Gmail: Guida alla creazione di mailing list su PC, Android, iPhone

Gmail: Guida alla creazione di mailing list su PC, Android, iPhone

L’invio di messaggi a più persone contemporaneamente è una pratica funzionalità presente nella maggior parte delle piattaforme di messaggistica. Questa funzione è molto apprezzata dalle organizzazioni che desiderano raggiungere regolarmente un gruppo specifico di persone tramite newsletter, offerte promozionali, avvisi o invii quotidiani di ogni tipo.

Gmail è inoltre dotato della possibilità di creare mailing list per inviare rapidamente messaggi alle masse, ma questa funzionalità tende a essere trascurata o trascurata dagli utenti in quanto nascosta nelle nicchie della piattaforma. In questo articolo condivideremo tutto ciò che devi sapere sulle mailing list di Gmail: dove trovarle, come crearle e perché dovresti creare mailing list.

Che cos’è una mailing list?

Attraverso la sua app Contatti, Google sta implementando una funzione di mailing list in Gmail per raggruppare i contatti sotto etichette diverse in base al tipo di messaggi da inoltrare a tutti in un particolare gruppo. 

Le mailing list facilitano la ridondanza associata all’invio simultaneo di e-mail a un gran numero di destinatari. 

Ad esempio, se sei il capo dipartimento responsabile di tutti i voti in una scuola superiore, puoi creare un’etichetta per ogni grado per inoltrare le email relative a tutti i contatti nell’etichetta selezionata.

Su quali dispositivi puoi creare e gestire una mailing list?

Puoi utilizzare il sito Web di Gmail su qualsiasi dispositivo, quindi è molto facile farlo su un PC utilizzando un browser web. Ma quando si tratta dell’app Gmail, solo l’app Android la supporta, non l’app iOS, quindi non puoi creare e gestire mailing list su iPhone o iPad.

Come creare una mailing list per Gmail

Per creare una mailing list in Gmail, devi utilizzare l’app Contatti Google. Ecco come puoi farlo su computer e dispositivi mobili.

Su PC (2 modi)

Puoi accedere a Contatti Google all’indirizzo contact.google.com. Di seguito ti mostreremo come accedere ai Contatti Google da Gmail e come creare scorciatoie.

Metodo 1: crea un collegamento con i contatti selezionati

Vai all’interfaccia web di Gmail in un browser e accedi al tuo account. Tocca l’icona della griglia (icona delle app Google) nell’angolo in alto a destra della pagina.

Fare clic sull’icona Contatti.

Passa il mouse su qualsiasi contatto per vedere la bandiera. Fare clic e scegliere lo stesso.

Ripeti i passaggi per selezionare tutti i contatti che desideri aggiungere allo stesso tag. 

Fai clic sull’icona Gestisci etichette nella barra degli strumenti in alto.

Nell’elenco delle opzioni, fare clic su + Crea etichetta.

Immettere un nome per la nuova etichetta.

Al termine, fai clic su Salva.

La nuova etichetta apparirà nella sezione Scorciatoie della barra laterale sinistra.

Metodo 2: aggiungi i contatti a un’etichetta vuota

Ora diamo un’occhiata ai passaggi coinvolti nella creazione e nella gestione di un’etichetta vuota.

Per creare un’etichetta vuota, fare clic sul pulsante + Nuova etichetta.

Dai un nome alla tua nuova scorciatoia come preferisci.

Fare clic su Salva.

Passa il mouse sopra il contatto che vuoi aggiungere al collegamento e seleziona la casella nella finestra che appare.

Ripeti i passaggi per selezionare tutti i contatti che desideri aggiungere allo stesso tag. 

Fai clic sull’icona Gestisci etichette nella barra degli strumenti in alto.

Nell’elenco delle opzioni, fare clic sulla nuova etichetta.

Fare clic su Applica per aggiungere contatti.

Le modifiche si rifletteranno immediatamente nella sezione Collegamento e vedrai un messaggio di completamento del sistema nella parte inferiore della pagina.

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Su Android

Per creare una mailing list sul telefono, devi avere l’app Contatti Google installata sul telefono. 

Avvia Contatti Google sul tuo telefono o tablet Android. 

Assicurati di aver effettuato l’accesso al tuo account. Toccare e tenere premuto qualsiasi contatto nell’elenco dei contatti per selezionarlo.

Tocca Aggiungi a collegamento.

Fai clic su “Crea nuovo…” sotto l’elenco delle scorciatoie esistenti.

Tocca la casella di testo Nome collegamento per assegnare un nome al collegamento.

Fare clic su OK nella finestra.

Fare clic sull’etichetta appena creata nella sezione “Seleziona etichetta”.

È tutto! I contatti selezionati verranno aggiunti al tag selezionato proprio così.

Come gestire una mailing list

Naturalmente, qualcosa come una mailing list tende ad essere molto dinamica e viene costantemente rivista man mano che i contatti vengono aggiunti o rimossi dalla lista. Per Gmail, puoi aggiornare qualsiasi mailing list utilizzando l’opzione Gestisci etichette in Contatti Google.

