La scelta di un sistema telefonico aziendale: una guida per l’acquirente

• Quando scegli un sistema telefonico aziendale, devi prima decidere che tipo di sistema desideri (fisso, VoIP o virtuale) e dove vuoi che l’apparecchiatura sia ospitata (on-premise o nel cloud).
• I sistemi telefonici odierni offrono alle aziende di tutte le dimensioni un’ampia gamma di preziosi strumenti per chiamate, collaborazione e dispositivi mobili.
• I sistemi telefonici aziendali offrono ai dipendenti numerosi modi per accedere alle loro linee telefoniche aziendali mentre sono lontani dall’ufficio.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori che cercano indicazioni su cosa cercare e considerare quando si sceglie un sistema telefonico.

Se prevedi di essere sul mercato per un sistema telefonico aziendale nel 2020, ci sono diverse domande che devi considerare prima per assicurarti di ottenere la soluzione che meglio si adatta alle tue esigenze.

1. Hai bisogno di un sistema telefonico completo che includa telefoni da scrivania fisici o la tua azienda potrebbe cavarsela con un servizio di telefonia virtuale che si basa su dispositivi mobili?
2. Se hai bisogno di telefoni fissi, che tipo di servizio desideri? Ti senti a tuo agio nell’usare un sistema VoIP (Voice over Internet Protocol), che funziona su Internet ed è disponibile da molti provider? O vuoi utilizzare un servizio di telefonia fissa tradizionale, fornito da una compagnia telefonica locale o regionale?
3. Se scegli il VoIP, vuoi ospitare il sistema presso la tua azienda (on-premise) o farlo ospitare dal tuo fornitore di servizi (basato su cloud)?

Ti aiuteremo a rispondere a queste domande, ma se sai già di cosa hai bisogno e vuoi solo vedere i nostri consigli per i migliori sistemi telefonici aziendali, visita la nostra pagina delle scelte migliori.

Se non sei ancora sicuro, continua a leggere. Ti aggiorneremo sui pro e i contro di questi tipi di sistemi telefonici:

• Sistemi telefonici virtuali
• Telefoni fissi
• VoIP
• Sistemi cloud e on-premise

Sistemi telefonici virtuali

• I sistemi telefonici virtuali collegano coloro che chiamano un numero di telefono aziendale principale ai lavoratori remoti sui loro telefoni cellulari o di casa. [Ulteriori informazioni sui numeri di telefono virtuali.]
• Questi sistemi funzionano come un’ampia soluzione di inoltro delle chiamate, trasferendo le chiamate al cellulare o al telefono di casa di un dipendente anziché a un telefono fisso quando un cliente chiama il numero di telefono principale.
• Questi sistemi includono varie funzionalità, come receptionist automatici, posta vocale, inoltro di chiamata, screening delle chiamate, numeri verdi e invio di fax online.

Contro: i sistemi virtuali non sono sistemi telefonici completi. Spesso le tue chiamate vengono ancora elaborate sulla tua rete mobile o domestica. Ciò significa che ti viene addebitata la chiamata sul sistema virtuale e utilizzi i minuti del telefono cellulare o di casa. Alcuni servizi virtuali consentono di effettuare chiamate tramite connessione Internet quando si utilizza l’app mobile del provider.

Ideale per: piccole imprese con lavoratori remoti o ditte individuali

Sistemi fissi tradizionali

• I telefoni fissi in questo caso sono sistemi telefonici tradizionali, in genere supportati da una compagnia telefonica locale o regionale.
• Conosciute anche come reti telefoniche pubbliche commutate (PSTN), le linee fisse sono sistemi analogici che funzionano tramite il tradizionale cablaggio in rame della compagnia telefonica.
• Per eseguire un servizio di rete fissa, è necessario un hardware PBX (private branch exchange) locale. Questo hardware può creare più interni e fornire funzionalità di sistema telefonico, come il trasferimento delle chiamate e gli elenchi delle chiamate.
• Alcuni sistemi di rete fissa oggi sono considerati ibridi con i sistemi VoIP. Una linea telefonica tradizionale si collega alla rete dati di un’azienda, che utilizza per collegare ogni singolo telefono.
• Molti fornitori di sistemi telefonici stanno eliminando gradualmente i sistemi di rete fissa, quindi potrebbe non essere facile trovarne uno che offra ancora questo tipo di servizio.

