Scelta di un sistema di rilevazione presenze

• I sistemi di rilevazione presenze sono software di monitoraggio del tempo dei dipendenti che si integrano con il software del libro paga.
• Gestire le buste paga con un sistema di rilevazione presenze migliora l’efficienza e la precisione riducendo la necessità di doppia iscrizione.
• I sistemi di rilevazione presenze sono disponibili in vari tipi, compresi i sistemi biometrici.
• Questa guida aiuterà gli acquirenti a scegliere un sistema di rilevazione presenze a capire come ricercare il mercato e scegliere il sistema migliore per la propria attività.

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Cosa sono i sistemi di rilevazione presenze?

I sistemi di rilevazione presenze consentono ai dipendenti di timbrare elettronicamente l’entrata e l’uscita tramite orologi, computer connessi a Internet, dispositivi mobili e telefoni. Alcune soluzioni offrono anche la possibilità di eseguire il punch in e out tramite messaggi di testo, programmi di social media come Twitter e altri programmi di comunicazione, come Slack. Quando un dipendente entra o esce, i dati vengono trasferiti istantaneamente al software che può importarli senza problemi nella tua soluzione di gestione stipendi.

Questi sistemi non si limitano a tenere traccia di quando i dipendenti vanno e vengono. Inoltre, monitorano i dipendenti mobili tramite geolocalizzazione e geofencing, gestiscono il tempo libero retribuito (PTO), creano orari dei dipendenti, forniscono rapporti dettagliati sul lavoro e forniscono dati in tempo reale su chi sta lavorando, chi no, chi si è presentato in ritardo e chi si avvicina col tempo.

Suggerimento: i sistemi di rilevazione presenze vanno oltre il monitoraggio delle ore dei dipendenti. Puoi anche utilizzarli per la pianificazione, la gestione delle ferie e dei permessi, la rendicontazione del lavoro e altro ancora.

I sistemi di rilevazione presenze offrono un self-service che consente ai dipendenti di gestire autonomamente molte attività di monitoraggio del tempo, come la revisione delle ore lavorate, i loro programmi attuali e futuri e i loro ratei PTO.

Molti di questi sistemi offrono sia soluzioni basate su cloud che on-premise. I sistemi locali sono archiviati su server all’interno della tua azienda, mentre i sistemi basati su cloud sono ospitati dal tuo fornitore di sistemi di rilevazione presenze e sono accessibili online.

Tipi di sistemi di rilevazione presenze

Data la loro ampiezza di funzioni, non dovrebbe sorprendere che esistano vari tipi di sistemi di rilevazione presenze. Confrontando le tue opzioni, probabilmente incontrerai i seguenti tipi di sistemi:

• Timecard: l’opzione timecard è fondamentalmente il classico timbratore meccanico diventato digitale. Quando installi un sistema di timecard, dai ai tuoi dipendenti un timecard che assomiglia molto a una carta di credito. Queste carte automatizzano il monitoraggio del tempo, ma proprio come con le schede attività fisiche, non c’è nulla che impedisca ai dipendenti di scambiarsi le carte l’un l’altro per coprire i colleghi assenti o in ritardo.
• Tessere di prossimità, badge e portachiavi: invece di farti strisciare una tessera, queste opzioni di monitoraggio del tempo e delle presenze si basano su lettori che scansionano tessere identificative, badge o portachiavi entro una certa distanza. Molte di queste opzioni di monitoraggio del tempo e delle presenze non sono solo per timbrare le timbrature, ma possono anche tenere traccia dei movimenti dei tuoi dipendenti all’interno del tuo posto di lavoro.
• Biometrico: con i sistemi biometrici di rilevazione presenze, saprai esattamente chi sta entrando e uscendo dal tuo ufficio. Questi sistemi high-tech di tracciamento di orari e presenze utilizzano il riconoscimento facciale, le impronte digitali, la scansione degli occhi e altri identificatori biologici univoci per una persona per garantire che la persona che timbra sia effettivamente la persona che lavora. Ovviamente pagherai di più per queste funzionalità di fascia alta, ma con la tua spesa extra arriva un monitoraggio del tempo e delle presenze quasi infallibile.

Lo sapevate? È possibile utilizzare le caratteristiche biologiche uniche dei dipendenti, come le impronte digitali, per tenere traccia della loro presenza senza alcuna possibilità di contatto con gli amici.