Su PC

Ecco come puoi gestire le scorciatoie sui computer.

Metodo 1: aggiungi un contatto

Nella sezione Gestisci collegamenti, puoi modificare qualsiasi collegamento esistente per aggiungere o rimuovere contatti. Ecco come è fatto.

Vai alla pagina Contatti di Google in un browser web. Assicurati di aver effettuato l’accesso al tuo account Gmail.

Passa il mouse sopra e seleziona la casella accanto al contatto che desideri aggiungere al collegamento.

Ripeti i passaggi per selezionare tutti i contatti che desideri aggiungere allo stesso tag. 

Fai clic sull’icona Gestisci etichetta nella barra degli strumenti in alto.

Fare clic sul collegamento che si desidera modificare nell’elenco Gestisci collegamenti.

Fare clic su Applica per aggiungere contatti.

Verrà visualizzato un messaggio di sistema sul completamento dell’azione. La modifica si rifletterà immediatamente nella sezione Collegamento nel riquadro di sinistra.

Metodo 2: eliminare un contatto

Puoi anche rimuovere qualcuno dalla mailing list. Fare clic su qualsiasi etichetta nella sezione Collegamenti del riquadro di sinistra.

Fai clic su “Rimuovi dal collegamento”.

Al termine dell’azione, nella parte inferiore della pagina verrà visualizzato un messaggio di sistema.

Su Android

Ecco come puoi gestire le tue scorciatoie su un dispositivo Android. 

Metodo 1: aggiungi un contatto

Di seguito ti mostreremo come aggiungere al tag qualcuno che è già nei tuoi contatti.

Avvia Contatti Google sul tuo telefono o tablet Android. 

Assicurati di aver effettuato l’accesso al tuo account. Fare clic sull’icona dell’hamburger nell’angolo in alto a sinistra.

Tocca la scorciatoia a cui vuoi aggiungere nuovi contatti.

Fai clic sull’icona Aggiungi amici nell’angolo in alto a destra della pagina.

Fare clic su qualsiasi contatto dall’elenco dei contatti per aggiungerlo al collegamento.

Il contatto verrà immediatamente aggiunto al collegamento.

Metodo 2: eliminare un contatto

Per rimuovere qualcuno da un’etichetta, tieni premuto qualsiasi contatto elencato sotto l’etichetta.

Fare clic su Rimuovi dal collegamento.

Il contatto verrà immediatamente rimosso dall’etichetta.

Metodo 3: aggiungi un contatto che non è nell’elenco dei contatti

Ora ti mostreremo come aggiungere un contatto a un collegamento che non è nell’elenco dei contatti.

Avvia Contatti Google sul tuo telefono o tablet Android. 

Tocca la scorciatoia a cui vuoi aggiungere nuovi contatti.

Tocca l’icona + nell’angolo in basso a destra della pagina dell’etichetta.

Compila i dettagli rilevanti per creare un nuovo contatto

Fai clic su “Salva” nell’angolo in alto a destra della pagina per creare un nuovo contatto e aggiungerlo al collegamento.

Il contatto viene creato e inizialmente visualizzato sotto l’etichetta.

Come inviare un’e-mail di gruppo a una mailing list di Gmail

Quando tocchi il campo di testo “A” per inserire l’indirizzo del destinatario, il server suggerirà automaticamente tutte le etichette che corrispondono alle tue parole chiave. 

Tuttavia, se utilizzi le mailing list per scopi professionali, è sempre consigliabile mantenere privati ​​gli ID e-mail di tutti coloro che hanno l’etichetta scelta. Il motivo principale è che la maggior parte delle persone lo considererà poco professionale e anche una violazione della privacy se condividi indiscriminatamente informazioni sensibili come un ID e-mail con altri.

Fortunatamente, puoi evitare questa seccatura utilizzando la funzione BCC (Blind Copy) di Gmail. Il destinatario della posta che hai inoltrato utilizzando il campo BCC non riceverà alcuna informazione su chi altro la posta è stata inoltrata. 

Vedremo ora come inviare un’e-mail a una mailing list.

Su PC

Vai all’interfaccia web di Gmail in un browser e accedi al tuo account. Fare clic sull’icona “Scrivi” nell’angolo in alto a sinistra della pagina.

Fare clic sul primo campo di testo denominato Destinatari.

Clicca su SK.

Immettere il nome di un’etichetta nella casella di testo Ccn e fare clic sul suggerimento automatico dell’etichetta per selezionarlo.

Compila la riga dell’oggetto e il corpo del testo secondo le tue esigenze e fai clic su “Invia” una volta terminato.

Ecco fatto, la tua posta verrà inviata a chiunque sia elencato nel campo “Ccn” senza esporre gli indirizzi e-mail di altre persone a nessun destinatario. Tieni presente che a volte le e-mail inoltrate da indirizzi e-mail sconosciuti (utilizzando Ccn) hanno una maggiore vulnerabilità a essere contrassegnate come spam da Google.

Se le tue email importanti continuano a essere reindirizzate alla cartella spam del destinatario, chiedi loro di inserire il tuo indirizzo email nella whitelist.

