Come creare le scuse perfette per il lavoro

• Chiedere scusa nel modo giusto al lavoro, riconoscere l’accaduto, dichiarare il proprio errore e intraprendere azioni correttive in base a ciò che si è appreso.
• Evita di scusarti troppo spesso o di scusarti per gli errori degli altri e non prendere le critiche costruttive come un rimprovero.
• Le scuse brevi, tempestive e (se possibile) di persona sono le migliori.
• Questo articolo è per i membri del team di tutti i livelli che desiderano creare scuse migliori sul posto di lavoro.

Tutti fanno degli errori. Ecco perché delle buone scuse sono uno degli strumenti più importanti nella comunicazione sul posto di lavoro. Se commetti un grosso errore, considera il modo migliore per scusarti, sia con il tuo capo, dipendenti o colleghi.

Il primo passo verso le scuse, soprattutto come manager, è avere la giusta mentalità: devi riconoscere i tuoi errori. Con questo in mente, ecco come creare le scuse perfette sul posto di lavoro.

4 passaggi per le scuse di lavoro perfette

Segui questi passaggi quando crei le tue scuse.

1. Riconosci quello che è successo.

Riconoscere l’evento ha due scopi: convalida le idee del tuo team su ciò che è accaduto e definisce il pasticcio, in modo che le persone sappiano per cosa ti stai scusando. Questo è un primo passo semplice, ma è importante da compiere.

Parte delle scuse implica comunicare empatia e assicurare all’altra parte che comprendi in che modo il tuo comportamento influisce sugli altri. Menzionare l’evento ti prepara a delle scuse empatiche.

“Possiedilo e non cercare di nasconderlo o incolpare qualcun altro”, ha detto Vicki Salemi, esperta di carriera con Monster. “È sempre meglio essere concisi; non divagare. ‘Questo è quello che è successo, sono responsabile, questo è quello che farò per risolverlo, e questo è quello che ho imparato.’”

2. Ammetti il ​​tuo errore, ma non concentrarti sulle tue intenzioni iniziali.

Dopo aver riconosciuto l’evento, devi ammettere il tuo errore. Questa è la parte più importante delle scuse. Spesso le persone trovano scuse, incolpano gli altri o non si assumono adeguatamente le responsabilità. Chiedere scusa può essere imbarazzante, ma se ti assumi la responsabilità, i tuoi colleghi e il tuo manager potrebbero rispettarti di più a lungo termine. Una buona scusa espone il carattere, quindi tratta l’azione proprio come questo: un esercizio di buon carattere.

Vossenkemper ha affermato che una buona scusa non comporta ampie spiegazioni sul motivo per cui l’evento è accaduto. Entrare in questo territorio può impantanare le tue scuse: non vuoi concentrarti sul motivo per cui è successo qualcosa e sul suo anticipo. Invece, riconosci il tuo errore e passa a come puoi migliorare la situazione.

Concentrarsi su una spiegazione può anche sembrare difensivo. Potresti sentire di voler dire la tua parte, e talvolta è giustificato, ma spesso la persona con cui ti stai scusando non si preoccuperà delle tue intenzioni originali. L’errore è accaduto ed è ora di capire come rimediare.

“Dì solo che ti dispiace per la cosa specifica che hai fatto e lascia perdere”, ha detto Vossenkemper. “L’unica cosa che fa la spiegazione è scavare un buco metaforico e mettere l’ascoltatore sulla difensiva, come se stessi cercando di razionalizzare o scusare il tuo comportamento.”

Key takeaway: non c’è bisogno di spiegare perché hai commesso un errore. Indica qual è stato l’errore e passa ai passaggi successivi delle tue scuse.

3. Concentrati su ciò che hai imparato.

La cosa migliore che puoi fare durante le scuse è parlare della lezione che la situazione ha insegnato a te o alla tua squadra. Gli errori accadono nel mondo degli affari; Salemi sottolinea che alcune culture aziendali hanno un ambiente di lavoro privo di stress che in realtà incoraggia gli errori perché sono opportunità di crescita. Dando la priorità a ciò che hai imparato dall’errore, puoi spostare la discussione verso qualcosa di positivo.

Tutti fanno degli errori; il vero problema deriva dal permettere che lo stesso errore si ripeta più di una volta.

“Capi e colleghi vogliono sapere che non commetteremo più lo stesso errore”, ha affermato Bob Graham, co-fondatore e CEO di Serious Soft Skills. “Mostra loro che hai imparato la lezione spiegando, in una o due frasi, quale lezione hai imparato.”

Graham ha affermato che manager e colleghi vogliono vedere i loro colleghi evolversi e imparare. Concentrandoti sulla lezione delle tue scuse, puoi comunicare che sei un dipendente intelligente e consapevole di sé in grado di gestire responsabilità e problemi con grazia.

