Come eliminare automaticamente le vecchie email in Gmail

La posta elettronica può essere una cosa difficile da gestire. In un ambiente di lavoro, è fondamentale mantenere una casella di posta organizzata per mantenerne l’efficienza. Una casella di posta disordinata può rivelarsi una seccatura piuttosto grande, soprattutto quando sei costretto a scorrere montagne di email più vecchie di cui potresti non aver più bisogno. Un tempo, quelle e-mail più vecchie potevano servire a uno scopo, ma da allora si sono trasformate in ulteriori ostacoli quando si cerca un’e-mail specifica. Una casella di posta piena di spam può davvero toglierti la possibilità di gestire la tua libreria di posta elettronica e, sebbene esistano molti modi per evitare che la tua posta finisca in ulteriori elenchi di spam (ti consigliamo di inviare la tua posta in modo anonimo), devi comunque ripulire la casella vecchi messaggi di spam che sono arrivati ​​nella tua casella di posta in primo luogo.

Per evitare di perdere molto tempo, non consiglierei di tentare di eliminare manualmente tutte le email più vecchie. Invece, grazie all’aiuto dei filtri, potrai sbarazzarti di quelle email molto più velocemente. Creando un filtro puoi eliminare i vecchi messaggi in base a un intervallo di tempo specificato. L’unico problema che vedo con l’utilizzo dei filtri è che si applicano solo ai messaggi appena ricevuti. Puoi applicare filtri in futuro per garantire che il tamponamento non si verifichi una seconda volta, ma che dire di quelle e-mail che riempiono la tua casella di posta adesso?

Elimina automaticamente le vecchie email in Gmail

Ci sono alcune cose in cui immergersi quando si tratta di liberarsi delle email più vecchie e non più necessarie che affliggono la tua casella di posta Gmail. Spiegherò come impostare i filtri, applicarli per un utilizzo futuro ed eliminare tutte le vecchie email attuali utilizzando il componente aggiuntivo Gmail, Email Studio .

Impostazione dei filtri

Per prima cosa, impostiamo i filtri .

Iniziare:

1. Accedi al tuo account Gmail con le credenziali richieste.
2. Individua l’ icona dell’ingranaggio . Questo è il menu Impostazioni di Gmail e si trova nell’angolo in alto a destra della finestra. Fare clic su questa icona e quindi selezionare Impostazioni dal menu a discesa.
3. Fare clic sulla scheda Filtri e quindi fare clic su Crea un nuovo filtro .
4. Nella casella di input Contiene le parole , digita quanto segue: più vecchio_di:x dove “x” è l’intervallo di tempo dei messaggi che desideri eliminare. Questo sarà un numero seguito da una lettera. Le lettere che seguono riguarderanno il periodo temporale. Dovrai usare “d” per giorni, “w” per settimane e “m” per mesi. Un esempio potrebbe essere più vecchio_di:3d se desideri eliminare le email più vecchie di tre giorni.
5. Successivamente, fai clic sul pulsante Crea filtro con questa ricerca .
6. Compila le caselle etichettate Elimina e Applica anche il filtro con un segno di spunta facendo clic su di esse.
7. Infine, fai clic su Crea filtro per vedere tutte le tue email più vecchie, in base alla data appena impostata, spostarsi dalla tua casella di posta alla cartella del cestino.

Quando i messaggi vengono eliminati in Gmail, non svaniscono immediatamente dall’esistenza. Invece, puoi trovarli nella cartella Cestino. Ciò significa che tali e-mail verranno comunque conteggiate rispetto alla capacità complessiva dei dati. Per eliminarli del tutto, puoi attendere che Gmail li elimini automaticamente dopo 30 giorni o eliminarli tutti adesso tu stesso. Per eseguire quest’ultima operazione, fai clic sulla cartella Cestino e poi fai clic sul collegamento Svuota il cestino adesso .

Filtra per cancellazione futura (riapplicazione)

Il titolo di questo articolo riguarda la cancellazione automatica. Sfortunatamente, i filtri non possono essere attivati ​​automaticamente. Dovrai tornare indietro e applicare ancora una volta il filtro alla tua casella di posta attuale.