Pro: i sistemi di rete fissa sono una soluzione affidabile e testata nel tempo che molte aziende utilizzano con disinvoltura.

Contro: la maggior parte dei fornitori di sistemi telefonici si sta allontanando dai telefoni fissi, rendendoli più difficili da acquistare e riparare. È solo una questione di tempo prima che questi sistemi diventino obsoleti.

Ideale per: grandi aziende che hanno il budget per loro e uno staff IT interno per gestirle e mantenerle; necessario per le aziende senza accesso a Internet ad alta velocità

Sistemi telefonici VoIP

• Invece dei fili di rame su cui girano i telefoni fissi, i sistemi telefonici VoIP utilizzano la stessa connessione Internet che un’azienda già utilizza.
• I sistemi VoIP forniscono un set di funzionalità a cui in precedenza avevano accesso solo le grandi aziende che utilizzavano costosi hardware PBX, come assistenti automatici, code di chiamata e integrazione del computer, che consente di inviare messaggi vocali alle caselle di posta elettronica e di trasformare i computer in softphone.
• I sistemi VoIP consentono ai lavoratori remoti di accedere al sistema telefonico dell’azienda dai propri dispositivi mobili.

Pro: VoIP fornisce un sofisticato sistema telefonico con tutti i campanelli e fischietti. Questi sistemi sono facili da installare e configurare e sono notevolmente più economici dei sistemi di rete fissa.

Contro: questi sistemi si basano sulla tua connessione Internet. Se ti trovi in ​​una comunità con un servizio Internet imprevedibile, questo tipo di sistema telefonico non funzionerà per te.

Ideale per: piccole imprese che desiderano la funzionalità di un sofisticato sistema telefonico a un prezzo ragionevole e aziende che desiderano che i propri dipendenti remoti abbiano accesso al sistema telefonico Consulta la nostra recensione di Ooma Office per il miglior sistema telefonico per i team remoti.

Se decidi che un sistema VoIP è il migliore per te, la tua prossima decisione è come vuoi che sia ospitato. Mentre i sistemi di rete fissa richiedono di alloggiare le apparecchiature all’interno della tua azienda, i sistemi VoIP ti danno la possibilità di acquistare le tue apparecchiature a titolo definitivo e ospitarle autonomamente o di noleggiarle dal tuo fornitore di servizi, che le ospita nel cloud.

Sistemi VoIP locali

• Con i sistemi on-premise, tutte le apparecchiature, incluso l’hardware PBX per mantenere in funzione il sistema telefonico, sono ospitate all’interno della tua azienda.
• I sistemi on-premise richiedono una spesa in conto capitale elevata, in quanto l’attrezzatura viene acquistata in anticipo.
• Mentre paghi tariffe una tantum per tutto l’hardware con un sistema self-hosted, con un sistema on-premise paghi canoni mensili per il tuo trunking SIP, o circuito PRI, che è ciò che ti consente di effettuare e ricevere chiamate.
• Il tuo personale IT è responsabile della manutenzione, delle riparazioni e degli aggiornamenti del sistema.

Pro: hai sempre il controllo del tuo servizio. Tu e il tuo team IT vi assicurate che sia attivo e funzionante e configurato come preferite.

Contro: c’è un costo iniziale significativo poiché devi acquistare tutta l’attrezzatura. Inoltre, hai bisogno di qualcuno del personale in grado di fornire assistenza e manutenzione al sistema.

