Scelta di un servizio di videoconferenza: una guida per l’acquirente

Con l’aumentare dell’affidabilità e della facilità d’uso, è aumentato anche il numero di organizzazioni che si affidano alla videoconferenza. Che si tratti di riunire team remoti o di incontrare clienti e clienti, la videoconferenza consente alle organizzazioni di tenere riunioni faccia a faccia che prima non erano possibili.

Anche il costo di questi servizi ha avuto un ruolo nella sua maggiore adozione. In precedenza, il costo e la complessità dei sistemi di videoconferenza li rendevano ideali per le organizzazioni più grandi. I sistemi odierni, tuttavia, sono semplici da installare, facili da usare e relativamente economici, il che ne ha aperto l’uso ad aziende di tutte le dimensioni.

Man mano che sempre più persone lavorano da remoto, le videoconferenze aiutano i team a collaborare in modi che le teleconferenze non possono eguagliare. Ad esempio, con una videoconferenza puoi vedere i gesti fisici e le espressioni facciali, inoltre hai la possibilità di condividere gli schermi.

La nuova semplicità nella videoconferenza ha anche aperto la porta a un maggiore utilizzo. Invece di ospitare principalmente riunioni di grandi gruppi, questi sistemi possono essere facilmente utilizzati anche per chat video individuali.

La scelta del servizio di videoconferenza giusto per la tua azienda è importante e porre le domande giuste è importante. Quanti partecipanti parteciperanno regolarmente alle tue chiamate? Hai bisogno di integrare altre applicazioni, come Microsoft Outlook o Salesforce? Con che frequenza intendi programmare videoconferenze?

È necessario considerare tutti questi fattori prima di decidere. Una piattaforma con dozzine di funzionalità potrebbe rivelarsi uno spreco di denaro, ma un servizio di videoconferenza gratuito potrebbe non fornire le funzionalità richieste.

Nota del redattore: Cerchi una soluzione per le videoconferenze? Compila il questionario sottostante per essere messo in contatto con i fornitori che possono aiutarti.

Che cos’è un servizio di videoconferenza?

I servizi di videoconferenza ti consentono di incontrare e collaborare con altri tramite un feed video HD. A differenza di una telefonata, la videoconferenza ti permette di vedere chi stai incontrando, proprio come se fossi nella stessa stanza.

È possibile accedere ai servizi di videoconferenza da numerosi luoghi, inclusi computer e smartphone connessi a Internet. A seconda delle esigenze della tua azienda, puoi anche impostare la videoconferenza in un luogo specifico, ad esempio una sala conferenze. Con questa opzione, le telecamere sono configurate per mostrare l’intera stanza e i microfoni amplificano coloro che stanno parlando.

I servizi di videoconferenza danno agli host il controllo totale di una riunione. Gli host decidono chi può parlare, chi può essere in video e chi può condividere il proprio schermo. Ad esempio, se qualcuno che partecipa alla riunione sta facendo una presentazione, l’organizzatore può consentire loro di condividere il proprio schermo in modo che tutti i partecipanti alla chiamata possano vedere una presentazione di PowerPoint.

Per coloro che non sono in grado di partecipare a una riunione tramite video, questi servizi offrono la possibilità di partecipare per telefono. E mentre l’individuo non vedrà cosa sta succedendo, sarà almeno in grado di ascoltare quello che dicono tutti.

Costo dei servizi di videoconferenza

La maggior parte dei servizi di videoconferenza viene addebitata in base all’host. Ciò significa che se desideri che più dipendenti ospitino le proprie riunioni, ognuno di loro necessita di una licenza utente. Con più licenze utente, più dipendenti possono ospitare chiamate in videoconferenza contemporaneamente. Con questa struttura dei costi, paghi solo per ogni host. Non ci sono costi per altri per partecipare a una riunione.

La maggior parte dei provider offre diversi livelli di servizio che variano in base ai prezzi, al numero di partecipanti che puoi ospitare in una riunione e alle funzionalità incluse. Alcuni servizi offrono un piano completamente gratuito. Questi piani in genere limitano il numero di partecipanti e limitano la durata delle videochiamate.

