Come creare un semplice sistema di inventario in Excel

Un database di inventario è essenziale per far prosperare qualsiasi attività basata sui prodotti. Fornisce un facile accesso a dati preziosi e aiuta a prendere decisioni aziendali chiave, come l’ordinazione di nuovo inventario.

Sebbene su Internet sia possibile trovare diversi software di gestione dell’inventario intricati e dettagliati, è anche possibile creare un semplice sistema di inventario in Excel. Non solo è possibile, ma è anche abbastanza facile.

Creazione di un database di inventario semplice in Excel

Per comprendere il processo di creazione di un sistema di inventario in Excel, creiamo un database di inventario per un negozio di telefonia mobile seguendo i passaggi seguenti:

1. Crea le seguenti intestazioni nella riga superiore di un nuovo foglio di lavoro Excel: WeU , Nome modello , Azienda , Prezzo unitario e Numero di unità disponibili (puoi creare più intestazioni in base alle tue esigenze).
2. Usa caratteri in grassetto per le intestazioni.
3. Per mettere in risalto le intestazioni, aggiungi un colore di sfondo alle celle di intestazione.
4. Seleziona tutte le intestazioni e vai alla sezione Carattere nella scheda Home .
5. Fare clic sulla freccia accanto all’opzione Colore riempimento e selezionare il colore desiderato.

Una volta che le intestazioni sono pronte, è il momento di inserire le informazioni. A questo punto dovresti avere qualcosa del genere:

Puoi aggiungere bordi per rendere il tuo database Excel visivamente gradevole e più facile da leggere, seguendo i passaggi seguenti:

1. Seleziona tutte le celle nel database dell’inventario.
2. Vai alla sezione Carattere nella scheda Home .
3. Fare clic sulla freccia accanto all’icona Bordi .
   
4. Seleziona il tipo di bordi che desideri per le celle del database dell’inventario.

Per aggiungere l’ opzione filtro al database:

1. Seleziona qualsiasi cella nel tuo database.
2. Vai alla sezione Modifica all’estrema destra della scheda Home .
3. Fare clic sulla freccia accanto all’icona Ordina e filtra .
   
4. Fare clic su Filtro .

Congratulazioni, hai appena creato un database di inventario per un negozio di telefonia mobile.

È possibile aggiornare facilmente il database aggiungendo nuovi dati o modificando i dati esistenti. Inoltre, puoi filtrare le informazioni desiderate dal database dell’inventario appena creato.

Ad esempio, se desideri filtrare le voci del database di inventario per una determinata azienda:

1. Fare clic sulla freccia accanto all’intestazione dell’azienda .
   
2. Selezionare l’azienda/le aziende desiderate.
3. Il database mostrerà solo le voci (telefoni cellulari) solo per quelle società.

Utilizzo della funzione VLOOKUP in Excel Inventory System

Supponiamo che tu voglia cercare il prezzo di un particolare articolo nel tuo database. Invece di cercarlo nel database, puoi utilizzare la funzione VLOOKUP in Excel. La formula per CERCA.VERT è la seguente:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Dove:

• LOOKUP_VALUE è il valore che si vuole cercare nella prima colonna dell’array della tabella assegnata.
• TABLE_ARRAY è l’intervallo di celle assegnato in cui si desidera applicare la funzione CERCA.VERT.
• COL_INDEX_NUMBER è il numero di colonna che contiene il valore restituito.
• RANGE_LOOKUP (facoltativo) è TRUE o FALSE . Specificare FALSO se si desidera che Excel restituisca una corrispondenza esatta o VERO se si desidera che restituisca una corrispondenza approssimativa. Se non specifichi alcun valore, Excel (per impostazione predefinita) imposterà un valore VERO e restituirà corrispondenze approssimative.