Ideale per: aziende che non si sentono a proprio agio nell’usare il cloud e desiderano il controllo totale sul proprio sistema e l’accesso alle apparecchiature in ogni momento; aziende con un team IT interno in grado di configurare e mantenere un sistema VoIP; aziende con requisiti normativi o di conformità che potrebbero essere difficili da soddisfare nel cloud

Sistemi VoIP basati su cloud

• Con i sistemi basati su cloud, non c’è manutenzione o hardware diverso dai telefoni di cui preoccuparsi. Il fornitore di servizi ospita, mantiene e aggiorna la tecnologia PBX per te. Dai un’occhiata alla nostra recensione di RingCentral, una solida soluzione VoIP ospitata nel cloud.
• Il cloud consente alle aziende in crescita di aggiungere facilmente nuove linee e fornisce un rapido accesso a nuove funzionalità.
• Le aziende in genere pagano una tariffa mensile per utente.

Pro: non c’è hardware PBX o servizio di linea telefonica da acquistare e mantenere. Il tuo provider si prende cura di tutto questo per te. Puoi impostare e configurare il sistema per la tua azienda dal tuo computer.

Contro: non hai il controllo dell’hardware. Se il sistema si interrompe, devi fare affidamento sul tuo provider per risolverlo il più rapidamente possibile.

Ideale per: aziende in crescita con un budget fisso senza personale IT per la gestione e la manutenzione dell’hardware PBX; aziende che desiderano un rapido accesso alle nuove funzionalità del sistema telefonico o che hanno più sedi e desiderano che il loro sistema sia tutto su un’unica piattaforma.

Domande frequenti sul sistema telefonico aziendale

Non sei ancora sicuro di aver bisogno di un sistema telefonico aziendale o se il VoIP è adatto a te? Nessun problema. Ecco alcune domande e risposte che possono aiutarti a decidere.

D: Ho bisogno di un sistema telefonico per la mia azienda?

R: La semplice risposta è sì. Poiché gran parte del successo di un’azienda dipende da come si presenta, tutte le aziende possono beneficiare di una sorta di sistema telefonico.

È fondamentale per le aziende presentarsi sempre in modo professionale. Consentire a clienti e clienti di raggiungerti su una linea aziendale a cui spesso risponde un operatore automatico è un modo eccellente per raggiungere questo obiettivo. Le aziende che non vogliono spendere soldi per un sistema telefonico completo possono comunque presentare l’immagine che desiderano utilizzando un sistema virtuale.

D: I miei dipendenti e io non possiamo utilizzare i nostri telefoni cellulari solo per motivi di lavoro?

A: È sicuramente possibile se investi in un sistema telefonico virtuale. Questo sistema ti consente di utilizzare il tuo dispositivo mobile mentre presenti un’immagine professionale.

L’utilizzo della sola linea mobile, senza un sistema virtuale, presenta alcuni problemi. Innanzitutto, non trasmette un’immagine professionale ai tuoi clienti. In secondo luogo, le linee mobili non forniscono le funzionalità e gli strumenti che le piccole imprese ritengono più utili, come la segreteria telefonica per l’e-mail, l’inoltro di chiamata, lo screening delle chiamate, la musica in attesa e l’invio di fax online.

D: Ho sempre avuto un telefono fisso tradizionale. Sarò in svantaggio se continuerò a utilizzare questo tipo di sistema in futuro?

R: Il problema con i sistemi di rete fissa non è la loro funzionalità; operano ancora ad alto livello. Il problema più grande che incontrerai con i tradizionali sistemi di telefonia fissa è che non vengono più costruite nuove opzioni. Ciò significa che non viene sviluppata alcuna nuova tecnologia per i sistemi di rete fissa.

Non sono disponibili nuovi aggiornamenti software nemmeno per i telefoni fissi. Ciò significa che non avrai accesso a molte nuove funzionalità e capacità.