Per i piani a pagamento che utilizzano un modello per host, i costi vanno da $ 5 a $ 50 per host al mese. Inoltre, alcuni piani richiedono un numero minimo di licenze utente.

Invece di addebitare per host, alcuni servizi basano la loro struttura dei prezzi sul numero di partecipanti a una videoconferenza. Ad esempio, potresti pagare $ 145 al mese per la possibilità di ospitare videoconferenze con un massimo di 500 persone. Questa struttura dei costi è progettata per le aziende che ospitano webinar.

Molti servizi di conferenza offrono prove gratuite che durano da una settimana a un mese; alcuni offrono prove gratuite fino a quando non viene utilizzata una certa quantità di dati. Non è necessario registrarsi e pagare per un servizio che non hai mai utilizzato quando le aziende offrono così tanti test. Approfitta delle prove gratuite e assicurati che un servizio soddisfi veramente le tue esigenze e soddisfi le tue priorità in modo soddisfacente prima di acquistare.

Come scegliere il giusto servizio di videoconferenza

Come per qualsiasi altro acquisto, è importante sapere di cosa hai bisogno dal tuo sistema di videoconferenza prima di sceglierne uno. Ad esempio, una grande azienda potrebbe aver bisogno di collegare dozzine di utenti contemporaneamente, mentre un’azienda più piccola potrebbe richiedere solo conferenze individuali.

Ecco cosa dovresti tenere a mente quando cerchi una soluzione:

• Numero di partecipanti: considera il numero di partecipanti che probabilmente parteciperanno regolarmente alle tue conferenze. Con alcuni servizi, puoi connetterti gratuitamente con una manciata di partecipanti, quindi se non hai bisogno di connetterti con molte persone, potresti non pagare molto (o niente). Altri servizi sono specializzati nella connessione di un gran numero di utenti. La gamma è ampia, quindi sapere di cosa hai bisogno prima di iniziare a cercare può farti risparmiare un sacco di tempo.
• Feed video: mentre molti servizi di videoconferenza vantano che le loro riunioni possono ospitare centinaia, se non migliaia, di partecipanti contemporaneamente, in genere limitano il numero di flussi video; tuttavia, altri no. Ti servirà bene per scoprire come o se il servizio limita i feed prima di acquistare. Vuoi anche assicurarti che la qualità del video sia di prim’ordine.
• Facilità d’uso: non lasciare che un’interfaccia utente confusa ostacoli la tua attività. In caso contrario, inizierai le presentazioni senza che i partecipanti essenziali guardino, oppure le tue riunioni saranno caratterizzate da lunghi ritardi e interruzioni poiché le persone faticano ad attivare o disattivare i propri feed video e microfoni o condividere il proprio schermo.
• Tipi di riunioni: con alcuni servizi di fascia alta, puoi lanciare stanze diverse a seconda del tipo di riunione che stai organizzando. Organizzi domande e risposte in forum aperti in cui tutti possono fornire feedback? Stai tenendo una presentazione o una lezione e preferisci che l’audio dei partecipanti sia disattivato? Scopri quali tipi di riunioni ospiterai in genere e, se organizzi una varietà di riunioni, cerca un servizio che soddisfi tutte le tue esigenze.
• Esperienza mobile: il punto centrale della videoconferenza è connettersi alle persone da remoto e, a volte, ciò significa connettersi da dispositivi mobili. Prova un servizio di videoconferenza su tablet e smartphone per assicurarti che i partecipanti abbiano un’esperienza altrettanto positiva su questi dispositivi come quelli che si connettono tramite desktop o configurazioni della sala conferenze.
• Registrazione: a volte è utile salvare i momenti salienti di una riunione per dopo. La capacità di registrazione video è essenziale se è necessario tornare indietro e rivedere le conferenze. Inoltre, può essere utile un archivio online delle riunioni passate. Ad esempio, puoi salvare frammenti di riunioni per materiali introduttivi o di formazione per i nuovi dipendenti. Fai attenzione a quanto spazio di registrazione avrai a disposizione. Molti servizi archiviano le registrazioni nel cloud e limitano lo spazio di archiviazione di ciascun utente.
• Condivisione dello schermo: la condivisione dello schermo mantiene i partecipanti coinvolti e rende una riunione più interattiva. Se devi spiegare i dettagli di una presentazione o mostrare a un dipendente remoto come accedere a determinati documenti, la condivisione dello schermo può aiutarti a farlo in modo più efficace.
• Sistemi di sala: a seconda delle tue esigenze, potresti voler creare una sala conferenze che può essere utilizzata specificamente per le videoconferenze. Assicurati di controllare se il servizio può integrarsi con la configurazione della tua sala riunioni. A volte ciò richiede l’utilizzo di un altro fornitore per dotare la stanza di apparecchiature audio e video adeguate. Altre volte, il servizio di videoconferenza stesso può fornire tutte le apparecchiature necessarie a un costo aggiuntivo.
• Integrazione delle applicazioni: molte soluzioni di videoconferenza consentono di integrare applicazioni di terze parti, come Microsoft PowerPoint. Unire il software che già possiedi con un sistema di videoconferenza può aiutarti a importare presentazioni e documenti. Inoltre, molti servizi hanno funzionalità per prendere appunti e alcuni consentono ai partecipanti di aggiungere note proprie. Considera quali applicazioni utilizzerai con il tuo sistema di conferenza e quanta influenza vuoi che i partecipanti abbiano su una riunione. Un’altra integrazione da considerare è il calendario o il client di posta elettronica. Alcuni servizi di videoconferenza forniscono plug-in per programmi come Google Calendar e Outlook. Ciò consente di pianificare le riunioni in modo rapido e semplice.
• Riunioni intelligenti: alcune piattaforme di videoconferenza hanno integrato l’intelligenza artificiale (AI) per aumentare la produttività delle riunioni. Ad esempio, alcune riunioni prenderanno automaticamente appunti per tutti e invieranno un riepilogo al termine della conferenza. La tecnologia intelligente può anche assegnare automaticamente attività di attività ai partecipanti. Tutte queste funzionalità aggiuntive sono progettate per mantenere i partecipanti più coinvolti in ciò che sta accadendo, invece di rimescolarsi per prendere appunti.
• Assistenza clienti: non trascurare la qualità del servizio clienti di un’azienda. Vale la pena dedicare del tempo a chiamare il servizio clienti delle aziende che stai prendendo in considerazione per avere un’idea di come ti tratteranno. Quando qualcosa va storto, vuoi una linea di supporto tecnico che risponda in modo rapido e preciso, con rappresentanti che ti trattino con la serietà e il rispetto che la tua attività merita.

