Come ospitare un webinar online

I webinar, o seminari online, sono eventi interattivi dal vivo a cui chiunque può partecipare indipendentemente dalla posizione geografica. Sono alcuni dei migliori strumenti di marketing per le aziende che cercano di fornire valore al proprio pubblico e affermarsi come leader del settore.

Oggi chiunque può ospitare un webinar, ma ciò non significa che questa impresa non richieda una preparazione approfondita per avere successo. Se stai pensando di organizzare un webinar online, ecco una descrizione dettagliata del processo.

Come ospitare un webinar online

Prima di iniziare a invitare i partecipanti e organizzare i tuoi materiali, la domanda più critica da affrontare è la piattaforma che utilizzerai. Con il software giusto, sarai in grado di semplificare il processo e fare un’impressione professionale su tutti i tuoi partecipanti.

Grazie all’aumento degli eventi online, ci sono molte eccellenti soluzioni di webinar tra cui scegliere oggi. Zoho è una delle opzioni principali con una sicurezza eccezionale e numerose funzionalità per coinvolgere il tuo pubblico, quindi lo useremo come esempio in questa guida.

Zoho offre soluzioni webinar gratuite per eventi della durata massima di 60 minuti con un massimo di 100 partecipanti. La versione a pagamento consente più spettatori e include vantaggi preziosi come l’archiviazione delle registrazioni su cloud. Con Zoho, puoi personalizzare i moduli di registrazione per mantenere il tuo marchio, condividere più schermi per comunicare il tuo messaggio in modo efficace, interagire con il tuo pubblico attraverso sondaggi e domande e risposte e altro ancora.

Ecco cosa aspettarsi quando si ospita un webinar utilizzando Zoho.

Scegli un argomento coinvolgente

Un webinar di successo inizia con l’argomento giusto. La tua scelta non dovrebbe essere una pugnalata nel buio. Sarebbe utile se supportassi la tua decisione con la ricerca per assicurarti che il tuo argomento sia rilevante per il tuo pubblico e che i tuoi sforzi saranno ripagati.

Scopri quali sono i problemi rilevanti per il settore con cui il tuo pubblico di destinazione sta lottando e offri una soluzione. La partecipazione sarà alta.

Seleziona il presentatore giusto

A meno che tu non stia pianificando di ospitare tu stesso l’evento, dovrai trovare la persona giusta per parlare. Questa persona rappresenterà la tua intera attività all’evento, quindi un’attenta selezione è fondamentale. La persona dovrebbe essere esperta nel campo che il tuo webinar deve coprire. Allo stesso tempo, devono essere un grande oratore pubblico che sappia come coinvolgere un pubblico e interagire con loro.

Inoltre, invitare un oratore ospite può aggiungere più interesse all’evento. È anche un ottimo modo per aumentare la partecipazione, poiché una persona famosa attirerà il proprio pubblico al tuo webinar.

Iscriviti a Zoho

Quando hai un’idea di cosa coprirà il tuo evento, è il momento di organizzarlo. Inizia registrandoti per un account Zoho . Avrai una prova gratuita di 14 giorni se questa è la prima volta che usi la loro soluzione.

Pianifica il tuo webinar

Dopo aver effettuato l’accesso al tuo account Zoho, sarai in grado di creare il tuo primo evento. Fai clic su “Programma” per inserire i dettagli del tuo webinar.

Innanzitutto, dovrai trovare un titolo e una descrizione allettanti. Questi fattori possono creare o distruggere l’interesse delle persone per il tuo evento, quindi rendilo coinvolgente. Se hai invitato un oratore ospite, assicurati di includere il suo nome nel titolo.

Successivamente, dovrai scegliere un’ora e una data per il tuo evento e determinarne la durata. Questo può essere complicato, soprattutto se il tuo pubblico di destinazione proviene da diversi fusi orari. Determina la data e l’ora migliori per soddisfare i tuoi potenziali partecipanti.

Assicurati che il tuo webinar non sia in contrasto con altri eventi importanti. Allo stesso tempo, non affrettare l’evento. Lasciati tutto il tempo per prepararti.

Crea il tuo modulo di registrazione

I partecipanti possono iscriversi al tuo webinar tramite un modulo di registrazione. Il passaggio successivo consiste nella personalizzazione di questo modulo per raccogliere le informazioni necessarie sui partecipanti. Alcuni campi, come nome e indirizzo e-mail, saranno inclusi su Zoho per impostazione predefinita, ma puoi facilmente modificarli e aggiungerne altri. Ecco come funziona:

1. Fai clic su “Gestisci campi” per rimuovere o modificare i campi.

   

2. Rendi obbligatorio qualsiasi campo premendo l’opzione “*” accanto ad esso.

   

3. Aggiungi campi predefiniti con il pulsante “+” accanto al campo desiderato.

   

4. Crea campi personalizzati facendo clic su “Aggiungi campi personalizzati”.

   

Puoi anche moderare la registrazione. Zoho offre due modalità di approvazione:

• La modalità di approvazione automatica consente a chiunque di aderire compilando il modulo di registrazione.
• L’approvazione manuale ti consente di decidere se ogni persona può partecipare o meno.

Le impostazioni avanzate ti consentono anche di personalizzare le tue preferenze in dettaglio. Alcune opzioni includono:

• Limitazione del numero di partecipanti
• Limitazione della registrazione per regione
• Richiesta registrazione per partecipare

Infine, aggiungi il tuo marchio al modulo di registrazione per mantenere la tua immagine coerente. Il tuo logo apparirà non solo sul modulo di registrazione, ma anche nelle e-mail di conferma, promemoria e ringraziamento.

Diffondere la parola

Dopo aver organizzato il tuo evento, è il momento di promuoverlo. Pubblica l’evento sul tuo sito Web o blog, invia inviti e-mail e condividi il modulo di registrazione attraverso i tuoi canali di social media per iniziare a raccogliere partecipanti. Non dimenticare di inviare promemoria via e-mail quando l’evento si avvicina per aumentare la partecipazione.

Pratica la tua presentazione

Sebbene l’interfaccia di Zoho sia intuitiva, è una buona idea testare le sue funzionalità in anticipo per assicurarsi che nessun ostacolo tecnico rovini il tuo webinar. La pratica ti farà anche sentire più sicuro usando la piattaforma. Puoi fare un’esercitazione e adattare di conseguenza i dettagli della tua presentazione.

I passaggi finali

Il tuo lavoro non finisce quando finisce il tuo webinar. Alcuni passaggi finali ti aiuteranno a ottenere il massimo dal tuo evento.

Assicurati di seguire i partecipanti per raccogliere preziosi feedback che ti consentiranno di ospitare un evento ancora migliore in futuro. Dovresti anche ringraziarli per il loro contributo e chiedere loro se hanno ulteriori domande sull’argomento.

Dovresti anche analizzare i dati forniti da Zoho per determinare quali aree devi migliorare. Infine, rivedi il filmato registrato del tuo webinar e rendilo disponibile per coloro che si sono persi il live streaming.

Ospita il tuo webinar in tutta sicurezza

I webinar sono un modo incredibilmente efficace per affermarti come professionista affidabile per il tuo pubblico. Sia che tu voglia creare nuove relazioni commerciali o ampliare la portata del tuo marchio, un evento dal vivo in cui puoi comunicare direttamente con le parti interessate ti dà il potere di farlo. Fortunatamente, le soluzioni di webinar all’avanguardia come Zoho rendono il processo semplice.

Hai già ospitato un seminario? Hai qualche consiglio utile per rendere l’evento un successo? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.