Come creare una lista di controllo in Microsoft Excel

Molte app possono creare liste di controllo, ma hai bisogno di un’altra app? Ad esempio, se stai già utilizzando fogli di calcolo, puoi facilmente creare un elenco di controllo in Microsoft Excel.

Anche se non vuoi usarlo come una semplice app per elenchi di cose da fare, un elenco di controllo è un modo eccellente per tenere traccia di ciò che devi ancora fare nel tuo foglio di calcolo direttamente nel foglio di calcolo stesso.

Vediamo come creare una lista di controllo in Excel in cinque minuti o meno.

Come creare una lista di controllo in Excel

Ti mostreremo come creare un elenco di controllo di Excel con caselle di controllo che puoi spuntare mentre completi gli elementi. Indicherà quando hai spuntato tutti gli elementi in modo che tu possa dirlo a colpo d’occhio.

Ecco i semplici passaggi che illustreremo di seguito:

1. Abilita la scheda Sviluppatore.
2. Inserisci gli elementi dell’elenco di controllo nel tuo foglio di lavoro.
3. Aggiungi le caselle di controllo e la formattazione avanzata.

1. Abilita la scheda Sviluppatore

È necessario abilitare la scheda Sviluppatore sulla barra multifunzione per creare un elenco di controllo. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra multifunzione e seleziona Personalizza la barra multifunzione .

Nell’elenco delle schede principali sul lato destro della finestra di dialogo Opzioni di Excel , seleziona la casella Sviluppatore e fai clic su OK .

2. Inserisci gli elementi della lista di controllo nel tuo foglio di calcolo

Inserisci la tua lista di cose da fare, un elemento per cella. Nel nostro esempio, abbiamo una cella con Total Items e una con il totale Items Packed , o quanti articoli sono contrassegnati nel nostro elenco.

Sono a posto? la cella sarà rossa con NO se tutti gli elementi non sono contrassegnati.

Dopo aver spuntato tutti gli elementi, il messaggio Sono a posto? la cella diventa verde e leggerà YES .

Fai clic sulla scheda Sviluppatore . Quindi, fare clic su Inserisci nella sezione Controlli e fare clic sulla casella di controllo (controllo modulo) .

3. Aggiungi le caselle di controllo

Seleziona la cella in cui desideri inserire la casella di controllo. Vedrai che c’è del testo a destra della casella di controllo. Vogliamo solo la casella di testo, non il testo. Mentre il controllo della casella di controllo è selezionato, evidenziare il testo accanto alla casella di controllo ed eliminarlo.

Il controllo della casella di controllo non si ridimensiona automaticamente una volta eliminato il testo. Se vuoi ridimensionarlo, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella per selezionare la casella di controllo, quindi fai clic con il pulsante sinistro su di essa (per far scomparire il menu contestuale). Sarà selezionato con cerchi agli angoli (come mostrato sopra).

Trascina uno dei cerchi sul lato destro verso la casella di controllo per ridimensionare il contorno alla dimensione della casella di controllo. Quindi, puoi spostare la casella di controllo al centro della cella con il cursore a quattro punte.

Vogliamo copiare quella casella di controllo nel resto degli elementi della nostra lista di cose da fare.

Per selezionare la cella contenente la casella di controllo, seleziona qualsiasi cella attorno ad essa priva di casella di controllo. Quindi, utilizza uno dei tasti freccia sulla tastiera per spostarti nella cella con la casella di controllo.

Per copiare la casella di controllo nelle altre celle, sposta il cursore sull’angolo in basso a destra della cella selezionata con la casella di controllo finché non si trasforma in un segno più. Assicurati che il cursore NON sia una mano. Questo controllerà la casella.

Trascina il segno più verso il basso sulle celle in cui desideri copiare la casella di controllo e rilascia il pulsante del mouse. La casella di controllo viene copiata in tutte quelle celle.

Formattazione avanzata della lista di controllo

A seconda di ciò per cui desideri utilizzare la tua lista di controllo, puoi aggiungere ulteriori elementi di formattazione per convalidare la tua lista e visualizzarne lo stato.

Crea una colonna vero/falso

Per questo passaggio, dobbiamo utilizzare la colonna a destra delle caselle di controllo per memorizzare i valori TRUE e FALSE per le caselle di controllo. Ciò ci consente di utilizzare tali valori per verificare se tutte le caselle sono selezionate.

Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla prima casella di controllo (non sulla cella con la casella di controllo) e seleziona Formato controllo .

