Come documentare il processo del tuo flusso di lavoro come libero professionista

Nella maggior parte degli ambienti di lavoro, i processi del flusso di lavoro di solito sono già pronti per essere seguiti. Come libero professionista, tuttavia, questo è qualcosa che dovrai sviluppare e implementare da solo. All’inizio questo può intimidire, ma dopo alcuni esperimenti, la flessibilità di scegliere la propria documentazione del flusso di lavoro può dare potere.

Perché preoccuparsi di documentare il processo del flusso di lavoro?

Aspetta: se nessuno ti sta facendo documentare il tuo flusso di lavoro, perché preoccuparsi? Non è questo che significa “essere il capo di se stessi”?

È vero: come libero professionista, puoi decidere di non documentare granché se non vuoi. Ma documentare il processo del tuo flusso di lavoro può aiutarti a pianificare il tempo, mantenere migliori relazioni con i clienti e fatturare il tuo lavoro.

Potresti provare a fare a meno di documentarti per un po’. Ma man mano che la tua carriera da freelance continua, probabilmente ti ritroverai a documentare sempre di più. Questo può essere un processo lungo e doloroso. Prendersi un po’ di tempo per definire la propria documentazione è sicuramente il modo più semplice e morbido.

Immaginare il tuo processo di flusso di lavoro

Documentare il processo del tuo flusso di lavoro può sembrare piuttosto astratto e disordinato se non ci sei abituato. Inoltre, può sembrare piuttosto diverso a seconda del tipo di lavoro che svolgi. Potresti considerare di seguire questo articolo utilizzando un progetto che hai già completato. Questo può aiutarti a capire come si rompe un progetto.

1. Analizza il tuo compito

Il primo passo è suddividere il tuo compito in parti. Come scrittore o editore, questo potrebbe essere lo schema di un libro o di un articolo. Se sei un artista, questi potrebbero essere diversi piani o componenti del pezzo finale. Qualunque cosa tu faccia, l’attività dovrebbe solitamente suddividersi in passaggi quantificabili che vanno insieme per creare il progetto finale.

Suddividere il tuo compito in parti è importante per una serie di motivi. Innanzitutto, costituirà le parti mobili di base della documentazione del flusso di lavoro. Inoltre, può aiutarti psicologicamente. Anche se non sei bravo a documentare, suddividere un’attività in parti può aiutare un grande progetto a sembrare più gestibile.

2. Creare una lista di controllo e un diagramma di flusso visivo

Dopo aver suddiviso il tuo compito, trasforma ciascuna delle parti in un elemento su una lista di controllo. Come suddividere il tuo compito in primo luogo, la creazione di una lista di controllo ha due scopi: ti aiuta a monitorare i tuoi progressi e ti aiuta a comunicare i tuoi progressi ai clienti. Potresti anche trovare utile trasformare la tua lista di controllo in un diagramma di flusso visivo.

Questo è particolarmente utile se il tuo progetto ha più passaggi. Ad esempio, se stai modificando un libro, potrebbe essere necessario delineare, redigere, citare e modificare ogni capitolo. Dettagliare qualcosa di simile su una lista di controllo cartacea sarebbe disordinato, in particolare se si lavora con più attività contemporaneamente o le attività possono spostarsi avanti e indietro attraverso i passaggi.

La soluzione che utilizzi per questo tipo di configurazione può dipendere da quanto sei autonomo. Se lavori più o meno nel vuoto (come fanno alcuni freelance), il tuo diagramma di flusso visivo potrebbe essere una nota adesiva su una lavagna. Se lavori a stretto contatto con il tuo cliente o con altri appaltatori, potresti utilizzare una piattaforma di flusso di lavoro condivisibile come Trello.

3. Definire scopi e obiettivi

Questo passaggio può sembrare un po’ superfluo. Perché hai bisogno di traguardi e obiettivi se hai già una lista di controllo?

Anche con una lista di controllo, non puoi fare l’intero progetto in una volta. Devi ancora decidere quanto del tuo progetto vuoi portare a termine in un giorno o una settimana, o solo tra un check-in e l’altro con i tuoi clienti.

Per tornare all’esempio del libro, vuoi delineare tutti i capitoli prima che uno qualsiasi dei capitoli venga redatto? Vuoi iniziare a redigere un capitolo quando il capitolo precedente deve ancora essere modificato? Queste sono domande a cui solo tu puoi rispondere. Tuttavia, rispondere in anticipo può aiutarti a rimanere organizzato.

Ancora una volta, avere traguardi e obiettivi chiari può tenerti al passo con il tuo progetto, ma può anche aiutarti a comunicare con il tuo cliente su come sta andando il progetto e su come ti aspetti che vada avanti.

4. Budget e tempo di tracciamento

Quando hai deciso i tuoi obiettivi e obiettivi, è il momento di iniziare a pianificare il tuo tempo.

Quanto tempo hai per completare l’intero progetto? Quanto tempo hai da dedicare a questo progetto in quel lasso di tempo? Quanto di quel tempo dovrà essere assegnato a ciascun obiettivo? Hai tutto il tempo del mondo o hai bisogno di stabilire delle priorità e magari fare a meno di qualche extra per rispettare le scadenze?

Se vieni pagato a ore, naturalmente monitorerai il tuo tempo. Ricorda solo di notare quanto di quel tempo è andato in ogni fase del progetto. In questo modo, avrai un’idea migliore di quanto tempo ti servirà, sia per andare avanti con questo progetto sia per pianificare il tempo per progetti futuri.

Se vieni pagato per progetto o consegna, come fanno alcuni liberi professionisti, si può essere tentati di non tenere traccia del tempo. Tuttavia, ancora una volta, capire come usi il tuo tempo può aiutarti a diventare un libero professionista migliore e più efficiente. Quindi, prendi in considerazione il monitoraggio e il budget del tuo tempo, anche quando nessuno ti sta facendo.

Rivedi, monitora e ottimizza

Durante i singoli progetti e dopo ogni progetto, prenditi del tempo per riflettere sulla documentazione del processo del flusso di lavoro. Ci sono state cose che ti sei ritrovato ad abbattere ulteriormente man mano che procedevi? Alcune attività ti hanno richiesto più o meno tempo del previsto? I tuoi obiettivi erano troppo grandi per essere realistici o troppo piccoli per essere utili?

Fare questo tipo di lavoro durante un progetto può aiutarti a lavorare nel modo più efficiente possibile per il resto del progetto. Fare questo tipo di lavoro tra i progetti può aiutarti a fornire preventivi più accurati ai futuri clienti, oltre a pianificare il tuo tempo in modi gestibili ed efficaci.

Vali il lavoro

La maggior parte dei clienti non richiede esplicitamente la documentazione del flusso di lavoro. Può essere facile ottenere la “visione a tunnel del freelance”, che è la costrizione a non fare nulla oltre a ciò che il cliente richiede esplicitamente. Ma fare del lavoro extra per mettere a punto la tua pianificazione può aiutarti a diventare un libero professionista più efficiente. E questo è un bene per tutti.