Infine, è sempre più difficile trovare esperti che forniscano assistenza e supporto ai clienti per questi sistemi e le parti per mantenere attivi e funzionanti i sistemi di rete fissa.

Ad un certo punto, probabilmente nel prossimo futuro, le nuove funzionalità per i sistemi VoIP non saranno compatibili con i sistemi di rete fissa. A seconda della funzione, ciò potrebbe benissimo mettere la tua attività dietro la palla otto.

D: Come faccio a sapere quale sistema telefonico e provider sono adatti alla mia attività?

A: La decisione dipende davvero dalle tue risorse. Devi considerare il tuo budget, se la tua attività è in crescita, se disponi di uno staff IT in grado di gestire e mantenere un sistema telefonico interno e se hai accesso a una connessione Internet ad alta velocità.

Quando si sceglie un operatore telefonico per la propria piccola impresa, è importante trovare un servizio che abbia le funzionalità e gli strumenti desiderati in un sistema telefonico e offra il livello di assistenza clienti che ci si aspetta da un fornitore partner. Dai un’occhiata alla nostra recensione di 8×8, la nostra migliore scelta per il miglior sistema telefonico per le piccole imprese.

Se stai prendendo in considerazione un sistema ospitato nel cloud, un fattore a cui vuoi pensare seriamente è il tempo di attività. Questa è la frequenza con cui il sistema è operativo. Quando il sistema non funziona, non avrai accesso ai tuoi servizi telefonici. I migliori provider dispongono di numerosi data center in tutto il mondo per ridurre al minimo i tempi di inattività del servizio. Quando parli con diversi fornitori, chiedi informazioni sulle loro statistiche di uptime e se hanno garanzie di restituirti i soldi nel caso in cui il servizio dovesse rimanere inattivo per più del tempo garantito ogni mese.

D: Con i sistemi cloud, c’è solo un canone mensile o ci sono altri costi di cui dovrei essere a conoscenza?

R: Ci sono alcuni costi iniziali con i sistemi telefonici ospitati nel cloud. Molto probabilmente pagherai per i telefoni IP, che vanno da $ 50 a $ 600 ciascuno. Alcuni fornitori addebitano anche costi di installazione e formazione.

D: Con un sistema ospitato nel cloud, condivido un server con altre aziende o esiste un server solo per la mia azienda?

R: Molti provider di sistemi telefonici cloud offrono alle aziende la possibilità di utilizzare un server condiviso o di pagare un extra per un server dedicato. Questa decisione dipende se desideri che il sistema sia dedicato esclusivamente a te o se desideri acquistarlo come servizio sulla stessa piattaforma che il provider offre a tutti gli altri.

Le piccole imprese senza molti requisiti e personalizzazioni speciali sono generalmente a loro agio nell’usare un servizio condiviso. Le grandi organizzazioni con esigenze complesse probabilmente preferiscono un server dedicato che fornisca il servizio di alta qualità e la privacy che desiderano.

D: La connessione su un sistema VoIP è buona come su una rete fissa?

R: Mentre alcuni utenti potrebbero essere preoccupati per la qualità del suono di un sistema VoIP, la tecnologia è arrivata così lontano che è praticamente impossibile distinguere tra chiamate su rete fissa e Internet.

Per garantire che la qualità delle chiamate sia chiara e forte, la tua azienda deve essere coscienziosa su come imposti la tua rete dati. Devi assicurarti di avere una capacità sufficiente per gestire il volume delle chiamate e che la tua rete sia configurata per dare priorità alle chiamate vocali rispetto ad altri tipi di traffico Internet.

D: Quali tipi di funzionalità sono disponibili in un sistema telefonico VoIP?