Quando si applica la funzione VLOOKUP, Excel individua il LOOKUP_VALUE nella prima colonna dell’intervallo di celle assegnato. Ecco perché, affinché la funzione VLOOKUP funzioni, è importante che LOOKUP_VALUE si trovi nella prima colonna di TABLE_ARRAY (intervallo di celle assegnato).

Dopo aver trovato LOOKUP_VALUE, Excel conta il numero di celle in base al COL_INDEX_NUMBER specificato e restituisce un risultato. Il valore restituito sarà esatto o approssimativo, a seconda che sia stato specificato un valore FALSE o TRUE in RANGE_LOOKUP.

Ora che hai una buona comprensione della funzione VLOOKUP, usiamola per estrarre i dati dal nostro database di inventario del telefono cellulare. Per cercare il prezzo di un particolare telefono cellulare dal tuo database, procedi nel seguente modo:

1. Crea le seguenti due intestazioni in nuove celle: WeU e Price .
2. Digita la seguente formula sotto l’intestazione Prezzo:=VLOOKUP(
3. Per fornire un LOOKUP_VALUE , seleziona la cella sotto l’ intestazione WeU ( I5 nel nostro caso), quindi aggiungi una virgola.
4. Per TABLE_ARRAY selezionare tutte le celle del database, sotto le intestazioni ( A2:E10 nel nostro caso), seguite da una virgola.
5. Vogliamo trovare il prezzo del nostro WeU desiderato, quindi imposteremo COL_INDEX_NUMBER su 4 (perché l’intestazione del prezzo unitario è la quarta colonna nel nostro database) e lo seguirà con una virgola.
6. Infine, specifica RANGE_LOOKUP come FALSE , poiché vogliamo che Excel restituisca valori esatti.
   
7. Premere Invio.

Excel restituirà un errore #N/D, ma non preoccuparti. Questo solo perché non abbiamo aggiunto il nostro WeU desiderato (LOOKUP_VALUE) sotto l’intestazione WeU.

Per scoprire il prezzo di un particolare WeU (dal nostro intervallo assegnato, ovvero il nostro database), digitalo sotto l’intestazione WeU ed Excel restituirà il prezzo esatto dell’articolo. Puoi farlo per qualsiasi elemento all’interno del database.

Per trovare ulteriori informazioni sull’articolo, ripeti lo stesso processo. Supponiamo che tu voglia anche scoprire il numero di unità disponibili di un articolo. Per farlo, crea un’altra intestazione accanto all’intestazione Prezzo e chiamala No. of Units . Sotto questa nuova intestazione, digita la seguente formula:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Si noti che, mentre il resto della formula è lo stesso, il nostro COL_INDEX_NUMBER è cambiato da 4 (nella formula precedente) a 5. Questo perché l’ intestazione No. of Units si trova nella quinta colonna del nostro database.

Come creare un sistema di inventario utilizzando i modelli di Excel

Se non vuoi passare attraverso la seccatura di creare manualmente un sistema di inventario in Excel, puoi scegliere il percorso più semplice di utilizzare un modello di inventario di Excel.

1. Visitare il sito Web di Office per trovare modelli di inventario Excel pronti all’uso .
   
2. Scegli il modello che desideri utilizzare e scaricalo.
3. Una volta completato il download, fai doppio clic su di esso per aprire il file modello.
4. Fai clic su Abilita modifica in alto per iniziare ad apportare modifiche in base alle tue esigenze.

Ora puoi aggiungere o rimuovere le intestazioni in base alle tue esigenze e iniziare a utilizzare il modello per gestire il tuo inventario aggiungendo articoli e aggiornando le informazioni pertinenti.

Porta il tuo sistema di inventario Excel al livello successivo

Ora che hai le nozioni di base, è il momento di portare il tuo sistema di inventario Excel al livello successivo. Puoi farlo facilmente imparando diverse formule di Excel e applicandole al tuo database di inventario di Excel. Questo ti aiuterà a diventare creativo con il tuo database di inventario di Excel e sarai in grado di usarlo in modo più efficace.