Per riapplicare un filtro:

1. Torna alle Impostazioni facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella finestra di Gmail e selezionando Impostazioni dal menu a discesa.
2. Fare clic sulla scheda Filtri .
3. Dato che hai già creato un filtro in precedenza, ora puoi fare clic su Modifica , che si trova accanto al filtro. Se in precedenza hai creato più filtri, puoi facilmente trovare quello che desideri poiché verranno visualizzati i criteri per ciascun filtro.
4. Fai clic su Continua nella sezione visualizzata con i tuoi criteri di ricerca. Sarà una schermata simile a quella apparsa quando hai impostato il filtro originale.
5. Seleziona ancora una volta la casella accanto a Applica filtro anche a .
6. Questa volta, per attivare il filtro, fai clic su Aggiorna filtro . Tutte le tue email più vecchie, impostate sull’intervallo di tempo specificato, verranno ora spostate nella cartella Cestino .

Studio di posta elettronica

Email Studio è dotato di un’ingegnosa funzionalità che eliminerà automaticamente tutte le email più vecchie da un mittente specificato o da quelle che si trovano in una cartella specifica. La funzione di eliminazione automatica integrata ti aiuterà a mantenere la tua casella di posta Gmail molto più organizzata, creando un ambiente di lavoro più efficiente.

Con Email Studio, puoi archiviare e applicare “Segna come letto” a tutte le email attualmente nella tua casella di posta che sono lì da più di tre mesi. Ti consente inoltre di rimuovere automaticamente in modo permanente tutte le email dalle cartelle Cestino e Spam dopo due giorni. Come ulteriore vantaggio aggiuntivo, l’eliminazione automatica include una funzione di annullamento dell’iscrizione alle e-mail che può aiutarti a rimuovere facilmente il tuo indirizzo e-mail da qualsiasi fastidiosa mailing list di newsletter. C’è anche molto altro di cui è capace il componente aggiuntivo, ma ritengo che quelli già menzionati evidenzino esattamente ciò di cui abbiamo bisogno per questo articolo.

Il pacchetto base è gratuito, ma per ottenere il massimo dal prodotto, viene offerta una versione premium al prezzo annuale di $ 29. L’aggiornamento ti consentirà di creare più set di regole di eliminazione e include un pianificatore di posta elettronica, un inoltro e un risponditore automatico.

Configura e abilita l’eliminazione automatica in Gmail

Ovviamente, la prima cosa che dovrai fare è scaricare e installare il componente aggiuntivo Email Studio . Una volta raggiunto ciò, sarai in grado di vedere l’icona di Email Studio sulla barra laterale destra quando apri uno qualsiasi dei tuoi messaggi di posta elettronica Gmail.

Per usarlo:

1. Apri il componente aggiuntivo Email Studio e accedi utilizzando il tuo account Gmail.
2. Vedrai un elenco di opzioni. Da queste opzioni, scegli lo strumento Pulizia posta elettronica .
3. Quindi, fai clic su Aggiungi nuova regola per impostare una regola (un po’ come hai fatto con i Filtri ).
4. L’impostazione di una regola è composta da due parti: dovrai specificare una condizione e quindi un’azione. Pensa “causa ed effetto”. L’azione verrà attivata una volta soddisfatta la condizione specificata.
5. Per impostare una condizione, potrai utilizzare parametri di ricerca avanzati all’interno di Gmail come newer_than o has:attachment o maggiore_di . Utilizzali per trovare la corrispondenza esatta con le email di Gmail che desideri archiviare , inviare nel Cestino o spostare in un’altra cartella.
6. Una volta creata una regola, fare clic sul pulsante Salva . Email Studio ora funzionerà in background, eseguendo un controllo di esecuzione ogni ora eseguendo l’azione specificata quando un messaggio di posta elettronica soddisfa le condizioni ad esso associate. Non avrai bisogno di fare nulla manualmente.