“Una buona scusa può aprire, non chiudere, le porte”, ha aggiunto Graham.

4. Suggerisci un piano o una soluzione.

Dopo aver parlato della lezione che hai imparato, suggerisci un piano, parla di una soluzione o menziona come puoi aiutare a correggere la situazione. Questa è la seconda fase per spostare la discussione dall’errore e verso un risultato positivo. Comunicando la tua disponibilità ad aiutare, sostieni la lezione che hai imparato dall’errore con un’azione significativa.

Se segui questi passaggi, ti metterai nella migliore posizione possibile dopo un grosso errore sul posto di lavoro. Ogni situazione è diversa, ma se segui questo piano, i tuoi colleghi, manager o dipendenti alla fine si riprenderanno.

Cosa evitare quando ti scusi al lavoro

Scusarsi quando necessario è importante, ma scusarsi nel modo sbagliato – o nel momento sbagliato – può essere peggio che restare in silenzio. Ecco alcune cose fondamentali da evitare quando ti scusi sul posto di lavoro:

Scusarsi troppo

In generale, non è una strategia intelligente chiedere scusa per ogni piccola cosa che fai di sbagliato. Sebbene appropriato in alcuni casi, le scuse sul posto di lavoro dovrebbero verificarsi dopo gravi errori o quando l’intero team o un gruppo di colleghi è testimone di un pasticcio. Chiedere scusa 24 ore su 24, 7 giorni su 7, può creare un’impressione sbagliata sul posto di lavoro, secondo Salemi.

Prendersi la colpa per cose che non sono di tua responsabilità

Non c’è bisogno di scusarsi se qualcun altro del tuo team, anche un supervisore, non ha fatto la sua parte. Questo è vero anche se il loro errore non ti fa sembrare così bello.

Invece di scusarti con chi sta chiedendo che qualcosa venga rettificato, dì che stai indagando con le persone appropriate. Non nominare nessuno – non vuoi gettare i tuoi compagni di squadra sotto l’autobus – ma esponi un piano d’azione senza scusarti.

Continuare a fare scuse che non vengono riconosciute (o sentire troppo poche scuse da parte degli altri)

Sebbene le scuse possano essere imbarazzanti, servono anche come finestra sulla cultura della tua azienda. Se ti ritrovi a rilasciare scuse appropriate che non sono ancora ben accolte, può essere un killer della fiducia sul posto di lavoro. Se ciò accade, potrebbe essere il momento di analizzare il tuo attuale posto di lavoro e decidere se è adatto a te. Questo vale anche quando manager e colleghi si scusano (o non si scusano).

“I capi non sono al di sopra della legge”, ha detto Salemi. “La leadership nasce dall’alto verso il basso”.

Suggerimento: se le tue scuse cadono nel vuoto, o se non senti le scuse degli altri quando dovresti, potresti non essere tu il problema. Il tuo attuale posto di lavoro o cultura aziendale potrebbe essere il problema.

Considerare le critiche costruttive come un rimprovero

I membri del team a tutti i livelli possono e dovrebbero ricevere critiche costruttive dai loro pari. La ricerca ha rilevato che le critiche costruttive fornite dopo che un’attività è stata completata hanno un impatto sostanziale sulle prestazioni future . Un modo per indebolire quell’impatto futuro, tuttavia, è prendere le critiche costruttive come un rimprovero.

Quando qualcuno ti consiglia su come fare qualcosa di diverso, non lo fa per disprezzo o cattiva volontà. Semmai, vogliono che tu migliori e stanno adottando misure attive per aiutarti a farlo. Ecco perché non dovresti dire “mi dispiace” quando ricevi critiche costruttive. Invece, dì “grazie” e poi agisci in base al consiglio che hai ricevuto.

Non intraprendere azioni correttive

Se qualcosa che hai fatto merita delle scuse, una cosa è dire che ti dispiace. Un’altra è mettere le azioni alle tue parole. Quindi non limitarti a scusarti: esponi un piano, come discusso sopra, e poi agisci in base a esso. In questo modo, le tue scuse non suonano vuote e puoi ricostruire la fiducia persa in qualunque ricaduta stai ricomponendo.

Se non puoi intraprendere immediatamente un’azione correttiva, una buona scusa può significare mostrare cosa farai diversamente la prossima volta.

