In che modo i servizi PEO e Payroll differiscono?

• Un’organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO) fornisce l’amministrazione delle buste paga e il supporto per la conformità, nonché servizi aggiuntivi per le risorse umane.
• Un fornitore di servizi di buste paga (PSP) gestisce l’amministrazione e la conformità delle buste paga senza alcun onere legale condiviso.
• Due fattori che influenzeranno la tua decisione sono se desideri ulteriori servizi per le risorse umane oltre all’elaborazione delle buste paga e che tipo di team interno delle risorse umane hai in atto.
• Questo articolo è rivolto ai proprietari di piccole imprese che stanno cercando di decidere se sia meglio esternalizzare le proprie buste paga a un PEO o a un servizio di buste paga .

La scelta del servizio giusto per la tua attività dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni della tua attività, se disponi di un team delle risorse umane interno e se hai bisogno di servizi aggiuntivi oltre all’elaborazione delle buste paga. Prima di fare una scelta su quale servizio si desidera assumere, è importante prima capire cosa offre ciascuno ai proprietari di piccole imprese.

Cos’è un PEO?

Un PEO è un’azienda di terze parti che fornisce l’amministrazione e la conformità delle buste paga, oltre ad altri servizi per le risorse umane (HR). Attraverso un PEO, puoi accedere all’assicurazione sanitaria, alla compensazione dei lavoratori e ad altri piani assicurativi aziendali che altrimenti potrebbero non essere disponibili per te. Questo perché un PEO è un grande datore di lavoro – il che rende molto meno rischioso e quindi meno costoso da coprire per gli assicuratori – che agisce come tuo co-datore di lavoro.

Questo accordo di co-impiego è ciò che differenzia i PEO da altri tipi di servizi di outsourcing delle risorse umane. Quando collabori con un PEO, tecnicamente diventa il datore di lavoro. Mentre continui a controllare chi assumi, licenzi e cosa fa il tuo personale ogni giorno, il PEO è incaricato di pagare i tuoi dipendenti e fornire loro benefici.

Lo sapevate? Sebbene gestisca alcune attività delle risorse umane, gestisci comunque tutti gli affari quotidiani e la gestione dei dipendenti. Se, tuttavia, sei preoccupato per un PEO che utilizza ingiustamente i suoi poteri di co-datore di lavoro, scegli un PEO che sia stato certificato dall’IRS o dall’Employer Services Assurance Corporation (ESAC).

Come funziona un PEO?

Quando lavori con un PEO di alto livello, firmi un accordo di co-impiego in cui assegni al PEO il controllo e la responsabilità di determinate attività delle risorse umane. In qualità di co-datore di lavoro, il tuo PEO archivia e rimette tutte le tasse con il suo numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) invece del tuo, risparmiando potenzialmente i costi fiscali di disoccupazione statale (SUTA).

Cos’è una PSP?

Un PSP si occupa dell’elaborazione delle buste paga, degli adempimenti fiscali e delle esigenze amministrative della tua azienda. Se assumi un PSP per gestire il tuo libro paga, paga i tuoi dipendenti in base al programma di pagamento che hai impostato e include le detrazioni appropriate per gli stipendi dei dipendenti, come tasse e premi di indennità.

I PSP possono anche preparare, archiviare e pagare le dichiarazioni dei redditi federali di disoccupazione (FUTA) e le dichiarazioni dei redditi trimestrali aziendali sotto il tuo EIN. Possono archiviare e fornire anche i moduli W-2 e W-3. Puoi anche designare il tuo PSP come agente dichiarante in grado di comunicare con l’IRS per tuo conto per risolvere eventuali problemi fiscali. Tuttavia, a differenza dei PEO, non esistono accordi di co-impiego con un PSP.

Come funziona una PSP?

Quando assumi un PSP, firmi un contratto che indica quanto pagherai al mese al PSP e quali servizi fornirà il PSP. Un rappresentante con il tuo PSP diventa quindi il tuo punto di contatto per tutte le tue domande e preoccupazioni sui salari. Tuttavia, poiché il software PSP è principalmente automatizzato, potrebbe non essere necessario contattare molto spesso il rappresentante dell’assistenza.

Se i tuoi dipendenti hanno domande o dubbi sulla loro busta paga, benefici o tempo libero e utilizzi un PSP per il libro paga, i tuoi dipendenti ti contatteranno. Contatterai quindi il tuo PSP per conto del dipendente. Con i PEO, questa disposizione può essere diversa, poiché il tuo PEO è il tuo co-datore di lavoro e potrebbe quindi essere in contatto con i tuoi dipendenti. [Cerchi un fornitore di buste paga? Dai un’occhiata ai nostri consigli per i migliori servizi di gestione stipendi .]

Per aiutarti a comprendere le distinzioni tra un PEO e un fornitore di buste paga, questa tabella di confronti affiancati può aiutarti:

PEO vs fornitori di buste paga

Sebbene i PEO e i fornitori di buste paga supervisionino entrambi la tua busta paga, lo faranno in modi diversi. Queste differenze includono servizi aggiuntivi, prezzi variabili e diversi obblighi contrattuali. Ecco come si scompone:

Servizio fornito

In qualità di co-datore di lavoro, il tuo PEO può supervisionare molte più attività rispetto a un PSP. Il tuo PEO probabilmente otterrà e amministrerà l’assicurazione contro gli indennizzi dei tuoi lavoratori e può anche eseguire i tuoi processi di assunzione e licenziamento. Il tuo PEO può anche sponsorizzare i piani di assicurazione sanitaria della tua azienda e offrirti piani di alta qualità per grandi datori di lavoro a cui altrimenti non potresti avere accesso. Alcuni PSP offrono un’assicurazione sanitaria, ma i piani PEO sono in genere di gran lunga superiori.

