Guida all’assunzione di dipendenti

• Il tuo processo di assunzione dei dipendenti dovrebbe essere metodico e ben ponderato.
• Preparati per il processo ricercando le condizioni di assunzione del mercato e mettendo in ordine tutti i documenti adeguati.
• Una volta avviato il processo, considera il ruolo esatto per il quale stai assumendo e quanto sei disposto a negoziare una volta fatta un’offerta.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori e ai responsabili delle assunzioni che desiderano assumere nuovi dipendenti e desiderano una guida completa per un processo di assunzione di successo.

Il processo di assunzione dei dipendenti è lungo e dettagliato. Se lo fai bene, troverai e assumerai candidati di alta qualità che rimarranno nei paraggi e rappresenteranno la tua attività nel modo desiderato. In qualità di proprietario di una piccola impresa, potresti non sapere da dove cominciare con l’assunzione se non hai esperienza nelle risorse umane, come molti proprietari di piccole imprese no. Continua a leggere per i consigli degli esperti sull’assunzione di dipendenti.

Preparare la tua azienda per l’assunzione di dipendenti

Che tu sia alla tua prima assunzione o alla tua millesima, dovresti disporre di un processo definito per il reclutamento e l’onboarding. Nel corso del tempo, diventerà più snello man mano che acquisisci esperienza nelle assunzioni e modifichi di conseguenza le tue procedure operative standard. Con qualsiasi assunzione, segui questi passaggi per preparare la tua azienda per il nuovo dipendente.

1. Fai la tua ricerca.

Rich Deosingh, presidente distrettuale dell’ufficio Robert Half a Midtown, New York, suggerisce di fare ricerche sul mercato locale prima ancora di esaminare i ruoli aperti all’interno della tua azienda.

“Ricerca chi sta assumendo, qual è il panorama economico nella tua regione e rivedi altre offerte di lavoro”, ha detto Deosingh a Business News Daily. “Ti darà un’idea di cose come lo stipendio e la concorrenza nel mercato: chi altro sta cercando qualcuno con queste particolari abilità?”

Una volta che lo sai, puoi personalizzare il resto del tuo processo di assunzione per adattarlo a ciò che fanno gli altri o andare nella direzione opposta e distinguerti in modo che i candidati al lavoro siano più incuriositi dalla tua azienda che da altri.

2. Metti in ordine i tuoi documenti.

In alcuni casi, i tuoi documenti potrebbero essere unici, in cui crei un modello e inserisci le informazioni necessarie per ogni nuova assunzione. In altri casi, puoi automatizzare completamente il processo.

Questi sono alcuni dei moduli che possono includere i documenti per i nuovi assunti.

• W-4: Questo ti aiuta a capire l’importo corretto delle tasse da trattenere da ogni busta paga.
• I-9: Verifica l’idoneità all’occupazione del nuovo assunto.
• Modulo di deposito diretto: questo ti fornisce le informazioni bancarie di un dipendente per un pagamento più facile e veloce.
• Patto di non concorrenza: un patto di non concorrenza di solito specifica un periodo di tempo in cui al dipendente è vietato lavorare, essere consulente e svolgere altre attività per un’azienda che svolge attività simili alla tua.
• Manuale del dipendente: un manuale del dipendente espone la missione, la visione, le politiche, il codice di abbigliamento, il codice di condotta e così via dell’azienda.
• Modulo di presa d’atto: su questo modulo, il nuovo dipendente conferma di aver letto e compreso tutti i documenti necessari.
• Consenso ai test antidroga: alcune aziende richiedono ai nuovi assunti di acconsentire ai test antidroga prima dell’assunzione e di accettare test antidroga casuali per la durata del loro impiego.

Jennifer Walden, direttore delle operazioni di WikiLawn, ha affermato che la sua azienda ha aggiunto una lista di controllo per la sicurezza della rete domestica, con un campo in cui il dipendente può far sapere all’azienda se avrà bisogno di nuovo hardware per garantire una rete sicura. “E ci assicuriamo che i nuovi dipendenti abbiano le informazioni di accesso pronte per l’uso, così come le informazioni di contatto per chiunque lavorerà frequentemente”.

