Trovare l’equilibrio tra i viaggi dei dipendenti e l’esperienza del cliente

• I viaggi di lavoro possono essere un grande vantaggio per i dipendenti, in quanto è come un viaggio tutto spesato, ma possono anche interrompere le normali routine, i ritmi del sonno e la salute generale.
• L’esperienza del cliente migliora con i viaggi di lavoro, poiché gli incontri di persona sono migliori per costruire un rapporto con i clienti e risolvere problemi complessi.
• Bilanciare le preoccupazioni dei dipendenti e dei clienti man mano che i viaggi di lavoro riprendono in mezzo alla pandemia richiede l’impostazione di politiche di sicurezza, l’ottimizzazione della rendicontazione delle spese e l’agilità nella pianificazione.
• Questo articolo è rivolto a imprenditori e manager che desiderano bilanciare l’esperienza dei dipendenti e dei clienti nei viaggi di lavoro.

Il COVID-19 ha introdotto rischi imprevisti nei viaggi di lavoro, che erano già potenzialmente dannosi per la salute dei dipendenti prima della pandemia. Vale la pena riconsiderare queste preoccupazioni poiché i viaggi d’affari diventano più diffusi in un mondo alle prese con il coronavirus a tempo indeterminato.

Ma se scegli di limitare i viaggi di lavoro per la preoccupazione per il benessere dei tuoi dipendenti, cosa significa per i tuoi clienti o clienti con i quali potresti stringere relazioni migliori di persona? Ecco la nostra guida per bilanciare la salute dei dipendenti con l’esperienza del cliente.

In che modo i viaggi di lavoro influiscono sull’esperienza dei dipendenti?

I viaggi di lavoro possono sia migliorare che peggiorare l’esperienza dei dipendenti. Può migliorare l’esperienza dei dipendenti attraverso quanto segue.

• Spese di viaggio pagate: Tradizionalmente, quando i dipendenti viaggiano per tuo conto, paghi le loro spese. Ciò significa tutte le loro spese: dove alloggiano, cosa mangiano e come si spostano. A tale proposito, il viaggio di lavoro può sembrare un viaggio all-inclusive per il dipendente. Il tuo staff potrebbe apprezzare la vacanza completamente pagata.
• Rapporti con i clienti più forti: quando trascorri del tempo con qualcuno di persona, puoi costruire un rapporto e creare fiducia in modo più naturale rispetto ai migliori servizi di videoconferenza. Pensaci: tutte le tue chat video con un amico non finiscono con la promessa di vederci presto? Puoi sfruttare quel potere di persona anche per la tua azienda.
• Morale più alto: è risaputo che clienti e clienti felici rendono i dipendenti felici. Quando combini tutti i vantaggi dei viaggi di lavoro con le relazioni con i clienti più solide che favorisce, puoi migliorare il morale dei dipendenti. Il morale sollevato è un antidoto agli alti tassi di turnover dei dipendenti.
• Opportunità di networking: i viaggi d’affari non comprendono solo riunioni: anche conferenze e altri eventi sono sul tavolo. Queste attività sono grandi opportunità di networking che possono connettere i tuoi dipendenti a potenziali nuovi clienti o fornitori. Queste scoperte e connessioni possono dare ai dipendenti un senso di orgoglio per il proprio lavoro che mantiene i team felici e produttivi.

