Come trovare un CRM conforme a HIPAA

• Le organizzazioni sanitarie utilizzano il software CRM per il monitoraggio dei pazienti, la fatturazione, l’ottimizzazione dei flussi di lavoro interni, la segnalazione e la ricerca di nuovi pazienti.
• Poiché memorizzano informazioni sensibili sui pazienti, tutti i CRM sanitari devono essere conformi a HIPAA.
• Quando si sceglie un CRM conforme a HIPAA, è necessario cercare protezione dei dati e dell’accesso dei dipendenti, scalabilità, backup automatico dei dati e referenze dei clienti.
• Questo articolo è rivolto ai proprietari di studi medici alla ricerca di un software CRM (Customer Relationship Management) conforme alle normative sulla privacy delle informazioni HIPAA.

In qualità di operatore sanitario, dovresti rendere la sicurezza e la privacy dei dati dei pazienti una priorità tanto quanto la salute dei pazienti. I pazienti potrebbero non volere che tutte le loro informazioni sanitarie siano ampiamente disponibili e hanno il diritto legale alla sicurezza e alla privacy dei dati sanitari.

La legge principale che disciplina la sicurezza dei dati sanitari è l’Health Insurance Portability and Accountability Act, o HIPAA. La legge ad ampio raggio copre tutti i dispositivi che contengono o trasmettono informazioni sanitarie protette (PHI), compresi i dati raccolti dal software di gestione delle relazioni con i clienti. I vantaggi del software CRM possono essere significativi per le organizzazioni sanitarie, ma solo se queste soluzioni sono adeguatamente protette e monitorate.

Dopotutto, le organizzazioni sanitarie sono sempre più i bersagli principali degli attacchi informatici. Nel 2020, il numero di attacchi informatici rivolti al settore sanitario, già un obiettivo comune per gli hacker malintenzionati, è aumentato del 45%.

I vantaggi di un CRM conforme a HIPAA sono molti, ma solo se monitori, rilevi e riduci eventuali attacchi informatici che minacciano le PHI dei tuoi pazienti. Di seguito, ti illustreremo l’utilizzo del CRM nel settore sanitario e l’importanza di trovare un CRM conforme a HIPAA.

CRM in sanità

Un CRM sanitario con analisi dei dati può aiutarti a determinare quali dei tuoi pazienti potrebbero aver bisogno di cure aggiuntive o identificare i pazienti che sono in ritardo rispetto ai follow-up e ai test. Puoi anche utilizzare il CRM del tuo studio per gestire le prescrizioni e gli appuntamenti dei pazienti.

Sempre più spesso, i CRM sanitari aggiungono funzionalità di monitoraggio remoto dei pazienti. Se possiedi uno studio medico e installi un CRM con strumenti di monitoraggio remoto dei pazienti, puoi accedere al tuo CRM per vedere i segni vitali di un paziente in tempo reale. Dovrai prima prescrivere al paziente strumenti di monitoraggio remoto, come pompe per la pressione sanguigna e test del glucosio che possono utilizzare a casa, quindi puoi controllare i loro segni vitali in qualsiasi momento.

Inoltre, un CRM può aiutarti a navigare tra le complessità della fatturazione medica, migliorare i flussi di lavoro della tua pratica e segnalare i reclami dei pazienti e le sfide interne. Alcune strutture sanitarie utilizzano i CRM anche per campagne di marketing per attirare nuovi pazienti.

Conclusione chiave: nel settore sanitario, i CRM vengono utilizzati per il monitoraggio dei pazienti e hanno applicazioni aggiuntive per la fatturazione, la gestione, la reportistica e il marketing.

Quando hai bisogno di un software CRM conforme a HIPAA?

Tutti i software CRM utilizzati nel settore sanitario devono essere conformi a HIPAA, perché la legge si applica a tutti i dati dei pazienti con cui interagiscono gli operatori sanitari. Il titolo II dell’HIPAA specifica le linee guida che gli operatori sanitari devono seguire in merito ai dati dei pazienti e ha una regola per transazioni, identificatori, applicazione, privacy e sicurezza.

Key takeaway: se la tua azienda è un’entità coperta da HIPAA, ha sempre bisogno di un software CRM conforme a HIPAA.

Cosa rende un CRM conforme a HIPAA?

Una piattaforma software CRM è conforme a HIPAA se garantisce che tutti i dati dei pazienti rimangano riservati, sottoposti a backup e archiviati in modo sicuro. Devi solo trasmettere dati crittografati e avere il controllo completo sui dati nel tuo CRM, il che significa nessuna acquisizione, accesso, creazione, archiviazione o condivisione non autorizzati di dati. Per sicurezza, potresti anche voler vedere se il tuo CRM è stato certificato da un’organizzazione specializzata in sicurezza delle informazioni e privacy.

Key takeaway: un CRM conforme a HIPAA mantiene tutti i dati dei pazienti in modo dimostrabile sicuro e privato.