Nella scheda Controllo della finestra di dialogo Formato oggetto , fare clic sul pulsante di selezione cella sul lato destro della casella Collegamento cella .

Seleziona la cella a destra della cella della casella di controllo. Un riferimento assoluto alla cella selezionata viene inserito nella casella Collegamento cella nella versione compatta della finestra di dialogo Controllo formato .

Fare di nuovo clic sul pulsante di selezione della cella per espandere la finestra di dialogo. Infine, fare clic su OK nella finestra di dialogo per chiuderla.

Ripeti la procedura per ogni casella di controllo nell’elenco.

Inserisci il totale degli articoli e calcola gli articoli controllati

Quindi, inserisci il numero totale di caselle di controllo nel tuo elenco nella cella a destra della cella Totale elementi .

Usiamo una funzione speciale che calcola quante caselle di controllo sono state spuntate.

Inserisci il seguente testo nella cella a destra della cella con l’etichetta Articoli imballati (o come l’hai chiamato) e premi Invio .

=COUNTIF(C2:C9,TRUE)

Conta il numero di celle nella colonna C (dalla cella C2 a C9 ) che hanno il valore TRUE .

Nel tuo foglio, puoi sostituire ” C2:C9 ” con la lettera della colonna e i numeri di riga corrispondenti alla colonna a destra delle caselle di controllo.

Nascondi la colonna Vero/Falso

Non abbiamo bisogno della colonna con i valori VERO e FALSO mostrati, quindi nascondiamola. Innanzitutto, fai clic sull’intestazione della colonna con lettere per selezionare l’intera colonna. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’intestazione della colonna e seleziona Nascondi .

Le intestazioni di colonna con lettere ora saltano C , ma una doppia riga indica una colonna nascosta.

Controlla se tutte le caselle di controllo sono selezionate

Useremo la funzione IF per Sono a posto? (o come lo chiami tu) per vedere se tutte le caselle di controllo sono selezionate. Seleziona la cella a destra di Sono a posto? e inserisci il seguente testo.

=IF(B11=B12,"YES","NO")

Ciò significa che se il numero nella cella B10 è uguale al numero calcolato dalle caselle selezionate in B11 , YES verrà inserito automaticamente nella cella. In caso contrario, verrà inserito NO .

Applicare la formattazione condizionale

Puoi anche colorare la cella in base al fatto che i valori nelle celle B10 e B11 siano uguali. Questo si chiama formattazione condizionale .

Vediamo come trasformare la cella in rosso se non tutte le caselle di controllo sono selezionate e in verde se lo sono. Consulta il nostro articolo sulla formattazione condizionale per informazioni su come creare regole.

Seleziona la cella accanto a “Sono a posto?”. È B14 in questo foglio di calcolo di esempio.

Crea una regola per questa cella con la finestra di dialogo Gestore regole di formattazione condizionale . Vai a Home > Formattazione condizionale > Nuove regole . Quindi, seleziona la regola Usa una formula per determinare quali celle formattare .

Immettere il testo seguente nella casella Formato valori in cui questa formula è vera .

Sostituisci B11 e B12 con i riferimenti di cella per i tuoi valori Totale articoli e Articoli imballati (o come hai chiamato queste celle) se non sono gli stessi. (Consulta la nostra guida alla casella del nome di Excel se hai bisogno di maggiori informazioni al riguardo.)

=$B11<>$B12

Quindi, fai clic su Formato e seleziona un colore di riempimento rosso e fai clic su OK .

Crea un’altra nuova regola dello stesso tipo, ma inserisci il seguente testo nella casella Formato valori in cui questa formula è vera . Ancora una volta, sostituisci i riferimenti di cella in modo che corrispondano alla tua lista di controllo.

=$B11=$B12

Quindi, fai clic su Formato e seleziona un colore di riempimento verde e fai clic su OK .

Nella finestra di dialogo Gestore regole di formattazione condizionale immettere un riferimento assoluto per la cella che si desidera colorare di verde o rosso nella casella Applica a .

Inserisci lo stesso riferimento di cella per entrambe le regole. Nel nostro esempio, abbiamo inserito =$B$13 .

Fare clic su OK .

Sono a posto? la cella nella colonna B diventa verde e riporta SÌ quando tutte le caselle di controllo sono selezionate. Se deselezioni un elemento, diventerà rosso e visualizzerà NO .

Lista di controllo di Excel completata? Dai un’occhiata!

Puoi creare una lista di controllo in Excel abbastanza facilmente. Ma è solo un tipo di elenco. Puoi anche creare elenchi a discesa in Excel con i tuoi elementi personalizzati.

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