• Sfide nel monitoraggio e nel rimborso delle spese. Pagare i viaggi di lavoro dei tuoi dipendenti significa molto di più che firmare loro un assegno in bianco. Significa monitorare, classificare e rimborsare correttamente i propri acquisti in viaggio. Ciò può richiedere ai dipendenti di presentare note spese e passare attraverso un processo di approvazione. Le inefficienze con l’approvazione sono comuni e possono rendere il viaggio dei dipendenti molto meno piacevole. Il risultato è un’esperienza dei dipendenti complessivamente peggiore.
• Tempo lontano dalla famiglia e dalla vita domestica. Ogni giorno che un dipendente torna in un hotel piuttosto che a casa sua è un giorno che non può trascorrere con i propri cari. Anche se il membro dello staff vive da solo, le differenze tra un hotel e la loro casa possono disturbare i loro schemi di sonno. Questo è un grosso problema: il sonno scarso può avere numerosi effetti dannosi sulla salute.
• Equilibrio roccioso tra lavoro e vita privata. I dipendenti con un adeguato equilibrio tra lavoro e vita privata sono meno soggetti al burnout e ad altri impatti negativi sul lavoro. Tuttavia, i viaggi di lavoro possono offuscare il confine tra lavoro e vita. Dopotutto, è più difficile prendersi una pausa quando il lavoro aleggia su ogni tua azione.
• Interruzioni generali della routine. Un sondaggio globale condotto da CWT tra le persone che viaggiano spesso per lavoro ha rilevato che il 40% di queste persone fa fatica a mantenere la propria routine in movimento. Nell’Hindustan Times, l’autore dello studio ha citato la mancanza di accessibilità alle palestre e cibo sano a prezzi accessibili come esempi di sfide.

Lo sapevi?: Un record di 4,5 milioni di persone ha lasciato il lavoro nel novembre 2021, secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti . Nel febbraio 2022, la cifra equivalente del BLS era di 4,4 milioni. Bilanciare le esperienze dei dipendenti e dei clienti nella tua azienda può essere una delle chiavi per ridurre al minimo gli impatti delle Grandi Dimissioni.

In che modo i viaggi di lavoro influiscono sull’esperienza del cliente?

Viaggiare per incontrare i clienti è principalmente positivo per il cliente: perché altrimenti sarebbe diventato una parte così importante del mondo degli affari nell’ultimo secolo? I viaggi di lavoro sono molto efficaci per migliorare l’esperienza del cliente per due motivi principali:

• Gli incontri di persona creano un rapporto. Ogni volta che il tuo team fa lo sforzo di salire su un aereo e visitare i clienti di persona, il legame tra azienda e cliente si rafforza. Le interazioni di persona sono generalmente più fluide e piacevoli, inoltre l’energia che metti nel tuo viaggio non passerà inosservata.
• Gli incontri di persona sono migliori per risolvere problemi complessi. Tenere videoconferenze produttive può richiedere molto lavoro. Tra il burnout di Zoom e problemi tecnici, molto può andare storto. Ecco perché molti degli incontri più importanti devono avvenire di persona. Clienti e clienti possono essere molto più fiduciosi e soddisfatti delle soluzioni che presenti quando lavori faccia a faccia con loro.

Come riesci a bilanciare l’esperienza dei dipendenti e quella dei clienti?

Queste priorità possono sembrare in contrasto tra loro: non vuoi che il tuo personale subisca le conseguenze negative dei viaggi di lavoro, ma vuoi fornire ai clienti interazione personale e attenzione di persona. Per bilanciare le esperienze dei dipendenti e dei clienti in modo salutare per la tua azienda, procedi come segue.

1. Definisci chiaramente quando il viaggio dovrebbe o non dovrebbe avvenire.

I servizi di videoconferenza sono arrivati ​​abbastanza lontano che probabilmente non è necessario tenere di persona le prime riunioni di vendita. Puoi anche evitare i viaggi di persona per la maggior parte delle riunioni di piccoli gruppi, ma il percorso di persona può aiutarti quando vendi a grandi gruppi. Parte del bilanciamento dell’esperienza dei dipendenti e dei clienti consiste nel garantire che i dipendenti viaggino solo quando i clienti ne hanno veramente bisogno.

Il fatto è che solo tu puoi sapere quando le riunioni di persona e il viaggio di cui hanno bisogno faranno o meno una differenza significativa per la tua azienda. Guarda indietro ai tuoi precedenti viaggi di lavoro e alla cronologia delle vendite per scoprire quando viaggiare ha e non ha senso. Modifica le tue politiche sui viaggi di lavoro di conseguenza e annota le modifiche nel tuo manuale del dipendente.