Cosa cercare in un CRM conforme a HIPAA

Queste sono le caratteristiche più importanti da ricercare in un CRM conforme a HIPAA:

• Accesso dei dipendenti. Un CRM conforme a HIPAA dovrebbe disporre di salvaguardie per garantire che diversi livelli di dipendenti dispongano di livelli di accesso ai dati dei pazienti adeguati al ruolo. Ad esempio, gli addetti alla reception dovrebbero avere accesso solo alle informazioni di identificazione di base, ma anche infermieri e medici dovranno vedere i segni vitali dei pazienti.
• La sicurezza dei dati. Per essere conforme a HIPAA, il tuo CRM dovrebbe avere funzionalità di sicurezza dei dati aggiuntive oltre alle misure di accesso dei dipendenti. Dovrebbe classificare i dati in livelli di sicurezza e bloccare automaticamente l’accesso ai dipendenti in base al loro ruolo lavorativo e al livello dei dati. Dovrebbe inoltre contrassegnare l’ora di tutte le modifiche ai dati con l’identità dell’utente CRM per rendere tracciabili le modifiche.
• Ampia conoscenza della sicurezza informatica. Sebbene una piattaforma CRM sia un programma piuttosto che una persona, chiunque faccia parte dell’azienda CRM dovrebbe essere in grado di articolare i punti di forza e di debolezza della sicurezza informatica del software quando ti parla. Chiedi al tuo rappresentante di vendita di spiegare come il CRM gestisce la sicurezza degli endpoint, le patch, HTTPS e altre aree della sicurezza informatica. Le loro risposte dimostreranno quanto l’azienda apprezzi la conformità HIPAA.
• Storie di successo. Un’azienda CRM conforme a HIPAA dovrebbe essere disposta e in grado di fornire referenze e possibilmente studi di casi di operatori sanitari che hanno avuto successo con i suoi servizi CRM. Puoi contattare i riferimenti per saperne di più sulle funzionalità di conformità HIPAA del CRM e dovresti confrontare le soluzioni del case study con le tue esigenze.
• Capacità di scalare. Nel caso in cui la tua pratica cresca, è importante scegliere un CRM conforme a HIPAA che possa funzionare per organizzazioni sanitarie di tutte le dimensioni. Quando esamini le storie di successo del tuo CRM, dovresti provare a trovare prove di lavoro con organizzazioni sanitarie più grandi. Un track record di questo lavoro indica che il tuo CRM può stare con te man mano che cresci e suggerisce che funzionerà per te mentre sei ancora piccolo.
• Backup dei dati. La perdita di dati è tra le conseguenze più gravi di una violazione della sicurezza informatica. Un CRM conforme a HIPAA proteggerà da questo problema eseguendo regolarmente il backup dei dati, magari in più di una posizione.
• Avvisi di sicurezza. Alcuni CRM conformi a HIPAA ti avviseranno quasi istantaneamente delle violazioni dei dati in modo che tu possa agire rapidamente. Una risposta rapida a una violazione dei dati è fondamentale per tutte le aziende, in particolare per le organizzazioni sanitarie che si occupano di informazioni sensibili e potenzialmente salvavita.

Conclusione chiave: quando si cerca un CRM conforme a HIPAA, è necessario verificare la protezione dei dati e dell’accesso dei dipendenti, la scalabilità, il backup automatico dei dati, i riferimenti e le funzionalità aggiuntive di sicurezza informatica.

I migliori sistemi CRM per la conformità HIPAA

Di seguito sono riportati alcuni dei programmi software CRM conformi a HIPAA più apprezzati.

Mantieni

Keap è una piattaforma software CRM conforme a HIPAA e di facile utilizzo, adatta per le nuove e piccole organizzazioni sanitarie. Puoi utilizzare Keap per archiviare e organizzare le informazioni dei tuoi pazienti in un sistema a cui il tuo team può accedere secondo necessità. È utile anche per l’acquisizione dei pazienti e, a partire da gennaio 2021, Keap ha aggiunto oltre 2.000 app alla sua libreria di integrazioni compatibili.

Freschi lavori

Salesforce

Salesforce è da tempo un leader nel campo del CRM e la propaggine di Salesforce Health Cloud non fa eccezione. Puoi usarlo per personalizzare le cure e i messaggi che i tuoi pazienti ricevono dal tuo studio. Può anche aiutare a stabilire connessioni individuali tra il tuo personale e i tuoi pazienti e rendere i tuoi dati più fruibili. Tieni presente che i pagatori, non solo i fornitori, possono utilizzare Salesforce Health Cloud, in modo da semplificare il processo di pagamento tra te e i tuoi pazienti o i loro fornitori di assicurazioni.

NextHealth

NexHealth è un CRM conforme a HIPAA che facilita la pianificazione online, gli appuntamenti di telemedicina, le liste di attesa e i promemoria degli appuntamenti. Si integra con la maggior parte dei principali fornitori di cartelle cliniche elettroniche (EHR) e include funzionalità di reporting e portali di pagamento dei pazienti. I livelli NexHealth hanno caratteristiche diverse; alcuni hanno persino funzionalità per campagne di marketing e assistenza automatizzata per il follow-up degli appuntamenti.

PazientePop

PatientPop è un CRM conforme a HIPAA con funzionalità sia interne che esterne. Consente e-mail automatiche per gli appuntamenti, prenotazioni online flessibili, sondaggi sui pazienti e una presenza online più forte per il tuo studio. Inoltre, si integra completamente con la maggior parte delle cartelle cliniche elettroniche, cartelle cliniche elettroniche (EMR) e piattaforme di gestione pratica. In quanto tale, PatientPop è ugualmente utile per migliorare l’esperienza del paziente e trovare pazienti nuovi di zecca così come per semplificare i flussi di lavoro interni.

Caspio

Key takeaway: i migliori CRM conformi a HIPAA sono Keap, Freshworks, Salesforce, NexHealth, PatientPop e Caspio.

Scegli saggiamente il tuo CRM sanitario

Prima di leggere questo articolo, probabilmente sapevi che la conformità HIPAA pone ulteriori sfide quando scegli un CRM. Ora che sai quali sono queste sfide, sei un passo avanti verso la completa sicurezza e privacy dei dati dei pazienti nella tua pratica medica.