Come creare Alexa per le competenze aziendali senza esperienza di programmazione

• Alexa for Business è un assistente vocale che aiuta a migliorare la produttività della tua azienda.
• Consente di posizionare dispositivi condivisi in tutto l’ufficio, a cui i dipendenti possono accedere sui propri dispositivi personali.
• Utilizzando Skill Blueprints di Amazon, puoi creare abilità Alexa personalizzate senza alcuna esperienza di programmazione.
• Questo articolo è rivolto a imprenditori e professionisti che vogliono imparare a creare le competenze di Alexa for Business senza programmare.

Sebbene Alexa di Amazon sia diventato uno strumento popolare per accendere luci, riprodurre musica e archiviare le liste della spesa, ora offre ulteriori vantaggi sul posto di lavoro.

Che si tratti di rispondere alle domande dei dipendenti o di programmare riunioni, Alexa for Business è un dispositivo utile per aumentare la produttività in ufficio. Tuttavia, alcuni professionisti sono riluttanti a utilizzare questo assistente vocale perché non sono sicuri di quanto sia difficile e costoso creare le attività che desiderano implementare.

La buona notizia per i professionisti non tecnici è che Amazon ha rilasciato i propri progetti di abilità . Questi ti consentono di creare le tue abilità in pochi minuti, gratuitamente e senza bisogno di codifica. È una di un numero crescente di tecnologie che possono migliorare la produttività risparmiando denaro.

Cos’è Alexa per le aziende?

Mentre il tuo Alexa a casa è concentrato su attività più personali, Alexa for Business è progettato specificamente per aiutare i dipendenti a rimanere organizzati rispondendo alle loro domande e aumentando la produttività.

Con Alexa for Business, i datori di lavoro possono installare dispositivi condivisi in tutte le loro postazioni di lavoro. Ad esempio, possono essere posizionati nelle sale conferenze e utilizzati per avviare e controllare i sistemi di conferenza. I dispositivi condivisi potrebbero anche essere collocati in altre aree, come sale fotocopie e atri.

Tra i dispositivi Alexa che puoi utilizzare in questo modo ci sono Echo, Echo Plus ed Echo Dot. Inoltre, i dipendenti possono avere i propri dispositivi nei loro uffici per aiutarli ad aumentare la produttività gestendo i loro calendari e le liste di cose da fare.

Se utilizzati in spazi personali come un ufficio, i dipendenti sono considerati utenti registrati. Possono attingere ad Alexa for Business su qualsiasi dispositivo Alexa al lavoro oa casa. La possibilità di accedere ad Alexa for Business dai dispositivi domestici offre ai dipendenti la possibilità di accedere al proprio calendario e ad altre competenze personali dal proprio ufficio o soggiorno.

Come configurare Alexa per le aziende

Il processo di configurazione di Alexa for Business inizia con la registrazione e la configurazione di un account nella console Alexa for Business. Quindi, acquista i dispositivi che desideri per la tua attività. Una volta arrivati, segui i passaggi nella Guida all’amministrazione di Amazon per la configurazione del dispositivo e per iniziare a registrare i singoli utenti.

Il costo di Alexa for Business è costituito da due componenti. È previsto un canone mensile per ogni dispositivo condiviso della tua organizzazione e per il numero di utenti iscritti.

• Dispositivi condivisi: $ 7 per dispositivo
• Utenti iscritti: $ 3 per utente

Suggerimento: se la tua azienda desidera sfruttare Alexa for Business in spazi comuni come sale conferenze e atri, invece di far utilizzare il servizio ai dipendenti nei loro uffici oa casa, non è necessario che ci siano utenti registrati. Basta pagare il canone mensile per ogni dispositivo condiviso.

Come utilizzare Alexa per le aziende

Le aziende di tutte le dimensioni possono sfruttare Alexa for Business in vari modi. I dispositivi condivisi possono essere posizionati ovunque in un ufficio, comunemente nelle sale conferenze, poiché Alexa for Business può integrarsi con i servizi di videoconferenza più diffusi.

Questo è parte dell’hardware attualmente compatibile:

• Sistemi Cisco TelePresence
• Kit sala Cisco Webex
• Poly Group Series (con Alexa for Business integrato nelle unità Poly Trio 8500 e 8800)
• Stanze ingrandite
• Crestron Serie 3

Alexa for Business integra anche i calendari di Office 365, Google Workspace e Microsoft Exchange. Ciò consente di utilizzare i comandi vocali per cercare le riunioni programmate o partecipare automaticamente alle riunioni da una serie di sistemi di comunicazione unificata, tra cui Amazon Chime, BlueJeans, Cisco, RingCentral e videoconferenze Zoom.