• Accesso basato sul Web: se i tuoi dipendenti lavorano in remoto, probabilmente ti starai chiedendo come una delle soluzioni di cui sopra potrebbe funzionare per la tua azienda. Ecco perché esistono stazioni di accesso basate sul Web. Puoi implementare questi sistemi in modo che i tuoi dipendenti possano accedere dai loro laptop, personal computer o dispositivi mobili ovunque si trovino. La nostra recensione di QuickBooks Time illustra perché questo sistema di rilevazione presenze è eccellente per la forza lavoro mobile.
• Risposta vocale interattiva: un’altra soluzione per i dipendenti remoti, uno strumento di risposta vocale interattiva (IVR) è un sistema attraverso il quale i dipendenti remoti o sul campo effettuano l’accesso tramite telefonata.

Pro e contro dei sistemi di rilevazione presenze

Vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze

Questi sono alcuni dei vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze:

Suggerimento: i flussi di lavoro personalizzati possono migliorare l’efficienza ottenuta da un sistema di rilevazione presenze. Leggi la nostra recensione di BambooHR per conoscere un sistema che offre flussi di lavoro personalizzabili.

Contro dei sistemi di rilevazione presenze

Queste sono le principali insidie ​​dei sistemi di rilevazione presenze:

• Costo. Il più grande svantaggio dei sistemi di monitoraggio del tempo è che sono più costosi del metodo manuale in cui i dipendenti annotano le loro ore ogni giorno o timbrano in entrata e in uscita su un cartellino cartaceo.
• Errori. Anche i migliori programmi software possono occasionalmente presentare problemi. C’è sempre un lieve rischio di errori di tracciamento o di calcolo quando si utilizza qualsiasi software, inclusi i sistemi di rilevazione presenze.

Costi

La struttura dei costi dei sistemi di rilevazione presenze dipende dalla scelta di una soluzione basata su cloud o on-premise. I sistemi basati su cloud hanno costi mensili ricorrenti inferiori, mentre i sistemi on-premise in genere hanno tariffe una tantum maggiori.

Con i sistemi on-premise paghi tutti i costi in anticipo. Puoi aspettarti di pagare da diverse centinaia a diverse migliaia di dollari per il software, le licenze per ciascun dipendente e l’installazione. Non ci sono canoni mensili per il servizio da allora in poi. Tuttavia, i costi una tantum in genere non coprono alcun supporto continuo o aggiornamenti software.

Per un sistema basato su cloud, la maggior parte dei servizi addebita una tariffa per dipendente che va da $ 1 a $ 10 al mese. Alcuni servizi cloud addebitano anche una tariffa mensile di base o minima.

Alcuni provider addebitano una tariffa una tantum per l’installazione e l’implementazione. A differenza dei sistemi locali, tuttavia, tutti gli aggiornamenti software e il supporto sono inclusi nelle spese mensili.

Suggerimento: dai un’occhiata alla nostra recensione di Rippling per conoscere un sistema di rilevazione presenze che richiede meno di un mese per essere completamente implementato e configurato.

Un altro costo che potresti sostenere per entrambe le opzioni è per un orologio. Molti sistemi di rilevazione presenze funzionano con un’ampia gamma di segnatempo. Questi orologi possono funzionare con PIN, badge magnetici o di prossimità o dati biometrici come impronte digitali o scansioni facciali. La complessità dell’orologio selezionato determinerà il costo. I prezzi di solito vanno da un paio di centinaia di dollari per un orologio di base a diverse migliaia per un sofisticato orologio biometrico.

Cosa cercare in un sistema di rilevazione presenze

Con così tanti sistemi sul mercato, può essere difficile sapere quale sia quello giusto per la tua azienda. Quando acquisti un sistema, dovresti cercare diverse cose.

Domande frequenti su orari e presenze

Hai ancora domande sui sistemi di rilevazione presenze? Ecco alcune domande e risposte comuni che possono aiutarti a prendere una decisione.

In che modo i sistemi di rilevazione presenze sono diversi dai tradizionali segnatempo e cartellini?