Su Android

Per utilizzare una mailing list nell’app Gmail per Android, devi avere l’app Contatti Google installata sul tuo dispositivo. Assicurati di aver abilitato la sincronizzazione dei contatti nelle impostazioni dell’app per assicurarti che tutte le etichette tra il sito Web di Gmail e l’app siano sincronizzate correttamente.

Avvia Contatti Google sul tuo telefono o tablet Android. 

Tocca la scorciatoia a cui vuoi aggiungere nuovi contatti.

Dalle opzioni, seleziona Invia e-mail.

Fare clic su qualsiasi contatto nel campo “A”.

Fare clic su Copia tutti i destinatari per copiare tutti gli indirizzi e-mail nel campo A.

Ora fai clic sulla freccia giù accanto al campo A per espandere la visualizzazione.

Tenere premuto nella casella di testo Ccn e premere Incolla.

Ora torna al campo “A” e tocca la finestra pop-up con il numero di destinatari nascosti alla vista nel campo di testo.

Premi il tasto Backspace sulla tastiera per eliminare tutti gli indirizzi nel campo A.

Compila la riga dell’oggetto e il corpo dell’e-mail e prepara l’e-mail con tutto il necessario. Fai clic su “Invia” quando hai finito.

Non riesco a inviare e-mail alla mia mailing list di Gmail. Come mai?

Ci sono diversi motivi per cui ciò potrebbe accadere con il tuo account Gmail. I più comuni sono elencati di seguito. 

  • Limite giornaliero: se superi il limite giornaliero di 500 e-mail in uscita dal tuo account, avrai difficoltà a inviare nuove e-mail quel giorno dal tuo account. Quindi il motivo per cui non puoi inviare e-mail ai tuoi contatti su nessuna mailing list potrebbe essere perché hai superato la tua quota. Attendi fino al giorno successivo per riprovare.
  • Indirizzi e-mail non validi: se questo non è un problema da parte tua, assicurati che l’indirizzo e-mail del destinatario sia valido. Le tue email rimbalzeranno se l’indirizzo che hai utilizzato non esiste.
  • Limite email destinatario raggiunto: se l’indirizzo è valido ma non riesci ancora a raggiungere un contatto specifico nella tua mailing list, potrebbe essere perché stanno ricevendo una quantità anormale di email e la tua è semplicemente bloccata in coda. Può essere una coda piuttosto lunga e non sarai in grado di contattarli via e-mail quel giorno. Pertanto, potresti dover cercare canali alternativi per contattarli.
  • Un indirizzo email che è stato bloccato o contrassegnato come spam. Potrebbe anche essere necessario considerare che potrebbero bloccare il tuo indirizzo o segnalare le tue e-mail come spam di Gmail. Si consiglia di andare a fondo delle cose discutendole direttamente con il destinatario previsto. Se tutte le email che invii con il tag non vengono consegnate, è possibile che Gmail ti abbia bloccato per sospetto o spam. Ciò accade se invii troppe e-mail a più destinatari o gruppi contemporaneamente. 

Domande frequenti

Di seguito sono riportate alcune risposte ad alcune domande che potresti avere sull’utilizzo delle mailing list in Gmail, oltre alle informazioni di cui sopra.

La funzione della mailing list funziona su iPhone o iPad?

Come spiegato in precedenza, solo l’app Android supporta questa funzionalità, ad eccezione del sito Web Gmail, che è facilmente accessibile tramite il browser del PC. Poiché l’app Gmail per iOS non dispone di questa funzione, non puoi utilizzarla su iPhone o iPad. 

Perché utilizzare una mailing list in Gmail?

Se inoltri regolarmente e-mail a un gruppo specifico di contatti con lo stesso contenuto e-mail, le mailing list ti aiutano ad aumentare la produttività e l’efficienza nel completare l’attività, piuttosto che perdere tempo ad aggiungere manualmente i contatti al campo del destinatario in un ciclo ripetitivo. 

L’applicazione delle liste di distribuzione avviene solo se invii regolarmente e-mail in blocco ai contatti che hai raggruppato sotto un’etichetta. La posta inviata a un’etichetta con più contatti verrà unita in un’unica posta nella cartella Posta inviata, ma ciò non influirà sul modo in cui puoi tenere traccia delle singole risposte ricevute alla posta.

Quando crei una mailing list, i tuoi criteri dovrebbero essere raggruppare insieme i dati demografici che soddisfano un determinato requisito. Ad esempio, se sei un responsabile delle risorse umane, la creazione di una mailing list dedicata a ciascun reparto apre canali di comunicazione più veloci per segnalare tutti i contatti che rientrano nell’etichetta (raggruppando uno specifico reparto) in modo esclusivo e indipendente.

Le mailing list possono anche essere modificate per aggiungere o rimuovere nuovi contatti in modo da poter stare facilmente al passo con i cambiamenti nella popolazione di ciascun gruppo.

Spero che tu abbia le risposte che stavi cercando! Fatecelo sapere nei commenti!

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