Cosa riserva il futuro?

L’effetto della videoconferenza sulle comunicazioni umane è quasi paragonabile all’effetto del telefono più di un secolo e mezzo prima. E le tecnologie emergenti continueranno a migliorare la videoconferenza basata su cloud per come la intendiamo noi, poiché continua a diventare una parte sempre più integrante del fare affari nell’era digitale.

La realtà aumentata e la realtà virtuale aprono la possibilità di collaborare a grandi distanze geografiche come se i partecipanti fossero fisicamente nella stessa stanza. Immagina di trovarti in uno spazio virtuale con i tuoi colleghi di lavoro, discutendo di operazioni in mezzo a un mare di grafici interattivi, schemi e prototipi. Quel futuro si sta rapidamente avvicinando man mano che la tecnologia si evolve e renderà l’esperienza più coinvolgente e di grande impatto.

L’intelligenza artificiale probabilmente si aggiungerà anche all’esperienza di videoconferenza in futuro. In un articolo che ha scritto per Yale Insights , Scott Wharton, vicepresidente e direttore generale del gruppo di collaborazione video di Logitech, ha affermato che stanno sviluppando una tecnologia che andrà a vantaggio delle sale riunioni con più telecamere.

“Stiamo lavorando su una tecnologia in cui la visione artificiale e l’intelligenza artificiale possono inquadrare automaticamente lo scatto”, ha scritto Wharton. “Anche se hai 20 persone in una stanza, proprio come gli umani sono abbastanza intelligenti da sapere dove si trova l’azione, l’IA può capire come scegliere la persona che si alza e si avvicina alla lavagna.”

Segnalazione aggiuntiva di Adam Uzialko.