La più grande differenza è che tutto è digitalizzato e automatizzato. Gli orologi e i cartellini tradizionali richiedono l’inserimento manuale dei dati per tutto. I sistemi di rilevazione presenze richiedono solo la semplice pressione di un pulsante per sincronizzare tutte le informazioni con il software. Quel software si integra quindi perfettamente con la tua soluzione di gestione stipendi. Ciò elimina le voci duplicate e le congetture. Inoltre, i sistemi di rilevazione presenze registrano in modo digitale e in tempo reale ore, codici lavoro e informazioni su pause e prese di forza.

Quali tipologie di segnatempo sono compatibili con i sistemi di rilevazione presenze?

Non ci sono più semplici segnatempo. Gli orologi di oggi raccolgono il tempo in diversi modi, tra cui schede perforate, schede magnetiche, codici a barre, PIN e dati biometrici come impronte digitali o scansioni facciali.

C’è differenza tra un sistema di rilevazione presenze e un sistema biometrico?

Qualsiasi sistema di rilevazione presenze che funzioni con un orologio biometrico è un sistema biometrico. Poiché quasi tutte le soluzioni di rilevazione presenze che funzionano con orologi fisici offrono opzioni biometriche, c’è poca differenza tra i due. Gli orologi biometrici sono i migliori da usare se sei preoccupato per i pugni degli amici.

Gli unici sistemi di rilevazione presenze che non dispongono di opzioni biometriche sono quelli che non incorporano orologi biometrici, affidandosi invece a computer e dispositivi mobili per timbrare i dipendenti in entrata e in uscita. Tuttavia, anche alcuni di questi sistemi ora offrono scanner di impronte digitali che si collegano ai computer o utilizzano programmi che scattano foto dei dipendenti con una fotocamera del computer come un modo per incorporare opzioni biometriche.

Devi utilizzare un segnatempo con sistema di rilevazione presenze?

No. Alcune aziende preferiscono che i dipendenti timbrano l’ingresso e l’uscita solo tramite un computer, un’app mobile o un telefono. Non utilizzare un orologio può ridurre i costi, poiché possono andare da un paio di centinaia a diverse migliaia di dollari ciascuno.

I sistemi di rilevazione presenze vanno bene solo per le aziende con dipendenti a ore?

Sebbene possa sembrare che i sistemi di rilevazione presenze siano necessari solo per le aziende con lavoratori a ore, anche le aziende con dipendenti dipendenti possono trarne una serie di vantaggi. Un sistema che tiene traccia di quanto tempo i dipendenti lavorano su progetti specifici può aiutare con le proiezioni del lavoro. Inoltre, le aziende con dipendenti stipendiati possono apprezzare gli aspetti di gestione PTO del sistema.

Come funzionano i sistemi di rilevazione presenze per i dipendenti remoti?

Questi sistemi utilizzano la tecnologia GPS per monitorare i dipendenti remoti tramite dispositivi mobili. Alcuni sistemi utilizzano il geofencing per limitare il punto in cui i dipendenti possono timbrare l’ingresso e l’uscita, mentre altri utilizzano la geolocalizzazione per registrare esattamente dove si trovano i lavoratori quando effettuano il punch in e out. I sistemi possono anche utilizzare la geolocalizzazione per tenere traccia dei dipendenti durante il giorno, non solo dove iniziano e finiscono i loro turni.

In che modo i sistemi di rilevazione presenze si integrano con i sistemi di buste paga?

I sistemi di rilevazione presenze si integrano con i sistemi di gestione stipendi consentendo di trasferire i dati relativi a orari e presenze nel programma di gestione stipendi con la semplice pressione di un pulsante. Ciò riduce gli errori e semplifica l’intero processo di gestione stipendi.

In che modo i sistemi di rilevazione presenze gestiscono i permessi retribuiti?

I sistemi di rilevazione presenze gestiscono il PTO in diversi modi. Possono monitorare quanto tempo libero i dipendenti hanno guadagnato e utilizzato, nonché gli accantonamenti per malattia, ferie, lutto e qualsiasi altro tipo di tempo libero che i dipendenti possono ricevere.

Alcuni sistemi di rilevazione presenze gestiscono anche il processo di richiesta e approvazione. Ciò consente ai dipendenti di chiedere ferie direttamente all’interno del sistema e i manager possono approvare o rifiutare tali richieste.

Max Freedman ha contribuito alla stesura e alla ricerca di questo articolo.