Un PSP si concentra sull’elaborazione delle tue buste paga e sulla garanzia che tu soddisfi le tue responsabilità fiscali sui salari. Tuttavia, più fornitori di buste paga offrono servizi aggiuntivi per le risorse umane come piani pensionistici per i dipendenti e consulenza sulle risorse umane.

Costo

I PEO sono spesso più costosi dei PSP, ma guardando al quadro più ampio ea lungo termine, i PEO potrebbero costare meno. Per cominciare, i piani di assicurazione sanitaria superiori disponibili tramite PEO possono costarti meno dei piani assicurativi che potresti ottenere tramite un broker assicurativo. Inoltre, il tuo PEO non ti addebiterà di più man mano che aggiungi servizi.

I PEO in genere ti addebitano fino al 15% della tua retribuzione lorda per periodo di paga o una tariffa fissa ma elevata per dipendente ogni mese. Puoi anche pagare una tariffa di installazione che può costare migliaia di dollari.

In confronto, un PSP probabilmente non costerà più di $ 200 per dipendente all’anno, ma queste commissioni non vengono fornite con nessuno dei servizi HR a risparmio di costi per i quali i PEO sono noti.

Obblighi contrattuali

Se assumi un PEO, le regole del grande datore di lavoro che si applicano al tuo PEO si applicano a te. Avrai ulteriori formalità per l’Americans with Disabilities Act (ADA), l’Affordable Care Act (ACA) e il manuale del dipendente da rispettare. Tuttavia, oltre a queste regole aggiuntive, si ottengono enormi risparmi di tempo, poiché il PEO può supervisionare gran parte delle esigenze delle risorse umane.

Se scegli un PSP, dovrai affrontare poche modifiche normative e contrattuali, poiché il tuo PSP non è il tuo co-datore di lavoro. È anche importante notare che né con un PSP né con un PEO perdi il controllo sui tuoi dipendenti. Continuerai a controllare le operazioni quotidiane come le attività dei dipendenti, gli incarichi e le posizioni richieste.

Rischio e conformità

Come qualsiasi azienda di terze parti che assumi per esternalizzare determinati servizi, un PSP non condivide la responsabilità legale per errori di conformità che potrebbe commettere. In altre parole, se il tuo PSP rovina le tue tasse sui salari, solo tu sostieni l’onere legale. Pertanto, l’assunzione di un PSP non fa molto per ridurre al minimo i rischi aziendali e alleviare eventuali problemi di conformità.

I PEO sono una storia diversa. Sono una scelta eccellente per la gestione del rischio e della conformità, poiché, in qualità di co-datore di lavoro, condividono con te la responsabilità legale. I PEO hanno un incentivo a minimizzare i rischi. Possono aiutarti a ottenere piani comp per i lavoratori di alto livello per la tua azienda. Gestiranno anche le indagini, la rappresentanza e la gestione delle richieste di risarcimento dei tuoi lavoratori. I PEO affrontano diversi rischi aggiuntivi per le piccole imprese e problemi di conformità come test antidroga, assunzioni e licenziamenti e sicurezza sul posto di lavoro.

Datore di lavoro registrato

Un PEO funge da datore di lavoro registrato (EOR), il che significa che stabilisce le regole sui tuoi benefici. Sebbene questa disposizione cambi poco nelle tue attività quotidiane, potrebbe limitare il tuo piano di vantaggi e le opzioni del vettore.

Detto questo, i vantaggi di un PEO che funge da EOR generalmente superano gli svantaggi. In qualità di EOR, il tuo PEO, che è un’azienda molto più grande della tua, ha accesso a vantaggi di qualità superiore e premi inferiori a quelli che potresti trovare da solo. Il tuo accordo EOR delega anche la dichiarazione dei redditi e la rimessa al PEO sotto il suo EIN invece del tuo, il che può ridurre i tuoi oneri fiscali SUTA e FUTA.

Un PSP, d’altra parte, non è né il tuo EOR né il tuo co-datore di lavoro. L’assunzione di un PSP cambia solo il modo in cui elabori il tuo libro paga e forse eventuali servizi HR aggiuntivi offerti dal tuo PSP. Rimani il datore di lavoro registrato e tutte le tasse vengono archiviate e rimesse sotto il tuo EIN.

Quale dovresti scegliere?

Per una “mano più ferma” nella gestione del tuo libro paga e delle operazioni aggiuntive delle risorse umane che potrebbero mantenere le tue finanze più sicure a lungo termine, i PEO sono la soluzione migliore. Puoi anche aggiungere molti tipi di servizi per le risorse umane al tuo contratto PEO e quindi risparmiare tempo e denaro che sarebbero necessari se li gestissi internamente.

Tuttavia, le commissioni di installazione e le tariffe mensili del PEO possono essere elevate e i PEO possono controllare una parte maggiore dei tuoi affari rispetto alla maggior parte delle società esterne, quindi potresti preferire i PSP se queste condizioni ti riguardano. I PSP potrebbero anche essere migliori se gestisci già molti servizi HR internamente e stai solo cercando assistenza con il libro paga.