2. Imposta le politiche di sicurezza dei viaggi.

Invariabilmente, COVID-19 è ora una considerazione chiave nei viaggi d’affari. La tua necessità di spingere un potenziale cliente lungo la tua canalizzazione di vendita non dovrebbe mai superare la sicurezza dei dipendenti. Tuttavia, è possibile implementare politiche di sicurezza per riflettere l’equilibrio tra la preoccupazione per i dipendenti e la preoccupazione per le relazioni con i clienti.

Una recente analisi di McKinsey su come viaggiare in sicurezza per lavoro durante il COVID-19 fornisce un ottimo esempio. Un’azienda ha inizialmente tenuto aperte le sue fabbriche durante la pandemia, chiudendo gli uffici aziendali e congelando i viaggi di lavoro. La sua strategia per riprendere i viaggi d’affari prevedeva “cancelli” o fasi: i viaggi esecutivi e le riunioni critiche di vendita sarebbero ripresi prima, quindi gli eventi interni aziendali e di vendita generali. La formazione interna e gli eventi sarebbero gli ultimi. L’azienda riavvierebbe queste attività in base agli attuali tassi di casi di COVID-19 e ai tassi di vaccinazione e formulerebbe raccomandazioni di conseguenza su maschere, alloggio e dimensioni del gruppo. Questo metodo garantisce ai dipendenti un livello di sicurezza durante i viaggi e ai potenziali clienti e ai clienti le interazioni di persona che li mantengono soddisfatti.

3. Semplifica il processo di rimborso spese.

Una cosa è richiedere ai dipendenti di conservare le ricevute cartacee per ogni acquisto effettuato durante un viaggio di lavoro. Un altro è implementare un’app di monitoraggio delle spese a cui possono collegare le loro carte di credito. Tali app possono tracciare automaticamente tutti gli acquisti del personale mentre viaggia per conto dell’azienda. Il dipendente ha quindi bisogno di pochi minuti per separare le spese aziendali e personali. Successivamente, l’utilizzo dell’app per compilare le spese aziendali in un rapporto dovrebbe richiedere solo pochi secondi.

Fornire un protocollo diretto su come i dipendenti devono consegnare le loro note spese e quando li rimborserai può alleviare una delle maggiori preoccupazioni sui viaggi di lavoro. I lavoratori avranno la certezza che le loro spese saranno completamente coperte e questo è un ottimo modo per tenerli in viaggio.

Suggerimento: tutti i migliori rilevatori di spese dovrebbero semplificare il processo di rimborso abbastanza da migliorare l’esperienza dei dipendenti durante i viaggi di lavoro.

4. Sii agile nella tua pianificazione.

La decisione se richiedere ai tuoi dipendenti di viaggiare per lavoro dipenderà da più di un fattore. Dovrai bilanciare la necessità di viaggi di lavoro con le attuali percentuali di casi COVID-19, le finanze aziendali, i carichi di lavoro e molto altro. Dovrai anche valutare se le preferenze dei clienti e le strategie dei tuoi concorrenti richiedono che i tuoi dipendenti viaggino per effettuare vendite. Tutto ciò richiede flessibilità.

Se non vedi l’ora di rivedere determinati clienti di persona, chiediti: i tassi di casi di COVID-19 vicino a te e ai tuoi clienti sono bassi? In caso contrario, vale la pena aspettare ancora per proteggere la salute di tutti. Oppure, se noti che i tassi di casi stanno rapidamente diminuendo, potrebbe essere il momento di prenotare quell’incontro in tutto il paese prima che i tassi aumentino di nuovo. E, naturalmente, se le aziende rivali hanno ripreso i loro viaggi di lavoro – e fatto le vendite – senza che le persone si ammalino, potrebbe essere vantaggioso per te fare lo stesso.

Viaggia per lavoro nel modo giusto e ai tuoi dipendenti potrebbe piacere tornare nel mondo. Per facilitare le cose, ecco le migliori app per chi viaggia per lavoro e altri consigli per evitare lo stress durante i viaggi di lavoro.