuori dal telefono

Riduci l’affaticamento della posta elettronica nella vita di tutti i giorni eliminando tutte le e-mail dal telefono. Ciò eliminerà la tentazione di scansionare la posta in arrivo durante i momenti dispari della giornata, in particolare quando sei fuori orario. Può diventare un’attività solo per computer.

2. Controlla la tua casella di posta in orari specifici

Cerca di controllare la posta elettronica in orari specifici durante la giornata, ad esempio alle 9:00, mezzogiorno e 16:00 (o qualsiasi accordo funzioni per il tuo programma). Punta a tre orari prestabiliti al giorno o anche meno, a seconda delle tue esigenze.

Questa strategia, a volte nota come email batching, tende a comportare un minore esaurimento emotivo dovuto alla posta elettronica, secondo Interventi su Internet . Invece di sentirti come se dovessi essere sempre disponibile, la posta elettronica diventa un’attività più gestibile che si svolge solo poche volte al giorno.

Se sei preoccupato di lasciare in attesa potenziali corrispondenti e-mail, imposta un messaggio di risposta automatica. Configura un risponditore automatico ricorrente in Gmail con un messaggio che indichi gli orari in cui generalmente controlli la posta ogni giorno. Come potenziale backup, includi un numero di telefono e chiedi ai destinatari del messaggio di chiamare o inviare un SMS nel caso in cui qualcosa richieda un’attenzione urgente.

Per la maggior parte, l’impostazione di questi limiti con il monitoraggio della posta elettronica può portare a una maggiore tranquillità, garantendo comunque di vedere e rispondere a messaggi importanti in modo tempestivo. È il meglio di entrambi i mondi.

3. Smetti di controllare la posta elettronica come prima cosa al mattino

Secondo un sondaggio di Sleep Advisor , circa un terzo dei millennial controlla la posta elettronica non appena si sveglia , anche se questa pratica spesso comporta un aumento dell’ansia. L’impulso è comprensibile: vuoi fare un salto nella giornata lavorativa o nei tuoi studi, ma non è il modo più piacevole per trascorrere una mattinata. I pensieri sull’elenco delle cose da fare in sospeso iniziano a ronzare nel tuo cervello prima ancora che tu ti alzi dal letto.

Invece, resisti all’impulso di aprire la posta in arrivo come prima cosa al mattino e crea una routine mattutina migliore che includa alcune attività che ti piacciono. Prepara una deliziosa colazione, fai stretching o diario per un po’. Eventuali email in attesa possono attendere.

4. Sii consapevole del tuo impulso di controllo

Quando senti più spesso il bisogno di controllare la posta? È subito dopo il risveglio o durante la giornata ogni volta che ci sono pochi minuti di inattività? L’impulso di controllo può essere così abituale e automatico che non te ne accorgi davvero.

Per tenere d’occhio questa abitudine, scarica app progettate per aiutarti a cambiare le tue abitudini, come Strides. Stabilisci un obiettivo per ridurre il numero di volte in cui controlli la posta o (se possibile) la quantità di tempo che trascorri del tutto interagendo con la posta elettronica. Decidere su un obiettivo chiaro renderà un po’ più fattibile la riduzione del tempo di posta elettronica.

5. Chiudi la scheda E-mail sul tuo computer

È facile lasciare aperta la scheda e-mail mentre si lavora, toccando la scheda ogni volta che arriva un nuovo messaggio. Tuttavia, la distrazione delle notifiche dalle e-mail può far deragliare la concentrazione e interrompere il flusso di lavoro. Non sorprende che il controllo della posta elettronica sia una delle sfide comuni della gestione delle attività che rendono difficile concentrarsi su ciò che è necessario fare.

Se possibile, incoraggia il tuo team a comunicare con uno strumento diverso, come Slack o Microsoft Teams. Le funzionalità di chat possono sostituire le comunicazioni e-mail in molti casi.

Se è difficile rompere l’abitudine, disconnettiti dalla tua posta elettronica e digita login e password ogni volta. Aggiunge un passaggio in più all’intero processo e lo rende meno automatico. Col tempo, tuttavia, apprezzerai la capacità di concentrarti senza guardare costantemente la scheda e-mail e aspettare che appaia un messaggio in arrivo.

6. Tieni traccia del tuo tempo via e-mail

Monitorare esattamente quanto tempo dedichi alla posta elettronica può semplificare la riduzione. Su un iPhone, la funzione Screen Time mostra quanto tempo trascorri sull’app di posta elettronica. Nel frattempo, gli strumenti per il benessere digitale di Android non solo ti aiutano a tenere traccia del tuo tempo sulle e-mail, ma ti consentono anche di inserire l’e-mail in un’app di lavoro specifica che rimane nascosta quando sei fuori orario.

In alternativa, utilizza un’app di monitoraggio del tempo come Toggl Track o RescueTime per monitorare l’utilizzo della posta elettronica. A volte semplicemente vedere dove va il tuo tempo è una motivazione sufficiente per ridurre le tue abitudini di posta elettronica.

Doma le tue abitudini di controllo della posta elettronica per ridurre lo stress

Non sei quasi solo se trovi difficile resistere all’impulso di sbirciare la tua casella di posta durante il giorno, ma è un’abitudine fragile. Mantenendo le app di posta elettronica lontane dal telefono, limitando il numero di volte che lo controlli ogni giorno e semplicemente diventando più consapevole della tua tendenza a guardare la posta in arrivo, è possibile superare il sovraccarico di posta elettronica e liberare tempo per altre attività.

Prova questi suggerimenti per vedere quali ti aiutano a gestire al meglio le tue abitudini di posta elettronica e in pochissimo tempo ti sentirai un po’ meno legato a quelle notifiche della posta in arrivo.