R: Mentre i sistemi telefonici ricchi di funzionalità erano precedentemente utilizzati solo dalle grandi aziende, le odierne opzioni VoIP offrono alle piccole imprese gli stessi vantaggi. Ecco alcune delle funzionalità di chiamata e collaborazione che potresti trovare più vantaggiose:

• Segreteria telefonica
• Segreteria per e-mail
• Segreteria al testo
• Trascrizione messaggi vocali
• Inoltro chiamata
• Registrazione delle chiamate
• Code di chiamata
• L’opzione di entrambi i numeri locali e verdi
• Risposta vocale interattiva (IVR)
• Teleconferenza
• Assistenti automatici
• Composizione dell’interno
• Gruppi suoneria
• Centralino
• Trasferimento di chiamata
• Invio di fax via Internet
• Rapporti sulle chiamate
• Monitoraggio delle chiamate
• Notifiche chiamate perse
• Videoconferenza
• Incontri online
• Messaggistica istantanea
• Messaggistica testuale
• Integrazioni con programmi popolari, come Microsoft Outlook, Salesforce e G Suite
• Chiamate internazionali

D: I dipendenti remoti possono accedere a un sistema telefonico aziendale?

R: La tecnologia VoIP offre ai dipendenti la libertà di ricevere ed effettuare chiamate di lavoro da qualsiasi luogo, senza la necessità di un telefono cellulare dedicato all’azienda. I sistemi VoIP aziendali offrono applicazioni per smartphone e funzionalità di mobilità che offrono ai dipendenti la piena funzionalità dei loro telefoni fissi sempre e ovunque.

D: Perché dovrei preoccuparmi se i miei dipendenti possono accedere al sistema telefonico quando sono fuori sede?

R: Nell’era odierna dei lavoratori remoti e degli accordi di lavoro flessibili, è fondamentale che i dipendenti possano essere raggiunti in qualsiasi momento, indipendentemente da dove si trovino. Non vuoi che i tuoi clienti debbano dare la caccia ai tuoi dipendenti quando ne hanno bisogno o, peggio, non siano in grado di raggiungerli affatto.

La mobilità assicura che i tuoi dipendenti siano sempre raggiungibili. Consente inoltre loro di essere connessi senza condividere i loro numeri di telefono personali.

D: Continuo a vedere riferimenti a sistemi di comunicazioni unificate. In che modo sono diversi da un sistema telefonico?

R: Molti dei sistemi telefonici odierni sono sistemi di comunicazione unificata. Questi sistemi combinano chiamate vocali, messaggistica e riunioni video o online in un unico servizio. Offrono anche conferenze audio e fax online. Molti dei fornitori di sistemi telefonici odierni offrono questi servizi sulle loro piattaforme.

D: Se la mia azienda ha più sedi, importa se dispongo di un sistema locale o basato su cloud?

R: Mentre sia i sistemi on-premise che quelli ospitati possono supportare organizzazioni con più sedi, una soluzione ospitata nel cloud può semplificare le cose.

I sistemi ospitati nel cloud non richiedono l’installazione di apparecchiature PBX complesse all’interno di ciascuna delle tue sedi. Ciò non solo consente una configurazione più semplice, ma può anche farti risparmiare denaro. Questi sistemi ospitati nel cloud possono essere gestiti da un’unica piattaforma online, semplificandone l’utilizzo.

D: Quali opzioni sono disponibili per il numero di linee telefoniche che un sistema telefonico per piccole imprese può offrire?

R: Questa è una delle bellezze degli odierni sistemi VoIP ospitati nel cloud: non ci sono molte limitazioni al numero di linee telefoniche a cui la tua azienda può accedere. In genere, più linee hai, più basso è il costo per utente. Inoltre, l’aggiunta di nuove linee è un processo semplice. Con i sistemi locali, devi eseguire un lavoro effettivo sulle tue apparecchiature per installare nuove linee. Con i sistemi ospitati nel cloud, puoi aggiungere una nuova linea in pochi secondi direttamente dal tuo computer. [Ulteriori informazioni sui sistemi telefonici multilinea.]