È un sacco di scartoffie, ma è tutto necessario. La buona notizia è che sono disponibili risorse online per semplificare le pratiche burocratiche per te o per il tuo responsabile delle assunzioni.

“Utilizza un HRIS (sistema informativo sulle risorse umane) come Gusto, ADP o Paycom che fornisce i documenti di back-end delle risorse umane al dipendente in modalità self-service”, ha affermato Laura Handrick, professionista delle risorse umane presso Choose Therapy. «Non c’è motivo per cui un essere umano dovrebbe rimescolare la carta di questi tempi. I sistemi online con firma elettronica semplificano le pratiche burocratiche, garantendo che i dati vengano acquisiti in modo accurato e facendo risparmiare tempo a tutti (incluso il nuovo assunto).

Cordiali saluti: il miglior software per le risorse umane sul mercato avrà funzionalità per aiutarti a semplificare le pratiche burocratiche e l’onboarding dei dipendenti. Puoi leggere la nostra recensione di Gusto e la nostra recensione di Paychex Flex per conoscere alcune delle migliori opzioni.

Indipendentemente dal sistema che utilizzi, la chiave è averlo pronto prima di iniziare il processo di assunzione.

“Tutti questi elementi dovrebbero essere preparati in anticipo e facilmente accessibili online”, ha affermato Deosingh. “La comunicazione prima del primo giorno è fondamentale: se è necessario che il nuovo assunto fornisca documenti o documenti di identificazione, dovrebbe essere annotato in anticipo.”

Matthew Dailly, amministratore delegato di Tiger Financial, è d’accordo con Deosingh. “Utilizzando le assunzioni precedenti come modello, esamina tutte le informazioni raccolte da loro e quindi aggiorna o aggiungi documenti più importanti che sono stati implementati da allora”, ha aggiunto.

3. Esternalizzare se necessario.

Non tutte le piccole imprese hanno un dipartimento delle risorse umane, o anche qualcuno del personale che abbia familiarità con i processi delle risorse umane, e va bene così. È meglio trovare qualcuno in grado di svolgere bene il lavoro piuttosto che commettere costantemente errori nell’assunzione e finire con un turnover elevato o dipendenti che non sono adatti.

“Per le aziende che dispongono di un solo dipartimento delle risorse umane, l’utilizzo di risorse esternalizzate per il reclutamento, il libro paga, l’amministrazione dei benefit, ecc. può essere molto utile per gestire il pesante sollevamento dei requisiti di conformità e segnalazione per i nuovi dipendenti, nonché l’attuale base di dipendenti di l’azienda”, ha affermato Karen L. Roberts, SHRM-SCP e direttore delle risorse umane presso Flaster Greenberg PC.

Uno dei migliori consigli per le assunzioni è lasciare che siano i professionisti e collaborare con un servizio di outsourcing delle risorse umane di prim’ordine. “Non delegare l’assunzione a un supervisore non addestrato”, ha detto Handrick. “Intervistare ed essere in grado di discernere il talento è un’abilità.”

Procedura dettagliata per l’assunzione dei dipendenti

Segui questi passaggi per un processo di assunzione efficace.

1. Valuta quali posizioni devi ricoprire.

Sonya Schwartz, fondatrice di Her Norm, ha affermato che questo passaggio è importante per prevenire la ridondanza delle posizioni in azienda.

“La cosa migliore che puoi fare è affrontare il processo con la mentalità di soddisfare le esigenze, non le scrivanie”, ha aggiunto Deosingh. “Stai cercando la persona migliore per soddisfare un’esigenza specifica, non solo coinvolgere qualcuno e chiamarlo un giorno.”

2. Scopri la tua strategia di reclutamento.

Con il reclutamento, hai sempre delle opzioni. Dailly suggerisce prima di capire se utilizzerai una società di reclutamento. “In caso contrario, dichiarare sui moduli di assunzione di lavoro ‘no agenzie, per favore’, in quanto ciò farà risparmiare un sacco di chiamate di vendita in arrivo.”

Potresti anche volere che i tuoi attuali dipendenti attingano alle loro reti.

Sebbene il processo di assunzione possa essere lungo, devi comunque assicurarti di trovare il candidato giusto per il lavoro specifico per cui stai assumendo. Ciò non significa sempre scegliere il miglior candidato in assoluto.