Esempio di buone scuse

Ecco un esempio di base di buone scuse che seguono questi quattro passaggi:

“Ciao Anna. Voglio scusarmi per l’errore nel budget di questo mese. Non ho comunicato correttamente con la squadra, motivo per cui i numeri non corrispondono. Ora so di includere Bennett e Kiely in tutte le mie future riunioni sul budget perché hanno un contributo vitale. Ho modificato i numeri e posso inviare nuovamente il budget di questo mese ora se ritieni che sia una linea d’azione appropriata. Grazie per aver lavorato con me su questo.”

Altri suggerimenti per una buona scusa

I quattro passaggi precedenti sono ideali per creare delle scuse. Tuttavia, dovresti tenere a mente alcuni altri suggerimenti quando ti scusi.

• Sii breve e al punto. Diversi esperti suggeriscono di mantenere le tue scuse rapide e indolori. Le lunghe divagazioni possono rendere scomodo l’evento e far sì che le vere scuse si perdano nel bel mezzo di una lunga discussione. Non soffermarti su quello che è successo e non cercare di spiegare la tua situazione. Dì che ti dispiace e vai alle lezioni e alle soluzioni. Dopo, vai avanti. Non c’è bisogno di soffermarsi su quello che è successo.
• Fallo il prima possibile. Non aspettare a scusarti. Rettifica immediatamente la situazione in modo che tutti possano andare avanti.
• Va bene se è imbarazzante. Le scuse sono imbarazzanti, specialmente quando sono di persona. Abbraccia la stranezza della situazione. Ricorda a te stesso che scusarsi correttamente è un esercizio di buon carattere prima di ogni altra cosa. Come ha detto Graham prima, a volte le scuse aprono le porte.
• Cerca di scusarti di persona. Sebbene a volte le scuse via e-mail siano appropriate, sforzati di scusarti di persona se hai commesso un grosso errore. Sebbene possa essere imbarazzante o difficile, i tuoi colleghi ti rispetteranno per aver dedicato del tempo a scusarsi direttamente. Potresti andartene con una risoluzione migliore: spesso è più facile connettersi di persona che tramite e-mail. Tutti sanno quanto possa essere vuota una risposta e-mail “nessun problema”. Le scuse di persona potrebbero non essere possibili se il tuo team è completamente remoto. In tal caso, i migliori servizi di videoconferenza come Microsoft Teams possono fornire una soluzione.

Come scusarsi come manager

Esistono regole universali per le scuse che tutti dovrebbero seguire al lavoro, ma ci sono anche alcune importanti distinzioni tra le scuse dei manager e quelle dei colleghi.

Sebbene tutte le regole di cui sopra si applichino ai manager, ci sono ulteriori considerazioni su come i manager dovrebbero scusarsi con il proprio team se commettono un errore. L’aspetto più importante delle scuse da parte della direzione è riconoscere l’errore. I manager mostrano una vera leadership quando danno il buon esempio. Dimostrando che non hai paura di sbagliare, autorizzi il tuo team a fare lo stesso.

1. Scusati di fronte alla tua squadra. La regola generale è che se commetti pubblicamente un errore all’interno della tua azienda, dovresti scusarti di fronte a tutto il tuo team. Questo dovrebbe avvenire di persona o tramite chat video se gestisci dipendenti remoti e dovrebbe stimolare la discussione su lezioni e soluzioni per il futuro.
2. Seguire con scuse private, se appropriato. Se si verifica un incidente con un dipendente specifico e altri membri del team ne sono testimoni, chiedi scusa a quella persona in privato e di nuovo davanti a tutto il team. Le scuse pubbliche possono rendere giustizia al tuo dipendente e dimostrare che sei a conoscenza di ciò che è accaduto. Le scuse private possono curare ulteriormente le ferite causate dall’evento.

Suggerimento: se sei un manager, impara a individuare le capacità di intelligenza emotiva durante l’assunzione. Queste persone possono comprendere e gestire le proprie emozioni e probabilmente gestiranno le scuse con grazia.

Cosa dicono le scuse sulla cultura aziendale

Farai degli errori sul lavoro e dovrai scusarti per loro. Salemi consiglia di prendere nota di come le tue scuse vengono accolte al lavoro. Ha detto che i lavoratori dovrebbero essere consapevoli di come i loro colleghi e capi si scusano quando commettono errori. Se i dipendenti sono irrispettosi e le persone trovano regolarmente scuse, nascondono i problemi o incolpano ostinatamente gli altri per i problemi, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione il passaggio a una nuova azienda.

Come con qualsiasi lavoro, attività o relazione, i veri colori vengono esposti quando le situazioni si complicano e le persone vengono messe alla prova. Errori e scuse forniscono finestre su chi sono veramente i tuoi colleghi, dandoti l’opportunità di valutare la tua attuale situazione lavorativa e determinare se la cultura è adatta a te.

Max Freedman ha contribuito alla stesura e alla ricerca di questo articolo. Le interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.