Come potenziare la collaborazione su progetti creativi

Con un po’ di attenta pianificazione, avviare un progetto di collaborazione o organizzare una piccola comunità creativa (come la stanza di uno scrittore) può essere semplice e divertente.

Ci sono alcuni aspetti importanti da considerare, di solito con un pratico software o un’app che può aiutare. Diamo un’occhiata a solo tre di loro qui.

1. Crea un luogo in cui archiviare e accedere facilmente ai file

Quando si lavora su collaborazioni creative, ci sarà un momento in cui i file dovranno essere condivisi. I file possono essere alcune carte d’arte per personaggi in un mondo condiviso. Possono essere registrazioni video di riunioni di discussione online. Poiché il tipo di supporto può variare, varrebbe la pena pensare a un luogo che abbia una buona capacità di archiviazione senza spendere una fortuna.

Ad esempio, Dropbox ha un piano di utilizzo aziendale che ti offre 5 TB di spazio di archiviazione per meno di $ 20 a persona al mese. Puoi trovare una versione di prova gratuita di Dropbox Professional qui se è di tuo interesse. Vale anche la pena pensare a qualcosa che sia facile da condividere con gli altri. Dropbox può aiutarti con file più grandi, come immagini e video di alta qualità, sebbene esistano ottime alternative per i file basati su testo.

Gli utenti di Microsoft One Drive e Google Drive possono archiviare senza problemi i documenti creati in un elaboratore di testi e condividere facilmente un collegamento con il resto dei collaboratori. Per gli utenti di Google, consulta la nostra guida su come condividere i documenti Google che crei.

Se state sviluppando una sceneggiatura, una serie di racconti o una raccolta di poesie e desiderate aiutarvi a vicenda senza essere troppo invadenti, le funzioni di commento sia di Microsoft Word che di Google Docs sono un modo molto utile per farlo. GCFLearnFree ha un buon video di YouTube che spiega come utilizzare la funzione di commento in Google Docs.

2. Organizza una zona di brainstorming interattiva

Ci saranno momenti in cui lavorare su un documento di elaborazione testi non sarà sufficiente per sviluppare alcune idee. Un metodo efficace per visualizzare lo sviluppo di un’idea consiste nell’utilizzare una lavagna online interattiva come Miro.

Esistono diversi modi per personalizzare il layout delle bacheche e puoi condividerle facilmente con i contributori per i commenti. Con Miro in particolare, puoi trasformare le idee in attività, consentendo una transizione semplificata dall’ideazione alla produzione.

Molte delle app e dei siti di lavagna interattiva gratuiti sono gratuiti e sono ricchi di funzionalità. Per provare, puoi accedere a Miro qui ed esplorare le funzionalità che offre. Ci sono anche spiegazioni utili online, come il nostro articolo su come creare un’agenda mensile su Mirò.

Se è necessario un sistema di gestione delle attività più approfondito, incluso un modo per organizzare il calendario, archiviare file collegati e gestire in modo efficace team più grandi, esistono sistemi gratuiti come Notion che vale la pena esaminare. Ci sono una serie di utili spiegazioni sulle funzionalità là fuori, incluso il nostro articolo su alcuni potenti trucchi di Notion per accelerare il tuo flusso di lavoro.

Notion ha funzionalità di creazione e modifica di note multi-account in tempo reale. Anche se questo suona caotico, con il giusto tipo di strategia di gestione del team, questo può anche essere utilizzato come vantaggio quando si collabora su un documento live.

3. Utilizzare un metodo di comunicazione efficiente

I servizi di messaggistica istantanea possono essere efficaci, come la creazione di un gruppo WhatsApp o Facebook Messenger, sebbene abbiano i loro limiti. Anche Slack può essere popolare, anche se l’invio di file e la visualizzazione della cronologia chat possono diventare rapidamente problematici a causa delle restrizioni di archiviazione della versione gratuita.

Un forum della community online, come Discord, potrebbe essere utile in quanto puoi creare ruoli per i membri e esiste una funzione di ricerca completa per trovare informazioni nelle conversazioni precedenti.

Si consiglia anche la videoconferenza, in quanto è un bel modo per mettere i nomi in faccia e dare una conversazione dal vivo e più dinamica con cui un sistema basato su testo può avere difficoltà. C’è anche la possibilità di registrare riunioni video per la revisione e la condivisione con i contributori che sono assenti in quel momento.

Zoom, Google Meet e Microsoft Teams sono tutti bravi nel loro lavoro e forniscono una funzione di registrazione e si collegano molto facilmente agli account dei loro host. Vale la pena prendere nota dei fusi orari se ti capita di avere collaboratori con sede all’estero. Zoom ha una funzione che ti consente di superare questa sfida. Il nostro articolo su come impostare la tua posizione di lavoro su Zoom ha la risposta.

Un buon modo per creare piccoli commenti video o brevi attività è utilizzare un sistema di registrazione e condivisione video come Loom. È facile registrare te stesso e il tuo schermo e quindi generare un collegamento da condividere. I contributori possono anche reagire e commentare i video degli altri. Un sistema come questo è molto utile per il lavoro asincrono.

Meno è di più

Per risparmiare la frustrazione dei collaboratori che devono creare più account, scaricare più app e fornire i loro preziosi dettagli a molte aziende di terze parti, vale sicuramente la pena essere assolutamente sicuri di aver bisogno del software preferito prima di implementarlo.

Detto questo, potresti scoprire nuove funzioni entusiasmanti e utili nel software che prima non sapevi esistessero o che sono state consigliate da un collaboratore stesso. Con un po’ di tentativi ed errori e test, troverai le app e i siti che funzionano meglio per te e il tuo team.