“I reclutatori e i responsabili delle assunzioni dovrebbero prendersi il loro tempo per trovare il miglior candidato per il ruolo e non accontentarsi del miglior candidato nel pool di candidati”, ha affermato Lori Rassas, consulente delle risorse umane, executive coach e autrice di The Perpetual Paycheck. “Se intervisti 10 candidati e nessuno è adatto al loro ruolo, probabilmente ci sarà pressione per scegliere solo il miglior candidato. I responsabili delle assunzioni dovrebbero resistere a questa pressione e tornare al pool di assunzioni per assicurarsi altri candidati.

3. Scrivi la descrizione del lavoro.

Prima di pubblicare un lavoro, consulta i tuoi team manager sul candidato ideale per il lavoro per avere una buona idea di ciò di cui hai esattamente bisogno. È anche buona norma informare i dipendenti esistenti dell’apertura. Scrivi una descrizione del lavoro che corrisponda a ciò che stai cercando, inclusi dettagli come requisiti del lavoro, responsabilità e aspettative. Includi informazioni sui tuoi valori fondamentali e sulla cultura aziendale in modo da poter trovare il giusto adattamento culturale.

Dailly ha detto che dovresti anche determinare lo stipendio in modo da poterlo indicare nella descrizione del lavoro e non reclutare candidati sotto o troppo qualificati.

“In alcune situazioni, i responsabili delle assunzioni sono poco chiari su quali siano esattamente le sfide che il candidato dovrà affrontare, e questo porta a sfiducia, elevato turnover e un impatto complessivamente negativo sulla cultura del posto di lavoro”, ha affermato Rassas. “Ma ciò può essere prevenuto essendo esplicito con ciò che ci si aspetta dalla persona che ricopre il ruolo e assicurandosi che i candidati che hai scelto possano soddisfarlo.”

4. Pubblica la tua apertura di lavoro.

La maggior parte delle aziende utilizza i siti Web di carriera per pubblicizzare una nuova apertura di lavoro. Inizia elencando il lavoro sul sito web della tua azienda per raggiungere un pubblico mirato. Se vuoi ampliare la tua portata, rivolgiti agli annunci di carriera online gratuiti ea pagamento. Ecco alcuni siti di annunci di lavoro da considerare.

• CareerBuilder: istituito più di vent’anni fa, CareerBuilder fornisce risorse a dipendenti e datori di lavoro, compresa la capacità di ricerca localizzata. Il sito fa pubblicità a più di 80 milioni di persone in cerca di lavoro in tutto il mondo che utilizzano il suo database per cercare posizioni. Il prezzo di pubblicazione è basso e si basa sul numero di posizioni che stai assumendo per la tua azienda.
• Monster: su Monster , le persone in cerca di lavoro possono cercare per posizione, set di abilità, parole chiave e titolo di lavoro. L’azienda ha aggiunto nuove funzionalità, come i video, per far risaltare gli annunci. I prezzi variano in base alle esigenze di assunzione e alle dimensioni dell’azienda.
• ZipRecruiter: su ZipRecruiter , puoi creare un account di assunzione gratuitamente. ZipRecruiter dispone di strumenti di corrispondenza innovativi per aiutarti a trovare il talento giusto per il tuo annuncio di lavoro. Tutte le comunicazioni sono gestite sulla piattaforma.
• LinkedIn: LinkedIn ha un’enorme base di candidati con oltre 690 milioni di utenti. Le offerte di lavoro sono gratuite, ma il sito ti addebita l’utilizzo di strumenti di reclutamento più completi.

5. Passa al vaglio i candidati.

“Quando selezioniamo e assumiamo i nostri dipendenti… di solito pubblicizziamo [l’offerta di lavoro] per rivolgerci a gruppi specifici per determinate competenze”, ha affermato Walden. “Le candidature vengono inviate e prima esaminiamo i curriculum per escludere immediatamente chiunque sia completamente non qualificato o non sia quello che stiamo cercando. Se siamo sul recinto, leggiamo lettere di accompagnamento e restringiamo il campo.

Se non riesci a trovare il candidato giusto per la tua offerta di lavoro dall’attuale pool di candidati, potrebbe essere necessario rivedere la descrizione del tuo lavoro.