Lo sapevate? In precedenza abbiamo identificato Webex come il miglior servizio di videoconferenza per la collaborazione.

Le funzioni specifiche che Alexa può gestire includono l’avvio, la partecipazione e la conclusione di una riunione e la richiesta di una chiamata al reparto IT in caso di difficoltà tecniche. Di seguito consideriamo alcuni altri usi comuni.

Case study di Alexa per le aziende

Harsha Reddy, co-fondatrice e caporedattore di Small Biz Genius, stava prendendo in considerazione l’assunzione di un assistente d’ufficio che potesse aiutare con le riunioni e tenere in ordine altre questioni in sospeso. Invece, la società ha optato per Alexa for Business per gestire alcune di queste attività.

“Usiamo principalmente Alexa per controllare le riunioni e prenderci cura degli orari, oltre che per controllare l’avanzamento di vari processi”, ha affermato Reddy. “L’abbiamo collegata al nostro Google Calendar aziendale e ai nostri calendari di lavoro individuali”.

I dipendenti che sono utenti registrati possono utilizzare Alexa in diversi modi: per programmare e partecipare a riunioni, accedere ad applicazioni aziendali, controllare calendari, creare elenchi di cose da fare, impostare promemoria ed effettuare chiamate.

In qualità di CEO di Ecopreneurist, Ollie Smith ha visto il valore di Alexa for Business. “In base alla mia esperienza, il servizio ha consentito ai miei dipendenti di diventare molto più produttivi attraverso la gestione automatizzata delle pianificazioni, gli avvisi di promemoria e la possibilità di accedere alle teleconferenze del team da remoto. Inoltre, il sistema intuitivo consente ai miei manager di monitorare l’utilizzo dei singoli dispositivi dalla dashboard centrale, risparmiando tempo prezioso nel processo”.

David Alexander, proprietario del blog educativo Mazepress, ha affermato di aver utilizzato Alexa nel suo ufficio negli ultimi due anni e di averlo trovato vantaggioso. Crede che l’assistente digitale possa accelerare il tuo flusso di lavoro se usi le giuste competenze.

“L’uso di Alexa come assistente virtuale digitale può sicuramente farti risparmiare tempo in ufficio, ma dipende in gran parte dal tipo di attività ricorrenti che puoi automatizzare, e questo differisce da persona a persona”, ha affermato Alexander. “Mi aspetto di vedere più suite e funzionalità aziendali disponibili nel prossimo anno o due che amplieranno le possibilità di Alexa”.

Esempi delle competenze di Alexa for Business e dei relativi vantaggi per le piccole imprese

Ogni azienda (e settore) avrà le proprie esigenze e opportunità per competenze specifiche. Ecco quattro esempi universali di come può essere utilizzato Alexa for Business e dei vantaggi che offre.

1. Promemoria e programmazione: l’impostazione di promemoria per completare azioni specifiche in determinati orari garantisce il rispetto delle scadenze. Ad esempio, puoi impostare un promemoria per eseguire il libro paga settimanale, assicurandoti che non venga dimenticato tra altre attività amministrative. Alexa può anche combaciare con i servizi di calendario, verbalizzando le voci in risposta alla domanda “Cosa c’è nel mio calendario?” Può persino leggere e rispondere alle e-mail ricevute tramite Gmail o Microsoft 365, assicurando che il personale sia a conoscenza delle e-mail relative agli eventi.
2. Gestione degli eventi: puoi utilizzare Alexa for Business per prenotare sale riunioni o scoprire chi ha prenotato determinati spazi. Puoi anche chiedere quando è programmata la prossima riunione in quella stanza e prolungare il tempo che hai prenotato in una sala conferenze se è libera. Ciò è utile per tenere sotto controllo in tempo reale gli spazi per riunioni disponibili. Consente inoltre la cancellazione immediata di una prenotazione, liberando quell’area per altre persone. Ciò è particolarmente prezioso in questi giorni, quando gli spazi per conferenze abbastanza grandi da supportare riunioni socialmente distanti possono essere limitati.
3. Monitoraggio del sito Web: Alexa può essere programmato per monitorare i siti Web, assicurandosi che rimangano attivi e segnalando eventuali interruzioni o tempi di inattività. L’applicazione Vigil distribuirà notifiche push se un sito non funziona, consentendo una risposta rapida per riportarlo online. Dalla perdita di produttività alle richieste mancate, anche un’interruzione temporanea può causare danni significativi al marchio e perdita di dati. Il rilevamento istantaneo riduce al minimo le conseguenze di qualsiasi abbandono.
4. Assistenza alla fatturazione: in quanto attività ripetitiva e spesso prevedibile, l’automazione della fatturazione può semplificare gli affari finanziari. Ad esempio, Alexa potrebbe essere impostata per fornire promemoria sulla fatturazione di fine mese o per perseguire un debito in sospeso in un determinato momento. L’abilità Factoring di contabilità clienti calcola i totali delle fatture e il tasso di factoring. Se il finanziamento rappresenta una piccola parte del carico di lavoro del personale, l’assistenza può essere accolta con favore.