“Se non stai vedendo il giusto tipo di candidato, fai perno in modo da vedere i migliori candidati”, ha detto Rassas. “Sì, probabilmente il lavoro si sta accumulando e sì, vuoi ottenere subito un candidato per il ruolo, ma un po’ più di impegno nel processo di assunzione prima di estendere l’offerta ti farà risparmiare un sacco di tempo nel lungo periodo .”

6. Intervistare i candidati più qualificati.

Prima di intervistare i candidati, dai loro un preavviso sufficiente per assicurarti di ottenere il meglio da loro.

“Informa il richiedente del colloquio in anticipo in modo che possa prepararsi di più”, ha detto Schwartz. “Questo ti permetterà di conoscere meglio il candidato e di sapere se è perfetto per il ruolo, perché gli hai dato il tempo di prepararsi.”

Walden ha detto che il primo giro di interviste a WikiLawn arriva dopo aver ristretto ulteriormente il pool di candidati. Quindi, seguono un secondo giro di interviste.

“Che sia di persona o virtuale, [l’intervista] rimane la parte più importante del viaggio di assunzione”, ha affermato Deosingh. “È quando puoi porre le domande necessarie e idealmente formare un legame con il candidato.”

Lo sapevate? Alcune domande dell’intervista sono illegali. Rispolvera i tipi di domande del colloquio che dovresti e non dovresti porre in anticipo.

7. Follow-up con gli intervistati.

Questa fase non è solo per chiamare o inviare e-mail ai candidati. Deosingh ha affermato che anche la valutazione post-intervista è importante.

“Non cadere vittima dell’effetto alone e non essere accecato da eventuali potenziali debolezze”, ha detto. “Mantieni la prospettiva e prendi in considerazione tutto, non solo l’intervista o il curriculum, ma la totalità di ciò che hai visto. Ottieni input dagli altri, ma limitalo a un piccolo gruppo per evitare la fuga di cervelli.

Il follow-up può assumere molte forme. Potrebbe essere semplice come una nota di ringraziamento per il tempo dell’intervistato, fino a un’offerta formale di lavoro.

8. Estendi l’offerta di lavoro.

Se hai intervistato molte persone e hai trovato candidati di alta qualità per la posizione, vuoi muoverti rapidamente.

Anche l’offerta esatta che offri è importante.

“Assicurati di fare un’offerta di lavoro irresistibile”, ha detto Schwartz. “La maggior parte dei dipendenti di alta qualità richiede una retribuzione più alta e buoni benefit”.

Cordiali saluti: offrire un pacchetto di benefici per i dipendenti competitivo non solo ti aiuta ad attrarre i migliori talenti, ma può anche aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.

Indipendentemente da quanto ritieni che l’offerta sia buona, preparati a negoziare sullo stipendio e sui benefici per i dipendenti.

“Consenti al potenziale dipendente di pensare alla tua offerta e, se non è d’accordo, prova a negoziare”, ha detto Schwartz. “La negoziazione dovrebbe sempre essere una situazione vantaggiosa per tutti”.

9. Condurre un controllo dei precedenti.

Un ultimo passo che dovresti considerare è condurre un controllo dei precedenti per assicurarti che non ci siano segnali d’allarme significativi prima di portare la persona sul posto di lavoro.

“Se ritieni che il potenziale candidato sia adatto alla posizione richiesta, puoi fare un controllo dei precedenti”, ha detto Schwartz. “Questo confermerà la decisione che hai preso.”

Assunzione di dipendenti a distanza

L’assunzione di lavoratori a distanza è diventata comune per le aziende durante la pandemia di COVID-19 e presenta una serie di sfide. Quando si incanalano candidati remoti attraverso il processo di assunzione, è necessario apportare alcune modifiche.

“Sebbene i principi fondamentali dell’onboarding rimangano gli stessi, ci sono differenze”, ha affermato Deosingh. “Non possono vedere il tuo spazio fisico. Gran parte del processo di onboarding include l’opportunità di vedere lo spazio e abituarsi al luogo fisico”.