Key takeaway: la capacità di creare e offrire queste competenze ai dipendenti potrebbe far pendere la bilancia a favore dell’assistente virtuale di Amazon rispetto ad altri altoparlanti intelligenti AI. Leggi la nostra recensione completa sull’intelligenza artificiale di Siri vs. Cortana vs. Google Assistant vs. Alexa.

Come creare le tue abilità di Alexa

Mentre le competenze di cui sopra sono adatte per la maggior parte dei clienti e dei settori, Alexa for Business si distingue quando crei competenze specifiche per il modo in cui viene gestita la tua attività. Le competenze predefinite possono essere utili, ma molte organizzazioni desiderano competenze su misura per le proprie esigenze.

Alcune aziende potrebbero rivolgersi a esperti di programmazione e sviluppatori, ma Amazon ha reso relativamente semplice il processo di creazione delle proprie competenze. Utilizzando i suoi Skill Blueprints, le persone senza competenze di programmazione possono creare competenze private che possono essere utilizzate esclusivamente dalla loro organizzazione e dai dipendenti.

Secondo Amazon, le competenze private di Alexa sono funzionalità vocali che migliorano l’esperienza di Alexa pur rimanendo private per i membri di un’organizzazione Alexa for Business.

“Con Alexa for Business Blueprints, non è necessario scrivere una singola riga di codice per creare una competenza privata per il tuo posto di lavoro”, scrive la società sul suo sito web. “Seleziona una delle dozzine di Skill Blueprint facili da usare, aggiungi informazioni come domande e risposte comuni per il tuo posto di lavoro e pubblica la skill su Alexa for Business come skill privata.”

Esistono due tipi principali di competenze aziendali che puoi creare senza conoscere alcun codice: domande e risposte aziendali e guide all’onboarding.

Capacità di domande e risposte

Le capacità di domande e risposte ti consentono di creare domande (con risposte) che i tuoi dipendenti potrebbero porre, ad esempio “Chi gestisce i nostri social media?” o “Quando è disponibile l’help desk?”

Utilizzando Blueprints, un amministratore accede e digita una domanda specifica, insieme a variazioni della stessa stringa di query nel caso in cui qualcuno non la chieda esattamente come è scritta. La risposta è fornita e può essere personalizzata con messaggi di benvenuto e di chiusura. Una volta che la competenza è stata nominata e pubblicata, può essere utilizzata solo dagli utenti iscritti all’interno della tua organizzazione.

Guide all’onboarding

L’altro tipo principale di competenze aziendali create utilizzando Amazon Blueprints sono le guide all’onboarding per i nuovi dipendenti, fondamentali per evitare i danni di un cattivo onboarding. Invece di fornire alle nuove reclute un manuale stampato o un collegamento a un sito Web con informazioni pertinenti, una guida all’onboarding di Alexa consente loro di porre ad Alexa le domande che potrebbero avere.

Domande comuni potrebbero includere “Alexa, come faccio a impostare la mia e-mail sul mio telefono” o “Alexa, come faccio a spedire un pacco?” Potrebbero includere informazioni sull’ubicazione della mensa o della sala fotocopie o informazioni di contatto per diversi reparti e dipendenti.

Per la guida all’onboarding, includi tutte le domande a cui vuoi rispondere, quindi digita i passaggi necessari per completare ciascuna domanda. Una volta che le tue skill private sono state pubblicate, puoi decidere in quali stanze vuoi che siano disponibili e se vuoi che ogni utente iscritto possa accedervi da qualsiasi dispositivo.

La sicurezza prima

Sebbene questa tecnologia possa aiutarti ad aumentare la tua produttività e semplificare alcune delle tue attività amministrative, dovresti essere consapevole di quali informazioni a livello aziendale stai includendo nelle tue competenze. Sulla base della recente ammissione di Amazon secondo cui alcune conversazioni di Alexa vengono ascoltate dai dipendenti, evita di includere informazioni sensibili nelle tue competenze.

“La verità è che una minaccia dannosa potrebbe anche capire come hackerare Alexa”, ha affermato Will Ellis, consulente IT e fondatore di Privacy Australia. “Alla maggior parte degli hacker non interesserà ciò di cui parli a casa, ma puoi scommettere che ad alcuni interesserà ciò che accade in un contesto lavorativo.”

Neil Cumins ha contribuito alla stesura e alla ricerca di questo articolo. Le interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.