Questi sono alcuni modi per adattare il processo per le assunzioni a distanza per mantenerle impegnate:

1. Prepara il dipendente prima del primo giorno. Quando esamini la tecnologia nello specifico, assicurati che le credenziali e gli accessi dei dipendenti siano tutti impostati e che dispongano di tutte le attrezzature di cui hanno bisogno prima del primo giorno.
2. Date loro un caloroso benvenuto. Questo potrebbe sembrare semplice, ma può fare molto. Organizza una presentazione video con il team del nuovo assunto in modo che si senta il benvenuto. Ricorda, stanno entrando nella tua organizzazione in un punto molto diverso da dove altri hanno iniziato in passato. Falli sentire i benvenuti anche se non puoi trovarti nello stesso luogo fisico.
3. Essere disponibile. È facile dire che sei disponibile mentre lo trascuri nella pratica. Il tuo nuovo assunto avrà senza dubbio delle domande. Se non possono raggiungere il tuo ufficio o sporgersi e chiedere ai loro compagni di squadra, devono sentirsi a proprio agio nel raggiungere i canali di comunicazione remoti. Comunicare eccessivamente le informazioni e rendersi disponibili e aperti alle domande è fondamentale se stai assumendo nuove assunzioni da remoto.

Deosingh ha anche affermato che è importante fornire una guida online completa e chiara, dal momento che il nuovo dipendente non avrà dispense o documenti fisici con sé.

Assumere il tuo nuovo dipendente

Questi sono i cinque aspetti più importanti dell’onboarding, secondo Deosingh:

1. Fornire un orientamento. Potrebbe essere remoto, ma un’ampia panoramica dell’azienda è importante per ogni nuovo assunto.
2. Spiega i valori fondamentali e le aspettative della tua azienda. Questo è sempre importante quando si intraprende un viaggio con un nuovo assunto. Prima stabilisci le aspettative, meglio sarà la tua azienda e il tuo nuovo dipendente.
3. Vai oltre le responsabilità lavorative. Probabilmente hai coperto molto di questo durante il processo di intervista, ma è utile entrare più in dettaglio sulle aspettative dei dipendenti ora che hanno il lavoro.
4. Dai loro un progetto di partenza. Molti nuovi assunti sono ansiosi di iniziare. Invece di farli sedere attraverso orientamenti e panoramiche aziendali all’inizio, dai loro qualcosa su cui affondare i denti subito.
5. Assegna un mentore. Trova un mentore in una posizione simile al ruolo del nuovo dipendente per dare loro qualcuno che possa rispondere alle loro domande e guidarli nella giusta direzione.

Roberts ha affermato che il processo di onboarding della sua azienda inizia con un pacchetto di benvenuto (una lettera di offerta, documenti per i nuovi assunti, informazioni sui vantaggi e manuale del dipendente) e prosegue attraverso l’orientamento e la formazione fino al primo giorno in cui il dipendente svolge le sue nuove mansioni.

“Dovrebbe includere presentazioni ai membri chiave del personale, risorse del datore di lavoro, tour in ufficio, ecc., [qualsiasi cosa] che aiuterà un nuovo assunto ad assimilarsi al suo nuovo ruolo come membro del tuo team”, ha detto.

Secondo Schwartz, l’onboarding dovrebbe consistere anche in qualsiasi codifica dei dati personali necessaria, una spiegazione della missione e della visione della tua azienda, formazione sulle procedure operative standard e l’emissione di forniture e uniformi, se presenti.

“L’onboarding riguarda le prime impressioni e il coinvolgimento del nuovo assunto nel suo impegno a lavorare con la tua azienda”, ha affermato Handrick. “È molto più che scartoffie.” Ha aggiunto che dovresti mappare, in un formato di elenco di controllo, ogni attività e attività necessarie per aiutare il nuovo assunto a sentirsi il benvenuto, essere produttivo e desiderare di restare.

Handrick ha anche osservato che, mentre le attività della prima settimana tendono a concentrarsi sulle scartoffie, il vero valore dell’onboarding è ciò che accade nei primi 30-90 giorni e i suoi effetti in futuro.

Key takeaway: il processo di assunzione non si interrompe una volta che un’offerta è stata accettata. Devi dedicare del tempo all’onboarding e alla formazione di nuovi dipendenti per aiutarli a partire con successo.

Skye Schooley ha contribuito alla stesura e alla segnalazione di questo articolo. Alcune interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.